Mehr Erfolg mit Projektmanagement: Definition, Prozess, Methoden & Tipps

 

Inhaltsverzeichnis

1. Projekt und Projektmanagement: Die Definition

2. Die Vorteile von Projektmanagement

3. Welche Phasen gibt es im Projektmanagement-Prozess?
   INFO: Das „Magische Dreieck“ im Projektmanagement – was ist das?

4. Wie erstelle ich einen Projektplan?

5. Welche Projektmanagement-Methoden gibt es?

6. Wie formuliere ich Projektziele? Praktische Tipps

7. Wie messe ich den Fortschritt und die Leistung in Projekten?

8. Wie schließe ich ein Projekt ab?

9. Typische Rollen im Projektmanagement

10. Typische Aufgaben im Projektmanagement
    TIPP: Nutze Visualisierungsmethoden

11. Erfolgsfaktoren von Projektmanagement

12. Wie gehe ich mit Projektänderungen und Risiken um?

13. Typische Fallstricke im Projektmanagement und wie Du sie vermeidest

14. Wie unterscheiden sich Multiprojektmanagement und Einzelprojektmanagement?

15. Was ist Portfoliomanagement?

16. Was ist Ressourcenmanagement?

17. Vorteile von Projektmanagement-Tools

18. Wie werde ich Projektmanager und welche Fähigkeiten sind wichtig?
    INFO: Weshalb Zertifizierung im Projektmanagement? Welche Standards gibt es?

19. Woher stammt Projektmanagement?

20. Und nun: Viel Erfolg!

    GLOSSAR: Häufige Begriffe im Projektmanagement von A-Z

     

1. Projekt und Projektmanagement: Die Definition

Hand aufs Herz: Kannst Du aus dem Stand beantworten, was Projekt bzw. Projektmanagement bedeutet? Diese Definitionen schaffen Klarheit:

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, das darauf abzielt, innerhalb einer festgelegten Zeitspanne und oft mit begrenzten Ressourcen spezifische Ziele zu erreichen. Es zeichnet sich durch klare Anfangs- und Endpunkte, definierte Ziele und spezielle Anforderungen aus, die es von routinemäßigen, operativen Tätigkeiten unterscheiden.

Projektmanagement hat den Zweck, Projekte von Anfang bis Ende zu planen, durchzuführen und zu steuern. Es umfasst die Organisation und Koordination von Ressourcen, Zeit und Budget, um spezifische Ziele innerhalb festgelegter Fristen zu erreichen. Projektmanagement ist der Schlüssel, um Ideen effektiv in die Realität umzusetzen und dabei Übersicht sowie Kontrolle zu bewahren.

 

2. Die Vorteile von Projektmanagement

Warum solltest Du Dich überhaupt mit Projektmanagement beschäftigen? Ganz einfach: Es macht Dich effektiver und Deine Projekte erfolgreicher. Durch strukturiertes Projektmanagement kannst Du klare Ziele setzen und den besten Weg zu ihrer Erreichung planen. Das Ergebnis? Du sparst Zeit und Geld, minimierst Risiken und maximierst die Qualität Deiner Arbeit.

Ein weiterer großer Vorteil ist die verbesserte Kommunikation. Projektmanagement fördert den Austausch zwischen allen Beteiligten und sorgt dafür, dass jeder auf dem gleichen Stand ist. Das wirkt sich positiv auf die Teamdynamik aus und kann die Arbeitsmoral deutlich steigern.

Außerdem ermöglicht Dir gutes Projektmanagement, auf Veränderungen und unvorhergesehene Herausforderungen schnell zu reagieren. Du bleibst flexibel und anpassungsfähig, was in der heutigen, schnelllebigen Welt ein unschätzbarer Vorteil ist.

 

3. Welche Phasen gibt es im Projektmanagement-Prozess?

Jedes Projekt, egal wie groß oder klein, durchläuft verschiedene Phasen, die zusammen den Projektmanagement-Prozess bilden. Diese Struktur hilft dabei, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die Projektziele erreicht werden. Hier sind die grundlegenden Phasen:

Initiierung:
In dieser Anfangsphase wird das Projekt offiziell gestartet. Hier werden die grundlegenden Ziele, der Umfang und die Relevanz des Projekts definiert. Stakeholder werden identifiziert und die Machbarkeit wird oft durch eine Machbarkeitsstudie oder eine erste Projektbewertung geprüft.

Planung:
Dies ist eine der kritischsten Phasen im Projektmanagement. In dieser Phase werden detaillierte Pläne erstellt, die beschreiben, wie die Projektziele erreicht werden sollen. Dies umfasst die Erstellung von Zeitplänen, Budgets, Ressourcenplänen, Risikomanagementplänen und Kommunikationsplänen.

Ausführung:
In der Ausführungsphase wird der festgelegte Projektplan umgesetzt. Ressourcen werden zugewiesen, Aufgaben werden ausgeführt und das Projektteam arbeitet an der Erreichung der Projektziele. Während dieser Phase ist aktives Management und eine regelmäßige Überwachung des Fortschritts entscheidend.

Überwachung und Steuerung:
Diese Phase läuft oft parallel zur Ausführungsphase. Sie umfasst die kontinuierliche Überwachung des Projektstatus zur Einhaltung von Zeitplänen, Budgets und Umfang. Es werden Korrekturmaßnahmen ergriffen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Zu den Aktivitäten gehören auch Qualitätsmanagement und Stakeholder-Kommunikation.

Abschluss:
In der Abschlussphase wird das Projekt formal beendet. Die abschließenden Lieferungen werden an den Kunden oder Sponsor übergeben und es erfolgt eine Endabrechnung. Oft wird eine post-mortem Bewertung durchgeführt, um Erkenntnisse zu sammeln, die bei zukünftigen Projekten helfen können. Dokumentationen werden finalisiert und alle Projektressourcen werden freigegeben.

Diese Phasen bilden das Rückgrat eines gut strukturierten Projektmanagements und ermöglichen eine systematische Herangehensweise an komplexe Aufgaben und Herausforderungen.

Lies hier mehr zum Projektmanagementprozess!

