Projektstrukturplan (PSP): Projekte richtig strukturieren

Kurz gefasst: Der Projektstrukturplan (PSP) zerlegt ein Projekt systematisch in überschaubare Teilaufgaben und Arbeitspakete. Er schafft damit die Grundlage für Aufwandsschätzung, Ressourcenplanung und die weitere Projektsteuerung. Wir zeigen, wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen, wie detailliert er sein sollte und worauf Sie in der Praxis achten sollten.

Projekte brauchen Struktur. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob später klassisch, agil oder hybrid gearbeitet wird: Bevor geplant und gesteuert werden kann, muss klar sein, was im Projekt überhaupt zu tun ist.

Genau dafür gibt es den Projektstrukturplan. Er zerlegt das übergeordnete Projektziel schrittweise in kleinere, überschaubare Bestandteile und schafft damit einen strukturierten Überblick über das gesamte Projekt.

Wichtig dabei: Der Projektstrukturplan beantwortet zunächst die Frage „Was gehört zum Projekt?“. Zeitliche Reihenfolgen und Abhängigkeiten werden erst im darauf aufbauenden Projektablaufplan betrachtet.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan – kurz PSP – bildet die inhaltliche Struktur eines Projekts hierarchisch ab.

Aus einem großen Projekt werden Teilbereiche, Teilaufgaben und schließlich konkrete Arbeitspakete. Dadurch entsteht eine Art Baumstruktur: Ganz oben steht das Projekt, darunter folgen zunehmend detailliertere Ebenen.

Der PSP hilft dabei, frühzeitig zu erkennen:

• Welche Bestandteile gehören zum Projekt?

• Welche Teilaufgaben müssen umgesetzt werden?

• Welche Arbeitspakete entstehen daraus?

• Ist etwas Wichtiges vergessen worden?

• Auf welcher Ebene lassen sich Aufwände sinnvoll schätzen und später steuern?

Damit bildet der Projektstrukturplan eine wesentliche Grundlage für die weitere Projektplanung.

Warum wird ein Projektstrukturplan erstellt?

Gerade zu Beginn eines Projekts ist die Versuchung groß, sofort mit der eigentlichen Arbeit anzufangen. Doch fehlende Aufgaben oder Anforderungen werden dann häufig erst später entdeckt – und können Termine, Ressourcenplanung und Kosten durcheinanderbringen.

Der Projektstrukturplan zwingt das Projektteam dazu, sich zunächst systematisch mit dem gesamten Projektumfang auseinanderzusetzen.

Eine große und möglicherweise abstrakte Aufgabe wird dadurch in kleinere, überschaubare Einheiten zerlegt. Das reduziert Komplexität und schafft Orientierung für Projektleitung, Projektteam und Auftraggeber.

Gleichzeitig entsteht eine Grundlage für:

• Aufwandsschätzungen

• Ressourcenplanung

• Kostenplanung

• Terminplanung

• Projektcontrolling und Reporting

Der Projektstrukturplan selbst bildet allerdings noch keine zeitliche Reihenfolge ab. Diese Aufgabe übernimmt anschließend der Projektablaufplan.

Schritt 1: Vom Projektziel zur ersten Gliederungsebene

Am Anfang steht das Projektziel.

Dieses wird zunächst in größere Bestandteile zerlegt. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

Die erste Gliederungsebene kann beispielsweise anhand von:

• Projektanforderungen aus einem Pflichtenheft,

• Projektphasen wie Vorbereitung, Durchführung und Abschluss oder

• Teilergebnissen bzw. Projektgegenständen

aufgebaut werden.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Projekt ab.

Entscheidend ist, dass das große Projektziel in logisch nachvollziehbare Bestandteile zerlegt wird.

Diese oberste Ebene eignet sich gleichzeitig gut für das Reporting gegenüber Auftraggebern und Management. Sie ermöglicht einen Überblick über den Projektfortschritt, ohne bereits sämtliche Details des Projekts darstellen zu müssen.

Schritt 2: Teilaufgaben und Arbeitspakete definieren

Die erste Ebene reicht für die eigentliche Projektplanung meist noch nicht aus.

Deshalb werden die einzelnen Bereiche weiter heruntergebrochen, bis konkrete Arbeitspakete entstehen.

Ein einfaches Beispiel ist das Projekt „Umzug“.

Ein Bereich wie „Wand“ könnte unter anderem folgende Arbeitspakete enthalten:

• alte Tapete entfernen

• Wand grundieren

• neue Tapete anbringen

Auf diese Weise wird aus einem zunächst abstrakten Projektbestandteil eine Reihe konkreter Aufgaben, deren Aufwand später geschätzt werden kann.

Wie detailliert sollte ein Projektstrukturplan sein?

Eine der wichtigsten Fragen bei der Erstellung eines PSP lautet:

Wie weit sollte das Projekt heruntergebrochen werden?

Eine allgemeingültige Anzahl von Ebenen gibt es nicht.

Ist ein Arbeitspaket noch so abstrakt, dass sein Aufwand kaum zuverlässig eingeschätzt werden kann, sollte es weiter zerlegt werden.

Dieses schrittweise Herunterbrechen wird auch als Drilling Down bezeichnet.

