Blue Ant Projektmanagement Software im Einsatz bei der TRACTO GmbH & Co. KG

»Blue Ant erfüllte unsere Anforderungen komplett – wie manch andere auch. Blue Ant stach allerdings hervor, weil die Lösung skalierbar ist.«

HERR STINN - HEAD OF DIGITAL BUSINESS

Rund 60 Projekte stehen bei TRACTO jährlich auf der Agenda des Unternehmens. Als Head of Digital Business verantwortet Michael Stinn die gesamte Digitalisierung. Im Interview mit Blue Ant-Managing Director Norman Frischmuth teilt er seine Erfahrungen rund um die Einführung und Nutzung von Blue Ant.

Herzlich willkommen und vorab schon einmal vielen Dank für das Gespräch! Bevor wir über das Thema Projektmanagement und Blue Ant sprechen, stellen Sie sich und TRACTO doch bitte kurz vor.

Vielen Dank für die Einladung! Mein Name ist Michael Stinn. Ich bin Head of Digital Business bei der Firma TRACTO und verantwortlich sowohl für die interne als auch für die marktgerichtete Digitalisierung. Das bedeutet einerseits klassische IT und andererseits Kunden, Systeme, Webportale und Ähnliches.

TRACTO selbst ist von Haus aus ein Maschinenbaunternehmen, wobei es das heute nicht mehr so ganz trifft. Wir entwickeln, produzieren und vertreiben innovative Lösungen für die grabenlose Verlegung – also von Rohren, in die dann zum Beispiel Glasfaser, Stromkabel oder Ähnliches eingezogen werden. Grabenlos bedeutet, es ist nicht notwendig, Straßen aufzureißen, Bürger-steige oder frisch gepflasterte Garagenauffahrten zu zerstören.

TRACTO entwickelt sowohl die Maschinen dafür und bietet Beratungsleistungen an, zum Beispiel rund um die Geologie bzw. Bodenbeschaffen-heit. Daneben haben wir ein breites Serviceangebot, also Wartung, Instandhaltung, Reparatur der Maschinen. Und last but not least runden digitale Lösungen rund um diese Technologie unser Leistungsspektrum ab.

Also ein recht umfangreiches Produkt- und Leistungsportfolio, kann man sagen. Wie groß ist das Unternehmen? Wie viele Menschen arbeiten für TRACTO?

Weltweit sind wir rund 700 Kolleginnen und Kol-legen. Das Herz des Unternehmens schlägt allerdings in NRW, im schönen Sauerland. Dort arbeiten die meisten von uns.

Bei 700 Menschen, dieser Produktvielfalt und dem Thema Digitalisierung ahnt man es schon: Projekte sind an der Tagesordnung, nicht wahr? Bitte beschreiben Sie Ihre Projektlandschaft kurz. Wie dürfen wir uns das vorstellen? Wie ist sie gegliedert und was setzen Sie projektorientiert um?

Ja, klar! Projektarbeit nimmt immer mehr zu und hat inzwischen deutlich mehr Gewicht gegenüber dem Tagesgeschäft. Im Bereich IT und R&D, also Forschung und Entwicklung, ist das seit jeher üblich. Inzwischen kommen aber auch alle anderen Fachbereiche und die Unternehmenssteuerung nicht mehr umhin, sich mit Projekttranformationsprogrammen und Ähnlichem zu beschäftigen.
Projektarbeit ist also allgegenwärtig – und das Know-how sehr unterschiedlich.

Wer zum Beispiel wie ich aus der IT-Dienstleistung stammt, beschäftigt sich schon sehr lange damit. Manche Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachbereich tun sich da zu Beginn erst einmal etwas schwerer.

Damit es trotzdem funktioniert, haben wir übers Digital Business jetzt eine neue Ära im Projekt-management begonnen. Wir haben neue Standards der Zusammenarbeit eingeführt und Schulungen gestartet. Das klassische IT-Projekt existiert nicht mehr, vielmehr sind es Business-IT-Projekte. Die Fachbereiche sind hier immer mit im Boot. Wer bislang eher projektfremd war, wurde in Projektmethodik, Anforderungsanalyse, Prozessanalyse und Ähnlichem geschult.

Aktuell stemmen wir etwa 60 Projekte pro Jahr, auch wenn es deutlich mehr Anträge gibt. Die Laufzeiten bewegen sich zwischen drei und 24 Monaten, je nach Thema. So sind beispielsweise die Business-IT-Projekte bei unserer Unternehmensbreite relativ komplex, da viele daran beteiligt sind. Hier bilden 20 bis 30 Personen ein Projektteam, was eine echte Herausforderung für den Projektleiter ist. Gutes Werkzeug hilft da enorm!