 

Das „Magische Dreieck“ im Projektmanagement – was ist das? Das magische Dreieck beschreibt die Wechselwirkung zwischen den drei Schlüsselkomponenten eines Projekts: Zeit, Kosten und Qualität. Jede Änderung in einem dieser Aspekte wirkt sich unmittelbar auf die anderen beiden aus. In der Praxis bedeutet dies, dass Projektmanagerinnen und Projektmanager ständig abwägen müssen, wie sie Ressourcen einsetzen, um das optimale Gleichgewicht zu halten. So kann zum Beispiel eine Beschleunigung des Zeitplans höhere Kosten verursachen oder die Qualität beeinträchtigen. Dieses Konzept hilft dabei, Entscheidungen zu treffen, die den Projektzielen am besten dienen und realistische Erwartungen zu. Lies hier mehr über das Magische Dreieck!

 

4. Wie erstelle ich einen Projektplan?

Ein effektiver Projektplan ist das Herzstück jedes erfolgreichen Projekts. Er bietet eine detaillierte Roadmap, die dir zeigt, wie Du von A nach B kommst. Er hilft Dir dabei, das Projekt zielgerichtet und im Zeitrahmen zu steuern. Hier sind die Schritte, die Du beim Erstellen eines Projektplans beachten solltest:

• I - Projektziele definieren:
  Beginne mit einer klaren Definition dessen, was das Projekt erreichen soll. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein (SMART-Kriterien).
• II - Aufgaben identifizieren:
  Zerlege die Projektziele in kleinere, handhabbare Aufgaben. Überlege, welche Schritte unternommen werden müssen, um jedes Ziel zu erreichen.
• III - Aufgaben organisieren:
  Ordne die Aufgaben in einer logischen Reihenfolge an. Berücksichtige dabei die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Manche Aufgaben können nicht beginnen, bevor andere abgeschlossen sind.
• IV - Ressourcen zuordnen:
  Bestimme, welche Ressourcen (Mitarbeiter, Technologie, Budget) für jede Aufgabe benötigt werden. Weise diese Ressourcen den Aufgaben zu und stelle sicher, dass sie zum benötigten Zeitpunkt verfügbar sind.
• V - Zeitplan erstellen:
  Lege fest, wann jede Aufgabe beginnen und enden soll. Verwende Tools wie Gantt-Diagramme, um eine visuelle Darstellung des Zeitplans zu erstellen. Wichtig ist, dass die Darstellung leicht zu verstehen und zu verfolgen ist.
• VI - Risiken bewerten:
  Identifiziere potenzielle Risiken, die den Projektplan beeinträchtigen könnten. Entwickle Strategien zur Risikominderung bzw. Risikovermeidung.

Lies hier mehr über Projektplanung!

 

• VII - Kommunikationsplan festlegen: 
  Definiere, wie und wann Du Updates innerhalb des Teams und an Stakeholder kommunizierst. Ein klarer Kommunikationsplan stellt sicher, dass alle Beteiligten informiert und engagiert bleiben.
• VIII - Überprüfung und Anpassung:
  Ein Projektplan ist kein statisches Dokument. Er muss regelmäßig überprüft und angepasst werden, um auf Veränderungen oder unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
• Durch das sorgfältige Befolgen dieser Schritte kannst Du einen umfassenden und realistischen Projektplan erstellen, der als Grundlage für die erfolgreiche Durchführung des Projekts dient. Dieser Prozess mag zunächst aufwendig erscheinen, aber eine gründliche Planung zu Beginn wird viel Zeit und Ressourcen im weiteren Verlauf des Projekts sparen.

  

5. Welche Projektmanagement-Methoden gibt es?

Wenn Du Dir diese Frage stellst, wird Dir diese Übersicht helfen.

Agiles Projektmanagement (Scrum/Kanban) 

Vorteile:
Agiles Projektmanagement passt sich flexibel an sich verändernde Projektbedingungen an und fördert durch kurze Iterationen und ständiges Feedback eine kontinuierliche Verbesserung. 

Nachteile:
Diese Flexibilität kann zu Zielunsicherheiten führen und verlangt ein hohes Maß an Engagement und Selbstorganisation von den Teammitgliedern.

 

Lies hier mehr zum Projektmanagementprozess!

Wasserfallmethode

Vorteile:
Sehr strukturierte Vorgehensweise; ideal für Projekte mit klaren, unveränderlichen Anforderungen. Erleichtert Planung und Fortschrittskontrolle durch sequenzielle Phasen. 

Nachteile:
Geringe Flexibilität; Änderungen sind meist kostenintensiv und schwer zu implementieren.

 

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)

Vorteile:
Bietet einen strukturierten Ansatz mit klar definierten Rollen und Prozessen; ideal für größere, vorhersagbare Projekte. 

Nachteile:
Kann als bürokratisch und unflexibel wahrgenommen werden, was schnelle Anpassungen erschwert. 

Kritischer Pfad

Vorteile:
Hilft bei der Identifizierung der längsten, zeitkritischen Aufgabenfolge, was eine optimierte Ressourcenplanung ermöglicht. 

Nachteile:
Kann starr sein und ist weniger geeignet für Projekte, bei denen Flexibilität erforderlich ist.

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Vorteile:
Bietet eine detaillierte Visualisierung der Projektablaufzeiten; ideal für komplexe Projekte mit vielen unsicheren Aufgaben. 

Nachteile:
Die Genauigkeit der Zeitabschätzungen kann eine Herausforderung sein und erfordert sorgfältige Analyse.

Projektstrukturplanung

Vorteile:
Ermöglicht eine klare Strukturierung und Visualisierung aller Projektaufgaben, was eine effiziente Ressourcenverteilung unterstützt. 

Nachteile:
Die Erstellung eines detaillierten Plans kann zeitaufwändig sein und verzögert möglicherweise den Projektstart.

 

Lies hier mehr zur Projektstrukturplanung!

 

Netzplantechnik

Vorteile:
Diese Technik zeigt alle Aufgabenverbindungen auf und hilft bei der Optimierung des zeitlichen Projektablaufs. 

