In 6 Schritten zum PMO – Teil III
Wir sind soweit: Wir haben Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten beschrieben und festgelegt, kennen die Planungstiefe und wissen, wie wir planen. Nun müssen wir das Ganze auch technologisch mit Tools unterstützen. Diese Werkzeuge gilt es zu installieren und zu konfigurieren. Damit sind wir bei Schritt 5 und 6 auf dem Weg zum erfolgreichen Projektmanagement-Office.
Zunächst ist es ganz wichtig, bei der Auswahl eines Werkzeugs darauf zu achten, dass der Anwender wie bei Blue Ant viele Dinge selbst konfigurieren kann. So kann man zum Beispiel auch auf veränderte Regelwerke reagieren und Rollen, Prozesse und Co. jederzeit anpassen.
Schritt 5: Tool-Unterstützung
Habt Ihr Euch für ein Tool entschieden, steht an erster Stelle die Definition bzw. die Konfiguration des Workflows, den wir ja bereits im Projektmanagement-Leitfaden definiert haben: Welche Status gibt es, wer ist für die Status verantwortlich und was soll in den Status eigentlich jeweils erfolgen?
Ebenso wichtig ist das Hinterlegen von Templates für bspw. die Projektleiter. So sind bei der Initiierung eines Projektes schon erste Grundlagen wie erste Todos, ein kleiner Projektablaufplan oder eine Sprint-Vordefinition vorhanden und erleichtern den Einstieg.
Außerdem müssen die Reports konfiguriert werden, damit Auftraggeber, Linie oder Controlling ihre gewohnten und benötigten Reports erhalten.
In Zeiten von DSGVO und Co. sind darüber hinaus auch Rechte und Rollen wichtig, um klar zu regeln, wer auf welche Daten zugreifen darf, wer sie bearbeiten oder unter Umständen sogar löschen darf. Besonders im Umgang mit personenbezogenen Daten ein sehr wichtiger Punkt!
Das bringt uns zum nächsten Punkt: Bedenkt den Datenaustausch mit HR-Software, Buchhaltung etc. Projektmanagement-Software ist immer mit anderen Applikationen im Unternehmen verknüpft, denn hier sind schon wichtige Daten vorhanden, die wir für die Projekte benötigen. Und auch die Projekte generieren Daten für diese Systeme. Insofern muss der Austausch sichergestellt sein. Dabei geht es zum Beispiel im Mitarbeiter-Daten und Verfügbarkeiten, um mit Ressourcen besser zu planen, oder um im Projekt genutzte Kapazitäten für das Controlling. Exporte und Importe sind für diesen Austausch besonders bewährt und kostensparsam. Finden diese aber häufig und mit vielen Daten statt, sind sogenannte APIs zu empfehlen, mit denen sich die Software-Lösungen selbstständig austauschen.
Schritt 6: Infrastruktur bereitstellen
Mit der Schnittstellen-Definition seid Ihr schon mitten im Customizing und somit beim letzten Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen PMO angekommen: Es gilt, die gesamte Infrastruktur ans Laufen zu bringen und alle Beteiligten ins Boot zu holen.
Zusammenfassend heißt das nun nach Customizing und dem Aufsetzen der Schnittstellen:
- Datenübernahme
Hier ist zu entscheiden, ob Ihr die Daten, die bereits existieren, mitnehmt, um Projektleiter ins Boot zu holen, oder ob Ihr die hier bei 0 beginnt. Es ist auch eine Mischform möglich, bei der neue Projekte den neuen Prozess, alte Projekte den alten Prozess nutzen.
- System aufsetzen/Setup
Hier empfiehlt sich, mindestens ein Echtsystem zur Abbildung der Projektlandschaft und ein zweites System vorzuhalten. Im zweiten System werden die Daten gespiegelt; es dient dann Schulungen oder auch als Testumgebung für andere Workflows. Achtet aber bitte auch hier darauf, dass die Daten bei Schulungen dann nicht mehr geheim sind, sondern offen verwendet werden dürfen.
- Ertüchtigung der Projektmitglieder
Die Projektbeteiligten müssen geschult werden – am besten parallel zum Go-Live des PMO-Prozesses. Damit ist das Wissen noch frisch und kann direkt genutzt werden. Außerdem sollten die Anwender nach ihren Bedürfnissen geschult werden. Projektleiter, die Programme organisieren, benötigen zum Beispiel eine andere Schulung als Projektleiter, die Maßnahmen organisieren. Die Schulungen sollten initial und regelmäßig stattfinden, insbesondere bei Änderungen des Regelwerks oder der Abläufe – oder wenn das Werkzeug sich weiterentwickelt hat. Schult die Prozesse, die Methodik, das Rollenverständnis und die Bedienung des Werkzeugs.
Wenn Ihr diese 6 Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen PMO umsetzt, seid Ihr in der Lage, wichtige Themen Eures Projektmanagements umzusetzen und seinen Reifegrad im Unternehmen konstant zu steigern. Achtet dabei darauf, dass Ihr nicht in alte Muster zurückfallt. Dann erreicht Ihr langfristig eine nachhaltige und gesündere Umsetzung des Projektmanagements!