Was kann ein Projektstrukturplan?

Immer der Reihe nach: So strukturieren Sie Projekte

Projekte brauchen Struktur, damit sie erfolgreich abgewickelt werden können. Dabei ist es erst einmal egal, ob die Planung klassisch oder agil abläuft, geplant werden muss auf jeden Fall. Aber wie strukturiert man ein Projekt inhaltlich korrekt, oder anders ausgedrückt: Wie erstelle ich den Projektstrukturplan?

Am Anfang steht dabei immer die Frage, wie man bei der Planung an Arbeitspakete, Aktivitäten oder sogenannte Issues für das Projekt gelangen und auf welche Art und Weise sie strukturiert werden. Der Beginn ist dabei recht einfach, denn als Ausgangspunkt dient immer das Ziel des Projektes. Sobald es dieses Ziel gibt, kann es einfach in einzelne Bestandteile heruntergebrochen werden. 

  • Das gelingt zum Beispiel, indem man die Anforderungen des Pflichtenheftes nutzt, um diese nun als oberste Elemente in den Projektstrukturplan zu überführen.
  • Alternativ nutzt man spezifische Phasen und denkt dabei in Abläufen wie „Vorbereitung“, „Durchführung“ und „Abschluss“.
  • Die dritte Möglichkeit: in Teilergebnissen zu denken.

 Ganz gleich, welche Option gewählt wird: Das große Projektziel wird immer in einzelne Artefakte unterteilt und dann im Projektstrukturplan als erste Ebene dokumentiert. Sie dient vornehmlich dem  Reporting gegenüber dem Auftraggeber, der den Stand der Dinge und die bereits umgesetzten/noch nicht umgesetzten Anforderungen erfahren möchte, ohne sich in Details zu verlieren.

 Ebene 2: Arbeitspakete

Um aber auch noch Aufwände schätzen und das Projekt steuern zu können, bedarf es weiterer Infos. Deswegen brechen wir nun diese erste Ebene weiter herunter. So kann zum Beispiel die Phase „Vorbereitung“ wieder in Teilaspekte und sogar Arbeitspakete heruntergebrochen werden. Es sind auch diese Arbeitspakete, die später sowohl inhaltlich als auch in Sachen Kosten, Zeit und Ressourcen gesteuert werden müssen. 

Ebene 3-x: Jeder entscheidet selbst

Wie detailliert diese Aufschlüsselung in die Unterpakete wird, entscheidet übrigens jeder selbst. Fakt ist: Je konkreter, desto kleinteiliger und spezifischer werden Arbeitspakete und 

  • desto einfacher wird es später sein, den Aufwand des Arbeitspaketes abzuschätzen.
  • desto aufwändiger wird die Steuerung der Arbeitspakete.

Es muss also jeder selbst überprüfen, ob ihm die Arbeitspakete der zweiten Ebene schon konkret genug sind, um beispielsweise eine Aufwandsschätzung durchzuführen – oder ob sie noch so abstrakt sind, dass das Risiko besteht, sich bei der Aufwandsschätzung zu vertun. Ist das der Fall, ist es ratsam, ein Arbeitspaket der zweiten Ebene wiederum in ein Arbeitspaket der nächsten Ebene herunterzubrechen und dies wieder in ein Arbeitspaket der nächsten Ebene usw. Diese Vorgehensweise im Projektmanagement nennt sich „Drilling Down“, denn es wird immer weiter bis zum kleinsten Detail „gebohrt“, um die Komplexität eines Projektes bestmöglich einzufangen. 

Aufwandsschätzung dank Projektstrukturplan

Der offensichtliche Aufwand des Projektstrukturplans lohnt, denn er hat einen großen Vorteil: Mit der Einteilung in die großen Aspekte eines Projektes findet schon direkt ein Brainstorming stattfindet. Sie wissen also genau, was zu tun ist. Somit ist eine gute Flughöhe erreicht, auf deren Grundlage Aufwände geschätzt werden können. So geht es dann von Paket zu Paket weiter.  

Aber nochmal: Sind die Arbeitspakete zu weit heruntergebrochen, kann es im klassischen Projektmanagement zum Beispiel bei der Zeitplanung ebenso wie bei der Steuerung zu Komplikationen kommen. Denn wie gesagt: Je kleinteiliger die Aspekte, desto umfangreicher und komplexer wird die Planung. Bei der agilen Planung ist das nicht der Fall. 

Hybride Planung

Um Komplexität zu reduzieren, schneiden Sie Ihren Projektstrukturplan wie einen Obstbaum eine Ebene zurück, sobald er die ersten Früchte (Aufwände) getragen hat. Wir cutten also die besagte Ebene und überführen sie in eine „hybride Planung“. Die Aspekte der Ebene wandeln wir dabei zu Todos, Issues oder Checklisten-Punkte um. So verändert sich auch ihre Bedeutung für die spätere Ablauf- und Zeitplanung, denn nun stehen sie auf separaten Listen und werden dort separat geplant und gesteuert. 

Ein Tipp also zum Schluss:

Achten Sie darauf, dass Ihre Projektstruktur hinreichend logisch nachvollziehbar, aber auch vom Umfang her plan- und nutzbar ist! Umfasst der Projektstrukturplan weniger Elemente, machen Sie sich den nächsten Schritt leichter: die Umwandlung in den Projektablaufplan. Dazu mehr zu einem späteren Zeitpunkt.

 

 

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