Nachteile:
Kann bei großen Projekten mit vielen Abhängigkeiten schnell unübersichtlich werden.

 

Lies hier mehr zum Projektablaufplan!

 

Meilensteintrendanalyse

Vorteile:
Bietet eine visuelle Darstellung des Fortschritts im Vergleich zu den Projektzielen und ermöglicht frühzeitige Anpassungen. 

Nachteile:
Kann dazu führen, dass das Team sich zu stark auf das Erreichen der Meilensteine konzentriert und laufende Aufgaben vernachlässigt.

Wähle eine Methode, die am besten zu den Anforderungen und Rahmenbedingungen Deines Projekts passt.

Lies hier mehr zur Meilensteintrendanalyse!

 

6. Wie formuliere ich Projektziele? Praktische Tipps:

Das Formulieren von klaren und effektiven Projektzielen ist entscheidend für den Erfolg Deines Projekts. Hier sind einige Tipps, wie Du Ziele setzen kannst, die sowohl inspirierend als auch erreichbar sind:

• Spezifisch: Deine Ziele sollten konkret und deutlich formuliert sein. Vermeide allgemeine Beschreibungen und sei so präzise wie möglich.
• Messbar: Stelle sicher, dass jedes Ziel quantifizierbare Metriken enthält, anhand derer Du den Fortschritt messen kannst. Das könnte etwas so Einfaches sein wie die Anzahl der abzuschließenden Module oder spezifische Leistungsindikatoren.

• Erreichbar: Deine Ziele sollten herausfordernd, aber realistisch sein. Überlege, ob Du die Ressourcen, Zeit und das Know-how hast, um das Ziel zu erreichen.
• Relevant: Jedes Ziel sollte eng mit den übergeordneten Zielen Deines Unternehmens oder Deiner Organisation verknüpft sein. Es sollte einen klaren Zweck geben, warum dieses Ziel erreicht werden muss.
• Zeitgebunden: Gib jedem Ziel einen klaren Zeitrahmen. Ohne eine Deadline könnte das Ziel leicht in Vergessenheit geraten oder endlos verzögert werden. 
  
  

Lies hier mehr zu Zielen!

 

7. Wie messe ich den Fortschritt und die Leistung in Projekten?

Das Messen von Fortschritt und Leistung in Projekten ist essenziell, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und die gesetzten Ziele erreicht werden. Hier sind effektive Methoden, um den Überblick zu behalten:

• Fortschrittsberichte:
  Regelmäßige Updates von Teammitgliedern geben einen Überblick darüber, was bereits erreicht wurde und was noch aussteht.
• Meilensteinüberprüfungen:
  Setze klare Meilensteine im Projektplan und überprüfe bei Erreichen jedes Meilensteins den Status des Projekts. Dies hilft, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.

• Leistungskennzahlen (KPIs):
  Definiere spezifische Kennzahlen, die relevante Aspekte des Projekts quantifizieren – z.B. Budgetauslastung, Qualität der Arbeitsergebnisse oder Einhaltung von Zeitplänen.
• Earned Value Management (EVM):
  Diese Technik kombiniert Kosten, Zeitplan und Umfang, um den aktuellen Projektstatus im Vergleich zur Planung zu bewerten und Trends zu prognostizieren.
  
  

Lies hier mehr zu Fortschritt in Projekten!

 

8. Wie schließe ich ein Projekt ab?

Der Abschluss eines Projekts ist ebenso wichtig wie dessen Planung und Durchführung. Hier sind die Schritte, die Du beachten solltest, um ein Projekt ordnungsgemäß abzuschließen:

• Abschlussbericht:
  Erstelle einen detaillierten Bericht, der die Ergebnisse des Projekts zusammenfasst einschließlich der erreichten Ziele und der genutzten Ressourcen.
• Endabnahme:
  Sichere die formelle Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber oder die Stakeholder. Dies bestätigt, dass das Projekt die geforderten Spezifikationen und Erwartungen erfüllt hat.
• Nachbesprechung:
  Führe eine Nachbesprechung mit dem Projektteam durch. Diskutiert, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Diese „Lessons Learned“ sind wertvoll für zukünftige Projekte.
• Dokumentation:
  Stelle sicher, dass alle Projektdokumentationen vollständig sind – inklusive der Verträge, der Berichte und administrativer Unterlagen.
• Ressourcenfreigabe:
  Gib alle Projektressourcen, einschließlich Personal und Materialien, frei und stelle sicher, dass alles ordnungsgemäß zurückgegeben oder archiviert wird.

Indem Du diese Schritte sorgfältig durchführst, kannst Du ein Projekt effizient und erfolgreich abschließen. Die Beteiligten werden das positiv registrieren, so dass Du eine gute Ausgangsbasis für weitere Projekte hast.

Lies hier mehr zum Projektabschluss!

 

9. Typische Rollen im Projektmanagement

Im Projektmanagement gibt es verschiedene Rollen, die für den Erfolg eines Projekts entscheidend sind. Jede Rolle bringt spezifische Verantwortlichkeiten mit sich, die darauf abzielen, das Projekt effizient und effektiv zu steuern. Hier sind einige der Schlüsselrollen:

Projektmanager & Projektmanagerinnen:
Der Projektmanager ist das Herzstück des Projektteams. Er oder sie ist verantwortlich für die Planung, Durchführung und den Abschluss des Projekts. Zu den Hauptaufgaben gehören die Koordination der Teammitglieder, das Management der Ressourcen und sicherzustellen, dass das Projekt die gesetzten Ziele erreicht.

Stakeholder:
Stakeholder sind Personen oder Organisationen, die ein Interesse am Projekt haben oder von dessen Ausgang betroffen sind. Ihre Anforderungen und Erwartungen müssen sorgfältig gemanagt werden, um Unterstützung und Zufriedenheit zu gewährleisten.

Teammitglieder:
Die Teammitglieder sind diejenigen, die die eigentliche Arbeit im Projekt verrichten. Sie bringen ihre spezifischen Fähigkeiten und ihr Wissen ein, um die zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen.

