Kanban-Board: Was ist das und wie funktioniert es?

Kanban und Kanban-Boards sind im Projektmanagement in aller Munde – zu Recht, weil sie auf einfache Weise Transparenz liefern, Klarheit fördern und die Zusammenarbeit verbessern. Doch wie ein Kanban-Board in der Praxis wirklich funktioniert, bleibt oft unklar.

In diesem Artikel wirst Du Schritt für Schritt erfahren, was ein Kanban-Board ist, wie es aufgebaut wird und wie Du es in der Praxis effektiv einsetzen kannst.

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Ganz gleich, ob Du im Ressourcenmanagement, Projektportfoliomanagement oder allgemein im Projektmanagement tätig bist – hier findest Du wertvolle Tipps und Anleitungen, die Dir helfen, Eure Aufgaben professionell zu organisieren, Engpässe zu erkennen und zu vermeiden.

Du wirst sehen: Es ist einfacher als Du vielleicht denkst und Veränderungen sind sofort spürbar. Bereit? Dann lass uns loslegen!

 

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Inhaltsverzeichnis

1. Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?

  • Definition: Was ist Kanban? Was ist ein Kanban-Board?
  • Die 6 Praktiken im Kanban
  • Welche Prinzipien stecken hinter Kanban?
  • Wofür wird ein Kanban-Board genutzt? + Praxisbeispiele
  • Wie wird das Kanban-Board im täglichen Betrieb genutzt?

2. Wie erstelle ich ein Kanban-Board Schritt für Schritt?

  • Schritt 1: Die Entscheidung - physisch vs. digitale Tools
  • Schritt 2: Spalten definieren
  • Schritt 3: Aufgaben und Work-in-Progress-Grenzen festlegen
  • Schritt 4: Commitmentpunkt und Lieferpunkt bestimmen
  • Schritt 5: Das Kanban-Board anpassen und optimieren

3. Praxistipps rund um den Einsatz von Kanban-Boards

  • Für wen eignen sich Kanban-Boards?
  • Welche Vorteile bietet die Nutzung eines Kanban-Boards

4. Profitipps für Deine Kanan-Boards

  • 3 typische Fehler und wie Du sie vermeidest

5. Kanban-Boards im Multiprojektmanagement 

  • Wie können Kanban-Boards Eure Rollen optimal unterstützen?
  • Wie können Engpässe im Kanban-Board identifiziert und behoben werden?
  • Was tue ich, wenn "Notfallthemen" auftreten?
  • Wie kann das Kanban-Board in der hybriden oder klassischen Projetkplanung eingesetzt werden?

 

Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?

Definition: Was ist Kanban? Was ist ein Kanban-Board?

Kanban ist eine Methode des agilen Projektmanagements, die darauf abzielt, den Arbeitsfluss zu optimieren und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen. Ursprünglich in der japanischen Automobilindustrie entwickelt, hat Kanban mittlerweile in vielen Branchen weltweit Einzug gehalten. Das Wort "Kanban" bedeutet im Japanischen "Tafel" oder "Karte" – die Grundlage des Kanban-Boards.

Ein Kanban-Board ist das zentrales Element dieser Methode. Es visualisiert den Workflow und hilft Teams dabei, ihre Aufgaben effizient zu organisieren und zu verfolgen. Das Board ist typischerweise in Spalten unterteilt, die verschiedene Phasen eines Projekts darstellen, wie z.B. "zu erledigen", "in Arbeit" und "erledigt". Jede Aufgabe wird durch eine Karte repräsentiert, die von einer Spalte zur nächsten wandert, sobald sie soweit ist.

