Die Frage aller Fragen: Was ist ein Projekt?
Kurzgefasst: In diesem Beitrag erfahrt ihr, welche Merkmale ein Projekt ausmachen und ab wann es sich tatsächlich lohnt, ein Projektmanagement aufzustellen.
Gerade hier bei uns in Berlin fällt auf: Fast jeder erzählt, auf seine Arbeit angesprochen, von einem spannenden Projekt, das er gerade abwickelt. Der Begriff wird im allgemeinen Sprachgebrauch als Synonym für eine neue, meist spannende Aufgabe verwendet. In der Praxis ist es aber enorm wichtig, die tatsächliche Definition des Begriffs „Projekt“ zu kennen: Hiervon hängt die Entscheidung ab, ob alle Maßnahmen zur Planung, Umsetzung und Messung eines erfolgreichen Projekts bei einer neuen Aufgabe greifen oder nicht.
Projektmanagement funktioniert nur, wenn auch ein Projekt vorliegt
Fangen wir mit der hochoffiziellen Projekt-Definition gemäß DIN 69901 an. Ihr müsst sie als Projektbeteiligte nicht auswendig können, solltet sie aber zumindest einmal gehört haben. Demnach ist ein Projekt ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit aber auch Konstante der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“
Ergänzend dazu ein Zitat von Alfred Blazek, der mit seinem Buch „Projekt-Controlling“ von 1983 eine wichtige Grundlage für unsere heutige Arbeit im Projekt geschaffen hat. Er bezeichnet ein Projekt als eine „sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe, die interdisziplinär angegangen wird.“
Und damit haben wir die wichtigsten Kriterien, die ein Projekt ausmachen, auch schon auf einen Blick:
- Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, h. sobald sich eine Aufgabe regelmäßig wiederholt und die gleichen Personen involviert sind, wisst ihr, dass ihr es nicht mit einem Projekt zu tun habt. Häufig handelt es sich dabei auch um eine neuartige Problemstellung, die eine neuartige und/oder innovative Lösung erfordert. Daraus ergibt sich auch schon das zweite Kriterium:
- Bei einem Projekt handelt es sich um ein komplexes Aufgabenkonstrukt, dessen Lösung im Projektverlauf erarbeitet wird. Viele neue Aufgaben, Zuständigkeiten und Fragestellungen, die zu Beginn der Projektplanung umrissen werden, sind nicht zu 100 Prozent in Stein gemeißelt. Deshalb ist es bei einem Projekt so wichtig, ein Projektmanagement einzusetzen. Der Projektmanager beobachtet unter anderem den Fortschritt und den Verbrauch von Ressourcen und greift bei unvorhergesehenen Entwicklungen gekonnt ein.
- Ein Projekt läuft unter konkreten Vorgaben, die einzuhalten sind. Häufig bedingen diese Vorgaben einander, was sehr anschaulich im sogenannten „Magischen Dreieck“ dargestellt wird. Die drei Vorgaben „Ziel“, „Zeit“ und „Aufwand“ geben demnach den Rahmen eines Projektes vor. Es lassen sich nie alle drei Vorgaben komplett ausreizen: Wenn beispielsweise das Ziel in möglichst kurzer Zeit erreicht werden soll, leidet in der Regel die Qualität unter dieser Arbeitsweise. Deshalb ist es in meistens das Ziel, das Projekt ausgeglichen in der Mitte des magischen Dreiecks zu platzieren. Wenn das nicht möglich ist, sollte man sich zumindest der Auswirkungen bewusst sein, die eine Abweichung von diesem Prinzip mit sich bringt.
- Zuletzt bringt jedes Projekt eine spezifische Organisation mit sich, die sich von den gemeingültigen Organisationslinien unterscheidet. Teams werden projektspezifisch zusammengestellt, es werden projektspezifische Aufgaben verteilt, die unter Umständen nur in diesem Projektrahmen in dieser Form umgesetzt werden. Diese Teams arbeiten interdisziplinär zusammen, sodass jeder Projektbeteiligte seine ganz spezifische Kompetenz ins Projekt einbringt und in Zusammenarbeit mit anderen Experten ein konkretes Projektziel verfolgt.
Sind diese Kriterien erfüllt, lohnt es sich, ein Projektmanagement aufzustellen. Wie ihr am besten während der Planung, Umsetzung und im Nachgang bei der Messung vorgeht, um euer Projekt erfolgreich durchzuführen, erfahrt ihr in den Beiträgen unserer Rubrik PM-Wissen.