Sponsor:
Der Sponsor ist oft eine Führungskraft, die das Projekt finanziert und unterstützt. Er oder sie spielt eine entscheidende Rolle bei der strategischen Ausrichtung des Projekts und bei der Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen.

Qualitätssicherung:
Diese Rolle ist verantwortlich für die Überwachung und Sicherstellung der Qualität der Projektoutputs. Dies umfasst das Testen von Produkten oder Dienstleistungen und die Gewährleistung, dass sie den festgelegten Standards entsprechen.

Ressourcenmanager:
Der Ressourcenmanager hilft dabei, die erforderlichen materiellen und personellen Ressourcen zu planen und zu verwalten. Diese Rolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.

Kommunikationsmanager:
Diese Rolle sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten und Stakeholder regelmäßig und effektiv informiert werden. Eine klare und offene Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und fördert eine positive Arbeitsatmosphäre.

Jede dieser Rollen trägt auf ihre Weise dazu bei, die vielfältigen Aspekte eines Projekts zu managen. Durch das klare Verständnis dieser Rollen und ihre effektive Umsetzung kann ein Projektteam zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen und das Projekt erfolgreich abzuschließen.

 

Lies hier mehr zu Stakeholdern im Projekt!

 

10. Typische Aufgaben im Projektmanagement

Jeder Bereich des Projektmanagements spielt eine spezifische Rolle bei der Erreichung der Projektziele. Hier ein Überblick über die wesentlichen Teilbereiche und ihre Aufgaben:

Integrationsmanagement
Das Integrationsmanagement sorgt dafür, dass alle Projektaspekte effektiv koordiniert werden. Es umfasst die Abstimmung von Prozessen, die Einhaltung des Projektumfangs und die Lösung von Konflikten zwischen unterschiedlichen Projektteilen.

Umfangsmanagement 
Das Umfangsmanagement definiert und kontrolliert, was in das Projekt einbezogen wird und was nicht. Es stellt sicher, dass alle erforderlichen Arbeiten ausgeführt und unnötige Änderungen vermieden werden.

Zeitmanagement
Zeitmanagement befasst sich mit der Planung und Kontrolle der Zeitrahmen für die Projektaktivitäten. Ziel ist es, das Projekt pünktlich abzuschließen, indem Fristen gesetzt und eingehalten werden.

Kostenmanagement 
Kostenmanagement umfasst die Schätzung, Zuteilung und Kontrolle der Projektkosten, um das Budget einzuhalten. Es hilft Dir, finanzielle Ressourcen effizient zu nutzen und zu vermeiden, dass das Budget gesprengt wird.

Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagement sichert die Qualität der Projektoutputs. Es beinhaltet die Definition von Qualitätsstandards und die Implementierung von Prozessen zur Erfüllung dieser Standards.

Personalmanagement
Personalmanagement im Projektmanagement befasst sich mit der effektiven Nutzung der menschlichen Ressourcen. Es umfasst die Zuordnung der richtigen Personen zu den richtigen Aufgaben und die Förderung der Teamarbeit.

Kommunikationsmanagement
Kommunikationsmanagement gewährleistet, dass Informationen zeitgerecht und klar an alle Beteiligten kommuniziert werden. Es ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer guten Zusammenarbeit und für die Vermeidung von Missverständnissen.

Risikomanagement 
Risikomanagement beinhaltet die Identifikation, Analyse und Reaktion auf Projektrisiken. Es zielt darauf ab, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Strategien zu entwickeln, um diese zu mindern bzw. zu vermeiden.

Beschaffungsmanagement
Beschaffungsmanagement steuert den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen, die für die Realisierung des Projekts benötigt werden. Es stellt sicher, dass die Beschaffung effizient erfolgt und die Lieferungen den Projektanforderungen entsprechen.

Jeder dieser Bereiche trägt dazu bei, dass das Projekt als Ganzes reibungslos funktioniert und die gesetzten Ziele erreicht werden können.

Lies hier mehr zu Aufgaben im Projekt!

 

11. TIPP: Nutze Visualisierungsmethoden

Visualisierungen im Projektmanagement helfen Dir, komplexe Informationen übersichtlich und verständlich darzustellen. So verbesserst Du die Kommunikation innerhalb des Teams und mit Stakeholdern. Visualisierungen ermöglichen es Dir, den Fortschritt, die Ressourcenverteilung und potenzielle Problembereiche schnell zu erfassen. Hier sind einige der gängigsten Visualisierungsmethoden:

Gantt-Diagramm:
Ein Gantt-Diagramm stellt die Zeitplanung für die verschiedenen Aufgaben eines Projekts dar. Jede Aufgabe wird als Balken visualisiert, dessen Länge den Zeitraum von Beginn bis Ende darstellt. Dies erleichtert die Sicht auf Überlappungen, Abhängigkeiten und den Fortschritt einzelner Aufgaben.

Lies hier mehr zum Gantt-Diagramm!

 

Kanban-Board:
Ein Kanban-Board ist eine agile Visualisierungsmethode, die Aufgaben in verschiedenen Phasen ihrer Erledigung zeigt (z.B. noch zu tun, in Arbeit, erledigt). Es fördert die Transparenz des Arbeitsflusses und hilft, Engpässe im Prozess schnell zu identifizieren.

Erfahre mehr zum Kanbanboard!

 

Pareto-Diagramm:
Das Pareto-Diagramm wird verwendet, um die Ursachen von Problemen zu identifizieren und zu priorisieren. Es zeigt häufig die kritischsten Faktoren, also die 20 Prozent, die 80 Prozent der Probleme verursachen. Es liefert Dir eine gute Entscheidungsgrundlage.

PERT-Diagramm:
Das PERT (Program Evaluation and Review Technique) Diagramm ist nützlich für die Planung und Koordination von Aufgaben, die zeitlich schwer vorherzusagen sind. Es stellt Aufgaben als Knotenpunkte und deren Abhängigkeiten als Pfeile dar. Das hilft Dir, den kritischen Pfad des Projekts zu identifizieren.

