Wie Blue Ant Euer Projekt-und Programm-Management stark macht

Das Project Management Office (PMO) hat viel zu tun: Projektleiter müssen Einzelprojekte strukturiert ausplanen, Anträge stellen, Aufgaben priorisieren, Kosten kalkulieren, Ressourcen beschaffen, viele Menschen informieren. Deswegen wurden Tools wie Blue Ant geschaffen: Sie sollen euch bei eurem Einzel- und Multi-Projektmanagement unterstützen und Ressourcen besser nutzbar machen, egal ob ihr klassisch, agil oder hybrid plant. 

Sichere Projektplanung mit Blue Ant

Mit Hilfe von Vorlagen gelingt der Start in ein neues Projekt reibungslos: Mit der Software Blue Ant generiert ihr ein neues Einzelprojekt und wesentliche Aspekte fließen automatisch in eine Vorlage ein. Ihr findet das neue Projekt also quasi vorbefüllt vor. Das betrifft z. B. eine erste grobe Projektstruktur, die Risiken, die typischerweise in Projekten auftreten, wichtige Todos oder Infos zu Stakeholdern. Weil all diese Aspekte sofort verfügbar sind, können auch ungeübte Projektleiter und Projektleiterinnen schnell durchstarten.

Das gibt auch Sicherheit bei der Projektplanung sowie bei der Einteilung von Ressourcen: Habe ich wirklich das Budget oder die personellen Ressourcen, die mir zugesichert und freigegeben wurden? Durch die Dokumentation in Blue Ant könnt ihr Ansprüche besser verteidigen und euch an den Rahmenbedingungen des Projektes orientieren. Werden die zugesagten Ressourcen gar nicht tätig und euer Projekt gerät ins Stocken, benötigt ihr außerdem ein Reporting-Instrument, um ohne großen Aufwand Stakeholder über Plandaten und Fortschritte eures Projekts zu informieren. Mit dem PPM-Tool Blue Ant ist das kein Problem: Es nutzt alle strukturierten Daten für euer Reporting und schlägt euch anhand dessen einen optisch ansprechenden und übersichtlichen Statusbericht in einer PowerPoint-Präsentation, einem Excel-Sheet, einem Word- oder einem PDF-Dokument vor. 

Datenpflege im Projekten leicht gemacht

Das funktioniert nur, wenn euer Plan regelmäßig gepflegt wird. Auch dabei hilft Blue Ant, denn das Projektmanagement-Tool sammelt Steuerungsdaten wie Arbeitszeiten, Feiertage, Fehlzeiten und stellt sie dem Projektleiter zur Verfügung. Die Anpassung des Projektplans geht so wesentlich einfacher vonstatten, als wenn ihr erst nach den Daten suchen müsst.

Zudem spielt der Reifegrad eines Projektes auch im Einzelprojektmanagement eine Rolle: Ein Projekt zu starten macht erst dann Sinn, wenn der Stakeholder sein „Go“ gegeben hat, das Budget definiert ist und die Ressourcen vorhanden sind. Das sollte über den jeweiligen Status des Projektes gesteuert werden, um damit auch den Projektleiter zu entlasten: Selbst, wenn der Auftraggeber ohne erforderliche Freigaben loslegen will, kann der Projektleiter anhand des Status vorweisen, dass aufgrund mangelnder Ressourcen und mangelndem Budget kein Projektstart möglich ist.

Was hat das mit dem Programm-Management zu tun?

Das Programm-Management ist im Grunde eine Klammer um Einzelprojekte, die alle das gleiche Ziel haben. Der Programm-Manager wird nun durch das PPM-Tool Blue Ant unterstützt, indem die vielen Daten aus den Einzelprojekten, die Dashboards, die Informationen, die Abweichungsdaten, etc. für das gesamte Programm verdichtet werden. Der Programm-Manager bekommt also eine Gesamtsicht auf das Gesamtprogramm, er kann aber auch jederzeit tiefer ins Detail gehen. Weil es in Blue Ant einen „Single Point of Truth“, also nur einen Herkunftsort der Daten, gibt, gehen Programm-Manager und Projektleiter immer von denselben Daten und denselben Annahmen aus und arbeiten auf diese Weise besser zusammen.

Das erleichtert das Projektmanagement: Wird im Portfoliomanagement entschieden, ein Projekt bspw. wegen Ressourcenengpässen zu stoppen, wird diese Information an die einzelnen Projekte weitergeleitet. Hier wird der Statusworkflow unterbrochen, die Ressourcen werden freigestellt, das Projekt wird geparkt und kann bei wenig administrativem Aufwand einfach wieder gestartet werden, wenn wieder Ressourcen frei sind.

Weitere nützliche Vorteile von Blue Ant für das Programm-Management:

  • Projektdokumentation in Form von Statusberichten
  • Analysen und Auswertungen auf Knopfdruck

 

 

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