Mehr Effizienz bei der Projektumsetzung
Wieso gelingt es dem Einen, mühelos eine Aufgabe zeitgerecht umzusetzen und dem Anderen nicht? Wieso fühlt man sich manchmal wie in einem Hamsterrad? Warum schafft man seine To-Dos trotz vieler Arbeitsstunden nicht?
Eine Ursache könnte in der Art und Weise liegen, wie an die Umsetzung der Aufgabe herangegangen wird. Hierbei geht es nicht um das WAS, sondern vielmehr um das WIE. Im Alltag stürzen die unterschiedlichsten Themen auf Einen ein. Hier gilt es von Anfang an, wichtige und weniger wichtige Dinge zu unterscheiden. Ansonsten besteht die Gefahr, im „Kleinklein“ unterzugehen und die wirklich wichtigen Themen zu übersehen. Es muss also, ähnlich wie bei neuen Projektthemen, auch bei täglichen Aufgabenstellungen priorisiert werden. Eine kleine Hilfe hierbei bietet das sogenannte »Eisenhower ABC«.
Hier werden Aufgaben nach ihrer Dringlich- und Wichtigkeit sortiert. Alle Aufgaben, die wichtig und gleichzeitig dringend sind, sollten umgehend selber erledigt werden. Alle anderen wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben werden für einen späteren Zeitpunkt eingeplant. Dringende, aber nicht so wichtige Aufgaben sollten wiederum an andere Mitarbeiter delegiert werden. Bei diesen Aufgaben ist es sinnvoll, sich helfen zu lassen. Alles, was weder dringend noch wichtig ist, kann sofort im Papierkorb entsorgt werden. Wer dies beherzigt, verzettelt sich nicht mit unwichtigen Themen und schafft Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Damit ist die erste Hürde hin zu einer effizienten Projektumsetzung bereits gemeistert. Wenn also das nächste Mal die E-Mails gelesen werden, sollte man sich verkneifen, sofort auf alles zu antworten oder Mails zu bearbeiten. Zuerst ist es sinnvoll, diese E-Mails in Wichtig- und Dringlichkeit zu ordnen. Die Wichtigen und Dringenden müssen dann bearbeitet werden, damit man sich danach wieder um die bestehenden Projektaufgaben kümmern kann.
Die anderen Mails haben Zeit bis kurz vor Feierabend oder bis zum nächsten Morgen.
Sich einer Aufgabe zuzuwenden, verlangt zwangsläufig Zeit und Energie in deren Umsetzung. Hierbei wird insbesondere am Anfang der Aufgabe wesentlich mehr Zeit und Energie benötigt, um so richtig Fahrt aufzunehmen. Verglichen mit einem Auto, welches angeschoben werden muss. Am Anfang ackert man wie blöde und es passiert einfach nichts. Nur langsam wird sich das Auto in Bewegung setzen. Wenn es dann erst einmal rollt, kann man mit wesentlich weniger Aufwand erstaunliche Erfolge verzeichnen. Wie gesagt: solange es rollt!
Die Ablenkung einer anderen Aufgabe senkt die Anfangsenergie und es müssen erneut hohe Anstrengungen unternommen werden, um wieder Fahrt aufzunehmen. Je häufiger das bei der Umsetzung der Aufgabe passiert, desto ineffizienter wird die Umsetzung am Ende sein. Auch, wenn man sehr beschäftigt war und sich sogar verausgabt hat, ist das Ergebnis am Ende leider eher enttäuschend. Man könnte auch vom rastlosen dribbeln am ruhenden Ball sprechen. Ganz einfach: statt die Aufgabe mit einmaligem Einarbeitungsaufwand effizient hintereinander weg umzusetzen, ist man durch jede Unterbrechung wieder ein Stück zurück gefallen in der Umsetzung.
Das führt dazu, dass sich die Umsetzungskurve dehnt und somit wesentlich mehr Zeit investiert werden muss. Zusätzlich – und das ist das fatale - erhöht sich auch noch die Leistung, die notwendigerweise in die Aufgabe investiert werden musst, weil man durch jede Unterbrechung ein Stück zurück fällt und damit bereits investierte Zeit wiederholt investieren muss. Unterm Strich ist das also doppelt ineffizient. Die Lösung ist aber relativ simpel: Aufgaben sollten in einem möglichst geschützten, mindestens aber ruhigen Arbeitsfeld umgesetzt werden. Zudem sollte man kleinen Zeitdieben widerstehen. Das sind alles Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind. Sinnvoll ist auch, nicht an wichtigen Aufgaben parallel zu arbeiten, wenn es sich vermeiden lässt, sondern eine Aufgabe abzuschließen bevor man sich der nächsten Aufgabe zuwendet. Ansonsten ist die Gefahr groß, unheimlich beschäftigt zu sein aber nichts fertig zu bekommen.