Mindmaps:
Mindmaps helfen Dir bei der Ideenfindung und der Strukturierung von Gedanken zu Projektaspekten. Sie sind besonders nützlich in den frühen Phasen der Projektplanung und bei Brainstorming-Sitzungen.

Dashboards:
Dashboards bieten eine Echtzeitansicht verschiedener Projektparameter wie Budgetausnutzung, Fortschritt nach Phasen oder Ressourcennutzung. Sie sind hilfreich, um den Überblick über den aktuellen Status eines Projekts zu behalten und schnell auf Änderungen reagieren zu können.

Swimlane-Diagramme: 
Swimlane-Diagramme sind eine Form von Flussdiagrammen, die es Dir ermöglichen, Prozesse über verschiedene Abteilungen oder Teams hinweg darzustellen. Sie zeigen, wer für welche Aufgaben in einem Prozess verantwortlich ist und wie die Aufgaben durch die Organisation fließen.

Durch den Einsatz dieser Visualisierungsmethoden können Projektmanager und Teams Daten effizient analysieren und kommunizieren. So erhöhst Du die Wahrscheinlichkeit, Projekte erfolgreich und effizient abzuschließen.

 

12. Erfolgsfaktoren von Projektmanagement

Ein erfolgreiches Projektmanagement hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ihre Beachtung wird maßgeblich dazu beitragen, Projekte effizient und erfolgreich abzuschließen. Hier haben wir einige der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Dich gelistet:

Klare Zieldefinition:
Eindeutig definierte Ziele sind die Grundlage für jedes Projekt. Sie geben die Richtung vor und helfen allen Beteiligten, sich auf das Endergebnis zu konzentrieren. Klare Ziele ermöglichen Dir auch die Messung des Projekterfolgs.

Engagierte Projektteammitglieder:
Motivierte und qualifizierte Teammitglieder sind entscheidend für den Erfolg Deines Projekts. Engagement führt zu höherer Produktivität und besserer Qualität der Arbeitsergebnisse.

Effektives Stakeholder-Management:
Die regelmäßige Kommunikation mit Stakeholdern trägt dazu bei, Unterstützung zu sichern und Überraschungen im Projektverlauf zu minimieren. Berücksichtige ihre Erwartungen und gehe darauf ein.

Strukturierte Planung:
Eine detaillierte und realistische Planung ist unerlässlich. Sie umfasst Zeitmanagement, Ressourcenzuweisung und Risikomanagement. All das hilft Dir, Überschreitungen von Zeit und Budget zu vermeiden.

Agiles Anpassungsvermögen:
Die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, ist besonders in dynamischen Projektumfeldern wichtig. Agile Methoden können hier besonders vorteilhaft sein.

Regelmäßiges Monitoring und Controlling:
Die fortlaufende Überwachung des Projektfortschritts ermöglicht es, frühzeitig Probleme zu identifizieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Dies sichert die Einhaltung von Zeitplänen und Budgets.

Effiziente Kommunikation: 
Klare und offene Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit externen Stakeholdern ist essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden und die Teamarbeit zu fördern.

Qualitätskontrolle:
Regelmäßige Qualitätssicherungen bzw. Qualitätsprüfungen stellen sicher, dass der Projektoutput den Anforderungen entspricht. Dies ist enscheidend für die Kundenzufriedenheit und die Akzeptanz des Endprodukts.

Nachhaltiges Ressourcenmanagement:
Die effektive Nutzung verfügbarer Ressourcen – einschließlich Menschen, Technologie und Material – optimiert die Projektkosten und steigert die Effizienz.

Risikomanagement:
Risiken systematisch zu identifizieren, zu bewerten und schlussendlich zu bewältigen schützt Dein Projekt vor unvorhersehbaren Herausforderungen. Potenzielle Schäden werden minimiert.

Indem Du diese Erfolgsfaktoren in Dein Projektmanagement einbeziehst, erhöhst Du die Chancen deutlich, Deine Projekte erfolgreich abzuschließen und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

 

13. Wie gehe ich mit Projektänderungen und Risiken um?

Projekte sind dynamisch. Änderungen und Risiken sind deshalb unvermeidlich. Ein effektiver Umgang damit ist entscheidend für den Projekterfolg. Hier sind bewährte Strategien, um mit Änderungen und Risiken umzugehen:

Proaktives Änderungsmanagement:
Implementiere ein klar definiertes Änderungsmanagement-Verfahren, das festlegt, wie Änderungen erfasst, bewertet und genehmigt werden. Dies stellt sicher, dass Änderungen kontrolliert und ihre Auswirkungen auf das Projekt sorgfältig geprüft werden.

Kommunikation und Transparenz:
Informiere alle Stakeholder umgehend über Änderungen. Eine offene Kommunikation fördert das Verständnis und die Akzeptanz von notwendigen Anpassungen im Projektverlauf.

Flexible Planung:
Halte deinen Projektplan flexibel genug, um auf unerwartete Ereignisse reagieren zu können. Agile Methoden können dabei helfen, schneller und effizienter auf Änderungen zu reagieren.

Risikoidentifikation und -analyse:
Identifiziere Risiken frühzeitig durch Brainstorming-Sitzungen, SWOT-Analysen oder Risikobewertungstools. Verstehe die Ursachen und potenziellen Auswirkungen jedes Risikos.

Risikominderungspläne:
Entwickle Strategien zur Risikominderung, die präventive Maßnahmen und Notfallpläne umfassen. Dies hilft, die Auswirkungen von Risiken zu minimieren, sollte eines eintreten.

Regelmäßige Überprüfung:
Überwache Risiken und die Wirksamkeit der Minderungsmaßnahmen kontinuierlich. Passe Deine Strategien an, wenn sich das Projektumfeld oder die Risikolandschaft ändert.

Durch die Kombination dieser Ansätze kannst Du sicherstellen, dass Dein Projekt auch in einem sich schnell verändernden Umfeld erfolgreich bleibt.

Lies hier mehr zu Risiken im Projekt!

