Was ist die beste Projektmanagementsoftware für Ihre Unternehmensgröße?

Was ist Projektmanagement, Portfolio- und Ressourcenmanagement?

Um zu verstehen, was die beste Projektmanagement-Software für individuelle Ansprüche ist, hilft zunächst die Einordnung der verschiedenen Begrifflichkeiten. Gerade das Multiprojektmanagement ist hier etwas anspruchsvoller.

Projektmanagement

Vereinfacht gesprochen bietet das Projekt- und Aufgabenmanagement Methoden zur Planung und Steuerung von Projekten. In diesem Zusammenhang wird auch von Einzel-Projektmanagement gesprochen. Es geht im Kern um den gesamten Projektablauf und somit um alles von der Auftragsklärung bis zur Übergabe des Projektergebnisses.

Den Grundstein für den bahnbrechenden Erfolg von Projektmanagement-Tools wurde in den 70er Jahren gelegt. In dieser Zeit gründeten sich u. a. Projektmanagement-Vereinigungen, wie das Project Management Institute (PMI)[1] in den USA oder die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM)[2], auch in der Wirtschaft und in Universitäten und Hochschulen nahm Projektmanagement an Fahrt auf – unabhängig von der Studienrichtung.[3] Dabei ist auch die methodische Vielfalt stetig gewachsen: Klassisches, hybrides oder agiles Projektmanagement hat fast jeder schonmal gehört. Im Kern dreht es sich jedoch nach wie vor die Projektplanung und Projektsteuerung – nur die Wege sind verschiedene. Welcher ist aber der richtige für das eigene Unternehmen und welches die beste Projektmanagement-Software, um das individuelle Ziel zu erreichen?

Portfoliomanagement

Das Portfoliomanagement hingegen ist ein Begriff aus dem Multiprojektmanagement, also aus dem Bereich, in dem mehrere Projekte zeitgleich bewältigt werden müssen. Es steht also die gesamte Projektlandschaft im Fokus. Ziel dabei ist es, diese zu ordnen und zu strukturieren und damit den Überblick zu behalten.

Bildlich gesprochen betrachten wir die Projekte also aus der Vogelperspektive. Je nach Komplexität der Projektlandschaft kann sie mit Hilfe eines oder mehrerer Portfolios überwacht werden. Ein Projekt kann sich dabei in einem oder in mehreren Portfolios wiederfinden.

Meist wird ein Projekt einem Portfolio unter organisatorischen oder strategischen Gesichtspunkten zugewiesen. Das Portfoliomanagement (und somit auch die Projekt-Portfolio-Management-Software) wacht über die auf diese Art und Weise gruppierten Projekte. Außerdem stellt das Portfoliomanagement Methoden zur Priorisierung eines Projektes zur Verfügung, damit die Bedeutung der Einzelprojekte innerhalb eines Portfolios klar wird und bei der Entscheidung bei der Ressourcenauslastung und Budgetverwaltung hilft. Letztendlich bildet das Portfoliomanagement das Bindeglied zwischen Unternehmensführung und dem operativen Einzel-Projektmanagement. Über spezifische verdichtete Kennzahlen lässt sich so die vielfältige Projektlandschaft überblicken und managen.

Ressourcenauslastung

Was passiert, wenn die Projektplanung des Einzel-Projektmanagements vollständig an der Realität vorbeigeht? Dann hilft auch das Portfoliomanagement nicht, denn es basiert schließlich auf dessen Aufnahmen und Steuerungsdaten. Separat voneinander behandelt, entstehen oft Managementsichten, die mit der Wirklichkeit nichts zu tun haben. Wir brauchen also valide Daten im Einzel-Projektmanagement, um bei der Projektsteuerung im Gesamten erfolgreich zu sein. Das Ressourcenmanagement steigert die Planungsqualität dabei erheblich, denn es sorgt für eine Abstimmung von verfügbaren Personalkapazitäten in den Projektteams. Nur wenn die geplanten Ressourcen auch tatsächlich existieren, macht die Projektplanung Sinn. Daher ist der Kernaufgabe eines Ressourcenmanagements und der Ressourcenverwaltungssoftware, die Ressourcenauslastung auf der einen Seite und die Bedarfe an die Projektteams auf der anderen Seite in Balance zu bringen und zu halten.

Warum braucht man Software für das Projektmanagement?