Na, da rollen Sie mir ja schon den roten Teppich aus für die nächste Frage: Weshalb haben Sie sich seinerzeit auf die Suche nach einer Projektmanagement-Software gemacht? Welche „Schmerzen“ gaben den Ausschlag?

Genau das, was ich eben erläutert habe: Viele Menschen im Projekt mit unterschiedlichem Know-how, unterschiedlicher Herangehensweise und Vorlieben. All das führte zu einer Vielfalt an Methoden und Tools im Projektmanagement – vom simplen Word-Dokument über Powerpoint, MS Project, Excel bis zu den Bordmitteln in Teams war alles dabei.

Hier den Überblick zu behalten, war zunehmend schwierig. Projektmanager verbrannten jede Menge Zeit damit, Stati im Team abzufragen und Pläne manuell zu pflegen. Und diejenigen, die mehrere Projekte im Auge behalten und all die unterschiedlichen Tools und Methoden zusammenführen mussten, segelten quasi blind und nach Gefühl.

Das war bei unserer Größenordnung nicht mehr machbar, zumal das Projektgeschäft ja auch durchaus zugenommen hat. Wir haben also nach einer Möglichkeit gesucht, Projektpläne sauber und einfach zu pflegen, das Monitoring zuverlässig abzubilden, Transparenz und Verbindlichkeit zu schaffen. Das funktioniert nur mit einem integrativen Werkzeug wie Blue Ant.

Welche Punkte waren dafür ausschlaggebend? Was hat sie darin bestärkt, dass Blue Ant die richtige Lösung für TRACTO ist?

Kurz gesagt: Blue Ant erfüllte unsere Anforderungen komplett – wie manch andere auch. Blue Ant stach allerdings hervor, weil die Lösung skalierbar ist. Ich hatte damals entweder die Möglichkeit, ein kleines Tool einzuführen, dass ich sehr wahrscheinlich in einigen Jahren ersetzen muss oder eine große Lösung, die uns alle überfordert hätte. Blue Ant füllte die Lücke perfekt. Der Funktionsumfang ist riesig! Doch niemand zwingt mich, all das von Beginn an zu nutzen. Blue Ant war in der Lage, mit unserem Reifegrad zu wachsen. So waren wir unheimlich flexibel.

Die Auswahl ist der erste Schritt. Dann kommt sozusagen der Moment der Wahrheit, also der Einführungsprozess. Wie haben Sie den empfunden? Was sind Ihre Lessons learned? Können Sie unseren Leserinnen und Lesern vielleicht Tipps geben?

Der Prozess war zweiteilig. Dadurch, dass wir eine Cloud-Variante gewählt haben, war die Einführung recht simpel. Die Software wurde einfach den Start gebracht. Zusätzlich war das Schulungsangebot sehr gut und flexibel – vor allem, weil es online möglich war.

Wichtige Aufgabe bei uns war, unsere Standards nochmal sauber zu definieren, so dass sie in der Software abgebildet werden können. Zusätzlich wurden „Neulinge“ in Projektmethodik geschult und der initiale Funktionsumfang an die breite Masse der User angepasst. So starten alle motiviert mit dem System. All das funktioniert relativ smooth und zügig.

Im zweiten Teil wurde Blue Ant in unsere bestehende System- und Datenlandschaft integriert. Unser Ziel war, Daten aus anderen Systemen nicht manuell übertragen zu müssen. Im Vordergrund stand hier die Zeiterfassung – also An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter – und die Anbindung an unser ERP-System. Wichtig war, dass Belege von Externen automatisch einem Projekt zugeordnet werden können, ohne dass ein Projektleiter eine separate Liste pflegen muss.

Eine der Herausforderungen bestand darin, nicht nur an der Schnittstelle zu arbeiten, sondern auch in unseren gewachsenen System- und Datenlandschaften Ordnung zu schaffen. Wir haben alles so strukturiert, dass es prima in Blue Ant abgebildet werden kann. Hier war viel Testing erforderlich, dass sich ausgezahlt hat.

Heute fließen die externen Kosten automatisch ins System, was ein Quantensprung für uns ist. Es ist spürbar leichter geworden, Projekte mit Externen zu überwachen.