 

14. Typische Fallstricke im Projektmanagement und wie Du sie vermeidest

Projektmanagement ist eine komplexe Disziplin und birgt viele potenzielle Fallstricke. Hier haben wir einige der häufigsten Probleme gelistet, auf die Projektmanager stoßen – und Strategien, mit deren Hilfe Du sie vermeiden kannst:

Unzureichende Zielklärung:
Stelle sicher, dass die Projektziele klar, spezifisch sowie von allen Stakeholdern verstanden und akzeptiert sind. Verwende die SMART-Kriterien zur Zielsetzung.

Mangelnde Stakeholder-Einbindung:
Identifiziere alle Stakeholder frühzeitig und stelle sicher, dass ihre Bedürfnisse und Erwartungen regelmäßig abgefragt und berücksichtigt werden.

Unterschätzung von Ressourcenbedarf:
Plane sorgfältig und realistisch. Berücksichtige historische Daten und Expertenmeinungen, um Deinen Ressourcenbedarf genau zu schätzen.

Fehlende Flexibilität:
Sorge für Flexibilität im Prozess, damit Du auf unerwartete Änderungen und Herausforderungen reagieren kannst. Agile Methoden können hier unterstützend wirken.

Schwache Kommunikation: 
Entwickle einen Kommunikationsplan, der regelmäßige Updates und Feedbackschleifen umfasst. So stellst Du sicher, dass alle Beteiligten informiert und eingebunden sind.

Ineffizientes Risikomanagement:
Implementiere ein proaktives Risikomanagement, das regelmäßige Risikobewertungen und -überwachungen beinhaltet. Entwickle Strategien zur Risikominderung und Notfallpläne.

Überlastung des Teams:
Achte auf die Arbeitsbelastung und das Wohlbefinden Deines Teams. Gleichmäßige Arbeitsverteilung und realistische Zeitpläne können Überarbeitung verhindern.

Fehlerhafte Datenverwendung:
Nutze Projektdaten effektiv und stelle sicher, dass Entscheidungen auf der Grundlage von genauen und aktuellen Informationen getroffen werden.

Nicht berücksichtigte Projektabschlussphase: 
Plane den Projektabschluss sorgfältig. Stelle sicher, dass alles vollständig dokumentiert wurde und alle Ergebnisse offiziell abgenommen sind.

Indem Du solche typischen Fallstricke erkennst und entsprechende Maßnahmen ergreifst, wirst Du die Erfolgswahrscheinlichkeit Deiner Projekte erheblich steigern. Gleichzeitig verbesserst Du die Zufriedenheit Deiner Teammitglieder und Stakeholder.

 

15. Wie unterscheiden sich Multiprojektmanagement und Einzelprojektmanagement?

 

Multiprojektmanagement und Einzelprojektmanagement sind zwei Ansätze, die sich in ihrem Umfang und ihrer Komplexität unterscheiden.Beim Einzelprojektmanagement liegt der Fokus auf der Planung, Durchführung und Kontrolle eines einzelnen Projekts. Es geht darum, spezifische Ziele innerhalb festgelegter Zeit- und Budgetgrenzen zu erreichen. Die Herausforderung besteht darin, alle Ressourcen und Prozesse zu koordinieren, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Lies hier mehr zum MPM!

Im Gegensatz dazu bezieht sich das Multiprojektmanagement auf die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte, die oft miteinander verbunden sind und um dieselben Ressourcen konkurrieren. Hier liegt die Herausforderung in der Priorisierung und Zuweisung von Ressourcen sowie in der Konfliktlösung zwischen den Projekten. Multiprojektmanagement erfordert eine übergreifende, strategische Perspektive, um sicherzustellen, dass sämtliche Projekte auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind und Synergien effektiv genutzt werden.

 

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16. Was ist Portfoliomanagement?

Portfoliomanagement im Kontext des Projektmanagements bezieht sich auf das zentrale Management einer Sammlung von Projekten oder Programmen, die zur Erreichung strategischer Geschäftsziele beitragen.

Diese Projekte können in ihrer Art, Größe und Bedeutung variieren, müssen jedoch alle zur Gesamtstrategie des Unternehmens beitragen.

Der Hauptzweck des Portfoliomanagements besteht darin, die richtige Mischung und das Timing von Projekten sicherzustellen, um den größtmöglichen Wert für das Unternehmen zu erzielen. Es umfasst die Bewertung potenzieller Projekte, die Auswahl und Priorisierung von Projekten basierend auf ihrer Ausrichtung an den Unternehmenszielen, die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung des Portfolios, um Leistung und strategische Ausrichtung zu gewährleisten. Portfoliomanagement hilft Unternehmen, ihre Projekte so zu organisieren, dass Risiken minimiert, Ressourcen optimiert und die Gesamtleistung maximiert wird. 

 

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17. Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement befasst sich mit der Planung, Zuweisung und Steuerung der Ressourcen, die Du für die Durchführung Deiner Projekte benötigst. Ressourcen können Mitarbeiter, Kapital, Ausrüstung oder Technologie sein.
Effektives Ressourcenmanagement stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, um Deine Projektziele effizient zu erreichen. Es umfasst die Identifikation von Ressourcenanforderungen, die Erstellung eines Ressourcenplans, die kontinuierliche Überwachung der Ressourcennutzung und die Anpassung der Zuweisungen (basierend auf Projektfortschritt und -änderungen). Gutes Ressourcenmanagement hilft, Überbuchungen zu vermeiden, Kosten zu senken und die Produktivität zu maximieren. Es gewährleistet, dass Ressourcen optimal genutzt werden.

 

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18. Vorteile von Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools sind unverzichtbare Helfer. Diese IT-Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Komplexität Deiner Projekte zu managen und die Effektivität von Projektteams zu steigern.

Ein großer Vorteil dieser Tools ist die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Plattformen ermöglichen es den Teammitgliedern, in Echtzeit zu kommunizieren, Dokumente zu teilen und den Projektstatus zu aktualisieren, wodurch Missverständnisse minimiert und die Produktivität gesteigert wird.