Dieses visuelle System bietet eine prima Übersicht über den aktuellen Stand der Arbeit und hilft dabei, Engpässe und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

 

Die 6 Praktiken im Kanban

Die Kanban-Methode umfasst sechs wesentliche Praktiken, die Dir helfen, Deinen Workflow zu optimieren und effizienter zu arbeiten:

  1. Visualisierung: Das Herzstück von Kanban ist die Visualisierung der Arbeit. Durch die Verwendung eines Kanban-Boards kannst Du den aktuellen Status jeder Aufgabe auf einen Blick erkennen.
  2. Begrenzung der parallelen Arbeiten: Indem Du die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben einschränkst, vermeidest Du Überlastung und stellst sicher, dass Aufgaben schneller abgeschlossen werden.
  3. Management des Arbeitsflusses: Es geht darum, den Fortschritt der Aufgaben kontinuierlich zu verfolgen und sicherzustellen, dass der Workflow reibungslos verläuft. Engpässe werden identifiziert und behoben, um den Fluss zu verbessern.
  4. Nutzung von Regelwerken: Klare Regeln und Prozesse helfen dabei, Konsistenz und Effizienz in der Arbeitsweise zu gewährleisten. Diese Regeln werden gemeinsam im Team festgelegt und regelmäßig überprüft.
  5. Einführung von Feedback-Schleifen: Regelmäßige Meetings und Reviews ermöglichen es dem Team, Feedback zu geben und den Prozess kontinuierlich zu verbessern. Dies fördert eine Kultur des Lernens und der Anpassung.
  6. Gemeinsame Verbesserung: Alle Teammitglieder sind aktiv an der Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten beteiligt. Dies fördert die Zusammenarbeit und das gemeinsame Engagement für den Projekterfolg.

 

Welche Prinzipien stecken hinter Kanban?

Die Kanban-Methode basiert auf vier grundlegenden Prinzipien, die Dir helfen, den Arbeitsfluss zu verbessern und die Effizienz Deines Teams zu steigern:

  • Veränderung managen:
    Kanban ermutigt Dich, schrittweise Veränderungen vorzunehmen, anstatt drastische Umstellungen durchzuführen. Durch kleine, kontinuierliche Anpassungen kannst Du die Auswirkungen besser beobachten und steuern.

  • Aktuelle Prozesse respektieren:
    Kanban erfordert keine radikalen Änderungen Deiner bestehenden Prozesse. Stattdessen integriert es sich in Deine aktuellen Abläufe und ermöglicht Dir, sie nach und nach zu optimieren.

  • Führung auf allen Ebenen fördern:
    Jeder im Team wird ermutigt, Verantwortung zu übernehmen und Verbesserungen vorzuschlagen. Dies fördert eine Kultur der Zusammenarbeit und des gemeinsamen Engagements für den Erfolg des Projekts.

  • Verbesserungen Schritt für Schritt anstreben:
    Durch kontinuierliche Verbesserungen und regelmäßige Überprüfung der Prozesse kannst Du Dein Team und Deine Arbeitsweise stetig weiterentwickeln.

 

Kanban vs. Scrum

Kanban und Scrum sind beide agile Methoden, die sich jedoch in ihrem Ansatz unterscheiden. Während Scrum auf festgelegten Sprints und klar definierten Rollen basiert, ist Kanban flexibler und weniger restriktiv.

Scrum legt großen Wert auf regelmäßige, geplante Meetings und festgelegte Verantwortlichkeiten, während Kanban kontinuierliche Anpassungen und eine ständige Visualisierung des Arbeitsflusses betont.

Mehr über Scrum

 

Wofür wird ein Kanban-Board genutzt?

Visualisierung von Aufgaben und Fortschritten
Ein Kanban-Board wird meistens genutzt, um den Zustand der Aufgaben zu modellieren und den Arbeitsfluss zu transparent darzustellen. Es hilft Dir, den Überblick über den Fortschritt zu behalten und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Praktisches Beispiel:

Stell Dir vor, Du arbeitest in einem Softwareentwicklungsteam. Deine Aufgaben könnten in Spalten wie "zu erledigen", "in Arbeit", "Code-Review" und "erledigt" unterteilt sein. Wenn ein Entwickler eine Aufgabe beginnt, verschiebt er die entsprechende Karte in die Spalte "in Arbeit". Sobald der Code fertig ist, wandert die Karte in die Spalte "Code-Review", bis die Aufgabe schließlich als "erledigt" markiert wird.

Verwaltung von Kapazitäten und Ressourcen:
Ein Kanban-Board hilft auch dabei, die Kapazitäten und Ressourcen Deines Teams effizient zu verwalten. Es ermöglicht Dir, die Arbeitslast der Teammitglieder zu überwachen und sicherzustellen, dass niemand überlastet ist.

