Warum die hybride Planung Dir das Leben leichter macht

Herausforderungen in der klassischen Projektplanung meistern

Das führt in der Praxis nicht selten zu Konflikten, die der Projektleiter oder die Projektleiterin dann lösen muss. Ich würde Euch ganz gern zeigen, wie man mit Hilfe der hybriden Planung hier einige der Schmerzen lindern kann und was sich hinter der hybriden Planung im Wesentlichen verbirgt.

Scope in der klassischen Projektplanung

Es geht ganz klar darum, die Nachteile der klassischen Planung etwas abzumildern und mit den Vorteilen der agilen Planung aufzufüllen. Zur Erinnerung, die klassische Planung geht davon aus, dass wir einen Scope haben, also ein Ziel. Ein Ziel, was wir vereinbart haben mit dem Auftraggeber - egal ob intern und extern.

Dieses Ziel muss möglichst genau beschrieben werden. Warum? Weil wir auf Grundlage dieses Ziels dann in die Planung gehen. Das heißt wir brechen das Ziel herunter in Teilaspekte in Aktivitäten in Meilensteine und so weiter und auf dieser Grundlage machen wir die Aufwandsschätzung und die Zeitschätzung.

Dann packen wir das Ganze auch noch in einem zeitlichen Ablauf und überlegen uns, wann wir welche Aufgaben umsetzen könnten. Zu guter Letzt kommen noch die Ressourcen ins Spiel und wir müssen abstimmen, wann wer Zeit hat, wieviel Kapazitäten und ermitteln auf deren Grundlage dann den Endtermin des Projektes.
 
Um es auf den Punkt zu bringen: Durch diese ganze Planung sagen wir dem Auftraggeber, wann er was zu welchen Kosten, in welcher Qualität von uns erhält. Das ist natürlich eine sehr gewagte Aussage, weil viele Parameter, die wir hier nutzen aufgrund von Annahmen entstehen und nicht wirklich valide sind. Häufig ist der Scope auch gar nicht so scharf formuliert, so dass der Auftraggeber ihn dann noch während der Umsetzung verändert.

Das führt dann natürlich zu Veränderungen im Projektablaufplan, Strukturplan und so weiter, so dass wir dann das Budget und den Termin nicht halten können. Auch können Ressourcen wegbrechen oder die Kapazitäten nicht verfügbar sein. Das führt wiederum zur Beeinflussung.

Am Ende des Tages wird also dieser Plan, den wir einmal aufgestellt haben, sehr häufig schon von der Realität nach wenigen Tagen oder Wochen eingeholt. Das bedeutet für uns in der klassischen Planung, wir müssen diesen permanent an die Realität anpassen, was einen sehr hohen Aufwand bedeutet.

Scope in der agilen Projektplanung 

Auf der agilen Seite lässt man diesen Schritt einfach weg. Das heißt, der Scope wird nicht so fein definiert, sondern wir entwickeln den Scope während der Umsetzung auf dem Weg gemeinsam und vereinbaren nur bestimmte Timeslots / Zeitbereiche, in denen der Auftraggeber dann Teilergebnisse erhält.

Das ermöglicht uns dann einen sehr einfachen Einstieg in das Projekt, ohne schon großartige Konzepte, Recherchen und dergleichen umsetzen zu müssen. Nachteil ist ganz klar, wir können nicht sagen, wann wir mit wieviel Geld was genau erreicht haben. Das ergibt sich ja erst auf diesem Weg.

Klassische und agile Planung sinnvoll miteinander verbinden

Wie lassen sich jetzt diese beiden Konzepte miteinander verbinden? In der Praxis wird es so gelebt, dass man beispielsweise für die Jahresplanung im Unternehmen Projektthemen skizziert und diese schon mal herunterbricht in grobe Anforderungen oder Phasen. Auf dieser Grundlage beginnt man, Budget und Ressourcen zu verteilen.

Das ist natürlich keine Planung, die wir nutzen können für eine spätere Steuerung, weil noch nicht ganz genau klar ist, was wir tun, aber wir haben schon mal einen Rahmen abgesteckt und wir haben einen zeitlichen Verlauf, in welchen wir diese Anforderungen gedenken, umzusetzen. Das können wir dann auch nehmen, um unsere Budgets und Ressourcen über mehrere Projekte zu verteilen.

Wenn es dann zur Umsetzung kommt, also zur tatsächlichen Realisierung des Projektes, dann übergeben wir natürlich diese groben Pakete in das Team und dort müssen sie weiter heruntergebrochen, sprich differenziert werden. Das kann dann so weit gehen, dass wir kleinste Aufgabenpakete haben, die vielleicht im Stundenbereich liegen. Das spielt aber fürs Projektmanagement auf der klassischen Ebene keine große Rolle. Man könnte auch sagen, wir haben das magische Dreieck miteinander verbunden.

