Gamechanger OKR: Definition & bewährte Tipps zur Einführung

Inhaltsverzeichnis

1. Was bedeutet OKR? Die Definition
2. Wie funktioniert OKR? 3 Säulen + 3 Schritte
3. Vorteile von OKR gegenüber anderen Managementmethoden
4. Was ist der Unterschied zwischen OKR und Balanced Scorecard?
5. Was ist der Unterschied zwischen OKR und KPI?
6. Wer profitiert von OKR?
7. Was sind die Voraussetzungen, um mit OKR erfolgreich zu sein?
8. Typische Missverständnisse und falsche Erwartungen
9. Deine Checkliste für die Einführung von OKR
10. Wer hat OKR erfunden?
11. Wann startest Du?

Was bedeutet OKR? Die Definition:

Sowohl Objectives als auch Key Results sind transparent fürs Team.

 „Wir brauchen nicht den perfekten Plan. Aber wir sollten alle denselben haben.“ Dieses Zitat von Trainerlegende Jürgen Klopp passt auch prima zu OKR. Hier richtest Du mit Offenheit Dein Team auf strategische Ziele aus, Du stärkst die Zusammenarbeit und die gemeinsame Verantwortung. Das Verzetteln in nebensächlichen Aufgaben und Projekten gehört der Vergangenheit an, weil Ihr Euch auf einen klaren Kurs verständigt und Ziele fokussiert ansteuert.

Menschen mit OKR zu führen, fördert nachweislich die Motivation und Zielerreichung, weil Mitarbeitende ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg sehen und direkt beeinflussen können.

Entwickelt wurde die OKR-Methode bereits in den 1970er-Jahren bei Intel. Heute ist sie typisch für agil arbeitende Teams.

Wie funktioniert OKR? 3 Säulen + 3 Schritte

Aller guten Dinge sind auch im OKR drei:

1. Klarheit:
   Objectives und Key Results sind ein prima Standard, um Ziele zu formulieren und zu kommunizieren – eine klare, gemeinsame Sprache für sämtliche Ebenen.
2. Zielarchitektur:
   Wie hängen strategische Unternehmensziele und operative Teamziele zusammen? Mit Hilfe von OKR werden die Beiträge für alle offensichtlich.
3. Prozess:
   Zeitnah und regelmäßig prüft Ihr, ob Ihr auf Kurs seid – und falls nicht, nehmt Ihr flexibel und transparent notwendige Anpassungen vor. OKR unterstützen Euch dabei, entsprechende Routinen zu entwickeln.

In der Praxis sieht das zum Beispiel so aus:

• Schritt 1: Klare Zielarchitektur
  In aller Regel besitzen Unternehmen eine Vision und Mission, aus denen das Management mittelfristige und greifbare strategische Ziele ableitet, meist für ein Geschäftsjahr.
  
  Aus diesen übergeordneten Zielen leitet das Team nun die Objectives ab –Ziele, die während des OKR-Zyklus erreichbar sind (meist ein Quartal). Sie dienen dazu, die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen.
  
  Wichtig dabei: Objectives werden nicht vom Management definiert, sondern von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbst.
  
  Bevor Google den Browser Chrome entwickelte, lautete das ambitionierte Objective zum Beispiel: „Wir wollen den besten Browser entwickeln.“  Was wollt Ihr erreichen? Formuliert die Objectives als Ansporn und Inspiration. 

• Schritt 2: Key Results definieren
  Butter bei die Fische: Jetzt wird’s konkret! Pro Objective solltet Ihr drei bis fünf messbare Key Results, also gewünschte Schlüsselergebnisse, festlegen. Bezogen auf Googles Browser „Chrome“ lautete ein Key Result: „Bis Ende 2008 wollen wir 20 Millionen User generieren.“
  
  Woran macht Ihr fest, ob die Ziele erreicht wurden? Formuliert Eure Key Results konkret, zeitgebunden und herausfordernd, jedoch erreichbar.

