SWOT Analyse erstellen: Anleitung, Beispiele & praktische Tipps

Konkrete Beispiele veranschaulichen jeden Schritt. Praktische Tipps helfen Dir zusätzlich, Zeit zu sparen und typische Fehler zu vermeiden. Leinen los!

Inhaltsverzeichnis 

1. SWOT-Analyse einfach erklärt
2. Wann ist eine SWOT-Analyse sinnvoll – wann nicht?
3. Anleitung: SWOT-Analyse erstellen + praktisches Beispiel
4. SWOT-Analyse erledigt: Wie geht es weiter?
5. Praktische Tipps, um typische Fehler bei der SWOT-Analyse zu vermeiden
6. Per SWOT-Analyse auf Erfolgskurs segeln
   
   
   

SWOT-Analyse einfach erklärt

Die SWOT-Analyse bietet Dir eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen in Projekten oder im Unternehmensumfeld. So können Stärken ausgebaut, Schwächen ausgeglichen, Chancen genutzt und Risiken reduziert werden. Sie hilft Dir, interne und externe Faktoren klar zu identifizieren, die den Erfolg Deines Vorhabens beeinflussen.

Du kannst eine SWOT-Analyse alleine recht schnell und gezielt durchführen. Noch besser ist es jedoch, einen Mix aus Eigenanalyse und Team-Input zu nutzen, um verschiedene Perspektiven und Ideen zu berücksichtigen. So erhältst Du eine fundiertere Entscheidungsgrundlage und stellst sicher, dass Maßnahmen leichter akzeptiert werden.

Die 4 Kategorien der SWOT-Analyse mit Beispielen:

Du fokussierst Dich nacheinander auf die vier Kategorien – vermischt also nichts und stellst sicher, sämtliche Aspekte und Perspektiven zu berücksichtigen.

Anschließende Kombination der 4 Kategorien:

Indem Du die erkannten Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken kombinierst, werden Zusammenhänge transparent.

Das Spannende daran: Externe Faktoren lassen sich zwar nicht direkt beeinflussen. Du kannst Dich allerdings mit Deinen internen Stärken und Schwächen darauf einstellen. So liefert Dir die Kombination externer und interner Faktoren die Basis für die SWOT-Analyse. Du kannst strategische Entscheidungen fundiert treffen und Maßnahmen ableiten.

Wann ist eine SWOT-Analyse sinnvoll – wann nicht?

Immer dann, wenn es um strategische Entscheidungen – um Ideen und Lösungsansätze für die Zukunft – ist die SWOT-Analyse eine prima Grundlage. SWOT ist besonders in Planungsphasen sinnvoll, um Stärken und Chancen von Anfang an zu nutzen sowie Schwächen und Risiken frühzeitig zu berücksichtigen.

Doch auch im laufenden Geschäft bietet es sich an, SWOT-Analysen durchzuführen. Vorteil ist, dass Du eine gut nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage schaffst – für Dich selbst und um Stakeholder zu überzeugen. Wichtig ist jedoch, dass der Zweck der Analyse vorher klar ist.

Ein paar Beispiele:

• Prozesse verbessern
  Ineffiziente Abläufe kosten Nerven, Zeit und Geld. Mithilfe einer SWOT-Analyse kannst Du sie identifizieren und objektiv präsentieren. SWOT-Analysen sind beispielsweise eine gute Basis, um Digitalisierungsprojekte voranzutreiben.
• Strategie neu ausrichten
  Wenn sich Rahmenbedingungen ändern, müssen Unternehmen so früh wie möglich darauf reagieren – logisch. SWOT-Analysen sind häufig die Basis angepasster Vertriebs- oder Recruiting-Strategien.
• Positionierung schärfen
  Eine SWOT-Analyse kann Dir auch helfen, Deinen Nutzen auf den Punkt zu bringen – die Basis Deiner Kommunikations-Strategie. Was kannst Du gut? Was davon ist heute und in absehbarer Zukunft gefragt? Und worauf solltest Du keine Energie verschwenden, weil Du zum Beispiel wenig Erfahrung besitzt oder neue Technologien Dein Produkt ablösen?