Praktisches Beispiel:

In einem Marketingteam könnte das Kanban-Board Spalten wie "Ideen", "in Bearbeitung", "Überprüfung" und "abgeschlossen" enthalten. Angenommen, das Team hat nur zwei Designer und fünf Texter. Wenn eine große Anzahl von Designaufgaben in der Spalte "in Bearbeitung" landet, während die Texter weniger zu tun haben, zeigt das Board sofort das Ungleichgewicht. Der Projektmanager kann dann die Ressourcen umverteilen, indem er einige Designaufgaben zurückstellt oder zusätzliche Unterstützung anfordert.

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Wie wird das Kanban-Board im täglichen Betrieb genutzt?

Regelmäßige Meetings, sogenannte Stand-ups, sind ein wichtiger Bestandteil des Kanban-Prozesses. In diesen kurzen Besprechungen überprüft das Team den Status der Aufgaben auf dem Board, identifiziert mögliche Engpässe und plant die nächsten Schritte.

Durch die visuelle Darstellung auf dem Kanban-Board können alle Teammitglieder den aktuellen Stand der Arbeit auf einen Blick erfassen. Dies fördert die Transparenz und erleichtert die Kommunikation im Team. Aufgabenstatus und Fortschritt werden kontinuierlich überwacht und angepasst, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

 

Wie erstelle ich ein Kanban-Board Schritt für Schritt?

Schritt 1: Die Entscheidung - physisch vs. digitale Tools

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Kanban-Boards besteht darin, zu entscheiden, ob Du ein physisches oder ein digitales Board verwenden möchtest. Physische Kanban-Boards sind oft einfache Whiteboards oder Pinnwände, auf denen Du Karten oder Haftnotizen für jede Aufgabe anbringst. Diese Methode bietet den Vorteil der direkten visuellen Interaktion und ist besonders nützlich für kleinere Teams, die im selben Raum arbeiten.

Digitale Kanban-Tools wie Trello bieten hingegen Flexibilität und sind ideal für Teams, die nicht am gleichen Ort zusammenarbeiten. Sie ermöglichen es Euch, Aufgaben online zu verwalten, Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen und bieten zusätzliche Funktionen wie Berichte und Integrationen mit anderen Tools.

 

Schritt 2: Spalten definieren

Ein Kanban-Board besteht aus mehreren Spalten, die den Workflow Deines Projekts darstellen. Die grundlegenden Spalten sind:

  • Zu erledigen: Hier platzierst Du alle Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden.
  • In Arbeit: Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, werden in diese Spalte verschoben.
  • Erledigt: Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wandert sie in diese Spalte.

Abhängig von Deinem spezifischen Workflow und den Anforderungen Deines Teams können zusätzliche Spalten hinzugefügt werden, um den Prozess besser zu visualisieren. Beispiele für zusätzliche Spalten sind "In Prüfung", "Freigabe durch den Kunden" oder "Bereit zur Auslieferung".

Es ist wichtig, nicht zu viele Spalten zu erstellen, da dies den Überblick erschweren kann.

Die ideale Anzahl der Spalten sollte den gesamten Workflow abdecken, aber dennoch einfach und übersichtlich bleiben, klar und logisch bleiben.

 

Schritt 3: Aufgaben und Work-in-Progress-Grenzen festlegen

Aufgaben werden auf dem Kanban-Board durch Karten dargestellt. Jede Karte sollte klar und präzise beschreiben, was zu tun ist. Dazu gehören der Titel der Aufgabe, eine kurze Beschreibung, der verantwortliche Mitarbeiter und gegebenenfalls ein Fälligkeitsdatum. Zusätzliche Informationen wie Checklisten oder Anhänge können ebenfalls hinzugefügt werden, um den Kontext der Aufgabe besser darzustellen.

Work-in-Progress-Grenzen (WIP-Grenzen) sind eine zentrale Komponente von Kanban. Sie beschränken die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in einer bestimmten Spalte bearbeitet werden dürfen. Dies hilft, Überlastung zu vermeiden und den Fokus auf die Fertigstellung der Aufgaben zu legen, bevor neue begonnen werden.