Beispiele für Key Results:

• Erhöhung der Kundenzufriedenheitsbewertung mit Note 1 um 25 % durch zusätzlichen Support per 24-Stunden-Chat.
• Senkung der Mitarbeiterfluktuation um 20 % im nächsten Jahr durch die Einführung flexibler Arbeitsmodelle ab 1. Januar.

• Schritt 3: OKR umsetzen –Zyklus & Prozess
  Habt Ihr Objectives und Key Results definiert, seid Ihr startklar. Jeder OKR-Zyklus verläuft in diesen vier Phasen. In diesem Beispiel gehen wir von einem Quartals-Zyklus aus:

Praxisbeispiel: OKR auf Unternehmensebene, Abteilungsebene und individueller Ebene

Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen könnte seine OKR zum Beispiel wie folgt definieren:

Unternehmensebene:

Objective: Zum Marktführer in der Region werden

Key Results bis Ende des Quartals:

• Umsatz um 20% steigern
• Marktanteil um 10% ausbauen
• Kundenzufriedenheit um 15% erhöhen

Abteilungsebene (am Beispiel Vertrieb):

Objectives: Treiber für Umsatzwachstum sein

Key Results bis Ende des Quartals:

• Die Anzahl der Neukundenakquisitionen um 25% erhöhen
• Die Abschlussquote von Verkaufsabschlüssen um 15% erhöhen.
• Den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde um 20% steigern.

(bezieht sich auf Unternehmens-Key Result: Umsatz um 20% steigern und Marktanteil um 10% ausbauen)

Individuelle Ebene (am Beispiel Vertriebs-Mitarbeiter):

Objective: Top-Verkäufer und Teamvorbild sein

Key Results bis Ende des Quartals:

Bezüglich Abteilungs-Key Result: Anzahl der Neukundenakquisitionen um 25% erhöhen:

• Mindestens 10 neue qualifizierte Leads pro Woche generieren.
• Persönliches Netzwerk und Social-Media-Kanäle nutzen, um pro Monat mindestens 5 neue Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen und Webinaren um 50% steigern, um die Sichtbarkeit zu erhöhen und neue Kundenkontakte zu knüpfen.

Bezüglich Abteilungs-Key Result: Die Abschlussquote von Verkaufsabschlüssen um 15% erhöhen:

• Teilnahme an mindestens zwei Verkaufsschulungen pro Quartal, um Verkaufsfähigkeiten und -techniken zu verbessern.
• Die persönliche Nachverfolgungsstrategie bei Angeboten optimieren, um die Antwortzeit auf Kundenanfragen um 20% zu reduzieren.
• Entwicklung und Einsatz personalisierter Präsentationen für potenzielle Kunden, um die Überzeugungskraft zu erhöhen.

Bezüglich Abteilungs-Key Result: Den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde um 20% steigern:

• Einführung eines Cross-Selling-Programms, um jedem Kunden mindestens ein zusätzliches Produkt oder Dienstleistung anzubieten.
• Durchführung von Quartalsgesprächen mit Top-Kunden, um unerfüllte Bedürfnisse zu identifizieren und zusätzliche Lösungen anzubieten.
• Entwicklung und Angebot maßgeschneiderter Paketlösungen für Schlüsselkunden, um den Wert pro Verkauf zu erhöhen.

So heruntergebrochen, sehen alle Beteiligte ihren Beitrag fürs große Ganze und können sich auf gemeinsame Ziele ausrichten.

Vorteile von OKR gegenüber anderen Managementmethoden

Wie eingangs erwähnt: Häufig wird OKR mit MBO, also Management by Objectives, verwechselt. Der Unterschied zu dieser und weiteren traditionellen Management-Methode liegt auf der Hand: OKR ist ein wendiges Speedboot. MBO, SMART oder Balanced Scorecard gleichen eher einem Ozeanriesen, der an einem geplanten Kurs über lange Strecken festhält.