Da sich die drei beschriebenen Teilbereiche gegenseitig bedingen und beeinflussen, entsteht bereits bei einer kleinen Anzahl von Projekten und Ressourcen eine hohe Komplexität. Verändert sich beispielsweise die Ressourcenauslastung, wirkt sich das auf die strategische Planung der Portfolios aus. Das Einzel-Projektmanagement ist beim Blick auf die Zeitplanung ebenfalls betroffen. Verschiebt sich also zum Beispiel der Fertigstellungstermin eines Projektes, verändert das den Ressourcenbedarf in der Zukunft – er wurde aber bereits anderweitig zugesichert. Eine Art Kettenreaktion, die jetzt eines braucht: die Priorisierung und Neuordnung der Projekte auf Portfolio-Ebene.

Jetzt ist auch klar, warum Software für Projektsteuerung in einem solchen Fall sehr sinnvoll ist: Die Daten aus allen drei Bereichen müssen in einer Planungssoftware zusammenspielen und synchronisiert werden. Andernfalls entkoppeln sie sich automatisch und repräsentieren dann unterschiedliche und Sichten auf ein und dieselbe Projektlandschaft. Diese Sichten sind noch dazu nicht verlässlich, denn nur im Zusammenspiel ergibt sich das gewünschte und für die Planungssicherheit erforderliche Gesamtbild.

Mit Hilfe einer Multiprojektmanagement-Software, oft auch als Projekt-Portfolio-Management-Software bezeichnet, gelingt das – sofern die Lösung die drei Teilbereiche vereint und vernetzt. Das führt zwar zu einer höheren Komplexität bei der Software-Einführung, entlohnt aber dafür mit einer ineinander kohärenten Projektlandschaft. So blicken nun alle auf die gleiche Datenbasis, wenngleich aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Das betrifft das Projektportfolio-Management ebenso wie das Ressourcen- und das Projektmanagement.

Was muss ein Projektportfolio-Management leisten?

In einer optimalen Software-Lösung für das Projektportfolio-Management (kurz: PPM) sind also die drei Teilbereiche integrativ abgebildet:

• Projektmanagement (inkl. Programmmanagement)
• Portfoliomanagement
• Ressourcenmanagement

Außerdem sollte das Projektmanagement-Tool die Möglichkeit bieten, Informations- und Genehmigungsprozesse modulübergreifend abzubilden. Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn eine Projektmitarbeiterin Urlaub beantragen will, ist das relevant für das Ressourcenmanagement und das Einzel-Projektmanagement. Es kann daher sinnvoll sein, dass sowohl die disziplinarische Führungskraft als auch der Projektleiter über den Urlaubsantrag informiert werden und diesen genehmigen müssen.

Außerdem wichtig für das beste Projektmanagement-Tool: ein leistungsstarkes und gleichermaßen flexibles Rechtemanagement. Die Datenverwaltung verlangt spezifische Zugriffsrechte, die bei einer komplexen Projektlandschaft einfach und robust zu verwalten sein müssen.

Ebenfalls wichtig sind die Inhalte der einzelnen Datenobjekte, egal ob Daten zum Portfolio, Projekte, Aktivitäten, To-Do-Listen, Infos aus Gantt-Charts oder Arbeitszeiten aus einer Zeiterfassung. Sie sollten flexibel durch den Anwender erweitert werden können, um so den spezifischen Informationsanforderungen der einzelnen Akteure gerecht zu werden. Es kann beispielsweise hilfreich sein, ein Einzelprojekt mit Kenndaten für die Anlagenbuchhaltung zu versehen, um bei der späteren Bilanzierung die Ist-Kosten des Projektes schnell und einfach aktivieren zu können. Auch die Ergänzung von Aktivitäten um eine Datumseigenschaft kann helfen, wenn neben der Terminplanung weitere Fristen gelten.

Nicht zuletzt zählt die gute Integrierbarkeit mit anderen Anwendungen. Es ist davon auszugehen, dass nicht alle Daten direkt erfasst werden können, sondern in anderen Anwendungen liegen oder zu einem anderen Zeitpunkt von anderen Anwendungen benötigt werden. Beispiele sind eine Controlling- und Abrechnungssoftware, das Dokumentenmanagement, die Zeiterfassung oder eine Aufgabenmanagement-Software.

Ein robuster Datenaustausch über Schnittstellen (APIs) und Connectoren ist daher das A und O im Multiprojektmanagement – ebenso wie natürlich die hohe Qualität und Aktualität der Daten aus Projektmanagement, Portfoliomanagement und Ressourcenmanagement. Dafür sollte der Berichtsgenerator zum Aufbereiten von Daten in Form von Analysen, Präsentationen oder Berichten obligatorisch sein. Und Projektmanager sollten genauso wie Projektmitarbeiter für eben diese Bedeutung der Daten sensibilisiert werden. 

Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software für das eigene Unternehmen aus?

Das Projekt- und Aufgabenmanagement ist für das Multiprojektmanagement also komplexer als dass es einfach mit Stift und Papier niedergeschrieben und die Projektsteuerung so einfach abgewickelt werden kann. Bevor Sie sich an eine Auswahl der für Sie besten Projektmanagement-Software machen, sollten Sie nochmals die funktionalen Anforderungen an konkret formulieren:  Welche fachlichen und methodischen Muss- und Kann-Anforderungen gibt es? Das einfache Kopieren von Feature-Übersichten der Hersteller von Enterprise Resource Planning-Systems (ERP) bzw. Projektsoftware-Tools ist damit übrigens nicht gemeint. Das weist Ihnen zwar den Weg zu einer Lösung, die viel kann. Es hilft aber keineswegs dabei, die beste Projektmanagement-Software für Ihren Bedarf zu finden!

Als kleine Hilfestellung haben wir eine Liste mit den wesentlichen Merkmalen eines guten Projektmanagement-Tools erstellt:

• Die benötigten Kernanforderungen aus den drei Teilbereichen sind vorhanden.
• Die administrativen Kernanforderungen werden erfüllt.
• Die Projektsoftware wird in Deutschland oder Europa betrieben (bei Cloud-Anwendungen).
• Die Software verfügt über ein modernes User-Interface und ermöglicht ein einfaches Arbeiten.
• Die Planungssoftware lässt sich durch den Anwender ohne Hilfe des Herstellers auf die eigenen Anforderungen anpassen.
• Das Projekttool verfügt über ein leistungsstarkes Rechtemanagement (kombinierbar mit LDAP und SSO).
• Die Datenobjekte sind durch den Anwender ohne Hilfe des Herstellers erweiterbar (eigene Masken und Datenfelder definieren).
• Freigabe- und Genehmigungs-Workflows können durch den Anwender definiert werden.
• Es existieren Schnittstellen (APIs – REST-Services) zum Lesen und Schreiben von Daten.
• Es gibt Connectoren für einen, bestenfalls zeitgesteuerten, Datenim- und -export bspw. zur Budgetverwaltung oder aus der Zeiterfassung.
• Schnittstellen zu Authentifizierungssystemen (SSO, LDAP) sind vorhanden.
• Es gibt einen Berichtsgenerator zum Aufbereiten von Daten in Form von Analysen, Präsentationen oder Berichten.
• Personenbezogene Daten werden gemäß den Vorgaben der DSGVO gespeichert und anonymisiert.

Was sind die Risiken bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools?

Eine reale Gefahr bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung für das Projektmanagement besteht häufig in der Ausformulierung der fachlichen Anforderungen. Entweder werden Anforderungen formuliert, die nicht zum Reifegrad des Unternehmens passen und somit die späteren Anwender überfordern. Oder es werden Anforderungen formuliert, die die eigentlichen Probleme im Projektmanagement überdecken sollen.

Der Klassiker sind beispielsweise gewünschte Automatisierungsfunktionen. Dass dafür eine sehr hohe Datenqualität und -menge erforderlich sind, wird oft unterschätzt. Sie sollten sich nicht täuschen lassen: Wirklich jeder Schritt der Projektplanung und auch die Projektmitarbeiter brauchen diese Daten!

Viele Funktionalitäten des gewählten Projekttools bedingen zudem einander. Wer eine komplexe Funktionalität wünscht, ist auch gefordert, sie konsequent zu nutzen. Tut man das nicht, wirkt sich das auf verbundene Funktionalitäten aus – und zwar negativ. Eine tagesgenaue Ressourcenplanung macht eben nur dann Sinn, wenn es auch eine untertägige Zeiterfassung gibt. Erfasst jedoch der Großteil des Projektteams am Ende der Woche die Projektzeiten, ist die tagesgenaue Steuerung der Ressourcenauslastung unmöglich.

Achten Sie daher auf ein ausgewogenes Anforderungsprofil im Hinblick auf fachliche Funktionalitäten. Tatsächlich ist an dieser Stelle „weniger mehr“! Und bedenken Sie immer eines: Auch die beste Projektmanagement-Software ersetzt nicht den Projektmanager. Diese „Kluft“ ist nur organisatorisch und nicht technisch zu lösen.

Welche Projektmanagement-Software passt zu meiner Unternehmensgröße?