Zum Beispiel könntest Du die WIP-Grenze für die Spalte "in Arbeit" auf „3“ setzen. Das bedeutet, dass nicht mehr als drei Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen. Wenn die Grenze erreicht ist, muss zuerst eine der Aufgaben abgeschlossen oder weitergeschoben werden, bevor eine neue Aufgabe begonnen werden kann. Diese Begrenzung fördert einen kontinuierlichen Arbeitsfluss und verhindert, dass sich zu viele Aufgaben gleichzeitig im Prozess befinden.

 

Schritt 4: Commitmentpunkt und Lieferpunkt bestimmen

Der Commitmentpunkt bzw. Zusagepunkt ist der Moment, in dem eine Aufgabe offiziell in den Workflow aufgenommen und bearbeitet wird. Dies geschieht normalerweise, wenn eine Aufgabe aus der Spalte "zu erledigen" in die Spalte "in Arbeit" verschoben wird. Der Zusagepunkt markiert den Beginn der aktiven Bearbeitung und stellt sicher, dass Ressourcen und Kapazitäten für die Aufgabe bereitgestellt werden.

Der Lieferpunkt hingegen ist der Moment, in dem eine Aufgabe vollständig abgeschlossen und an den Kunden oder die nächste Phase im Prozess übergeben wird. Dies geschieht normalerweise, wenn eine Aufgabe in die Spalte "erledigt" verschoben wird. Der Lieferpunkt ist ein wichtiger Meilenstein, da er den Abschluss einer Aufgabe und die Erfüllung ihrer Anforderungen signalisiert.

Das Festlegen klarer Zusage- und Lieferpunkte hilft Deinem Team, den Fortschritt der Aufgaben besser zu verfolgen und die Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

Es stellt sicher, dass jede Aufgabe den gesamten Workflow durchläuft und dass keine Schritte übersehen oder ausgelassen werden.

 

Schritt 5: Das Kanban-Board anpassen und optimieren

Ein Kanban-Board ist ein lebendiges Werkzeug, das regelmäßig überprüft und angepasst werden sollte, um den sich ändernden Anforderungen Deines Projekts gerecht zu werden. Zu Beginn kann es sinnvoll sein, das Board einfach zu halten und im Laufe der Zeit Anpassungen vorzunehmen, basierend auf den Erfahrungen und dem Feedback des Teams.

Regelmäßige Überprüfungen, beispielsweise wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings, helfen dabei, das Board zu optimieren. In diesen Meetings könnt Ihr diskutieren, ob die aktuellen Spalten und WIP-Grenzen noch sinnvoll sind, ob neue Spalten hinzugefügt oder bestehende entfernt werden sollten, und ob die Aufgaben klar und präzise definiert sind.

Eine wichtige Methode zur kontinuierlichen Verbesserung ist die Retrospektive.

In regelmäßigen Abständen, beispielsweise am Ende eines Sprints oder Projekts, sollte das Team zusammenkommen, um den gesamten Prozess zu reflektieren. Was hat gut funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Welche Anpassungen können vorgenommen werden, um den Workflow zu verbessern?

Durch diese kontinuierliche Anpassung und Optimierung bleibt das Kanban-Board ein effektives Werkzeug zur Visualisierung und Verwaltung Deiner Projekte. Es hilft Dir, Engpässe zu identifizieren, den Arbeitsfluss zu verbessern und die Effizienz Deines Teams zu steigern.

 

Praxistipps rund um den Einsatz von Kanban-Board

Für wen eignen sich Kanban-Boards?

Kanban-Boards eignen sich für alle Teams und Branchen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren möchten – für Start-Ups ebenso wie für große Unternehmen. Ganz gleich, ob es sich um die Entwicklung neuer Produkte, die Planung von Marketingkampagnen oder das Management von Kundendienstanfragen handelt: Kanban-Boards helfen stets dabei, den Überblick zu behalten und die Effizienz zu steigern.

Projektmanager und Teams, die in Entwicklungsprozessen tätig sind, profitieren besonders von der Verwendung von Kanban-Boards.

