So funktioniert die Projektsteuerung effektiv über den Fertigstellungsgrad

Kurzfassung: In diesem Text erfahrt ihr, wie ihr den Fertigstellungsgrad eures Projekts am besten erfasst und die Infos zur erfolgreichen Projektsteuerung nutzen könnt.

 Bei der Projektsteuerung geht es darum, Soll- und Ist-Zustand eures Projekts im Blick zu behalten. Was macht ein Projektsteuerer also? Er vergleicht die Daten und entscheidet, ob vom Plan abgewichen wurde – und wenn ja, ob Maßnahmen ergriffen werden müssen, damit der Projekterfolg nicht gefährdet wird.

Natürlich gilt hier: Je früher Abweichungen erkannt werden, desto erfolgreicher verläuft die Projektsteuerung.

Warum Projektsteuerung über den Erfolg entscheidet

 Deshalb sollte der Projektsteuerer regelmäßig vor dem Endzeitpunkt einzelner Aufgaben sicherstellen, dass der geplante Zeit- und Kostenaufwand mit der Realität übereinstimmt. Mit welchen Daten dieser Realitätsabgleich passiert, entscheidet das Projektmanagement. Wir wollen jetzt genauer darauf eingehen, wie dafür der Fertigstellungsgrades einzelner Aufgaben genutzt werden kann.

Wie der Name schon sagt, gibt der Fertigstellungsgrad an, zu wie viel Prozent ein Vorgang / eine Aufgabe fertiggestellt ist. In der Regel handelt es sich dabei um einen Schätzwert, der jeweils vom zuständigen Teammitglied angegeben wird.

Um immer mit aktuellen Daten zu arbeiten, empfiehlt es sich, dass der Projektsteuerer wöchentlichen bzw. im 14-Tages-Rhythmus den Fertigstellungsgrad aller laufenden Projekte von den Teammitgliedern erhält.

Zuverlässiger Datenabgleich – die Arbeitsgrundlage der Projektsteuerung

 Diese Informationen können in Meetings, aber auch in digitaler Form – per Mail oder über die Zeiterfassung übermittelt werden.

In der Regel werden die Fertigstellungsgrade parallel zur Zeiterfassung gepflegt, was für die Mitglieder des Projektteams einen minimalen Aufwand bedeutet. Alle Fertigstellungsgrade werden so zentral gesammelt und stehen dem Projektleiter unter anderem direkt im Projektplan oder im Statusbericht zur Verfügung.

Damit die Angaben zum Fertigstellungsgrad projektübergreifend möglichst vergleichbar ausfallen, sollte die Projektsteuerung Antwortmöglichkeiten vorgeben. Ein Beispielraster:

• 10% – Anfangszeitpunkt, die Projektinitiierung hat begonnen
• 25% – ein viertel der Arbeit ist bewältigt
• 50% – die Aufgabe ist zur Hälfte erfüllt
• 75% – der Großteil der Aufgabe ist erfüllt
• 90% – es fehlet nur noch der Feinschliff zur Fertigstellung
• 100% – Endzeitpunkt, die Aufgabe ist abgeschlossen

Mit einer simplen aber regelmäßigen Abfrage ermöglicht die Angabe des Fertigstellungsgrades der Projektsteuerung Aufgaben und deren Ist-Zustand gekonnt einzuschätzen.

Zur Absicherung sollte die rein zahlenbasierte Abfrage vom Projektsteuerer zusätzlich durch offene Fragen ergänzt werden. Schließlich sind es bei aller Professionalität immer noch Menschen mit ihrer eigenen subjektiven Sicht auf die Dinge, die die Angaben machen.

Die einfache Frage „Wie lange denkst Du, dass Du noch brauchst?“ vom Projektmanager an den Projektmitarbeiter gerichtet kann die prozentuale Fortschrittsangabe absichern –oder gegebenenfalls Probleme aufdecken, die im Antwortraster keinen Platz fanden.

Um ein möglichst umfassendes Leistungsbild zu erhalten, holen erfahrene Projektsteuerer in der Regel beide Angaben ein und bilden damit Ihre Einschätzung.

Was tun wenn’s brennt?

Ergibt sich aus der Abfrage, dass der Endzeitpunkt einer Aufgabe hinter dem geplanten Abschlusstermin liegt, hat die Projektsteuerung die Aufgabe, abzuwägen und wenn nötig Maßnahmen zu ergreifen.

Abweichungen vom geplanten Fertigstellungsgrad haben häufig zwei Ursachen, die unterschiedliche Gegenmaßnahmen erfordern: 

1. Der geplante Aufwand reicht nicht aus, da die Aufgabe komplexer ist als gedacht. In diesem Fall prüft der Projektsteuerer, inwiefern er die Projektmitarbeiter durch die Bereitstellung weiterer Ressourcen unterstützen kann und mit welchem realistischen Aufwand bis zur Fertigstellung gerechnet werden muss. Diese Information sollte im Plan aktualisiert und ihre Auswirkungen auf Endtermine geprüft werden.
2. Die geplante Kapazität wird nicht zur Verfügung gestellt. Das heißt, der Projektmitarbeiter ist in andere Projekte eingebunden und hat nicht genug Zeit, um die betroffene Aufgabe sorgfältig abzuschließen. Dieser Sachverhalt sollte im Statusreport noch einmal deutlich unterstrichen werden. Hier hilft nur eine Eskalation an das Ressourcenmanagement, das entscheidet, welches Projekt welche Priorität im Hinblick auf die Ressourcennutzen hat.

Bei der Frage, ob die Planwerte durch die Verzögerung korrigiert werden müssen, hat die Projektsteuerung die Aufgabe, abzuwägen, ob durch Pufferzeiten noch ein Ausgleich hergestellt werden kann. Diese Entscheidung hängt von mehreren Faktoren wie der Leistungseinschätzung des Projektmitarbeiters und der Frage ab, ob Pufferzeiten eingeplant waren. Somit muss sich der Projektsteuerer auf seine Einschätzung und Erfahrungswerte berufen und von Projekt zu Projekt individuell entscheiden.

Neben der Faktenlage zählen die Erfahrungwerte

 Entscheidet sich die Projektsteuerung für eine Anpassung, wird entweder der Arbeits- und damit der Projektzeitraum verlängert, oder es werden die fehlenden Ressourcen zur Verfügung gestellt, die eine Einhaltung des Plan-Termins ermöglichen.

In beiden Fällen verlängert sich also die Aktivität im Balkendiagramm, sodass nun die Aussage zum Fertigstellungsgrad zum aktuellen Tag passt. Damit ist der Plan wieder realistisch.

Um Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und die Gefahr der Ressourcenverschwendung oder gar eines missglückten Projekts zu verringern, bietet die Projektsteuerung anhand des Fertigstellungsgrades also gute Möglichkeiten, um den Verlauf des Projektes zu überwachen und den Projekterfolg zu sichern.