Darüber hinaus bieten Projektmanagement-Tools umfassende Überwachungs- und Berichtsfunktionen. Projektmanager können den Fortschritt überwachen, Ressourcen effizient zuweisen und Leistung analysieren. Visuelle Dashboards und automatisierte Berichte erleichtern die Darstellung komplexer Daten und unterstützen die Entscheidungsfindung.

Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Planungsfähigkeit. Diese Tools bieten Funktionen wie Gantt-Diagramme und Zeitpläne, die es Euch ermöglichen, Projekte präzise zu planen und Termine effektiv zu verwalten. 

 Schließlich erleichtern Projektmanagement-Tools durch Automatisierung vieler Routineaufgaben die Verwaltung von Deadlines, Budgets und Compliance-Anforderungen. Die Effizienz wird gesteigert und Fehler werden reduziert.

Insgesamt verbessern Projektmanagement-Tools die Transparenz, Effizienz und Kontrolle Deiner Projekte. Sie sind eine wertvolle Unterstützung für jedes Projektteam.

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19. Wie werde ich Projektmanager und welche Fähigkeiten sind wichtig?

Der Weg zum Projektmanager kann über verschiedene Bildungs- und Karrierewege führen. Häufig starten Projektmanager ihre Karriere in einem spezifischen Fachgebiet und erlangen mit der Zeit durch praktische Erfahrungen die notwendigen Fähigkeiten und das Wissen, um in Projektmanagementpositionen aufzusteigen.

Formale Bildung wie ein Studium in Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen oder ein spezifischer Projektmanagement-Abschluss kann hilfreich sein, ebenso wie professionelle Zertifizierungen durch anerkannte Organisationen wie PMI (Project Management Institute) oder IPMA (International Project Management Association).

Ein erfolgreicher Projektmanager zu sein, erfordert eine Reihe von Schlüsselfähigkeiten:

Führungsqualitäten:
Die Fähigkeit, ein Team zu führen und zu motivieren, ist entscheidend. Ein guter Projektmanager inspiriert sein Team und fördert eine positive Arbeitsumgebung.

Kommunikationsfähigkeit:
Klare mündliche und schriftliche Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Zweck ist, dass alle Teammitglieder und Stakeholder auf dem gleichen Stand sind.

Organisatorische Fähigkeiten:
Effizientes Zeit- und Ressourcenmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Ein Projektmanager muss in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen.

Analytisches Denken:
Die Fähigkeit, Probleme schnell zu identifizieren und effektive Lösungen zu entwickeln, ist unerlässlich. Analytisches Denken hilft auch bei der Entscheidungsfindung.

Verhandlungsgeschick:
Oft muss ein Projektmanager mit Lieferanten, Kunden und anderen Stakeholdern verhandeln, um die Projektziele zu erreichen.

 

Weshalb Zertifizierung im Projektmanagement? Welche Standards gibt es? Zertifizierungen im Projektmanagement belegen nicht nur Fachkenntnisse und praktische Fähigkeiten von Projektmanagerinnen und Projektmanagern, sondern unterstützen auch deren berufliche Entwicklung. Sie stärken außerdem das Vertrauen von Arbeitgebenden sowie Stakeholdern. Sie signalisieren die konsequente Einhaltung international anerkannter Projektmanagement-Standards. Zertifizierung nach DIN 69901: Dies ist eine in Deutschland entwickelte Normenreihe, die sich speziell mit Projektmanagement befasst. Sie bietet Richtlinien und Begriffsdefinitionen, die helfen, Projekte effizient und standardisiert zu managen. Im DACH-Raum sind folgende Zertifizierungen und Standards relativ populär: PMP® (Project Management Professional): Herausgegeben vom PMI (Project Management Institute), basiert diese Zertifizierung auf dem PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge), welcher als umfassender Standard für Projektmanagement-Praktiken weltweit dient. IPMA (International Project Management Association): Die IPMA bietet Zertifizierungen auf vier Ebenen (Level A bis D), basierend auf der Individual Competence Baseline (ICB). Diese Zertifizierungen messen Kompetenzen in technischen, kontextuellen und verhaltensbezogenen Bereichen und sind in Europa weit verbreitet. PRINCE2® (Projects in Controlled Environments): Ursprünglich in Großbritannien entwickelt, ist PRINCE2 eine prozessorientierte Methode, die im Projektmanagement für klar definierte Phasen und Prozesse steht. Die Zertifizierungen umfassen die Stufen Foundation und Practitioner. Diese Zertifizierungen und Normen werden von den entsprechenden Organisationen verwaltet, die nicht nur für die regelmäßige Aktualisierung der Inhalte, sondern auch für die Qualitätssicherung der Zertifizierungsprozesse verantwortlich sind. Durch diese Standards wird sichergestellt, dass Projektmanager auf dem neuesten Stand der besten Praktiken und Methodologien sind, was zu einer effektiveren Projektumsetzung und verbesserten Projektergebnissen führt.

 

20. Woher stammt Projektmanagement?

Projektmanagement, wie wir es heute kennen, hat seine Wurzeln in verschiedenen historischen Entwicklungen, die bis ins frühe 20. Jahrhundert zurückreichen. Ursprünglich wurden sie aus dem Bedarf heraus entwickelt, komplexe industrielle und militärische Projekte effizient zu managen. Ingenieure und Bauherren begannen deshalb, systematische Planungs- und Kontrolltechniken einzuführen.

In den 1950er Jahren wurden dann zwei wichtige Methoden entwickelt, die die Projektmanagement-Praxis stark beeinflussten: Das PERT-Diagramm, entwickelt von der US Navy für das Polaris-Raketenprojekt, und die kritische Pfadmethode (CPM), die von DuPont für das Management von Pflanzenwartungsprojekten entwickelt wurde. Diese Werkzeuge halfen, Zeitpläne zu optimieren und Ressourcen effizient zuzuweisen.

Mit dem Aufkommen des Computers und der fortschreitenden Digitalisierung in den folgenden Jahrzehnten wurden Projektmanagement-Techniken weiter verfeinert und automatisiert.

Heute umfasst das Projektmanagement eine Vielzahl von Ansätzen wie Agile, Lean und Six Sigma, die auf unterschiedliche Branchen und Projektsituationen zugeschnitten sind. Diese Entwicklungen haben das Projektmanagement weltweit zu einem unverzichtbaren Bestandteil in Organisationen gemacht.