Ein Aspekt, den wir anfangs übrigens unterschätzt hatten: Die Nutzerzahl ist überraschend schnell gewachsen. Wir haben dies zunächst mit Concurrent-Lizenzen geregelt, von denen wir definitiv zu wenige beschafft hatten. Als wir die Mitarbeiter dazu auffordern wollten, ihre Zeiten im System zu buchen, konnte niemand mehr auf das System zugreifen. Daher empfehle ich, lieber eine oder zwei Lizenzen mehr zu erwerben. Am Ende arbeiten meist mehr Menschen in den Projekten mit, als man ursprünglich plant. Insgesamt gesehen lief aber alles sehr reibungslos und hat auf unserer Seite auch für viel Struktur gesorgt.

Aktuell sind 62 Nutzer in unserem System registriert. Davon sind 15 Projektmanager. Zusätzlich gibt es 47 Projektteilnehmer - diese Zahl wächst stetig. Aufgrund dieser Entwicklung sind die bisherigen drei Lizenzen nicht mehr ausreichend.

Natürlich, das Besondere an der Nutzung der Cloud ist die Flexibilität in der Skalierung. Ob-wohl es Jahresverträge gibt, besteht die Möglichkeit, bei Bedarf zusätzliche Einzellizenzen kurzfristig zu mieten oder wieder zu kündigen. Dies ist besonders zu Beginn relevant, wenn großes Interesse besteht und viele Nutzer gleichzeitig auf das System zugreifen möchten. Im Laufe der Zeit verteilt sich die Nutzung jedoch in der Regel gleichmäßiger, sodass ein Verhältnis von etwa eins zu zehn oder eins zu acht Nutzern effektiv funktioniert. Sie erwähnten auch, dass bereits viele Menschen im System aktiv sind und an Projekten arbeiten. Könnten Sie die Hauptfunktionen beschreiben, die dabei primär zum Einsatz kommen?

Natürlich steht bei uns alles im Kontext der Projektplanung, insbesondere mit der klassischen Methode. Wir wenden sie aber auch bei den meisten unserer agilen Projekte an, die bei uns eher als hybride Projekte laufen. Dafür nutzen wir die klassischen Einstellungen in Blue Ant. Ein zentrales Thema dabei ist die Ressourcenplanung. Früher konnten wir in den Fachbereichen nicht genau vorhersagen, wann und in welchem Umfang wir bestimmte Personen benötigen würden. Jetzt, mit Blue Ant, haben wir alle Projekte initial durchgeplant und können klar kommunizieren: „Wir benötigen die Personen X, Y und Z ab Anfang August für so und so viele Stunden.“ Diese Tools sind sehr wirkungsvoll in der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.

In meinem Bereich ist vor allem das Portfolio- und Programmmanagement wichtig. Wir brechen unsere Strategie in einzelne Programme herunter, und alles Digitale wird dann in Projekten innerhalb dieser Programme geplant und als Gesamtpaket durchgeführt. Ein weiteres praktisches Tool ist unser Portfolio, das ich nach Bedarf zusammenstellen kann. Das bietet eine gute Übersicht über die Projekte.

Diese Tools nutzen wir auch intensiv im Programmmanagement und im übergreifenden Management. Die meisten Projektteilnehmer kommen hauptsächlich mit der Zeiterfassung und dem Erfassen des Fertigstellungsgrades in Kontakt.

Ein großer Vorteil davon ist, dass wir mehr Verbindlichkeit geschaffen haben. Jeder Mitarbeiter weiß jetzt genau, welche Aktivitäten wann anstehen und kann mit nur wenigen Klicks und in Sekundenschnelle berichten: „Ich habe so viele Stunden auf dieses Projekt gebucht und bin etwa zu 60% fertig.“ Das System ist sehr benutzerfreundlich und erfordert kaum Schulung. Wir haben nur kurze Einführungen von 30 bis 60 Minuten benötigt – je nachdem, wie technikaffin jemand ist. Lediglich die Projektleiter benötigten intensivere Schulungen.

Ja, das beobachten wir immer wieder – also, dass die Linie eine zentrale Rolle spielt. Sie ist es, die die Teams zusammenstellt und die nötigen Ressourcen bereitstellt. Bei der Gelegenheit eine Anmerkung zur neuen LTS Blue Ant 24, die jetzt für die nächsten ein, zwei Wochen avisiert wurde. Da gibt es dann mehrere Goodies für diese Menschen. Sie bekommen ihre eigenen Dashboard-Widgets, um ihre Teams und deren Auslastung noch besser überwachen zu können.
Aber zurück zu TRACTO: Wenn ich solch ein Tool einführe, mehr Transparenz schaffe und mehr Verbindlichkeit verlange, dann verändert das ja die Zusammenarbeit. Was hat sich bei Ihnen verändert?

