Blue Ant Projektmanagement Software im Einsatz bei der eins energie in Sachsen GmbH & Co. KG

»Unsere Blue Ant Lizenzen haben wir kürzlich verlängert, was zeigt, dass das Vertrauen weiterhin besteht und wir sehr zufrieden mit der Anwendung sind.«

MARKUS FRIEDEMANN - TEAMLEITER IT-PROJEKTPORTFOLIOMANAGEMENT

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Markus Friedemann ist Teamleiter für das IT-Projektportfoliomanagement in der Stabsabteilung IT und sorgt mit seinem Team für mehr Transparenz und Struktur in der IT-Projektlandschaft des Unternehmens. Im Interview teilt er seine Erfahrungen zur Einführung und Nutzung von Blue Ant und gibt spannende Einblicke in die täglichen Herausforderungen im IT-Projekt- und Ressourcenmanagement.

Vielen Dank, dass Sie sich heute Zeit für ein paar Einblicke nehmen! Bitte stellen Sie sich und Ihre Rolle im Unternehmen kurz vor.

Gerne! Mein Name ist Markus Friedemann. Ich bin Teamleiter für das IT-Projektportfoliomanagement in der Stabsabteilung IT bei der eins energie. Die Abteilung ist für die strategische IT-Ausrichtung zuständig. Mein Team steuert die IT-Projekte und das IT-Anforderungsmanagement im Unternehmen.

Das ist ein spannendes Stichwort! Im kommenden Jahr wird Blue Ant neue Funktionen im Bereich Ideen- und Anforderungsmanagement einführen. Doch zurück zu Ihrem Unternehmen:

Bei so vielen Menschen und Dienstleistungen gibt es sicherlich ein umfangreiches Portfolio. Wie ist Ihre Projektlandschaft strukturiert?

Unser Konzern umfasst zwei Bereiche: Die technische Seite, die sich primär um die Energieversorgung kümmert und den kaufmännischen Bereich – also Vertrieb und Verwaltung. Hier ist auch die strategische IT angesiedelt. Zudem arbeiten wir auch Hand in Hand mit unserem Netzbetreiber
inet und unserem IT-Dienstleister make IT zusammen.

Unser Fokus liegt auf IT-Projekten. Um den gesetzliche Vorgaben, Marktanforderungen und dem Wettbewerb Stand zu halten, sind IT-Projekte im Rahmen der Energieversorgung unabdingbar. Zusätzlich sorgt aber auch die zunehmende Digitalisierung, IT-Sicherheit oder neue IT-Technologien für zahlreiche IT-Projekte, welche in möglichst kurzer Zeit umgesetzt werden müssen – und das oft noch neben dem Betrieb.

Ohne ein strategisches Vorgehen, sind die Folgen wie chronische Ressourcenüberlastung, lange Projektlaufzeiten, unstrukturiertes Vorgehen, mangelnde Zusammenarbeit und Intransparenz leider an der Tagesordnung.

Um dem entgegenzuwirken, sind wir dabei ein IT-Projektportfoliomanagement zu etablieren.

Das führt mich direkt zur nächsten Frage: Was waren die konkreten Gründe, die Sie dazu veranlasst haben, nach einer Projektmanagement-Software Ausschau zu halten?

Ganz klar der Wunsch nach mehr Ordnung und Transparenz, also eine strategische Struktur in die IT-Projektlandschaft an einer zentralen Stelle zu bringen – da ist eine passende Software unerlässlich.

Jede IT-Abteilung kennt das sicher: Die Fachbereiche stellen mehr und mehr Anforderungen, die erledigt werden müssen – bei uns kommen dann noch all diejenigen hinzu, die aufgrund von Gesetzen oder Verordnungen auf der Tagesordnung stehen.

Insgesamt steht die Energiebranche immer wieder vor neuen Herausforderungen, wie bspw. der Energiekrise oder der Transformation zur Klimaneutralität.

Anfang des Jahres haben wir beispielsweise unser Braunkohlekraftwerk stillgelegt und ein Gaskraftwerk als Übergangstechnologie errichtet. Jetzt prüfen wir schon den nächsten Schritt in Richtung Wasserstoff als Energieträger.

Nahezu jedes Projekt bringt neue IT-Anforderungen und Schnittstellen mit sich. Die IT muss also schnell reagieren, idealerweise bereits gestern anstatt morgen... Deshalb mussten wir zuerst einmal Transparenz schaffen: Welche Projekte laufen bereits? Welche stehen im nächsten Jahr an?

Mittlerweile sind dabei die Mechanismen der kontinuierlichen Projektpflege immer weiter zu etablieren, haben Prozesse erstellt, um gezielt planen, steuern und priorisieren zu können.

