Wie projektcontrolling euch volle sicherheit im projektablauf gibt

Kurz gefasst: Projektcontrolling bedeutet nicht nur, alle Zahlen zu überwachen: Vielmehr nehmt ihr euch mit einem durchdachten Instrument die Sorge, etwas Wichtiges vergessen zu haben! Wie ihr euch ein Projektcontrolling einrichtet, mit dem ihr immer alle wichtigen Informationen überblickt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Mit dem Projektcontrolling stellt ihr sicher, dass alle wichtigen Rahmenbedingungen eures Projekts eingehalten werden. Sollte euch doch eine Fehlentwicklung auffallen, könnt ihr mit dem richtigen Frühwarnsystem rechtzeitig gegensteuern, um Schlimmeres zu vermeiden. Da wir häufig miterleben, dass solche Fehlentwicklungen erst dann identifiziert werden, wenn das Ruder nicht mehr herumgerissen werden kann, widmen wir uns in diesem Beitrag noch einmal der Frage: Was bedeutet Projektcontrolling?

Welche Aufgaben umfasst das Projektcontrolling

Grundsätzlich gilt: Überwacht werden kann nur, was vorab definiert und damit messbar gemacht wurde. Deshalb ist der erste Schritt hin zu einem funktionierenden Projektcontrolling die Definition der Kennzahlen, die ihr im laufenden Projekt überblicken wollt. Dabei unterscheidet ihr drei Kategorien:

• formale Kriterien wie die Einhaltungen von gesetzlichen oder internen Vorschriften
• inhaltliche Kriterien, die sich auf Ergebnis und Ablauf des Proj­ekts beziehen
• wirtschaftliche Kriterien – alles rund ums magische Dreieck

Aber was fällt dabei nun genau unter die Projektcontrolling Aufgaben?

Bei den formalen Kriterien handelt es sich um die meist trockenen Vorgaben gesetzlicher oder behördlicher Natur. Vielleicht gibt es auch unternehmensinterne Vorgaben, die einzuhalten sind –oder euer Kunde hat vorab welche definiert. In jedem Fall gilt: Im Rahmen des Projektcontrollings sollte sichergestellt werden, dass alle wichtigen Vorgaben eingehalten werden. Um das gewährleisten zu können, braucht es in den meisten Fällen einen Beleg für die Einhaltung.

Inhaltliche Vorgaben umfassen alle im Scope festgehaltenen Vorgaben in Bezug auf Inhalte und Qualität des Projekts. Übergeordnet kommt hier das Qualitätsmanagement zu tragen.

Die wirtschaftlichen Kriterien umfassen die wichtigsten Projektcontrolling Kennzahlen: Die verwendeten Ressourcen, die Einhaltung des Zeit- und Finanzplans sowie das Risikomanagement – also alle Punkte, die ihr ohnehin im Blick habt. Allerdings handelt es sich dabei eben nur um einen von drei Teilen, die zu beachten sind.

Legt fest, welche Daten ihr benötigt

Unter Berücksichtigung der drei Kategorien gilt es zu Beginn eures Projektes zu bestimmen, anhand welcher Informationen ihr eine Aussage über die Einhaltung der formalen, inhaltlichen und wirtschaftlichen Kontrollkriterien treffen wollt.

Bei formalen Kriterien können das die Belege für die Einhaltung der Vorgaben sein – Protokolle, Dokumentationen, Kostenerfassungsbelege oder Arbeitszeiterfassungen. Diese könnt ihr selbst erstellen oder von den Projektmitarbeitern einfordern.

Für inhaltliche und wirtschaftliche Messkriterien im Projektcontrolling gibt es verschiedene Methoden, auf die wir in unserem PM-Wissen detailliert eingehen:

Mehr zu Methoden im Projektcontrolling findet ihr in unseren Beiträgen zur Earned-Value-Methode, dem Projektstatusbericht und der Meilensteintrendanalyse.

Zahlen sind nur ein Teil des Controllings

Wenn ihr die Zahlen und Vorgaben, die ihr im Projektcontrolling überwachen wollt, in formale, inhaltliche und wirtschaftliche Kategorien einteilt, haltet ihr leichter den Überblick. Im Idealfall könnt ihr so auch einzelne Aufgaben wie die Überwachung formaler Vorgaben an Mitarbeiter des Projekts abgeben.

Stehen die benötigten Informationen fest, solltet ihr direkt ausmachen wie ihr die Informationen einholt – im Meeting? Schriftlich per Mail? Informell im Gespräch? Abschließend könnt ihr Checklisten anlegen, durch die ihr sichergehen könnt, dass ihr an alles gedacht habt.

Wann oder wie häufig sollte man im Projektcontrolling Kennzahlen einholen?

Die Kennzahlen und deren Entwicklung sind so individuell wie euer Projekt. Deshalb gibt es keine Faustregeln dafür, wie häufig ihr die Informationen einholt um sicherzugehen, dass alles so läuft wie geplant. Mit Projektmanagement-Tools wie Blue Ant, die unter anderem auch das Projektcontrolling unterstützen, nutzt ihr den Vorteil, dass ihr jederzeit Zugriff auf die für euch relevanten Daten habt. So fällt in vielen Fällen das Nachhaken bei Projektmitarbeitern weg, da die Daten automatisch erfasst werden.

Wichtig ist, dass ihr alle Daten und Informationen im Blick habt, die für euer Projekt relevant werden können.

Schon gewusst? Blue Ant bietet euch automatisierte Unterstützung im Projektcontrolling:

• Dashboard-Ansicht aller wichtigen Informationen und Kennzahlen
• Monatliche Planmeldungen
• individuelle Kennzahlengenerierung
• Aufwandsprognosen und Meilensteintrendanalysen
• Performance-Sicherheit durch Soll-Ist-Vergleiche
• Kosten- und Budgetkontrolle
• Eigener Berichtsgenerator