Sie ermöglichen eine bessere Planung, Verfolgung und Anpassung von Projekten. Durch die Visualisierung des gesamten Prozesses können Engpässe und ineffiziente Abläufe frühzeitig erkannt und behoben werden.

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Welche Vorteile bietet die Nutzung eines Kanban-Boards?

Kanban-Boards bieten zahlreiche Vorteile, die sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Teams und Organisationen machen. Hier haben wir die wesentlichen Vorteile für Dich gelistet:

  • Verbesserte Transparenz und Kommunikation:
    Ein Kanban-Board bietet eine klare visuelle Darstellung aller Aufgaben und deren Fortschritt. Dies erleichtert die Kommunikation innerhalb des Teams. Alle Teammitglieder können den aktuellen Stand der Arbeit auf einen Blick erfassen, was Missverständnisse reduziert. Regelmäßige Meetings und Stand-ups werden effizienter, da das Board als zentraler Referenzpunkt dient.

  • Erhöhte Effizienz und Produktivität:
    Durch die Begrenzung paralleler Arbeiten und die kontinuierliche Überwachung des Arbeitsflusses hilft ein Kanban-Board dabei, Engpässe zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Teams können sich auf die Fertigstellung von Aufgaben konzentrieren, anstatt ständig neue zu beginnen. Dies führt zu einer schnelleren Lieferung von Ergebnissen und einer insgesamt höheren Produktivität.

  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
    Kanban-Boards sind äußerst flexibel und können leicht an die spezifischen Bedürfnisse eines Teams oder Projekts angepasst werden. Neue Spalten können hinzugefügt, bestehende geändert oder entfernt werden, um den Workflow optimal zu unterstützen. Diese Anpassungsfähigkeit macht Kanban-Boards besonders wertvoll in dynamischen Umgebungen, in denen sich Anforderungen und Prioritäten schnell ändern können.


Zusätzlich bieten digitale Kanban-Tools weitere Vorteile wie die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, Aufgaben zu priorisieren und Integrationen mit anderen Projektmanagement-Tools zu nutzen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe und verbessert die Gesamtkoordination innerhalb des Teams.

Insgesamt tragen Kanban-Boards dazu bei, Arbeitsabläufe zu straffen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Effizienz zu steigern. Sie sind ein leistungsstarkes Werkzeug, das Teams dabei unterstützt, ihre Ziele zu erreichen und gleichzeitig flexibel und anpassungsfähig zu bleiben.

 

Profitipps für Deine Kanban-Boards

Kanban-Boards: 3 typische Fehler und wie Du sie vermeidest


Die Einführung eines Kanban-Boards kann erhebliche Verbesserungen in der Effizienz und Transparenz eines Teams bringen. Allerdings gibt es einige typische Fehler, die häufig gemacht werden und die den Erfolg des Kanban-Boards beeinträchtigen können. Typische Fehler haben wir Dir hier gelistet, damit Du sie vermeiden kannst:

Vermeide das: Tue das:

Einer der häufigsten Fehler ist es, zu viele Aufgaben gleichzeitig zu starten. Dies führt schnell zu Verzögerungen, da die Aufmerksamkeit und Ressourcen des Teams auf zu viele parallele Aufgaben verteilt werden. Das Ergebnis ist oft, dass keine der Aufgaben effektiv vorankommt und der Fortschritt insgesamt verlangsamt wird.

Begrenze die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben durch klare WIP-Grenzen.

Stelle sicher, dass Dein Team diese Grenzen versteht und einhält. Dies hilft, Überlastung zu vermeiden und den Fokus auf die Fertigstellung der Aufgaben zu legen.

WIP-Grenzen (Work-in-Progress-Grenzen) sind entscheidend für die Effektivität eines Kanban-Boards. Ohne klare WIP-Grenzen besteht die Gefahr, dass das Team zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, was wiederum zu Überlastung und ineffizientem Arbeiten führt. Unklare oder nicht eingehaltene WIP-Grenzen können den gesamten Workflow stören und die Vorteile des Kanban-Boards zunichtemachen.

