Tschüß, Status Wassermelone! Die vier Schritte zum professionellen Projektstatus-Bericht

1. Leitplanken definieren

Erfolgreiches Multiprojekt-Management startet mit einheitlichen Rahmenbedingungen. Ob Werkzeuge oder Planungstiefe: Gemeinsame Standards stellen sicher, dass Einzelprojekte miteinander vergleichbar sind. So kannst du die Daten zu nützlichen Informationen verdichten.
Dabei kommt es nicht auf jedes noch so kleine Detail an, keine Sorge. Als wesentliche Vorgabe haben sich bewährt:

• Die Mindestanzahl an Planungsebenen.
• Der Zeitraum, den eine Aktivität maximal umfassen darf.

Viele unserer Kundinnen und Kunden mit klassischen Wasserfallprojekten setzen auf zwei Planungsebenen. Je nach Projektportfolio sind bis zu einer Woche oder bis zu einem Monat übliche Zeiträume, für die die Ressourcen geplant werden.

2. Budgets und Ressourcen gemeinsam nutzen

„Projektmanagement ist die Kunst, mit zehn Fingern 11 Korken unter Wasser zu halten.“

IT-Berater Gerhard Pews bringt mit diesem Zitat den Alltag vieler Projektverantwortlicher auf den Punkt: Fachkräfte und Mittel sind knapp, doch die Erwartungen steigen. Um diesen Spagat zu meistern, ist es wichtig, Budgets und Ressourcen zentral für alle Projekte zu planen.
Was so banal klingt, ist tatsächlich noch nicht in allen Unternehmen üblich. Oft planen Einzelprojektverantwortliche sie individuell und ohne Rücksicht auf die anderen Teams.
Planst du jedoch zentral, stellst du sicher, dass Budgets und Ressourcen tatsächlich vorhanden sind. So seid ihr in der Lage, Aufgaben fair zu verteilen und Prioritäten nachvollziehbar zu setzen. Niemand ist mehr bei „Wünsch dir was!“ sondern ab sofort bei „So isses!“ 😉

IST-Daten verwenden

Noch immer erleben wir Unternehmen, die am Monatsende hektisch Daten zusammenstellen – aus der Erinnerung, oft nach Gefühl. Solche Statusberichte stehen meistens auf Grün und suggerieren Erfolg. In Wirklichkeit sind die Projekte oft dunkelrot.
Dieser Blindflug wird spätestens dann deutlich, wenn fachliche Abnahmen und Ergebnispräsentationen anstehen. Dann ist das Kind allerdings bereits in den berühmten Brunnen gefallen. Um das zu vermeiden, setzt auf Projektmanagement-Werkzeuge, die IST-Daten erfassen, also:

• Arbeitszeiten
• Abwesenheiten
• erledigte und unerledigte ToDos
• Kapazitäten für die Aktivität oder das Projekt
• angefallene Kosten

Auch solltet im Blick haben, welche Risiken tatsächlich auftreten – und ursprüngliche Bewertungen ggf. anpassen. Projektverantwortliche können auf diese Weise zuverlässig planen und angemessen reagieren.

P-D-C-A Kreislauf umsetzen

Plan. Do. Check. Act. – Diese einfache Formel ist der Schlüssel professionellen Projektmanagements. Du planst etwas ("plan"), führst dann die geplanten Schritte aus ("do"), prüfst, ob alles wie geplant läuft ("check") und nimmst notwendige Änderungen vor ("act"). Dann startet der Kreislauf von vorn.

Dank der erfassten IST-Daten kannst du genau das nun einfach tun!
Auf realistischer Basis kannst du eure Projekte analysieren, wirst sie laufend verbessern und erfolgreich steuern.
Dafür erstellst du eine Kopie der ursprünglichen Projektplanung als sogenannten Basisplan. Mit diesem gleichst du geänderte Pläne ab, analysierst Fortschritte und Trends. Planen wir angemessen? Oder weichen wir immer wieder ab? Wo? Diese Fragen wirst du zuverlässig beantworten können.
Um solche Trends sichtbar zu machen, werden üblicherweise Ampelfarben genutzt: Werden Abweichungen größer, springt sie von Grün auf Gelb, später auf Rot - du kennst das. Damit du allerdings Äpfeln nicht mit Birnen vergleichst, sind wieder die oben genannten IST-Daten wichtig.

Alles in allem gewinnen Projektleiterinnen und Projektleiter mehr Zeit fürs Wesentliche: Steuern und Kurs halten! Kennzahlen werden automatisch generiert – niemand muss sie sich mehr ausdenken… Viel Erfolg!

P.S.: Wußtest du, dass Blue Ant Portfoliomanagement, Programm-Management und Ressourcenmanagement mühelos vereint?
Hier erfährst du, wie auch euer PMO davon profitiert.