21. Und nun: Viel Erfolg!

Nachdem wir die verschiedenen Aspekte und Facetten des Projektmanagements durchleuchtet haben – von den Grundlagen und Methoden bis hin zu spezifischen Techniken und Herausforderungen – ist klar, dass effektives Projektmanagement nicht nur Deine Projekte zum Erfolg führt, sondern auch entscheidend zu Deiner beruflichen und persönlichen Entwicklung beitragen kann.

Projektmanagement bietet Dir die Werkzeuge, um Ziele zu setzen, Ressourcen effizient zu nutzen und Ergebnisse zu maximieren. Egal ob Du gerade am Anfang Deiner Karriere stehst oder ein erfahrener Profi bist: Die kontinuierliche Verbesserung Deiner Projektmanagement-Fähigkeiten wird Dir helfen, herausfordernde Projekte erfolgreich zu meistern und Deine Arbeitsweise zu optimieren.

Möchtest Du in das Projektmanagement einsteigen? Beginne einfach mit dem Grundlegenden: Definiere ein kleines, überschaubares Projekt, setze klare, messbare Ziele und wende grundlegende Planungswerkzeuge an. Nutze Ressourcen wie dieses Glossar, um Fachbegriffe zu verstehen und wende bewährte Praktiken an, die Du hier gelernt hast. Mit jedem Schritt wirst Du sicherer und erfahrener werden – der Schlüssel liegt im Tun!

 

GLOSSAR: Häufige Begriffe im Projektmanagement von A-Z

Rund ums Thema Projektmanagement tauchen sehr viele Fachbegriffe auf. Hier haben wir Dir ein Glossar häufiger Begriffe zusammengestellt. Es ist alphabetisch sortiert und wird Dir helfen, die Fachsprache besser zu verstehen:

Agiles Projektmanagement:
Eine Methode, die auf flexibler Planung, fortlaufender Verbesserung und schneller Anpassung an Veränderungen basiert.

Baseline:
Die genehmigte Version eines Plans, der die Basis für Änderungen und Fortschrittsmessung bildet.

Change Management:
Prozess zur Steuerung und Verwaltung aller Änderungen in einem Projekt.

Deliverable:
Ein konkretes oder abstraktes Ergebnis, das während des Projekts produziert wird.

Earned Value Management (EVM):
Eine Technik zur Messung der Projektperformance und des Fortschritts in Bezug auf den Projektplan.

Gantt-Diagramm:
Ein visuelles Hilfsmittel zur Darstellung des Projektzeitplans, das Start- und Enddaten sowie die Dauer der Projektaktivitäten zeigt.

Kanban:
Eine agile Methodik, die den Fokus auf kontinuierliche Lieferung und das effiziente Management von Arbeitslasten legt, unter Verwendung eines visuellen Boards.

Kick-off-Meeting:
Ein initiales Meeting, das zu Beginn eines Projekts stattfindet, um Ziele, Pläne und Rollen zu klären.

Lean:
Ein Ansatz im Projektmanagement, der darauf abzielt, Verschwendung zu minimieren und die Effizienz zu maximieren. Lean-Prinzipien fokussieren sich auf die Wertsteigerung für den Kunden durch ständige Verbesserungen und die Eliminierung von Aktivitäten, die keinen Wert hinzufügen.

Meilenstein:
Ein wichtiger Zwischenpunkt in einem Projekt, der ein bedeutendes Ereignis oder den Abschluss einer kritischen Phase darstellt.

Pareto-Diagramm:
Ein Werkzeug, das hilft, die Ursachen von Problemen zu identifizieren und zu priorisieren.

PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique):
Eine Methode zur Analyse der Aufgaben, die zur Fertigstellung eines Projekts erforderlich sind, unter besonderer Berücksichtigung der Zeit.

Portfolio:
Bezieht sich auf die Gesamtheit aller Projekte und Programme, die von einer Organisation durchgeführt werden, mit dem Ziel, die strategischen Geschäftsziele zu unterstützen.

Projektcharter:
Ein Dokument, das die formalen Parameter umreißt, unter denen das Projekt läuft, einschließlich Ziele, Umfang, Beteiligte und Autorisierungen.

Ressource:
Bezieht sich auf alle verfügbaren Mittel, die zur Durchführung eines Projekts benötigt werden – einschließlich Personal, Technologien, Finanzen und Informationen.

Risikomanagement:
Der Prozess der Identifikation, Analyse und Reaktion auf Projektrisiken.

Scrum:
Eine agile Projektmanagementmethode, die regelmäßige Sprints und tägliche Stand-up-Meetings nutzt, um die Teamarbeit und schnelle Anpassungen zu fördern.

Six Sigma:
Eine methodische Strategie, die auf Daten und statistischen Analysen basiert, um fast fehlerfreie Ergebnisse zu erzielen. Im Projektmanagement wird Six Sigma verwendet, um Prozesse zu optimieren, die Varianz zu reduzieren und die Qualität der Projektergebnisse zu verbessern.

SMART:
Ein Akronym für specific, measurable, achievable, relevant, time-bound (also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden). Es wird zum Formulieren klarer Projektziele verwendet.

Scope Creep:
Die unkontrollierte Erweiterung des Projektumfangs ohne entsprechende Anpassungen an Zeit, Kosten oder Ressourcen.

Stakeholder:
Alle Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben oder durch dessen Ergebnis beeinflusst werden.

Wasserfallmethode:
Ein sequentieller Projektmanagementansatz, bei dem der Fortschritt als fließender Wasserfall betrachtet wird, der durch die Phasen fließt.

Work Breakdown Structure (WBS):
Eine hierarchische Aufschlüsselung der Arbeit, die in einem Projekt durchgeführt werden muss – organisiert in überschaubare Abschnitte.

Zertifizierung:
Eine formale Anerkennung von Projektmanagementkenntnissen, die durch eine Prüfung und/oder Erfahrung nachgewiesen wurden.