Ja, gerade die Transparenz hat unsere Arbeitsweise stark verändert. Jetzt kann ich zuverlässig sagen, wann ich wen brauche. Früher gab es Gruppen, die dachten, sie wären mit Projekten überhäuft – jetzt sehen wir, dass dort der tatsächliche Bedarf gar nicht so groß ist, wie wir annahmen. Daneben gibt es aber auch Bereiche, die meinten, mit einer Person alle Projekte stemmen zu können. Tatsächlich reichen die verfügbaren Stunden aber gar nicht aus. Das hat uns einige Aha-Erlebnisse beschert – und die Gespräche, die wir führen, sind viel sachlicher. Wir sprechen über Zahlen, Daten und Fakten, nicht über Gefühle oder Meinungen. Das hat unsere Arbeit erheblich vorangebracht.

Durch die Dashboards mit ihren Ampelsystemen und Verlaufsdiagrammen haben wir jetzt einen viel besseren Überblick: Wo stehen wir insgesamt? Wo müssen wir ansetzen? Oft sind es nicht die vielen kleinen Projekte, die Schwierigkeiten bereiten, sondern bestimmte Aufgaben.

Diese Transparenz erreichen wir, indem jeder im Projektplan sehen kann, was von ihm erwartet wird. Das macht die Kommunikation so effektiv. Früher war es für Mitarbeiter, die in mehreren Projekten gleichzeitig waren, schwer nachzuvollziehen, was genau ihre Aufgaben waren – ob sie nun ständig in Excel schauen mussten, oder in Teams, oder in OneNote. Jetzt können sie genau sehen, was von ihnen erwartet wird und das in ihre wöchentliche Planung integrieren.

Und nicht nur die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen wird dadurch verbessert, auch innerhalb unseres Digitalbereichs haben wir jetzt mehr Transparenz. Wir planen nicht nur klassische Projekte, sondern auch Organisationsprojekte und die alltägliche Arbeit. Dadurch können wir sicherstellen, dass die Grundlast – also zum Beispiel die 30% Arbeitszeit eines Application Managers – immer eingeplant ist und nicht überschritten wird.

Das ist besonders wichtig, weil die Gefahr besteht, die Leute mit ihren 160 Stunden im Monat komplett in Projekte zu stecken und dabei ihr Tagesgeschäft zu vergessen. Hier hilft die Transparenz enorm.

Ja, das Tagesgeschäft hat natürlich seine Höhen und Tiefen, die man immer wieder betrachten muss. Sie erwähnten, dass Sie Zeiterfassung durchführen. Könnten Sie dazu mehr Details geben? Mich interessieren speziell zwei Aspekte: Erfassen Sie die Arbeitszeit vollständig oder kon-zentrieren Sie sich ausschließlich auf die Projekterfassung?

Das ist eine reine Projekterfassung. Die Arbeitszeit für den ganzen Tag erfassen wir im entsprechenden Personalsystem – das gleichen wir auch nicht ab. Uns geht es darum, die Aufwände den Projekten zuordnen zu können. Der Digitalbereich ist natürlich deutlich näher an der Vollzeiterfassung dran, weil wir jetzt auch die Organisationsprojekte stemmen – das ist aber nicht unser Ziel.

Kommen wir noch einmal zurück auf die Schnittstellen. Viele unserer Kunden beschäftigen sich intensiv mit der Frage, wie der Datenaustausch in der Cloud tatsächlich funktioniert und wie wir dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft. Die Sorge um den sicheren und effizienten Datentransfer ist natürlich verständlich. Können Sie uns etwas darüber erzählen, wie Sie diesen Prozess bei Ihren Cloud Services handhaben?

Da gibt es bei uns überhaupt kein Problem. In unserer Architektur nutzen wir eine Art „Middleware“, die dafür sorgt, dass Daten von einem Punkt zum anderen transportiert werden. Wir haben schon immer Cloud-Systeme mit On-Premise-Systemen und anderen Clouds vernetzt. Über das Thema haben wir gar nicht diskutieren müssen. Wir entwickeln meist recht pragmatische Schnittstellen, indem wir einen dateibasierten Austausch zwischen den verschiedenen Systemen organisieren. Diese Dateien werden dann in den jeweiligen Quell- oder Zielsystemen entsprechend verarbeitet. Es ist vielleicht ein wenig Old School, aber in diesem Fall war es einfach der schnellste und einfachste Ansatz. Manchmal ist die Old-School-Methode auch die robusteste.