Kommuniziere klar und deutlich, welche Aufgaben Priorität haben und welche nachrangig sind

Fördere eine Kultur der offenen Kommunikation und des kontinuierlichen Lernens. Ermutige Dein Team, Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge zu Prioritäten einzubringen.

Ein Kanban-Board ist kein statisches Werkzeug. Es muss regelmäßig überprüft und an die aktuellen Bedürfnisse und Herausforderungen des Teams angepasst werden. Ein häufiger Fehler ist es, das Board nach der ersten Einrichtung nicht regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Dies kann dazu führen, dass das Board veraltet und ineffektiv wird, was die Motivation und Produktivität des Teams beeinträchtigen kann.

Nutze regelmäßige Stand-up-Meetings, um den Status der Aufgaben zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg ist.

Diese Meetings sollten kurz und fokussiert sein und darauf abzielen, Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen.

Führe regelmäßige Retrospektiven durch, um den gesamten Prozess zu reflektieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. In diesen Sitzungen kann das Team besprechen, was gut funktioniert hat und wo es Schwierigkeiten gab. Basierend auf diesem Feedback können Anpassungen am Kanban-Board vorgenommen werden.

 

Durch die Vermeidung dieser typischen Fehler und die Umsetzung bewährter Praktiken kannst Du sicherstellen, dass Dein Kanban-Board effektiv und effizient bleibt.

 

Kanban-Boards im Multiprojektmanagement


Wie können Kanban-Boards Eure Rollen optimal unterstützen?

Kanban-Boards sind nicht nur für Einzelprojekte nützlich, sondern auch ein hervorragendes Werkzeug für das Multiprojektmanagement. Sie unterstützen das Ressourcenmanagement, das Portfoliomanagement und das Project Management Office (PMO) auf verschiedene Weise.

Ressourcenmanagement:
Kanban-Boards helfen dabei, die Verfügbarkeit und Auslastung der Teammitglieder transparent darzustellen. Durch die Visualisierung der Aufgaben und ihrer Verteilung können Überlastungen und Unterauslastungen schnell identifiziert werden. Ressourcenmanager können dadurch rechtzeitig eingreifen, Aufgaben umverteilen und sicherstellen, dass alle Teammitglieder effektiv eingesetzt werden.

Portfoliomanagement:
Im Portfoliomanagement ermöglichen Kanban-Boards die gleichzeitige Verfolgung mehrerer Projekte. Sie bieten eine Übersicht über den Fortschritt und den Status jedes Projekts, wodurch Prioritäten besser gesetzt und Ressourcen gezielt zugewiesen werden können. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung und Optimierung des gesamten Projektportfolios.

Project Management Office (PMO):
Für das PMO bieten Kanban-Boards eine klare und strukturierte Darstellung aller laufenden Projekte und deren Status. Dies erleichtert die Berichterstattung und das Monitoring von Projekten, da alle relevanten Informationen zentral und übersichtlich verfügbar sind. Das PMO kann dadurch effizienter arbeiten und schneller auf Veränderungen oder Probleme reagieren.

 

Wie können Engpässe im Kanban-Board identifiziert und behoben werden?

Engpässe können auf einem Kanban-Board leicht identifiziert werden, indem man auf die Spalten achtet, in denen sich die Aufgaben ansammeln und stagnieren.

Wenn eine Spalte kontinuierlich voller wird und Aufgaben dort länger verweilen als in anderen Spalten, ist dies ein Zeichen für einen Engpass. Ein weiteres nützliches Werkzeug ist das Cumulative Flow Diagram (CFD), das die Menge der Arbeit in jeder Phase des Prozesses visualisiert und somit Engpässe deutlich macht.

Sobald ein Engpass identifiziert ist, gibt es mehrere Strategien, um diesen zu beheben.

Eine Möglichkeit ist es, Ressourcen umzuverteilen, indem Du Teammitglieder von weniger ausgelasteten Bereichen in die überlastete Spalte versetzt. Eine andere Strategie besteht darin, die Prozesse oder die Arbeitsweise zu optimieren, um die Effizienz in der betroffenen Phase zu steigern. Auch das Reduzieren der WIP-Grenzen in den vorangehenden Phasen kann helfen, den Zustrom neuer Aufgaben in die Engpass-Spalte zu verringern.