Dabei entsteht allerdings ein Zielkonflikt:

Je detaillierter der Projektstrukturplan wird, desto einfacher können einzelne Aufwände geschätzt werden – gleichzeitig wird die spätere Planung und Steuerung aufwendiger.

Es geht deshalb nicht darum, möglichst viele Ebenen zu erzeugen, sondern die richtige Planungstiefe zu finden.

Aufwandsschätzung mit dem Projektstrukturplan

Eine Stärke des Projektstrukturplans besteht darin, dass die Zerlegung des Projekts gleichzeitig eine Art strukturiertes Brainstorming darstellt.

Das Projektteam arbeitet systematisch heraus, was tatsächlich erledigt werden muss.

Gerade bei der Erstellung des PSP kann es deshalb sinnvoll sein, die beteiligten Personen einzubeziehen. Unterschiedliche fachliche Perspektiven helfen dabei, Anforderungen und notwendige Arbeiten frühzeitig zu identifizieren.

Sind die Arbeitspakete ausreichend konkret definiert, können für sie Aufwände geschätzt werden.

Ist eine zuverlässige Schätzung noch nicht möglich, wird das betreffende Paket weiter heruntergebrochen.

So entsteht schrittweise eine belastbare Grundlage für die weitere Planung.

Praxistipp 1: Geplant wird nur, was auch gesteuert werden kann

Ein Projekt kann zunächst sehr detailliert zerlegt werden, um eine möglichst fundierte Aufwandsschätzung zu ermöglichen.

Das bedeutet aber nicht, dass später jede einzelne Detailaufgabe Bestandteil der zentralen Projektsteuerung sein muss.

Zu kleine Arbeitspakete können den Projektplan unnötig aufblähen. Je mehr einzelne Elemente geplant und überwacht werden, desto höher wird der Steuerungsaufwand.

Nach der Aufwandsschätzung sollte deshalb geprüft werden, welche Ebene tatsächlich für die weitere Projektplanung benötigt wird.

Praxistipp 2: To-dos und Checklisten auslagern

Nicht jedes Detail gehört in den Projektstrukturplan.

Kleinere Aufgaben können beispielsweise als:

• To-dos

• Issues

• Checklistenpunkte

geführt werden.

Sie bleiben damit für die operative Arbeit erhalten, müssen aber nicht als eigenständige Arbeitspakete in die Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung einfließen.

Dadurch bleibt der Projektstrukturplan übersichtlich und steuerbar.

Hybride Planung: Detailtiefe reduzieren

Dieses Prinzip lässt sich auch für eine hybride Planung nutzen.

Für die Aufwandsschätzung kann ein Projekt zunächst relativ tief strukturiert werden. Anschließend wird die Struktur für die eigentliche Projektsteuerung wieder auf eine sinnvoll handhabbare Ebene reduziert.

Die darunterliegenden Details verschwinden dabei nicht. Sie werden beispielsweise als To-dos, Issues oder Checklisten weitergeführt.

Damit entstehen zwei Ebenen:

Makroebene: Arbeitspakete für Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Projektsteuerung.

Mikroebene: Detaillierte Aufgaben für die operative Arbeit im Team.

Gerade bei hybriden Projekten kann diese Trennung helfen, eine stabile übergeordnete Planung mit einer flexibleren Aufgabensteuerung zu verbinden.

Praxistipp 3: Komplexe Bereiche als Teilprojekte behandeln

Manche Bereiche eines Projekts entwickeln eine so hohe Komplexität, dass sie selbst fast den Umfang eines eigenen Projekts erreichen.

In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, daraus ein Teilprojekt zu machen.

Das hält den übergeordneten Projektstrukturplan übersichtlich und ermöglicht gleichzeitig, den betreffenden Bereich detailliert zu planen und zu steuern.

Was gehört nicht in den Projektstrukturplan?

Ein wichtiger Punkt wird häufig übersehen: Der Projektstrukturplan beschreibt die inhaltliche Struktur, nicht den zeitlichen Ablauf.

Er beantwortet also:

Was müssen wir erledigen?

Er beantwortet noch nicht:

Wann müssen wir es erledigen und was muss vorher fertig sein?

Genau diese Informationen werden im nächsten Planungsschritt ergänzt.

Aus den relevanten Arbeitspaketen des Projektstrukturplans wird dafür der Projektablaufplan (PAP) abgeleitet. Dort werden die Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge gebracht und ihre fachlichen Abhängigkeiten betrachtet.

Vom Projektstrukturplan zum Projektablaufplan

Damit wird auch deutlich, warum die richtige Detailtiefe im PSP so wichtig ist.

Wenn hunderte Kleinstaufgaben als eigenständige Arbeitspakete in die nächste Planungsphase übernommen werden, wird auch der Projektablaufplan unnötig komplex.

Deshalb gilt:

Der Projektstrukturplan sollte detailliert genug sein, um das Projekt zuverlässig zu verstehen und Aufwände zu schätzen – aber kompakt genug, um anschließend noch sinnvoll damit planen und steuern zu können.

Ein gut aufgebauter PSP erleichtert damit unmittelbar den nächsten Schritt: die Überführung der Arbeitspakete in einen Projektablaufplan.