Erfolgreicher Einsatz der Blue Ant Projektmanagement Software bei nowhow solutions AG

Nach gründlicher Evaluierung haben wir festgestellt, dass Blue Ant für uns die beste Wahl ist.

HERR PFAFF - PROJEKTMANAGER BEI DER NOWHOW SOLUTIONS AG

Wie Blue Ant die Projektsteuerung und Arbeitszeiterfassung bei nowhow solutions AG revolutioniert

Seit rund 12 Jahren arbeitet Theo Pfaff massgeblich im Projektmanagement des Unternehmens. Er führte Blue Ant Ende 2012 ein und seither wird die Lösungen bei nowhow solutions operativ eingesetzt.

Wir haben die Gelegenheit genutzt und Theo Pfaff gebeten, seine langjährigen Erfahrungen in einem offenen Gespräch zu teilen – mit uns und Ihnen, unseren Kundinnen und Kunden!

Ihre Kunden sind ja sehr vielfältig – und damit offenbar auch die Projektlandschaft. Nutzen Sie Blue Ant ausschließlich für deren Steuerung oder auch für interne Projekte?

Sowohl als auch. Im Fokus stehen natürlich die Kundenprojekte mit deren Projektstrukturplänen und Ressourcenplanung. Aber auch die internen Linienfunktionen werden im Blue Ant verwaltet. Intern nutzen wir Blue Ant vor allem für die Arbeitszeiterfassung, also auch für Abwesenheiten und Urlaub. Alles in allem stimmen wir interne und externe Aktivitäten aufeinander ab, um alle Termine im Griff zu haben.

Welche Laufzeit haben ihre Projekte in etwa und wie viele Projekte steuern Sie parallel?

Vergangenes Jahr waren es etwa 40 Kundenprojekte. Kleinere umfassen etwa 50 Personentage, mittlere so 50 bis 150 und große Projekte gehen bis etwa 300 bis 400 Personentage. All das zu organisieren und die Ressourcen optimal zu nutzen, ist „nicht ohne“.

Sie arbeiten ja bereits viele Jahre mit Blue Ant. Wenn Sie zurückblicken: Weshalb haben Sie sich seinerzeit nach einer Projektmanagement-Software umgeschaut? Was war der Hauptgrund?

Damals nutzten wir eine kleine Eigenentwicklung für die Arbeitszeiterfassung. Zusätzlich hielten wir sämtliche planungsrelevanten Informationen in einem wiki-basierten System fest. Damit alles im Blick zu behalten, war die größte Herausforderung. Es war Zeit, endlich alles in einem System abzubilden.

Die Arbeitszeiterfassung ist schließlich wesentliche Grundlage für Fakturierung und Nachkalkulation. Zusätzlich hatten wir keine Möglichkeit, die Auslastung über alle Projekte und Funktionen hinweg zuverlässig zu überwachen und zu steuern.

Weshalb haben Sie sich für Blue Ant entschieden? Welche Kriterien waren ausschlaggebend? 

Letztendlich erfüllte Blue Ant unsere Bedürfnisse am besten und ließ sich in unser Wiki integrieren. Ausschlaggebend waren aber vor allem die Einzelprojektplanung, die Ressourcenplanung über alle und die Arbeitszeiterfassung, auch als Grundlage für die Fakturierung. Nach gründlicher Evaluierung haben wir festgestellt, dass Blue Ant für uns die beste Wahl ist.

Erinnern Sie sich noch an die Einführung? Wie haben Sie die Software an den Start gebracht und produktiv gestellt?

Wir haben uns entschlossen, Blue Ant on-Premises – also innerhalb unserer IT-Infrastruktur – mit Hilfe der Handbücher zu installieren und zu konfigurieren. Anschließend gab’s dann in Bern eine zweitägige Einführungsschulung, durchgeführt von einem Ihrer Mitarbeiter.

Im ersten Teil wurden alle Mitarbeitenden einbezogen, im zweiten Teil hauptsächlich die Projektverantwortlichen und Linienvorgesetzten. Gemeinsam prüften wir auch die Konfiguration und nahmen notwendige Anpassungen vor.

Bei welchen typischen Szenarien hilft Blue Ant im Projektalltag?

Zunächst geht’s darum, ein Projekt nach unseren Standards neu aufzusetzen und Funktionen zu etablieren. Projektstrukturpläne sind einfach schnell erstellt. Das ist eine typische Situation zum Start.

Im nächsten Schritt erfolgt dann die Ressourcenplanung, bei uns im monatlichen Rhythmus. Wir sprechen zwar viel persönlich miteinander, nehmen hier jedoch die wichtigen Abstimmungen transparent vor – Änderungen, Kürzungen, Anpassungen eben.

Ebenfalls typisch bei uns: Das monatliche Zuweisen von Aufgaben, also die Eisatzplanung. Und natürlich die tägliche Arbeitszeiterfassung. Alle Mitarbeitenden dokumentieren ihre Tätigkeiten einfach täglich in Blue Ant, aufgeteilt auf die verschiedenen Projekte und Linienfunktionen.

Nutzen Sie dabei auch Abwesenheitsfunktionalitäten, also Urlaubsplanung und dergleichen?

Ja, die Urlaubsplanung erfolgt mit Blue Ant. Zu Beginn jedes Jahres legen wir das Kontingent und die Urlaubsansprüche fest. Die Mitarbeitenden beantragen ihren Urlaub dann und der Vorgesetzte genehmigt – das läuft alles ganz reibungslos. Wir steuern hier einfach alles anhand der Blue Ant-Vorgaben.

