Teilprojekte richtig strukturieren
Komplexität eingrenzen
Das passt auch auf das Projektmanagement: Ist ein Projektziel so stark facettenreich und komplex, dass eine enorme Anzahl an Team-Mitglieder benötigt werden und der Projektplan viele hunderte Arbeitspakte umfasst, dann wird es Zeit zum „outsourcen“. Das bedeutet, dass Teile der eigenen Aufgabenstellung an Unterauftragnehmer abgegeben werden. Dann spricht man im Projektmanagement von Teilprojekten und Teilprojektleitern sowie Teilprojektteams.
Was unterscheidet nun einen Teilprojektleiter kurz TPL von einem Projektleiter – also PL? Genau ! Das „T“! Natürlich hat der Hauptprojektleiter einen anderen Fokus in seiner Arbeit. Schließlich muss er oder Sie alle Teilprojekte im Auge behalten. Damit steigt der kommunikative Managementanteil enorm an. Die regulären Projektmanagement-Aufgaben unterscheiden sich hingegen von denen eines Teilprojektleiters nicht wirklich. Daher sollten auch Teilprojekte mit erfahrenen Projektleitern besetzt werden. Im Übrigen kann das Hauptprojekt nur dann stabil gesteuert werden, wenn sich alle Teilprojekte an dieselben Spielregeln und Methoden halten. Daher besteht der wesentliche Aufwand bei der Arbeit mit Teilprojekten in der organisatorischen Betreuung dieser Teilprojekte.
Organisatorische Betreuung der Teilprojekte
Das kann so weit gehen, dass auch die Teilprojekte wiederum eine gewisse Mächtigkeit besitzen und diese ebenfalls wieder untergliedert werden müssen. In diesem Fall umschließt nicht das Hauptprojekt alle Projekte und Teilprojekte, sondern ein sogenanntes Programm. Quasi das Mega-Hauptprojekt. Ein Programm hat (hoffentlich) auch ein Ziel und initiiert zur Erreichung dieses Zieles nun wiederum zahlreiche Projekte, die sich wiederum in Teilprojekten organisieren können. Hier wird deutlich, dass Projektorganisationen komplexe Formen annehmen können.
Aber die Grundregeln sind für alle Projekte auf jeder Ebene identisch. Jedes Projekt benötigt ein SMARTES ZIEL (siehe Beitrag »Was sind Ziele«), eine grundlegende Projektplanung (siehe Beitrag »Planungsprozess«) und natürlich eine Steuerung. Damit gilt für jedes einzelne Projekt der Projektmanagement-Prozess (siehe Beitrag »PM-Prozess«).
Beherzigt man diese einfache Einsicht, so gelingt es in noch so komplexen Projekten den Überblick zu behalten.
Teilprojekte entlang fachlicher Teilanforderungen bilden
Es empfiehlt sich, die Trennung der Teilprojekte nicht an den klassischen Unternehmensstrukturen auszurichten, sondern entlang der fachlichen Teilanforderungen. Sonst besteht die Gefahr, dass eine erhöhte Kommunikation über die Teilprojektgrenzen hinweg notwendig wird. Besser ist, wenn dies innerhalb des Teilprojektes geschieht. Dafür bildet man interdisziplinäre Projektteams.
Die Einbindung der Teilprojekte in die Gesamtprojektplanung kann nun wieder unterschiedlich umgesetzt werden. Die komplexeste Variante wäre eine echte Verknüpfung der Teilprojekte untereinander über fachliche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektaktivitäten. Das verlangt einen gewissen Projektplanungsaufwand sowie eine hohe Disziplin der Projektsteuerung und damit der Aktualisierung aller Planungen. Warum? Wenn ein Projektplan veraltete Termine aufweist, gibt er diese als Voraussetzungen an alle anderen weiter und beschädigt damit alle Pläne. Eine Kette ist bekanntlich nur so stark wie ihr schwächstes Glied.
Projektübergreifende Meilensteine definieren
Alternativ dazu können projektübergreifend Meilensteine definiert und Teilprojekte gegen geplant werden. Das verankert, bildlich gesprochen, die Kette mit Haken in der Felswand und erhöht den Halt. Reißt ein Kettenglied, bleibt der Rest der Kette stabil.
Wird das Reißen der Kette jedoch zu spät erkannt, so erfassen die notwendigen Anpassungen evtl. jedoch wieder alle Bereiche der Kette.
Für welche Variante man sich entscheidet, hängt nicht zuletzt von der Gesamtkomplexität und dem Projektthema ab. Gibt es genügend Zeitpuffer im Gesamtprojekt und wird das Gesamtprojekt oder das Programm monatlich oder gar quartalsweise gesteuert, so bietet sich letztere Variante an.
Bei zeitkritischen Projekten mit engen Steuerungszyklen, macht wahrscheinlich die integrierte Verknüpfung aller Teilprojekte über deren Aktivitäten mehr Sinn.
