Getting Things Done-Methode (GTD): Anleitung & Tipps für weniger Stress

Die Methode ist so erfolgreich, weil sie Deine Aufgaben aus Deinem Kopf in ein verlässliches System überträgt.

Dein Gehirn muss sich nicht ständig an alles erinnern, was noch zu tun ist. Du kannst Dich einfach auf die Arbeit konzentrieren. Das reduziert Stress und steigert Deine mentale Leistungsfähigkeit.

In diesem Artikel erfährst Du, wie GTD Dir hilft, effizienter und entspannter zu arbeiten.

Inhaltsverzeichnis:

1. Getting-Things-Done: Mehr als eine To-Do-Liste
2. Wie funktioniert Getting-Things-Done? Workflow in 5 Schritten
3. Tipps, wie Du Getting-Things-Done in Deinen Alltag integrierst
4. Getting-Things-Done: Vorteile & Nachteile auf einen Blick
5. Checkliste: Ist GTD die richtige Methode für Dich?
6. Profitipps für Fortgeschrittene
7. Weniger Stress ist machbar – mit GTD!

Getting-Things-Done: Mehr als eine To-Do-Liste

Die GTD-Methode ist mehr als nur eine To-Do-Liste. Sie ist ein System, das Dir hilft, Deine Aufgaben zuverlässig und effizient zu erledigen. Während eine einfache To-Do-Liste Aufgaben nur auflistet, bietet GTD einen strukturierten Ansatz, um Aufgaben zu erfassen, zu kategorisieren und priorisiert abzuarbeiten. Dadurch behältst Du die Kontrolle über Deinen Tag und nutzt Deine Zeit optimal.

Der Unterschied auf einen Blick + praktische Beispiele:

Wie funktioniert Getting-Things-Done? Workflow in 5 Schritten

Die Getting-Things-Done-Methode basiert auf einem klar strukturierten Workflow, der Dir dabei hilft, Deine Aufgaben effizient zu organisieren und stressfrei zu erledigen. Der erste Schritt in diesem Prozess tut richtig gut. Es geht darum, alles, was Dich beschäftigt, aufzunehmen.

Schritt 1 – SAMMELN: Kopf frei machen und ab in den Eingangskorb

Der erste Schritt der GTD-Methode wird oft als Mind Sweep bezeichnet. Dabei geht es darum, alle Aufgaben, Ideen und Dinge, die Dir im Kopf herumschwirren, zu erfassen und in einem sogenannten Eingangskorb zu sammeln.

So geht’s:
Unser Alltag ist oft von vielen Aufgaben und Gedanken geprägt, die unsere Aufmerksamkeit beanspruchen und uns stressen können. Der erste Schritt der GTD-Methode zielt darauf ab, den Kopf von all diesen Dingen zu befreien. Dazu sammelst Du alles, was dich beschäftigt – berufliche Aufgaben, private Verpflichtungen oder spontane Einfälle – an einem Ort, dem sogenannten Eingangskorb. Es geht dabei nicht darum, die Aufgaben sofort zu erledigen, sondern sie aus Deinem Kopf herauszubekommen. So schaffst Du Platz für Klarheit und Fokus.

Beispiele für den Eingangskorb:

• Berufliche Aufgaben wie „Präsentation vorbereiten“ oder „Meeting planen“
• Private Dinge wie „Einkaufsliste schreiben“ oder „Arzttermin vereinbaren“
• Ideen wie „neues Projekt starten“ oder „Blogartikel schreiben“

Der Vorteil dieses Schrittes ist, dass Du durch das Sammeln aller Aufgaben und Dinge Sicherheit und Entspannung gewinnst. Du musst Dir keine Sorgen mehr machen, etwas zu vergessen, weil alles im Eingangskorb aufbewahrt wird.

Schritt 2 - VERARBEITEN: Klarheit schaffen, Entscheidungen treffen

Jetzt hast Du alle Aufgaben im Eingangskorb gesammelt. In diesem Schritt entscheidest du nun, was mit jeder einzelnen Aufgabe geschehen soll. Frage Dich:

Kann die Aufgabe sofort erledigt werden?