Genau, und in diesem Fall ist es auch kostengünstiger, als immer wieder individuelle Webservices für solche Dinge zu entwickeln, die man mit einfachen Datenstrukturen darstellen kann.

Absolut! Gerne erkläre ich das noch einmal für alle: Blue Ant bietet Konnektoren, die einen reibungslosen Betrieb mit Funktionen wie Upload und Download ermöglichen – natürlich unterstützen wir auch REST-Services. Dabei ist es wichtig, nicht mehr Aufwand zu betreiben, als unbedingt nötig. Wenn es darum geht, einfach einmal täglich Daten von A nach B zu übertragen, sollte das auch einfach gehalten werden.

Zum Abschluss würde ich gerne noch eine Frage stellen: Haben Sie schon Pläne für die nähere Zukunft? Sie erwähnten ja, dass Sie nicht alles auf einmal umsetzen wollen, sondern schritt-weise vorgehen möchten. Gibt es bestimmte Bereiche, die Sie in Zukunft vielleicht anders angehen oder zusätzlich nutzen möchten?

Wir planen konsequent, unsere Projekte voranzutreiben und dabei besonders die Projektteilnehmer stärker einzubinden. Ursprünglich woll-ten wir ab dem 1. April sicherstellen, dass alle Teilnehmer ihre Arbeitszeiten lückenlos in den verschiedenen Fachbereichen erfassen. Leider sind wir an unseren Lizenzgrenzen gescheitert, aber wir arbeiten daran, das Problem zu beheben.

Der nächste wichtige Termin ist der 1. Mai. Bis dahin wollen wir eine gewisse Routine etablieren. Nicht jeder arbeitet täglich mit Blue Ant, also müssen wir anfangs regelmäßig daran erinnern und die Nutzung routinierter gestalten.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft unsere Softwareentwicklung. Wir nutzen Microsoft Azure
DevOps für Planung und Durchführung, aber aktuell gibt es keine direkte Verbindung zwischen Azure DevOps und Blue Ant. Blue Ant synchronisiert sich nur automatisch mit Jira, das wir allerdings nicht verwenden. Daher sind wir in Gesprächen, um eine mögliche Integration der beiden Systeme zu erörtern.

Ziel ist es, dass die Entwickler ihre Daten nur in einem System pflegen müssen. Uns ist es besonders wichtig, dass sie weiterhin in ihrem Hauptwerkzeug, also DevOps, Aufwandsschätzungen vornehmen und Ist-Zeiten auf die einzelnen Tasks buchen. Diese Daten sollen dann automatisch und aggregiert in Blue Ant übertragen werden, sodass wir dort eine klare Übersicht im Pro-jektmanagement haben, ohne uns in die Details der einzelnen Aufgaben vertiefen zu müssen.

Das bleibt sicherlich auch dieses Jahr ein wichtiges Thema. Durch die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Fachbereichen gibt es jetzt verstärkt Interesse, vor allem von denen, die noch mit Microsoft Project kämpfen. Sie möchten sich unsere Lösung genauer anschauen. Vielleicht ergibt sich daraus ja die Möglichkeit, einen Leuchtturm zu setzen und noch mehr Bereiche intensiv in die Plattform zu integrieren. Je mehr Projekte darüber laufen, desto besser wird natürlich auch die Transparenz im Top-Management über das, was im Unternehmen passiert.

Letzte Frage, um das abzurunden: Wie zufrieden sind Sie mit unseren Kollegen im Support und in der Beratung? Was sind Ihre Erfahrungen?

Unser Verhältnis war ausgesprochen kollegial. Schon nach kurzer Zeit waren wir alle per Du, es fühlte sich an, als wären wir ein eingespieltes Team. Trotz der räumlichen Entfernung nach Berlin spürte man die Distanz kaum, höchstens ab und zu durch den Dialekt. Die Zusammenarbeit klappte wirklich gut. Wir hatten regelmäßige Austauschformate, normalerweise trafen wir uns einmal pro Woche zu einem festen Termin, um aktuelle Themen zu besprechen und bis zum nächsten Mal zu bearbeiten. Wenn es dringend war, stand immer jemand bereit, und auch bei der Umsetzung in die Praxis gab es noch ein oder zwei offene Fragen. Diese Fragen hätten normalerweise an den Berater gerichtet werden sollen, aber wir haben sie an den Support weitergeleitet. Innerhalb weniger Stunden war dann auch schon Hilfe da. Wenn das so weitergeht, sind wir wirklich zufrieden.

Und das wird auch so bleiben! Ich bedanke mich für das Interview – vielen Dank!

(Kundenbericht von 2024)