Die 3 wichtigsten Schritte für euer erfolgreiches Ressourcenmanagement

Kurz gefasst: Ein effektives Ressourcenmanagement stellt sicher, dass zu jedem Zeitpunkt im Projektablauf ausreichend Manpower und Arbeitsmittel zur Verfügung stehen, um alle Projekte wie geplant zum Erfolg zu bringen. Welche 3 Schritte für eine erfolgreiche Ressourcenplanung zu beachten sind, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Mit einer guten Ressourcenplanung gewährleistet das Projektmanagment bzw. der Projektleiter, dass die für einen Projekterfolg notwendigen Ressourcen jederzeit zur Verfügung stehen – nicht mehr und nicht weniger. Denn nicht nur eine Unterbesetzung oder fehlende Arbeitsmittel schmälern den Projekterfolg: Ressourcen, die zwar eingeplant wurden aber nicht zum Einsatz kommen, treiben die Projektkosten ebenfalls unnötig in die Höhe. Um sowohl Leerlauf als auch Unterbesetzungen zu verhindern, sollte deshalb das Einzelprojektmanagement mit dem Ressourcenmanagement verbunden werden.

Auch nicht eingesetzte Ressourcen steigern die Projektkosten

Für eine hilfreiche Kapazitätsplanung und die anschließende Auswertung durchlauft ihr die folgenden 3 Schritte:

Schritt 1: Die zentrale Erfassung von Personalbedarfen

Als Grundlage für die Ermittlung der Personalbedarfe helfen euch die Projektpläne der einzelnen Projekte. Achtet dabei darauf, weder zu detailliert, noch zu oberflächlich vorzugehen. Dass ihr zu kleinschrittig arbeitet merkt ihr, wenn der Planungsaufwand beim Ressourcenmanagement zu groß wird und ihr euch zu sehr mit Nebensächlichkeiten aufhaltet.

Stellt sich allerdings im Projektablauf heraus, dass ihr zu viele Abhängigkeiten und Verknüpfungen überseht, war euree Betrachtung zu pauschal.
Eine Monatsbetrachtung sollte in der Regel die nötigen Informationen für eine zuverlässige Ressourcenplanung liefern. 

Schritt 2: Festlegen der Ressourcen-Indikatoren

Um eine einheitliche Darstellung der für euer Projekt benötigten Ressourcen zu ermöglichen, gilt es Ressourcen-Indikatoren festzulegen und diese immer aktuell zu halten. Zu den wichtigen Ressourcen-Indikatoren im Personalbereich zählen:

• Der reservierte Personalbedarf: Mit wie vielen Mitarbeitern könnt ihr bei eurer Planung rechnen? Insbesondere wenn die Mitarbeiter nicht aus eurer Abteilung kommen, ist hier eine transparente Abstimmung und Kapazitätsplanung wichtig. Damit vermeidet ihr, dass das Projektteam nur auf dem Papier existiert und während des Projektablaufs böse Überraschungen auftreten.
• Der geplante Personalbedarf: Mit diesem Ressourcen-Indikator begründet ihr, mit welchen Aufgaben sich das Projektteam wann beschäftigen wird. Diese Planung muss im Projektablauf an den tatsächlichen Ressourceneinsatz angepasst werden. Dabei solltet ihr den reservierten Bedarf nicht überschreiten. Kommt ihr dennoch in die Situation, die Ressourcenplanung überschreiten zu müssen, wird eine Abstimmung mit allen Beteiligten notwendig. Insbesondere wenn andere Projekte von der Abweichung betroffen sind, müssen in diesem Fall alle Beteiligten ihr Kapazitäten prüfen und beim Ausgleich an einem Strang ziehen.
• Der tatsächliche Personalbedarf: Die real in das Projekt eingeflossene Arbeitsleistung des Projektteams gibt euch schließlich Aufschluss darüber, wie gut die Projektsteuerung funktioniert hat. Der Abgleich der Zeiterfassung mit den Planzahlen macht zudem deutlich, ob die Ressourcenplanung in ihrem Detailliertheitsgrad funktioniert hat und die geplanten Reservierungen auch tatsächlich sinnvoll angesetzt wurden.

Schritt 3: Die Auswertung nach Projektabschluss

Mit diesen drei Indikatoren erhaltet ihr eine Datenbasis für verschiedene Stufen des Projektmanagements und der Ressourcenplanung: Der reservierte Personalbedarf gleicht in der Anfangsstufe der ersten groben Einschätzung. Der geplante Personalbedarf hingegen ist als eine Konkretisierung dieser Einschätzung durch den Projektplan aufzufassen.

Da sich der Projektplan regelmäßig verändert, eignen sich die Planzahlen allerdings nicht für eine unternehmensweite Abstimmung aller Ressourcen. Hierfür zieht ihr die Reservierungswerte zur Hilfe – auch und insbesondere bei agilen Projektumsetzungen.

Um im letzten Schritt des Ressourcenmanagements eures Projektes die Ressourcenplanung auszuwerten, werden tatsächlich genutzte und geplante Ressourcen gegenübergestellt. Die entsprechenden Zahlen erhaltet ihr über die Zeiterfassung auf Projekt- und Aktivitätenebene.