Warum Du als Auftraggeber auf einen plausiblen Statusbericht bestehen solltest

Der Statusbericht als Patientenakte

Bestenfalls bekomme ich den wirklichen Status eines Projektes mitgeteilt. Das setzt aber voraus, dass der Projektleiter/in natürlich auch weiß, wie es um das Projekt bestellt ist. Wenn diese Person es nicht weiß und diesen Statusbericht nur aus einem Pflichtgefühl heraus ausfüllt und Werte quasi schätzt oder sich ausdenkt, dann verliert der Statusbericht natürlich seine Wirkung, weil ich als Auftraggeber nicht mehr den konkreten Verlauf des Projektes sehen kann.

Das kann man relativ gut entlarven, indem man in seinem Projekt (da gibt es hoffentlich dann Abschnitte, Teilabnahmen und Meilensteine) immer dann abprüft, wenn wir bestimmte Teilschritte erreicht haben, ob das deckungsgleich ist mit dem, was mir im Statusbericht erzählt wurde. Man sollte auch unbedingt den Prosatext lesen, um zu erkennen: Ist das passend oder ist das nicht passend? Der Statusbericht zeigt auch die Entwicklung des Projektes.

Am Ende ist der Statusbericht sowas ähnliches wie eine Patientenakte und mit dem Blick darauf sehe ich quasi den Zustand des Patienten und auch seine Entwicklung. Und ich werde nicht überrascht von dramatischen Verschlechterungen des Gesundheitszustandes und dann fallen alle aus allen Wolken, warum wir auf einmal einen roten Status haben, zu viel Geld ausgegeben haben oder irgendwelche Dinge nicht eröffnen können.

Das heißt, der Statusbericht ist ein permanentes Abbild unseres Projektes. Fordert es ein, ihr bekommt dann ein Gefühl, ob da jemand Projektmanagementmethoden anwendet, plant und das abgleicht und das auch dann entsprechend im Statusberichterläutert oder ob da nur einfach Planzahlen, die irgendwann mal festgelegt wurden, dröge in dieses PowerPoint reingekritzelt wurden, dann mit einer grünen Ampel versehen und zu euch geschickt werden. Das kann man relativ schnell entlarven.

Es gibt noch einen weiteren Grund, warum ihr das tun solltet. Wenn Ihr euch regelmäßig Statusberichte schicken lasst und diese prüft, dann erkennt das Gegenüber, dass Ihr Euch mit dem Projekt beschäftigt und das gibt einen gewissen Druck zurück, den Projektplan auch aktuell zu halten. Ein Problem besteht immer dann, wenn der Projektplan nicht mehr die Wirklichkeit widerspiegelt. Dann habe ich auch Probleme einen Statusbericht zu erstellen.

Wenn ich den Projektplan aber wöchentlich aktuell halte, dann ist das Erstellen eines Statusberichtes gar kein Problem. Genau das ist ja im ureigenen Interesse des Auftraggebers, dass das Projekt aktuell gehalten wird, das neue Erkenntnisse eingeplant werden, so dass alle Beteiligten darüber auch Bescheid wissen.

Deswegen verlangt und besteht auf einen Statusbericht. Und zwar nicht erst, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, sondern vorher. Übrigens an die Projektleiter unter Euch gerichtet: Ein Statusbericht hat auch eine starke psychologische Wirkung. Stellt Euch vor, Ihr beauftragt etwas und hört dann Wochen oder Monate nichts von demjenigen, der das ganze umsetzt. Welche Gedanken entstehen in Eurem Kopf? Natürlich könnt Ihr sagen, ich bin ein positiv eingestellter Mensch. Das wird schon alles gut gehen, aber die meisten machen sich Sorgen und Gedanken.

Statusbericht versus "Blackbox"

Deshalb ist es immer ganz gut, wenn man aus dieser "Blackbox" regelmäßig einen Impuls bekommt wie "Es lebt noch. Wir arbeiten dran, alles ist gut." Diese Informationen sind wichtig und besser, als später zu sagen, dass wir ein Problem haben.

Das muss auch gemacht werden, wenn Ihr aber im Statusbericht immer nur Probleme thematisiert und nie Erfolge, nie das Positive, dann verkommt so ein Statusbericht im Grunde nur zum Melden von Problemen und dann kann man irgendwann das Problem und die Meldung irgendwann nicht mehr auseinanderhalten.

Also Ihr als Projektleiter, meldet regelmäßig, auch wenn es nichts zu melden gibt, denn wenn das Projekt läuft, ist es eine tolle Botschaft und sollte auch in einen solchen Statusbericht verpackt werden.

Mit plausible Statusberichten Vertrauen stärken 

Verlangt als Auftraggeber einen Statusbericht und prüft ihn auf Plausibilität - ist er deckungsgleich mit den Terminen, Ergebnissen, dem Geld, welches abfließt oder gibt es da Diskrepanzen? Zeigt Interesse. Das heißt, wenn eine Ampel auf Rot oder Gelb geht, müsst Ihr natürlich auch reagieren und nachfragen. Und das dann nicht einfach ablegen. Sonst nehmt Ihr dem Statusbericht genau seine Wirkung.

Für die Projektleiter: Meldet regelmäßig Euren Status, auch wenn es nichts zu erzählen gibt. In dem Fall schreibt einfach rein, es läuft wie geplant. Wir haben das und das gemacht, das und das liegt vor uns. Das hat einen psychologischen Effekt.

Ihr werdet sehen, der Auftraggeber fühlt sich besser informiert und wird bei Problemen dann wesentlich entspannter sein, als wenn du ihn erst dann kontaktierst, wenn das Problem da ist und Ihr Euch vorher nie gemeldet habt. Also in diesem Sinne: Nutze den Statusbericht und wenn es hilfreich war für Euch, dann schaut gerne beim nächsten Mal wieder rein. Bis dahin macht's gut.