Viele Kunden nutzen Blue Ant in Kombination mit anderen Produkten. Datenaustausch und Schnittstellen sind dann relevant. Gibt es bei Ihnen ähnliche Anforderungen?

Wir nutzen als Ticket- und Incident-Management System Redmine, das in unsere Wiki-Plattform integriert ist. Die Tickets enthalten in der Regel manuell eingetragene Informationen für die jeweilige Aufgabe – eine Schnittstelle gibt es nicht.

Eine Schnittstelle zu Blue Ant wäre hier hilfreich, so könnten wir Restaufwände besser schätzen. In Redmine sind diese Infos verfügbar, werden bislang jedoch nicht an Blue Ant übertragen.

Kommentar Blue Ant: Gut zu wissen! Da bieten wir auf jeden Fall eine Lösung an. Für die Möglichkeiten des Datenaustauschs existieren verschiedene Konnektoren. Speziell gibt es Konnektoren für Jira, die das Thema Restaufwandsschätzung und Ähnliches unterstützen. Tatsächlich ist es möglich. Wir finden einen Weg, diese Daten regelmäßig auszulesen. Dann könnten diese Daten aus Ihrem Issue-Tracking-System nach Blue Ant übertragen werden.

Häufig wird gefragt, wie hoch man sich den administrativen Aufwand vorstellen muss, um solch eine Software zu betreiben. Können Sie das kurz umreißen?

Den Hauptaufwand sehe ich zu Beginn, also zum Einrichten und konfigurieren des Systems. Es geht ja schließlich darum, alles an die individuellen Bedürfnisse der Firma anzupassen. Innerhalb von zwei Monaten hatten wir das erledigt, aber natürlich nicht Vollzeit. Ansonsten ist der Aufwand überschaubar. Hauptsächlich beschäftigen wir uns mit den monatlichen Ressourcenplanungen und Statusberichten.

Alles in allem laufen die Prozesse sehr routiniert und jeder weiß, was zu tun ist.

Zum Thema Weiterentwicklungen und Servicepatches: Welche Update-Strategie fahren Sie? Sind Sie bei den regelmäßigen Updates dabei, führen Sie das eher unregelmäßig durch oder nutzen Sie die Jahresversion?

Vor etwa vier Jahren haben wir uns dafür entschieden, Blue Ant nur noch einmal jährlich zu aktualisieren. Bisher haben wir dies so gehandhabt, dass wir im Frühling, sobald die LTS-Version erscheint, diese installieren. Aktuell nutzen wir die Version 23.0.0. Mittlerweile sind wir jedoch unsicher, ob dies die beste Strategie ist. Manche Probleme, die auftreten, sind nämlich in den neueren Versionen längst behoben – wir melden sie noch als Tickets.

Ich vermute deshalb, dass wir in Zukunft nicht mehr unbedingt die LTS-Version direkt bei ihrer Erscheinung nutzen werden. Stattdessen könnten wir ein oder zwei Updates abwarten und dann eine etwas spätere Version wie etwa 23.0.2 installieren. Unser Ziel wäre es, dann für ein Jahr keine weiteren Updates durchzuführen – es sei denn, es handelt sich um etwas Kritisches.

Kommentar Blue Ant: Für diejenigen, die nicht vertraut sind mit den Fachbegriffen: LTS steht für Longtime Support Version. Das bedeutet, dass der Kunde eine Version erhält, die er für ein Jahr nutzt. In dieser Version werden Fehler nur dann behoben, wenn sie kritisch sind, also wenn sie das Arbeiten behindern oder zu Datenverlust führen. Solche kritischen Fehler führen dann zu einem Update der Longtime-Version. Andere Fehlerbehebungen und Neuerungen werden hingegen in das Rolling Release aufgenommen. Wenn man sich im Rolling Release befindet, kann man Updates zwar aussetzen, muss aber alle verpassten Updates nachholen, sobald man sich wieder entscheidet zu aktualisieren. Dies kann monatlich oder unregelmäßig geschehen, verursacht jedoch einen höheren Aufwand.

Nun zwei, drei Worte bitte noch zur Zusammenarbeit mit Hypergene, mit dem Support, den Kollegen, der Beratung. Wie läuft das?

Wenn wir ein Problem haben, versuchen wir zunächst, es selbst zu lösen. Finden wir keine, erzeugen wir ein Ticket. Die Reaktionszeiten sind sehr gut, wir bekommen schnell eine Antwort. Manche Anfragen können sofort zu unserer vollen Zufriedenheit beantwortet werden, bei anderen dauert es länger – bei Software ist das halt so.

Manchmal haben wir übrigens den Eindruck, dass Funktionen, die wir häufig nutzen, in einem neuen Release fehlen. Wir sind selbst Softwareentwickler und verstehen, dass nicht jede Funktionalität übernommen werden kann, aber schade ist es schon.

Alles in allem finden wir aber immer eine Lösung. Blue Ant unterstützt uns sehr gut bei all diesen Angelegenheiten und wir können mit der Software sehr gut arbeiten.

Vielen Dank für das sehr offene Interview und weiterhin viel Erfolg mit Ihrer Blue Ant-Lösung!

(Kundenbericht von 2024)