• Wenn ja, und sie dauert weniger als 2 Minuten, erledigst Du sie sofort. Das ist die sogenannte 2-Minuten-Regel.
• Wenn nein, muss sie weiter bearbeitet werden. Frage Dich:

Ist die Aufgabe relevant oder sollte sie verworfen werden?

• Ist die Aufgabe relevant, bleibt sie auf der Liste – andernfalls landet sie im Papierkorb.
  Welche Art von Aufgabe ist das?
• Ist es eine Einzelaufgabe mit nur einem Schritt oder ein größeres Projekt, das aus mehreren Schritten besteht? Ordne sie einer der beiden Aufgabenarten zu.

Hat die Aufgabe eine Deadline?

• Wenn es eine konkrete Deadline gibt, notiere das Fälligkeitsdatum.
• Hat die Aufgabe keine feste Deadline, wirst Du sie im folgenden Schritt priorisieren.

Was ist konkret bei dieser Aufgabe zu tun?

Jetzt geht es darum, konkrete Schritte zu identifizieren, die direkt umsetzbar sind – eindeutig und klar formuliert. Beispiel: „Projekt starten“ ist zu allgemein. Konkret sind z.B. folgende Schritte:

• TOPs für die Agenda des Kick-off-Meetings festlegen.
• Raum für das Kick-off-Meeting reservieren.
• Einladungen für das Kick-off-Meeting an das Vertriebsteam versenden.

Zweck ist, dass Du nicht erneut darüber nachdenken musst, was zu tun ist, wenn die Aufgabe ansteht. Du kannst sie ohne Umschweife erledigen.

Schritt 3 - ORGANISIEREN: Struktur in Deine Aufgaben bringen

Nun besitzt Du eine klare, konkrete Sammlung aller Aufgaben. Jetzt folgt der nächste Schritt: Ordnung schaffen. Du brauchst eine Struktur, die Dir hilft, Deine Aufgaben effizient und fristgerecht nacheinander zu erledigen – also Listen und Kategorien. David Allen empfiehlt folgende:

• Starte mit Projekten
  In Schritt 2 hast Du ja bereits Aufgaben identifiziert, die zu einem Projekt gehören. Lege die Projektlisten an (z.B. „Vertriebsstrategie für Produkt X entwickeln“ oder „Neue Website erstellen“). Ordne ihnen die entsprechenden Aufgaben zu.
  
  
• Erstelle die Nächste-Schritte-Liste
  Diese Liste enthält sowohl die nächsten Aktionen aus Deinen Projekten als auch Einzelaufgaben
  
  
• Ordne Kategorien zu
  Teile die nächsten Schritte sogenannten kontextbasierten Kategorien zu. Kontextbasiert bedeutet, dass Du überlegst, wo Du die Aufgabe erledigen musst oder willst und was Du dazu brauchst (z.B. einen PC). Praktische Tipps dazu findest Du im nächsten Kapitel. Zweck ist, so effizient wie möglich arbeiten zu können.
  
  
• Erstelle die Warten-auf-Liste
  Alle Aufgaben, bei denen Du auf Rückmeldung wartest, landen hier. Diese Liste stellt sicher, dass Du den Überblick über delegierte Aufgaben behältst und nachhaken kannst.
  
  
• Pflege einen Kalender
  In Deinem Kalender landen Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen.

Deine Listen sind das Herzstück des GTD-Systems.

Sie stellen sicher, dass keine Aufgabe untergeht und Du jederzeit weißt, was als Nächstes zu tun ist. Ein gut strukturiertes System gibt Dir die Sicherheit, dass alle Aufgaben ihren Platz haben und Du sie im richtigen Moment angehen kannst. Du vermeidest, Dich immer wieder neu zu fragen, was als Nächstes zu tun ist. Stattdessen greifst Du auf Deine Listen zurück, die Dir einen klaren Fahrplan liefern. Du kannst produktiv und effizient arbeiten – also stressfreier.

