Blue Ant macht das Rennen bei der KI group

Es gab viele Symbiosen zwischen verschiedenen Units – deswegen hat Blue Ant auch das Rennen gemacht.

BENJAMIN ROSSEL - LEAD PROJECT DELIVERY KI GROUP

Wir haben mit Benjamin Rossel, Lead Project Delivery, über die Einführung von Blue Ant und der sukzessiven Nutzung der Module bei der KI group gesprochen.

Herr Rossel, was war der Auslöser für Ihr Unternehmen, sich mit dem Thema Projektmanagementsoftware zu beschäftigen? Welche Optimierungen hat man sich erhofft?

Das Wachstum der KI group führte 2016 dazu, dass ein Kollege und ich begannen, entsprechende Softwarelösungen zu evaluieren – unsere komplexe Excel-Lösung zur Einsatzplanung stieß einfach an ihre Grenzen. Der Stundenmeldeprozess war damals ebenfalls ein ganz akutes Problem. Als Berater leben wir von einer sauberen Führung und Erfassung der geleisteten Beraterstunden; sie werden zum einen dem Kunden berechnet, zum anderen dienen sie der Erfolgsmessung unserer Projekte.

Ein weiterer Fokus lag auf der Projekteinsatzplanung. Wir wollten nicht nur Einzelprojekte betrachten, sondern die Planung auch teamübergreifend sichtbar machen und die dabei entstehenden Daten für die Entscheidungsfindung nutzen.

Wie viele Projekte bewältigen Sie parallel und mit wie vielen Mitarbeitern?

In den vergangenen Jahren hatten wir im Schnitt ungefähr 500 Projekte p.a. unterschiedlichster Größenordnung, die wir mit rund 250 externen und internen Mitarbeitern stemmen. Wir bilden unsere Arbeit lückenlos über Projekte ab.

Dies kann unter Umständen bereits ein zweitägiger Proof-of-Concept oder ein Projekt mit mehreren tausend Manntagen sein, das zudem über mehrere Jahre gesteuert werden muss. Das ist bei uns – der Natur des Projektgeschäfts entsprechend - sehr unterschiedlich.

Warum haben Sie sich für Blue Ant entschieden?

Wir haben in 2016 ein Anbieter-Ranking gemacht, indem wir in Form einer Nutzwertanalyse unterschiedliche Tools mit unseren Anforderungen verglichen haben. Betrachtet wurden dabei alle unsere Heraus- und Anforderungen, also unter anderem die Optimierung der Projekteinsatzplanung, eine einfache Möglichkeit der Datenanalyse und auch das Customizing der Software spielte eine Rolle.

Wichtig für uns war dabei, dass wir die verschiedenen Bereiche unserer Firma mit einbeziehen und dessen Anforderungen ebenfalls berücksichtigten. So sprachen wir mit der HR-Abteilung zum Beispiel über den Urlaubs- und mit der Rechnungslegung über den Abrechnungsprozess.

Auch werden Features zur Einhaltung des Datenschutzes seitens der Software stets aktuell gehalten. Auf diese Weise haben sich viele Symbiosen zwischen den Units ergeben. Deswegen hat Blue Ant auch das Rennen gemacht.

Wie haben Sie Blue Ant eingeführt?

Wir sind iterativ vorgegangen und das hat sich auch rückblickend als der beste Weg erwiesen. Wir wollten die Mitarbeiter und auch den Ablauf im Projektgeschäft nicht überfrachten und haben deswegen erstmal gezielt bestimmte Prozesse und Funktionen priorisiert. Gestartet sind wir mit der Ressourcenplanung, damit wir am Ende ein vollumfängliches Kapazitätsplanungsmodul einbauen konnten.

Das bedeutete, dass neben Urlauben auch Fehlzeiten für Messen und Events, Sales-Einsätze, Schulungen etc. der Mitarbeiter eingeplant werden konnten. Im Anschluss haben wir dann das Angebots- und Abrechnungsmodul eingeführt, um auch die komplette kaufmännische Seite eines Projektes zu erfassen.