Es gibt ja zahlreiche Softwarelösungen für das Projektmanagement. Welche Kriterien waren ausschlaggebend dafür, dass Sie sich letztendlich für Blue Ant entschieden haben?

Ausschlaggebend für die Entscheidung war letztendlich der Funktionsumfang und die modulare Struktur von Blue Ant. Als öffentliches Unternehmen sind wir verpflichtet, einen transparenten Auswahlprozess durchzuführen. Ein Kriterium ist auch das Vertrauen in den Anbieter. Das Team von Blue Ant hat uns durch Zuverlässigkeit und Professionalität überzeugt, sodass wir uns für diese Lösung entschieden haben.

Zudem haben wir uns entschlossen, auf eine Cloud-Lösung zu setzen. Blue Ant bot auch hier zahlreiche Vorteile und die Leistung des Systems hat uns ebenfalls überzeugt.

Unsere Lizenzen haben wir kürzlich verlängert, was zeigt, dass das Vertrauen weiterhin besteht und wir sehr zufrieden mit der Anwendung sind.

Bitte geben Sie uns ein paar praktische Tipps und Einblicke: Welche Hauptfunktionen helfen Ihnen, den Arbeitsalltag gut zu organisieren und Transparenz zu schaffen?

Klar, gerne! Wie erwähnt, haben wir so gut wie bei Null angefangen. Zunächst haben wir einen Überblick über den IST-Zustand gewonnen, indem wir alle laufenden Projekte in Blue Ant integriert haben.

Parallel dazu haben wir einen Projekt-Initiierungsprozess entwickelt, den wir in Blue Ant über Workflows und verschiedene Statusstufen abbilden. Dazu zählen die Freigabe, der Projektantrag und schließlich der Projektauftrag. So haben wir eine klare Struktur für den Projektstart geschaffen. Die Projekte werden dann von mir oder meinem Team in verschiedene Portfolios eingeteilt, zum Beispiel nach Fachbereichen wie Vertrieb, Marketing oder IT.

Ein weiterer wichtiger Schritt war die Einführung der Ressourcenplanung, da dies für uns eine zentrale Rolle spielt. Wir wollen schließlich wissen, was wir überhaupt leisten können – und das lässt sich nur anhand der tatsächlich verfügbaren Ressourcen beurteilen. Blue Ant dient dabei als zentrale Informationsplattform für alle laufenden IT-Projekte.

Zusätzlich erstellen wir monatlich Berichte, die sowohl interaktiv in der Plattform als auch über das Reportmodul abrufbar sind. Diese Berichte sind so aufbereitet, dass sie den jeweiligen Bereichen und den Führungskräften einen schnellen Überblick über ihre IT-Projekte und Ressourcen bieten. Ein weiteres wichtiges Feature ist die monatliche Statusberichterstattung mit Erinnerungsfunktion, die die Projektleiter bequem im System erledigen können.

Sie haben das Ressourcenmanagement erwähnt, das ja oft als Königsdisziplin im Multiprojektmanagement gilt. Ich denke hier an die Evaluierung durch Zeiterfassung, an Abgleiche und ans Berücksichtigen der Linienarbeit bei der Planung. Können Sie auch hier ein paar Erfahrungen teilen?

Ressourcenmanagement war für uns zu Beginn Neuland – und wir sind nach wie vor am Optimieren. Vieles entwickelt sich erst, während man es praktisch umsetzt. Von Anfang an haben wir jedoch darauf geachtet, die sogenannten Linientätigkeiten – oder wie wir es nennen, die Grundlast – mit zu erfassen. Also alle Tätigkeiten, die nicht direkt mit Projekten verbunden sind. Diese Dokumentation ist essenziell, um die Auslastung der Ressourcen insgesamt im Blick zu behalten.

Eine der größten Herausforderungen bleibt jedoch die Einschätzung der tatsächlichen Ressourcenkapazitäten. Das betrifft weniger das Tool selbst, sondern vielmehr die Frage, wann und in welchem Umfang wir bestimmte Mitarbeiter benötigen. Derzeit erfolgt die Zuweisung noch auf einer personenbasierten Ebene, also konkret auf Engpass-Ressourcen wie Hans Müller oder Anika Schulze, die in vielen Projekten gefragt sind.

Das Ressourcenmanagement in Blue Ant hilft uns enorm dabei, diese Engpässe sichtbar zu machen und eine transparente Übersicht zu schaffen. Das funktioniert aber nur, wenn alle mitmachen.

