Projekte, Programme und Portfolio
Nicht selten vermutet man hinter Fachbegriffen eine hohe Komplexität, obwohl dort bei genauerer Betrachtung gar keine ist.
So verhält es sich auch mit den Begriffen Portfolio und Programm im Projektmanagement.
Der Begriff Programm an einem Beispiel erklärt:
Man stellt sich vor, ein sehr umfangreiches Projekt vor sich zu haben.
Das Projekt heißt „Haus und Garten verschönern“. Mit dem Projekt möchte man nach 2 Jahren fertig sein. Da die Anforderungen eine sehr hohe Planungskomplexität erfordern und einige Themen aus Ressourcengründen nicht sofort umgesetzt werden können, entschließt man sich, das Projekt in Einzelprojekte zu unterteilen. Jedes Einzelprojekt erhält dann wiederum einen Projektleiter.
- Das Projekt „Wohnzimmer verschönern“
- Das Projekt „Pool bauen“
- Das Projekt „Vitrine befestigen“.
Diese besitzen unterschiedliche Anforderungen und damit unterschiedliche Ziele auf der Projektebene. Indirekt unterliegen Sie aber dem Oberziel „Haus und Garten verschönern“.
Das nennt man ein Programm mit drei Projekten.
Die Projekte werden prinzipiell autark gesteuert, unterliegen aber zusätzlich der übergeordneten Koordinationsinstanz – also dem Programmmanagement.
Das Programmmanagement hat das Programmziel im Auge und muss nun darauf achten, dass die Projekte bei der Planung und Umsetzung diese auch berücksichtigen und nicht beschädigen.
Durch die gleiche Ressourcennutzung oder einer fachlichen Abhängigkeit zwischen den Projekten kann eine Koordination notwendig sein. Die Projekte sollten zeitlich abgestimmt sein.
Ein Programm legt ein übergeordnetes Ziel fest und initiiert die Projekte, die so zu koordinieren sind, dass ein Oberziel erreicht wird.
Der Programm-Manager ist damit eine Art Hauptprojektleiter über alle Projekte des Programmes. Einerseits muss er die Projekte inhaltlich koordinieren, andererseits schaut er auf Kennzahlen und Reports aus den Einzelprojekten.
Zusammengefasst bündelt ein Programm alle Projekte mit der thematischen Ausrichtung auf ein Ziel. Der Projektmanager kümmert sich um die einzelnen Projektziele und der Programmmanager sorgt dafür, dass in der Kombination aller Einzelziele das Gesamt-Programmziel erreicht wird und zwar in der vorgegebenen Zeit und dem veranschlagten Kostenrahmen.
Was ist nun ein Portfolio?
Der Portfoliogedanke lässt sich am ehesten mit unterschiedlichen Sichten auf ein und dieselbe Sache umschreiben.
Wenn man sich beispielsweise ein neues Auto kaufen möchte, weil das alte im letzten Urlaub kaputtgegangen ist und man seine Frau und Kinder in den Auswahlprozess mit einbezieht, ergeben sich zwangsläufig sehr unterschiedliche Betrachtungsschwerpunkte.
Evtl. besteht Interesse an technologischen Features wie der Bordcomputer und natürlich Leistungsthemen wie Motor, Beschleunigung und Fahrassistenten. Die Frau interessiert sich eher für die optischen Themen, wie Farbe, Sitze, Komfort- und Sicherheitsthemen wie Airbag und Ladevolumen. Die Portfolios (also die Sichten) können sich dabei auch überlappen.
Das Panoramaschiebedach ist beispielsweise für beide interessant. Beim Mann aus der technologischen Sicht und bei der Frau aus der optischen Betrachtung.
Hier sind also die Erkenntnisse in Bezug auf Portfolio und Programm zusammengefasst:
Projektprogramm:
Möchte man Projekte bündeln, die alle zusammen auf ein Gesamtziel hinarbeiten, verwendet man dafür ein Programm. Der Programm-Manager überwacht das Voranschreiten aller dem Programm zugeordneten Projekte und achtet auf inhaltliche Abstimmungen der Projekte untereinander.
Ist das Gesamtziel erreicht und alle Projekte abgeschlossen, wird das Programm beendet.
Projektportfolio:
Möchte man allerdings einen Überwachungsschwerpunkt auf Projekte einer bestimmten Kategorie legen, ordnet man diese einem Portfolio zu. Das Portfolio hat keinen Endtermin. Es ist vielmehr der Behälter, in den man relevante Projekte hineinpackt. In ein Portfolio kommen immer wieder neue Projekte dazu oder es fallen Projekte heraus.
Bei unterschiedlichen Schwerpunkten, kann man einfach mehrere Portfolios bilden. Die Projekte innerhalb eines Portfolios besitzen nicht unbedingt einen inhaltlichen Zusammenhang.
Es kann auch sein, dass ein und dasselbe Projekt in unterschiedlichen Portfolio auftaucht, weil es mehreren Überwachungskriterien entspricht.
Der Portfolio-Manager überwacht nun wiederum die ihm zugewiesenen Projekte aus der Vogelperspektive. Damit achtet er oder sie darauf, dass alle Projekte mit ausreichend Projektressourcen und Budget versehen werden und dass die inhaltliche Entwicklung nach Projektplan verläuft.