Dafür eignen sich SWOT-Analysen nicht:

SWOT-Analysen werden oft missverstanden und mit falschen Erwartungen verknüpft. Wenn Du eine detaillierte Wettbewerbsanalyse brauchst, reicht SWOT alleine nicht aus – sie ist nicht tief genug, um Wettbewerber im Detail zu bewerten.

Auch bei einer umfassenden Risikoanalyse stößt SWOT an ihre Grenzen, da sie Risiken nur oberflächlich erfasst. Häufig wird sie auch mit einer Marktprognose verwechselt, ist dafür aber nicht wirklich geeignet. SWOT gibt Dir eine Momentaufnahme, aber keine detaillierten Vorhersagen über zukünftige Markttrends oder Entwicklungen.

Trotz dieser Grenzen ist die SWOT-Analyse ein wertvolles und einfaches Tool, um schnell Klarheit über die wichtigsten internen Stärken und Schwächen sowie externen Chancen und Risiken zu gewinnen – eine ideale Grundlage, um Lösungen zu entwickeln und strategische Weichen zu stellen. Probiere es einfach mal aus! Im nächsten Kapitel liefern wir Dir eine genaue Anleitung.

Anleitung: SWOT-Analyse erstellen + praktisches Beispiel

Um eine SWOT-Analyse erfolgreich durchzuführen, gehst Du systematisch vor – von der Informationsrecherche bis zur Ableitung von Handlungsempfehlungen. Mit dieser Anleitung stellst Du sicher, dass Du alle wichtigen Aspekte berücksichtigst.

Zunächst findest Du hier alle Schritte. Anschließend folgt ein praktisches Beispiel.

Schritt 1: Informationsrecherche – Die Grundlage schaffen

Die Informationsrecherche ist der erste und wichtigste Schritt bei der Erstellung einer SWOT-Analyse. Um brauchbare Ergebnisse zu erhalten, musst Du zunächst relevanten Daten sammeln.

Interne Informationen:
Hier schaust Du Dir an, welche Stärken und Schwächen Dein Projekt oder Unternehmen intern aufweist. Dies können personelle Ressourcen, finanzielle Mittel, technologische Ausstattung oder organisatorische Strukturen sein.

Gute Fragen:

• Stärken:
  Was macht Dein Projekt oder Unternehmen besonders stark? Kannst Du etwas besser als Dein Wettbewerb? Was läuft richtig super? Woran liegt das?
• Schwächen:
  Was läuft nicht optimal? Was fällt Euch schwer? Woran liegt das? Gibt es interne Probleme, die Dein Vorhaben beeinträchtigen? Fehlen wichtige Ressourcen im Bereich Personal, Know-how, Technik oder Budget?

Externe Informationen:
Jetzt checkst Du das Umfeld, in dem sich Dein Projekt befindet. Welche Chancen und Risiken ergeben sich durch den Markt, den Wettbewerb, durch technischen Fortschritt?

Gute Fragen:

• Chancen:
  Welcher Wind weht günstig? Welche gesellschaftlichen oder technologischen Entwicklungen könnten Dein Projekt voranbringen? Gibt es neue Märkte, in die Du einsteigen kannst? Für wen ist Dein Produkt zukünftig unverzichtbar?
• Risiken:
  Gibt es wirtschaftliche oder politische Unsicherheiten, die Dein Projekt gefährden könnten? Bereiten Dir neue Gesetze oder Verordnungen Schwierigkeiten? Wie stark und aggressiv ist Dein Wettbewerb?

Schritt 2: Die SWOT-Matrix erstellen

Nachdem Du alle relevanten Informationen gesammelt hast, geht es darum, sie in die vier Felder der SWOT-Matrix aus Kapitel 1 einzuordnen. Zur Erinnerung:

Durch diese klare Aufteilung erhältst Du eine übersichtliche Darstellung erfolgsentscheidender Faktoren. Du siehst auf einen Blick, wo Du gut aufgestellt bist und wo Handlungsbedarf besteht.