Schritt 4 – DURCHSEHEN: Regelmäßige Überprüfung

Die Getting-Things-Done-Methode ist nicht nur ein einmaliger Prozess, sondern eine kontinuierliche Methode, um Deine Aufgaben und Projekte im Griff zu behalten. Es ist wichtig, dass Du Dein System regelmäßig pflegst und aktualisierst. Der vierte Schritt im GTD-Workflow ist deshalb die regelmäßige Überprüfung.

Neue Aufgaben müssen hinzugefügt, erledigte Aufgaben abgehakt und bestehende Listen überprüft werden. Die folgenden Schritte helfen Dir, die Kontrolle zu behalten:

Wöchentliche Überprüfung: Den Überblick bewahren

Ein zentrales Element der regelmäßigen Überprüfung ist das wöchentliche Review. Einmal pro Woche solltest Du Dir bewusst Zeit nehmen, um Deine Listen, Projekte und Kategorien durchzusehen. Dieser Check stellt sicher, dass keine Aufgabe vergessen wird und alle nächsten Schritte klar definiert sind.

In diesem Schritt gehst Du jede Liste durch und prüfst:

• ob die Aufgaben noch relevant sind
• ob neue Aufgaben hinzugefügt werden müssen oder
• ob sich Prioritäten geändert haben (z.B. Termine).

Listen aktualisieren: Auf dem neuesten Stand bleiben

Das ist ein wichtiger Schritt, um Dein Zeitmanagement effektiv zu gestalten. Alte Aufgaben, die erledigt wurden, kannst Du abhaken oder archivieren. Neue Aufgaben, die im Laufe der Woche hinzugekommen sind, werden in die passenden Listen eingeordnet.

Diese regelmäßige Pflege Deiner Listen gibt Dir das Vertrauen, dass Dein System immer aktuell ist und Du jederzeit auf die richtigen Informationen zugreifen kannst. Dadurch vermeidest Du, dass Aufgaben untergehen oder Dein System chaotisch wird.

Zeitmanagement verbessern durch regelmäßige Überprüfung

Indem Du Deine Listen und Kontexte bzw. Kategorien regelmäßig überprüfst, kannst Du sicherstellen, dass Du Deine Zeit effektiv einsetzt und die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigst. Dieser Schritt gibt Dir die Sicherheit, keine Zeit mit unnötigen Aufgaben zu verschwenden.

Schritt 5 - ERLEDIGEN: Aufgaben effizient erfüllen

Jetzt hast Du Deine Aufgaben gesammelt, kategorisiert, priorisiert und Dein System regelmäßig überprüft. Super! Nun geht es darum, Deine Aufgaben effizient zu erledigen. Dieser letzte Schritt der Getting-Things-Done-Methode ist logischerweise entscheidend, um produktiv zu sein – aber stressfreier!

Fokus auf die richtigen Aufgaben legen

Der Schlüssel zu einem stressfreien Arbeitsalltag liegt darin, die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu erledigen. Durch die vorangegangenen Schritte hast Du bereits festgelegt, welche Aufgaben die höchste Priorität haben. Jetzt geht es darum, diese Aufgaben konsequent abzuarbeiten.

Ein effektiver Ansatz ist, Deinen Tag in Blöcke zu unterteilen, in denen Du Dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrierst. Starte den Tag mit den Aufgaben, die die höchste Priorität haben. Indem Du diese zuerst erledigst, schaffst Du ein Gefühl der Erleichterung.

Hat die Aufgabe viel Energie gekostet? Um den restlichen Tag dennoch produktiv zu nutzen, kannst Du zum Beispiel kleinere Aufgaben abarbeiten. Nutze den Schwung, um Aufgaben zu erledigen, die schnell abgeschlossen werden können: E-Mails beantworten, kurze Telefonate führen oder administrative Dinge.

