Wie funktioniert ein Kanbanboard?

Das Kanban-Board: Wie funktioniert es wirklich?

Das Kanban-Board ist Teil der Kanban-Methode und damit ein Mittel des agilen Projektmanagements. Es dient dazu zu erkennen, wo eine Aufgabe hängt, wo es Engpässe gibt und was eigentlich dazu führt, dass wir „schlecht“ arbeiten.

Jeder hat sein Arbeitspaket zu tragen

Dafür zeichnet man sich eine einfache Tabelle mit Spalten auf. Jede Spalte steht dabei für einen späteren Status der Arbeitspakete oder der Aufgaben. Das kann zum Beispiel sein „Offen“, „Umsetzung“, „Qualitätssicherung“, „Abnahme“ oder „Erledigt“. Diese Aufgaben werden jetzt gemäß ihrem Status den Spalten zugeteilt.

Am Anfang beginnt alles bei „Offen“. Während eines laufenden Projekts werden die Aufgaben dann gemäß des Arbeitsstandes immer an die jeweilige Stelle geschoben. Dabei ist die Kommunikation im Team ein wesentlicher Aspekt. Es sollte sich daher regelmäßig treffen, gemeinsam über das Kanban-Board schauen und den Fortschritt der Aktivitäten dokumentieren.

So sehen Beteiligte und Unbeteiligte auf einen Blick, wie es um das Projekt steht. Das ist schon mal eine tolle Voraussetzung, die man vom Projektablaufplan und anderen Methoden nicht so ohne Weiteres erwarten kann. Es ist also eine sehr einfache Möglichkeit, den Zustand der Aufgaben zu modellieren.

Kapa richtig nutzen

Das Kanban-Board hat zudem einen ganz anderen Aspekt, nämlich die Frage danach, wie viel Kapazitäten, also wie viele Menschen für die unterschiedlichen Zustände der Aktivitäten eingesetzt werden können. Haben wir an einer Stelle zehn, an anderer Stelle aber nur zwei Personen, hat das auch Auswirkungen auf den Workload, den wir den Menschen zumuten können – und damit auch auf den weiteren Verlauf.

Ein Beispiel:

Nehmen wir an, wir haben zehn Personen in der Umsetzung, die alle richtig ranklotzen und ihre Aufgaben richtig schnell erledigen. Dann wandern diese Aufgaben zur Qualitätssicherung, wo aber nur zwei Personen die Arbeit erledigen.

Weil die zehn Personen in der Umsetzung aber wieder Kapazitäten haben, erledigen sie immer mehr Aufgaben, die sich dann bei den zwei Menschen in der Qualitätssicherung anstauen. Sie haben keine Chance, dagegen anzukommen. In der Folge ist zehn Personen langweilig, während zwei Personen nichr wissen, wo sie vor lauter Arbeit anfangen sollen. Und: Der Output stockt!

Mit Kanban Output erzeugen

Mit dem Kanban-Board können wir einen möglichst zügigen, aber durchdachten Durchlauf der Elemente und somit einen Output erreichen. Dafür gibt es eine einfache Kanban-Regel, die lautet: Die Projektmitarbeiter, die nichts zu tun haben, werden den anderen Teams zugeteilt, wo sich die Aufgaben stauen.

Voraussetzung ist natürlich, dass sie die fachliche und methodische Qualifikation mitbringen. Können sie nicht bei der Beseitigung des Flaschenhalses helfen, müssen sie etwas anderes tun, das nicht die nächste Stufe überlastet.

Dies lässt sich übrigens auch im Vorfeld über dieses Kanban-Board modellieren, indem mal Kanban-Boards begrenzt. Dabei wird zum Beispiel gesagt: „Team 1 kann ein Maximum umsetzen, Team 2 schafft aber nur zwei der vielen Themen, weil weniger Personal vorhanden ist.“

So werden von Beginn an Kapazitätsgrenzen der Teil-Teams modelliert und niemand mit zu viel und nicht zu bewältigender Arbeit überlastet. Stattdessen entsteht ein Durchlauf, der immer einen Output erzeugt. Außerdem besteht so die Chance, die Teams und Kapazitäten anzupassen und gegebenenfalls zu verlagern. 

Wenn‘s im Projekt brennt…

Kritiker der Methodik wenden hier oft ein, dass kritische Themen mit besonderer Dringlichkeit nicht hintenangestellt werden können. Das stimmt, ist aber kein Problem. Denn es wird einfach ein zusätzlicher „Not-Durchlauf“ etabliert und an die bestehende Tabelle angedockt. Kommt dann ein Notfallthema in die Projektwelt, hat dieses Element immer Vorfahrt. Bis das erledigt ist, darf im „Normaldurchlauf“ nicht weitergearbeitet werden.

Das Kanban-Board ist also ein sehr einfaches Konstrukt, in dem der täglichen Workload strukturiert und organisiert wird und Notfälle dokumentiert und natürlich vorrangig behandelt werden – sofern sie wirkliche Notfälle sind. Wenn es hier allerdings ständig brennt, sollte nochmals an anderer Stelle geschaut werden, wo das wahre Problem im Business liegt.

Unser Tipp zum Schluss:

Kombiniert das Kanban-Board doch mal mit der klassischen Projektplanung und werdet hybrid! Dabei wird das Board an die Phasen gehängt, die dann erledigt sind, wenn alle Issues erledigt sind. Change Requests landen in der „Notfall“-Bahn und werden vorrangig bearbeitet.