Welche Form Du dafür wählst, hängt von Deinem Zweck und der Situation ab. Erfolgt die Analyse im Rahmen eines Präsenz-Workshops? Dann machen natürlich Moderationskarten, Pinnwände und (interaktive) Whiteboards Sinn.

Erfolgt der Workshop z.B. per Teams-Meeting, kannst Du Microsoft Whiteboard, Miro oder ähnliche Tools gut einsetzen.

Bereitest Du eine Präsentation vor, wirst Du wahrscheinlich Powerpoint oder Keynote dafür nutzen. Oder möchtest Du für Dich persönlich Klarheit gewinnen? Dann reichen handschriftliche oder digitale Notizen völlig aus.

Schritt 3: Verbindungen zwischen den Faktoren herstellen: Was willst Du tun?

In diesem Schritt geht es darum, strategische Optionen zu entwickeln. Dein Fokus liegt hier darauf, was Du erreichen willst – noch nicht, wie Du das tust. Das folgt erst im nächsten Schritt.

Du überlegst nun, wie Du interne Stärken nutzen und Schwächen überwinden kannst, um auf externe Chancen zu reagieren und Risiken zu minimieren:

Durch diese klare Aufteilung erhältst Du eine übersichtliche Darstellung erfolgsentscheidender Faktoren. Du siehst auf einen Blick, wo Du gut aufgestellt bist und wo Handlungsbedarf besteht.

Schritt 4: Handlungsempfehlungen ableiten: Wie willst Du es tun?

Hast Du Deine „Marschrichtung“ definiert, geht es darum, operative Maßnahmen abzuleiten. Stelle Dir diese Fragen:

• AUSBAU: Wie kannst Du Stärken praktisch einsetzen, um von Chancen zu profitieren?
• AUFHOLEN: Was unternimmst Du konkret, um Schwächen zu minimieren?
• ABSICHERN: Wie genau setzt Du Stärken ein, um Risiken abzuwehren?
• VERMEIDEN: Was tust Du konkret dafür, um risikobehaftete Schwächen zu beheben?

Praktisches Beispiel einer SWOT-Analyse:

Du bist Inhaber eines traditionsreichen Handwerksbetriebs in einer deutschen Kleinstadt. Du suchst händeringend Verstärkung, denn in den nächsten drei Jahren wird die Mehrheit Deiner Monteure in Rente gehen. Du selbst bist Anfang 40, hast den Betrieb erst kürzlich von Deinen Eltern übernommen und möchtest auch in Zukunft erfolgreich sein.

Um Ideen und strategische Optionen zu entwickeln, lässt Du Dich beraten. Der Berater führt mit Dir und einigen Teammitgliedern eine SWOT-Analyse durch.

Ihr habt Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken identifiziert und in die Matrix übertragen:

Im nächsten Schritt stellt Ihr erst die Verbindungen her und leitet dann die Maßnahmen ab – zum Beispiel diese:

Und jetzt? Die eigentliche SWOT-Analyse ist erledigt. Konkrete Maßnahmen sind definiert. Lies weiter, wie Du sicherstellst, dass Deinen Plänen auch Taten folgen.

SWOT-Analyse erledigt: Wie geht es weiter?

Der erste Schritt ist, klare Ziele zu definieren. Diese sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert (SMART) sein. Die Ziele geben Dir eine klare Richtung und machen den Erfolg Deiner Maßnahmen messbar.

Anschließend priorisierst Du die identifizierten Maßnahmen. Überlege, welche den größten Einfluss auf den Erfolg haben, welche schnell umgesetzt werden können und welche Ressourcen sie benötigen.

Danach folgt die Ressourcenplanung. Stelle sicher, dass das notwendige Budget, Personal und die technischen Mittel verfügbar sind. Außerdem solltest Du klare Verantwortlichkeiten verteilen, damit jeder weiß, wer für welche Maßnahme zuständig ist.

Nun erstellst Du einen Plan für die Umsetzung. Dieser Plan legt fest, welche Maßnahmen wann von wem umgesetzt werden, welche Meilensteine es gibt und wie Du die Fortschritte überwachst bzw. misst.
Denke auch daran, dass Deine SWOT-Analyse ein dynamisches Werkzeug ist. Passe sie an, wenn es neue Entwicklungen gibt oder Erfolge ausbleiben.