Auch wenn der theoretische Nutzen eines Projekt- und Portfoliomanagements unbestritten ist, ist die praktische Umsetzung leider auch eine Herausforderung. Es dauert, bis sich ein neues System etabliert und der Mehrwert für alle spürbar wird. Jeder zusätzliche Klick bedeutet für die Mitarbeiter zunächst einmal Mehraufwand, was die Akzeptanz nicht gerade erleichtert. Hier müssen wir noch Überzeugungsarbeit leisten.

Absolut, das Thema Datenerfassung ist immer eine Herausforderung – damit sind Sie nicht allein. Der Nutzen zeigt sich meist auf einer höheren Ebene, etwa durch einen besseren Überblick. Wichtig ist dann, diesen Mehrwert an die Mitarbeitenden zurückzugeben, indem man Überlastungen vermeidet und ihnen beweist, dass sie durch die Erfassung entlastet und gezielter eingeplant werden können.

Im Arbeitsalltag tauchen dabei sicher auch immer wieder Fragen auf. Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit unserem Support und unserer Beratung?

Ich muss sagen, ich bin mit dem Support und der Beratung sehr zufrieden. Die Unterstützung ist schnell und freundlich. Ich fühle mich immer ernst genommen. Das kennt man ja anders: Wenn man bei einer Hotline wie der der Deutschen Bahn anruft, wartet man ewig und bekommt am Ende eine Standardantwort. Bei Ihnen ist das überhaupt nicht der Fall – die Tickets werden stets ernst genommen in der Regel zügig gelöst.

Auch die Beratungsangebote sind hilfreich. Dieses Jahr haben wir beispielsweise einen System-Check-up durchführen lassen, bei dem wir die Gelegenheit hatten, uns mit Ihren Experten über unsere laufende Nutzung auszutauschen. Dabei haben wir viele neue Funktionen kennengelernt, die uns vorher nicht bewusst waren – auch mein Feedback wurde aufgenommen und weitergegeben. Das hat wirklich gut funktioniert. Ich fühle mich in der Zusammenarbeit sehr wohl.

Ein großes Lob möchte ich auch für die Online-Hilfe aussprechen. Es ist eine super Funktion, dass man von jeder Ansicht und jeder Funktion in der Anwendung aus direkt über das Fragezeichen zur passenden Hilfeseite gelangt. Das spart enorm viel Zeit und hilft, schnell Lösungen zu finden, ohne lange suchen zu müssen. Insgesamt also ein sehr positives Erlebnis.

Vielen Dank für das positive Feedback! Das werden wir gleich fett hervorheben, denn es kommt leider oft vor, dass sich Nutzer nicht zuerst das Handbuch ansehen, sondern direkt den Support kontaktieren.

Schauen wir noch ein wenig in die Zukunft: Gibt es bestimmte Funktionen, die Sie intensiver nutzen möchten oder Bereiche, in denen Sie sich stärker engagieren wollen? Was steht auf Ihrer Roadmap?

Ja, auf jeden Fall. Projektmanagement ist ja ein dynamischer Prozess. Wir haben bewusst mit einem Minimalprinzip gestartet – auch wenn es manchmal schmerzt, nicht gleich die volle Bandbreite eines Tools nutzen zu können. Unser Ziel ist es, nach und nach mehr Funktionen zu integrieren.

Aktuell arbeiten wir parallel daran, unsere Ticket-Tools, wie beispielsweise Jira, auf eine Web-basierte Lösung umzustellen. Hier gibt es ja den entsprechenden Connector, um die Systeme zu verbinden. Für Anwender ist es immer eine Herausforderung, mit mehreren Tools gleichzeitig zu arbeiten – gerade in einem großen Unternehmen, indem viele bereits eigene Lösungen etabliert haben. Deshalb ist es uns wichtig, eine gute Interoperabilität herzustellen.

Auch das Thema Künstliche Intelligenz wird bei uns bereits fokussiert und vorangetrieben. Vielleicht lässt sich KI in der Zukunft auch im Projekt- und Portfoliomanagement sinnvoll einsetzen – aber da lassen wir uns auch von Blue Ant überraschen.

Zunächst liegt unser Fokus darauf, Stabilität zu schaffen und mehr Routine in die Nutzung zu bringen. Es gibt noch einige Bereiche, die nicht so vollständig integriert sind, wie wir es uns wünschen. Das ist unser nächstes Ziel für die nahe Zukunft.

Damit sind Sie in bester Gesellschaft! Viele Unternehmen befinden sich auf einem ähnlichen Weg. Wichtig ist vor allem die Kontinuität, also dass man sich auf einen Mindeststandard einigt und diesen konsequent beibehält. Und natürlich ist es eine große Unterstützung, wenn das Management den Mehrwert erkennt und die Bemühungen wertschätzt.

Vielen Dank für das Interview und das positive Feedback. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg im Projektmanagement!

(Kundenbericht von 2024)