Wie geht strategische Planung mit Portfolio?

Portfolio als Verbindung zwischen Strategie und der operativen Umsetzung

Ganz oben steht hier die Strategie, die durch das Management getrieben und vorgegeben wird. Im unteren Bereich hingegen wird die Strategie umgesetzt – in der Linie oder in den Projekten. Um sicherzugehen, dass die strategischen Entscheidungen auch wirklich umgesetzt werden, kann das Portfolio als Verbindung zwischen Strategie und der operativen Umsetzung genutzt werden. 

Aber wie? Ein Beispiel:

Möchte ein Unternehmen in der Zukunft vorankommen, ist die Digitalisierung wichtig. Es muss also ein großer Beitrag an Budget und Ressourcen in dieses Thema investiert werden. Weil zu Beginn nicht genau klar ist, was konkret getan werden muss, muss zunächst eine Vorgabe gemacht werden, damit sich die operative Ebene in diesem Rahmen mit den verschiedenen Themen beschäftigen kann.

Hier kommt das Portfolio ins Spiel: Wir haben die Portfolios A, B und C. Wenn Portfolio A, die Digitalisierung, besonders wichtig ist, müssen wir dafür sorgen, dass hier genügend Ressourcen und Budgets bereitgestellt werden. Wir verankern in dieser Ebene unseren Topf und fordern die Linie auf, entsprechende Maßnahmen oder Projekte zu kreieren.

Natürlich lassen sich auch aus dem Portfolio heraus direkt Projekte starten, wenn es bereits konkrete Ziele gibt. In der Regel entstehen die Projekte allerdings aus dem Tagesgeschäft heraus, die Linie entwickelt also Projekte und achtet darauf, dass diese Projekte in diesem spezifischen Kontext laufen.

Strategisches Handeln mit dem Portfolio

Neben Digitalisierungsprojekten beschäftigen sich Unternehmen auch mit anderen Projekten, die notwendig, aber nicht mit der Strategie abgestimmt sind. Hier kommt der strategische Gedanke eines Portfolios ins Spiel: Weil wir auf der Portfolio-Ebene z. B. Euro- oder Zeit-Vorgaben gemacht haben, können wir steuern, wie viel Ressource für andere Themen aufgewandt wird.

Das heißt in der Folge: Startet die Linie ein Projekt, braucht sie Budget und Ressourcen. Gibt es nicht ausreichend Ressourcen, kann das Projekt nur gestartet werden, wenn es sich dem strategischen Ziel sich unterwirft. Tut es das nicht, darf nicht umgesetzt werden.

Man schafft also einen Rahmen für die Projekte, kann in unterschiedlichen Portfolios seine Kapazitäten aufteilen und genau festlegen, welchem Topf welche Kapazitäten zugeteilt werden. So laufen das gesamte Jahr über Projekte im Rahmen der jeweiligen Budget- und Ressourcen-Vorgaben und es ist sichergestellt, dass strategische Entscheidungen umgesetzt werden.

Unser Thema beim nächsten Mal:

Wie Projekte sinnvoll priorisiert werden – Stichwort „Scoring““