Effizient arbeiten, statt sich zu verzetteln

Um Deine Arbeit effizient zu erledigen, ist es wichtig, Ablenkungen zu minimieren und Dich auf nur eine Aufgabe zur gleichen Zeit zu konzentrieren. Multitasking führt oft dazu, dass Du keine Aufgabe richtig erledigst und Dich gestresst fühlst. Stattdessen arbeite konzentriert an einer Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist, bevor Du zur nächsten übergehst.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist es, Pausen einzuplanen. Regelmäßige Pausen helfen Dir, Deine Energie aufrechtzuerhalten und stressfrei zu bleiben.

Aufgaben abschließen und Erfolg genießen

Der Abschluss einer Aufgabe gibt Dir ein positives Gefühl, das Dich motiviert, weiterzumachen. Nutze die Gelegenheit, Deine erledigten Aufgaben abzuhaken oder aus Deinen Listen zu entfernen. Dieser Schritt verstärkt das Gefühl, dass Du Fortschritte machst und Deine Arbeit erfolgreich meisterst.

Tipps, wie Du Getting-Things-Done in Deinen Alltag integrierst

Nachdem Du den Getting-Things-Done-Workflow verstanden hast, ist es Zeit, das System auch wirklich umzusetzen. Vielen fällt es schwer, tatsächlich zu starten. Mit diesen praktischen Tipps gelingt Dir das:

Schaffe ein System, das zu Dir passt

Der erste Schritt zur erfolgreichen Umsetzung von GTD ist ein System, das auf Deine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Überlege, welche Tools für Dich am besten funktionieren. Ob Du ein analoges Notizbuch oder eine digitale App bevorzugst, ist Geschmackssache – wichtig ist, dass das System für Dich intuitiv und leicht zugänglich ist.

• analog z.B.: Notizbücher, Kalender, Task-Listen
• digital z.B.: Todoist, Trello, Microsoft To-Do
  
  

Identifiziere passenden Kontext

Die Getting-Things-Done-Methode funktioniert am besten, wenn Du Deine Aufgaben im passenden Kontext bzw. Umfeld erledigst, also zum Beispiel:

• am Computer
• am Telefon
• unterwegs (z.B. Besorgungen)
• im Meeting mit anderen
• in einer ruhigen Fokusphase (ortsunabhängig)

Überlege, welche Art von Aufgaben Du wo am effektivsten erledigen kannst und erstelle entsprechende Kontext-Listen. Auf diese Weise wirst Du Deine Arbeit effizienter gestalten und die Aufgaben schneller abhaken.

Optimiere Dein Arbeitsumfeld

Um GTD erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, Dein Arbeitsumfeld für Dich angenehm zu gestalten. Schaffe eine Umgebung, in der Du konzentriert und fokussiert arbeiten kannst. Räume Deinen Schreibtisch auf, sorge für ausreichend Licht und eliminiere Ablenkungen. Ein optimiertes Arbeitsumfeld trägt wesentlich dazu bei, dass Du produktiver wirst.

Fange klein an und bleibe am Ball

Starte mit einem einfachen System und erweitere es nach und nach. Wichtig ist, dass Du regelmäßig dranbleibst und Deine Listen pflegst. Mit der Zeit wird das GTD-System zu einem festen Bestandteil Deines Arbeitsalltags. Du wirst die positiven Effekte schnell spüren.

Getting-Things-Done: Vorteile & Nachteile auf einen Blick

GTD bietet viele Vorteile – vor allem in puncto Klarheit und Zeitmanagement. Doch die Methode erfordert auch Engagement und regelmäßige Pflege. Wenn Du dazu bereit bist, kann Getting-Things-Done eine hervorragende Lösung sein, um Deine Arbeit effizient und stressfrei zu bewältigen. Diese Tabelle hilft Dir, abzuwägen:
 

Checkliste: Ist GTD die richtige Methode für Dich?

Bevor Du vollständig in die Getting-Things-Done-Methode (GTD) eintauchst, lohnt es sich, einen kurzen Check zu machen. Diese Checkliste hilft Dir, herauszufinden, ob GTD zu Deinem Arbeitsstil passt und ob Du von dieser Methode profitieren wirst.