Praktische Tipps, um typische Fehler bei der SWOT-Analyse zu vermeiden

Ungenaue Ergebnisse führen zu ineffektiven Entscheidungen. In diesem Kapitel erfährst Du, wo Stolperfallen beim Erstellen einer SWOT-Analyse lauern, damit Du sie vermeiden kannst.

• Formuliere so konkret wie möglich
  Vage SWOTs wie „schlechtes Marketing“ liefern Dir zu wenig Ansatzpunkte für konkrete Maßnahmen. Was ist konkret das Problem? Wo genau fehlt Know-how, Personal oder Budget? Je konkreter Du werden kannst, desto aussagekräftiger wird Deine Matrix.
  
  
• Externer Faktoren recherchieren
  Interne Stärken und Schwächen stehen oft im Vordergrund – logisch, weil wir sie in der Regel gut kennen. Stecke aber auch Energie in die Fakten zu externen Faktoren. Schau Dir zum Beispiel aktuelle Statistiken, relevante Fachbeiträge, Ergebnisse aus Deiner Marktforschung und dergleichen an. Auch Google Trends kann sich eignen, um aktuelle Entwicklungen und öffentliche Interessen frühzeitig zu erkennen. So stellst Du sicher, dass Deine Analyse auf Fakten basiert statt auf Vermutungen und Meinungen.

• Auf 3 bis 5 Punkte je Kategorie konzentrieren
  Zu Beginn ist es okay, so viele Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken wie möglich zu benennen – einfach den Kopf frei schreiben. Vorteil ist, dass Du nicht nur an die eh bekannten und naheliegenden Punkte denkst. Anschließend geht’s ans Priorisieren: Konzentriere Dich auf die strategisch relevantesten Punkte, um Dich nicht zu verzetteln.
  
  
• Aspekte gewichten
  Achte auch darauf, dass die verbleibenden Punkte je Kategorie unterschiedlich gewertet werden. Bewährt haben sich strategische Relevanz und Dringlichkeit.
  
  
• Interner und externe Faktoren klar abgrenzen
  Ein typischer Fehler ist, internen Schwächen (z.B. unbesetzte Stellen) und externen Risiken (z.B. Fachkräftemangel) zu verwechseln. Jede Antwort muss klar einer Kategorie zugeordnet werden.
  
  
• Vielfältige Perspektiven nutzen
  Führt Ihr die SWOT-Analyse im Team durch, achte darauf, dass die Gruppe mehrere Sichtweisen und Ideen einbringt. Das fördert Objektivität und Akzeptanz. Üblich sind Teilnehmende verschiedener Abteilung. Wertvoll sind aber auch unterschiedliche Hierarchiestufen und Erfahrungslevel.
  
  
• Workshops moderieren lassen
  Neutrale und erfahrene Moderatorinnen und Moderatoren sorgen dafür, die SWOT-Analyse effektiv zu gestalten. So meidest Du ergebnislose Diskussionen.

Per SWOT-Analyse auf Erfolgskurs segeln

Die SWOT-Analyse ist dein Kompass: Sie weist Dir den Weg, um strategische Ziele zu erreichen – also konkrete Maßnahmen. Ausgangspunkt sind Deine internen Stärken und Schwächen sowie externe Chancen und Risiken. Indem Du sie systematisch verbindest und die richtigen Fragen stellst, siehst Du klar: Wo steckt Wachstumspotenzial? Wie schöpfst Du es aus? Was kann Dir gefährlich werden? Und wie vermeidest Du das am besten?

Du weißt jetzt, wie Du Schritt für Schritt eine SWOT-Analyse erstellst und kennst typische Stolperfallen, um sie zu vermeiden. Praktische Beispiele und viele Tipps sorgen dafür, dass Du die Theorie direkt in die Tat umsetzen kannst.

Kurz: Eine SWOT-Analyse ist ein unkomplizierter, aber effektiver Weg, um anzufangen und Veränderungen anzupacken. Dieser Artikel war Dein erster Schritt. Welche Chancen wirst Du nutzen? Viel Erfolg dabei!