Die Planungssoftware für das Projektmanagement sollte immer zu Ihrer Unternehmensgröße passen. Komplexe Priorisierungs-Workflows und Portfoliobetrachtungen sind für ein Unternehmen mit zehn Personen wahrscheinlich eher oversized. Fragen Sie den Hersteller nach der spezifischen Zielgruppe; eventuell hat er auch eine bestimmte Branchenausrichtung. Insbesondere in kleinen Unternehmen gibt es oft keine strikte Rollentrennungen im Projektteam und häufig nimmt ein Projektmitarbeiter zwei oder mehr Rollen gleichzeitig ein. Die Anforderungen an eine Projektsoftware sind also andere als wenn ich tatsächlich klar getrennte Rollen lebe, wie es bei Unternehmen mit 50 Anwendern und mehr der Fall ist. Ein Ressourcengenehmigung per Workflow mag schick sein, ist aber nicht effizient, wenn der Projektbeteiligte mir gegenübersitzt und mein Mitarbeiter ist.

Ist Blue Ant die beste Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen?

Blue Ant ist auf die Bedürfnisse von mittelgroßen und großen mittelständischen Unternehmen ausgerichtet. Die Kernanwender sind Unternehmen mit 200 bis 10.000 Mitarbeitenden. Der Fokus von Blue Ant liegt in der Organisation und Steuerung komplexer Projektlandschaften mit 50 bis 500 Projekten im Jahr. Dabei unterstützt Blue Ant als Projektsoftware die drei Teilbereiche Projektmanagement, Portfoliomanagement und Ressourcenmanagement umfänglich. Alle Funktionalitäten sind aufeinander abgestimmt und bieten den Anwendern aus unterschiedlichen Perspektiven einen hohen Komfort im Multiprojektmanagement.

Intuitiv bedienbar

Die webbasierte Benutzeroberfläche kann mit jedem mobilem Gerät mit einem Browser verwendet werden. Optisch wurde Blue Ant bewusst übersichtlich und funktional gestaltet; das erhöht den Bedienkomfort des Projektmanagement-Tools. Zahlreiche Funktionalitäten sind außerdem selbsterklärend, es sind also keine umfangreichen Schulungen für die Projektmitarbeiter und Projektmanager notwendig.

Cloud und On-premise

Blue Ant gibt es als Cloud-Service und als installierte Version. Funktional gibt es hierbei keine Unterschiede. Lediglich der Betrieb und die Pflege des Dienstes sind anders organisiert. Die Cloud-Services werden ausschließlich in Deutschland betrieben.

Flexibel anpassbar auf sehr guter Datenbasis

Alle Parameter der Projektmanagement-Software lassen sich über die Oberfläche durch den Projektmitarbeiter selbst konfigurieren. Das gilt sowohl für die Rechtedefinitionen, die Stammdaten, die Vorlagen und Workflows und die Berichte. Umfassende Schnittstellen ermöglichen eine einfache und kostengünstige Integration in bestehende Systemlandschaften. Ein Austausch von Daten mitzum Beispiel der Zeiterfassung oder der Aufgabenmanagement-Software ist damit sichergestellt. Über das integrierte Single-SignOn entfällt sogar das lästige Authentifizieren per Passwort.

Schnelle Einführung

Der Einführungsprozess gestaltet sich dank der administrativen Flexibilität sehr effizient. Schon innerhalb von maximal drei Wochen steht dem Projektteam ein vollständig eingerichtetes Projektmanagement-Tool zur Verfügung. Das Migrieren von Bestandsdaten und das Anpassen der Connectoren und Schnittstellen ist ebenfalls innerhalb weniger Wochen umgesetzt. Mit diesem einfachen und schnellen Customizing hebt sich Blue Ant deutlich von Angeboten anderer Hersteller ab – und ist auch aus diesem Grund vielleicht die beste Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen! 

Erfassen Sie gleich Ihre Anforderungen an Ihr künftiges Projekttool und finden Sie es heraus! Wir geben darüber hinaus natürlich gerne weitere Hilfestellung im persönlichen Gespräch.

[1] Gegründet 1969 in Pennsylvania, USA; Herausgeber des „Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK), das gleichzeitig ANSI-Standard und Grundlage für den ISO 21500-Standard ist

[2] Gegründet 1979 in Nürnberg, Deutschland, Herausgeber des Standardwerks „Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3) – Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung aus Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0“

[3] vgl. „Don’t panic – Per Anhalter durch das Projekt“, BoD – Books on Demand, Norderstedt, 2016