In diesem Zuge gewann BIRT zur Generierung von Berichten aus Blue Ant immer mehr an Bedeutung. Danach folgte das Dashboarding mit Microsoft Power BI basierend auf unseren Projektdaten. Hier konnten unsere eigenen Data Engineers sehr gut unterstützen. Der nächste Schritt war die Abwicklung der Spesen- und Reisekosten mit Blue Ant und so weiter.

Wie haben Sie den Einführungsprozess begleitet bzgl. Weiterbildung, Schulung und dergleichen?

Mein Team und ich waren davon überzeugt, dass der Schlüssel zum Erfolg die Einbeziehung so vieler Mitarbeiter wie möglich sein muss. Deswegen hatten wir alle Team-Leads und Projektleiter zu ihren Wünschen und Anforderungen befragt.

Dabei wurde schnell deutlich, dass wir auch ein Schulungskonzept benötigen. Wir haben also nach jeder Iteration Trainings an den Standorten durchgeführt und nun ein Konzept aus Tutorials erarbeitet, mit dem wir auch neue Kollegen abholen können. Wenn wir ein neues Blue Ant Feature erfolgreich auf unserer Testumgebung verprobt haben und wir dieses auf der Live-Umgebung einsetzen wollen, werden die Mitarbeiter und Projektleiter erneut geschult.

Das regelmäßige Einfordern von User-Feedbacks und das Messen umgesetzter Maßnahmen ist ein weiterer Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung neuer Features und Anforderungen. 

Wie weit haben Sie Blue Ant im Unternehmen über Schnittstellen und dergleichen integriert?

Da wir die Cloud-Version des Tools nutzen, wird Blue Ant vor allem über die Web-Schnittstelle von proventis genutzt – das hilft auch dem Management, das die Daten für unternehmerische Entscheidungen nutzt. Hier sind vor allem die Kapazitäten der Mitarbeiter, dessen Projektreservierungen und die sich ergebene Gesamtauslastung eines Teams, in einem gewissen Zeitraum von Interesse. Diese Daten werden in Microsoft Power-BI verdichtet und über Berichte angezeigt. Das funktioniert sehr gut. Unser nächster Schritt ist die Abbildung kaufmännischer Projektgrößen in Power BI.

Außerdem haben wir eine Exportfunktion zu DATEV. Sie wird von unserem HR-Bereich genutzt, damit insbesondere die Auslagen für Reisekosten genauer und schneller bearbeitet werden können. 

Haben Sie weitere Schritte für die Zukunft geplant oder möchten Sie noch etwas verändern?

Wir möchten uns künftig noch stärker auf die Vollkostenkontrolle konzentrieren und deswegen die Abrechnungsmöglichkeiten weiter optimieren. Zudem evaluieren wir die Einführung der Portfolio-Simulation; wir denken darüber nach, das auch in unser Programm-Management einzubauen. 

Welche Tipps würden Sie mir bei der Einführung von Blue Ant auf den Weg geben?

Setzen Sie Prioritäten bei der Einführung und überfrachten Sie die Kollegen nicht. Auch muss man nicht jedes To-Do in einer Software abbilden – Software muss uns Freiheiten lassen und darf die Menschen in kein Korsett zwängen, was nicht zur DNA der eigenen Firma oder eines Teams passt. Überlegen Sie daher, wann Sie welche Probleme zuerst angehen müssen, ob man dafür immer ein Tool braucht und wenn ja, kommunizieren Sie immer die Mehrwerte und das Ziel was mit der Maßnahme erreicht werden soll.

Erstellen Sie für sich einen klaren Rollout-Plan, dieser gibt eine klare Richtung vor, hilft auf dem Projektpfad zu bleiben und motiviert zudem das gesamte Team. 

Vielen Dank für das Gespräch!

(Kundenbericht von 2020)