 

Was tue ich, wenn „Notfallthemen“ auftreten?

In jedem Projekt können unerwarteten Aufgaben auftreten, die Eure sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Kanban-Boards können diese Situationen handhaben, indem sie einen speziellen Bereich oder eine separate Spur für Notfallthemen einrichten. Ein Notfall-Durchlauf ist eine zusätzliche Spur auf dem Kanban-Board, die nicht den normalen WIP-Grenzen unterliegt.

Diese Aufgaben haben Vorrang vor allen anderen und werden sofort bearbeitet. Nachdem die Notfallaufgabe abgeschlossen ist, kehrt das Team zu den regulären Aufgaben zurück.

 

Wie kann das Kanban-Board in der hybriden oder klassischen Projektplanung eingesetzt werden?

In der hybriden Projektplanung, die sowohl agile als auch traditionelle Elemente kombiniert, kann ein Kanban-Board als visuelles Management-Tool genutzt werden, um den Fortschritt zu überwachen und Engpässe zu identifizieren.

Es kann ergänzend zu traditionellen Gantt-Diagrammen und Meilensteinplänen verwendet werden, um eine bessere Übersicht über den aktuellen Stand der Arbeit zu bieten.

Im klassischen Projektmanagement kann das Kanban-Board zur täglichen Verwaltung von Aufgaben und zur kurzfristigen Planung eingesetzt werden, während langfristige Planungen und Strategien durch traditionelle Methoden abgedeckt werden.

Vorteile der hybriden Nutzung:

Die Kombination von Kanban mit traditionellen Projektmanagement-Methoden bietet mehrere Vorteile. Es ermöglicht eine flexible und anpassungsfähige Arbeitsweise, die sowohl die detaillierte Planung und Kontrolle traditioneller Methoden als auch die Agilität und Reaktionsfähigkeit agiler Methoden integriert.

Teams können von der Transparenz und der verbesserten Kommunikation eines Kanban-Boards profitieren, während sie gleichzeitig die Struktur und Vorhersagbarkeit traditioneller Planungsmethoden beibehalten.

 

Was haben Supermarktregale mit Kanban zu tun?

Die Kanban-Methode wurde in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt, um die Effizienz in der Automobilproduktion zu steigern. Ohno ließ sich von Supermarktregalen inspirieren, wo Waren nur nachgefüllt wurden, wenn der Bestand niedrig war.

Diese Just-in-Time-Philosophie half Toyota, Produktionsprozesse zu optimieren und Verschwendung zu minimieren. Seit den 2000er Jahren hat sich Kanban auch außerhalb der Fertigungsindustrie verbreitet und ist heute ein bewährtes Werkzeug im agilen Projektmanagement weltweit.

 

Kanban-Boards sind ein wertvolles Werkzeug.

Durch die klare Darstellung des Arbeitsflusses, die Begrenzung paralleler Aufgaben und die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse kannst Du die Transparenz und Kommunikation in Deinem Team erheblich verbessern.

Beginne einfach mit der Implementierung eines Kanban-Boards und Du wirst feststellen, dass die Arbeit reibungsloser verläuft, Engpässe frühzeitig erkannt und behoben werden und dringende Aufgaben effizienter bewältigt werden.

Ob Du im Ressourcenmanagement, im Projektportfoliomanagement oder im Projektmanagement-Office arbeitest – Kanban-Boards bieten Dir die Flexibilität und Struktur, die Du benötigst, um Deine Projekte erfolgreich zu steuern. Die Einführung eines Kanban-Boards ist einfach und schnell möglich, und die Vorteile sind sofort spürbar.

Mit Kanban schaffst Du eine Arbeitsumgebung, in der Dein Team produktiver, zufriedener und motivierter ist. Viel Erfolg!

 

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Blue Ant ist eine führende Softwarelösung im Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement und Teil der Hypergene Gruppe. Mit unserer Expertise unterstützen wir euch dabei, Projekte und Ressourcen in Echtzeit zu steuern und die Ziele eurer Projekte intelligent und anwenderfreundlich zu erreichen. 

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