GTD ist besonders geeignet für Menschen, die:

• Viele verschiedene Aufgaben jonglieren:
  Wenn Du im Beruf oder privat eine Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig bewältigen musst, hilft GTD Dir, den Überblick zu behalten.
• Komplexe Projekte managen:
  Wenn Deine Arbeit aus umfangreichen Projekten besteht, bei denen viele einzelne Schritte nötig sind, bietet GTD eine klare Struktur.
• Strukturiertes Arbeiten bevorzugen:
  Wenn Du gerne planst und Deine Arbeit in sinnvolle Abschnitte unterteilst, wird Dir GTD helfen, Deine Ziele effizienter zu erreichen.
• Probleme mit dem Zeitmanagement haben:
  Wenn Du oft das Gefühl hast, nicht genug Zeit für alle Aufgaben zu haben, kann GTD Dir helfen, Deine Zeit gezielter einzusetzen.

Profitipps für Fortgeschrittene

Im gesamten Artikel hast Du bereits viele wertvolle Tipps zur Anwendung der Getting-Things-Done-Methode (GTD) erhalten. Darüber hinaus gibt es viele weitere, die Dir helfen, GTD noch effektiver in Deinen Alltag zu integrieren – zum Beispiel diese:

Erweiterte Tools für spezifische Bedürfnisse:

• Automatisierungs-Tools: Verwende Tools wie Zapier oder Integromat, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So kannst Du sicherstellen, dass Aufgaben automatisch erfasst oder verschoben werden, ohne dass Du manuell eingreifen musst.
• Zeiterfassungstools: Nutze Tools wie Toggl oder RescueTime, um nachzuverfolgen, wie viel Zeit Du tatsächlich mit bestimmten Aufgaben verbringst. Dies hilft Dir, Dein Zeitmanagement realistischer zu planen und Deine Effizienz zu steigern.

Hybrid-Ansatz:

Kombiniere digitale und analoge Methoden. Beispielsweise kannst Du ein physisches Notizbuch für schnelle Notizen und ein digitales Tool wie Trello für die langfristige Planung nutzen. Diese Flexibilität ermöglicht es Dir, GTD besser an Deinen Arbeitsstil anzupassen.

Reflexion:

Nutze Deinen Wochenrückblick nicht nur zur Aufgabenüberprüfung, sondern auch zur Selbstbewertung. Frage Dich: Welche Methoden haben gut funktioniert? Wo kannst Du noch effizienter werden? So förderst Du kontinuierlich Deine persönliche Entwicklung im Umgang mit GTD.

Monatliche Fortschrittsberichte:

Erstelle monatliche Berichte über Deine erreichten Ziele und Schwierigkeiten. Dies hilft Dir, langfristige Trends zu erkennen und Dein GTD-System kontinuierlich zu verbessern.

Micro-Breaks:

Plane bewusste, kurze Pausen zwischen konzentrierten Arbeitsblöcken ein. Schon wenige Minuten können Dich vor Überarbeitung bewahren und Deine Produktivität steigern. Integriere Meditation oder Atemübungen in diese Pausen, um mental zur Ruhe zu kommen und Klarheit zu gewinnen – einfach mal ausprobieren.

Weniger Stress ist machbar – mit GTD!

Du weißt jetzt genau, wie die Getting-Things-Done-Methode (GTD) funktioniert und wie sie Dir hilft, Deine Aufgaben besser zu organisieren. Die Checkliste hat Dir sicher geholfen, abzuwägen, ob GTD zu Dir passt.

Falls ja, wirst Du zukünftig deutlich stressfreier und produktiver arbeiten.

Du behältst den Überblick und wirst effizienter in dem, was Du tust. Nun liegt es an Dir, all das anzuwenden. Sobald Du GTD in Deinen Alltag integrierst, wirst Du merken, wie viel leichter und entspannter Du Deine Arbeit erledigen kannst. Mach‘ den ersten Schritt – wie wäre es noch heute?