Das heißt das magische Dreieck der klassischen Planung, wo die Spitze oben ist. Die Qualität wird festgelegt. Daraus schließen wir den Zeitaufwand und den Kostenaufwand. Und wenn wir dann das Thema herunterreichen, dann wird mit diesen geschätzten Aufwänden quasi festgelegt, was ganz konkret im Einzelnen herauskommt.

Das heißt, dann wird die agile Methodik quasi genutzt. Das machen wir aber nicht das gesamte Projekt komplett, sondern immer nur für diese Teilabschnitte die wir aus der klassischen Planung sozusagen budgetiert haben.

Steuerungsinformationen ableiten

Der Erfolg ist ganz klar: Unser klassisches Projekt wird wesentlich übersichtlicher, weil wir nicht mehr ins Kleine, Tagesgenaue oder gar Stundengenaue reingehen und dies abbilden müssen, sondern wir konzentrieren uns auf eine wochen- oder vielleicht sogar monatsgenaue Planung.

Wir behalten den groben Überblick, lassen dann - und das ist wieder ein positiver Vorteil - den Akteuren Luft, sich selber zu organisieren, selber ihre Detailplanung (Mikroplanung) umzusetzen, wie sie es möchten. Mit der einzigen Bedingung, dass sie sich an die Zeit- und Kostenvorgaben orientieren. Das heißt, wenn sie z. B. in Timeslots arbeiten, dann müssen sie natürlich darauf achten, dass sie meine Phase nicht überschreiten.

Und die zweite Bedingung ist, ich möchte regelmäßig die Kapazitäten, die Aufwände, die in meine Phase oder meine Anforderung fließen, gemeldet bekommen und zwar auch aus der detaillierten Ebene. Damit kann ich dann schon sehr gute Steuerungsinformationen ableiten.

Ich weiß also, was mein Budget war, was meine Kapazitäten waren. Ich sehe, wie der Verlauf dieser Phase vonstatten geht. Ob es also einen starken Abbau von Budget gibt, ob die Kapazitäten gleichbleibend eingebracht werden oder nicht und kann auf dieser Ebene dann auch eskalieren.

Wenn ich merke, dass die Budgets nicht ausreichen, weil die Gleichverteilung nicht passt oder weil die Kapazitäten zu gering sind, dann kann ich wiederum in die Eskalation gehen und mir auf der Mikroebene erklären lassen, was da eigentlich passiert. Das Projektende ist noch lange entfernt. Wir haben noch genügend Zeit, das Projekt wieder in ruhiges Fahrwasser zu korrigieren oder zu orientieren.

Konzentration auf wesentliche Aspekte des Projektes

Mache deine Planung, indem du dich auf die wesentlichen Aspekte des Projektes konzentrierst. Brich den Scope nur soweit herunter, dass sinnvolle Budgets und Kapazitäten festgelegt werden können. Überlass die Detailplanung dann den eigentlichen Teams bzw. mache das dann in der eigentlichen Umsetzungsphase und vereinbare mit den Teams eine regelmäßige Rückmeldung der Aufwände und der Fortschritte.

Diese sammelst du auf der Ebene, auf der du geplant hast, klassisch ein. Du kannst damit dann z. B. deine Statusberichte befüllen und hast ein gutes Gefühl, ob das Verhältnis von Kapazitäten und Budgets für die einzelnen Teams in etwa eingehalten werden kann.

Natürlich kann man nicht davon ausgehen, wenn man Methoden mischt, dass die Gesetzmäßigkeiten der Methode nun hundertprozentig funktioniert. Wir müssen davon ausgehen, dass wenn wir die klassische Methode ein bisschen aufweichen, dass wir akzeptieren müssen, dass der Scope sich dann während der Umsetzung des Projektes verändern kann, da bei der Umsetzung die erste Differenzierung in den einzelnen Phasen geschieht.

Aber wenn wir mal ehrlich sind passiert das sowieso in der Praxis! Genau das ist ja unser Problem, dass wir häufig erst in der Umsetzung erkennen, dass wir vielleicht doch was anderes wollen. Also im Grunde gar nichts Neues! Und für die agile Welt gilt, dass sie sich an die Rahmen halten muss. In dem Rahmen kann sie ihre Agilität entfalten, aber sie muss darauf achten, dass sie mit der Budget- und Zeitvorgabe klarkommt.

Wenn sie merkt, sie kann ihr Mindestziel nicht erreichen, dann muss das auch entsprechend z. B. ans Projektmanagement kommuniziert werden oder an die Projektleitung. Mit diesen Tricks kannst du deinen Projektplan stark entschlacken. Du hast mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Das Reporting wird einfacher und vielleicht auch verständlicher. Ich hoffe, es war hilfreich und wenn ja, dann schaut beim nächsten Mal wieder rein!