Die Vorteile von OKR im Überblick:

1. Flexibilität
   OKRs werden häufiger überprüft und angepasst, um schnell auf Veränderungen zu reagieren. Seid Ihr in einem dynamischen Umfeld aktiv, dass sich ständig wandelt? Dann ist OKR besonders attraktiv für Euch. Beispielsweise kann ein Vertriebsteam per OKR schnell erkennen, welche Taktiken oder Produkte besonders erfolgreich sind. Daraufhin können sie unmittelbar ihr Vorgehen ändern, um diesen Erfolg zu maximieren. Abteilung und Team richten ihre OKR aneinander aus – sie bündeln so ihre Energie und halten Kurs auf Erfolg.
   
   
2. Fokus
   Während Methoden wie SMART* dazu neigen, vielfältige Zielen zu unterstützen, konzentriert sich OKR aufs Wesentliche. Management und Team richten ihren Kompass gemeinsam auf das aus, was den größten Erfolg verspricht. So verschwendet Ihr keine Energie mehr für Nebensächliches. 
   
   

3. Transparenz
   OKR werden unternehmensweit geteilt. Jeder kann die Ziele und Fortschritte der anderen sehen. Silodenken gehört dank OKR der Vergangenheit an. Stattdessen fördert Ihr die Zusammenarbeit und den Teamgeist. 
   
   

4. Evolution
   Traditionelle Methoden messen den Erfolg daran, ob das gewünschte Endergebnis erreicht wurde. OKR misst regelmäßig den Fortschritt. Auf diese Weise ermutigst Du Dein Team, zu lernen und laufend besser zu werden.

* Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminiert

Was ist der Unterschied zwischen OKR und Balanced Scorecard?

OKR werden für einen kurzfristigen Zeitraum festgelegt – typisch sind drei Monate. Diese Kurzfristigkeit ist Eure Basis für schnelle Anpassungen und agile Prozesse. Für den folgenden OKR-Zyklus legt ihr fest, welche Ziele aktuell am wichtigsten sind, um erfolgreich zu sein.

Im Rahmen der Balanced Scorecard definierst Du die Ziele für einen längeren Zeitraum, nämlich ein Geschäftsjahr. Zusätzlich sind die Perspektiven fix: Finanzen, interne Prozesse, Kunden und Lernfortschritte. Für jeden dieser vier Bereiche definiert ihr Eure Ziele.

Was ist der Unterschied zwischen OKR und KPI?

Beide dienen zwar der Zielverfolgung und Erfolgsmessung in Unternehmen – dennoch sind sie grundverschieden:

KPI sind operative Leistungsindikatoren, die den Erfolg einzelner Aktivitäten oder Projekte quantifizieren. OKR sind das Rahmenwerk fürs Setzen und Erreichen ambitionierter Ziele, die direkt mit Eurer Vision und strategischen Unternehmenszielen verbunden sind.

KPI ergänzen sich und können als Teil der Key Results bzw. Schlüsselergebnisse in OKRs integriert werden.

Wer profitiert von OKR?

Startups und agile Teams
Eure einzige Konstante ist die Veränderung? Dein Team setzt auf Eigenverantwortung? Dann bietet die OKR-Methode den perfekten Rahmen für Euch. Ihr könnt Eure gesamte Energie aufs Skalieren bzw. Wachstum ausrichten und gleichzeitig das große Ganze im Blick behalten.

Remote-Teams
Seit der Corona-Pandemie sind Homeoffice und Workations ein gutes Stück Normalität geworden. Bei Euch auch? Dann bieten OKR allen eine klare Struktur und Richtung – ganz gleich, wo und wann die Aufgaben erledigt werden. Eigenverantwortung und Selbstorganisation werden gestärkt.

Großunternehmen
Ihr wollt agiler werden und dabei Stabilität bewahren? Mit OKR gelingt Euch das! Die klare Zielarchitektur – also das Synchronisieren von Unternehmensvision, Abteilungszielen und individuellen Zielen – liefet Struktur und Sicherheit. Zusätzlich arbeiten Teams, die per OKR geführt werden, motivierter und besser zusammen. Auch das sorgt für Stabilität.

Bildungseinrichtungen
Bist Du vielleicht für Lehrpläne verantwortlich? Schulen und Universitäten nutzen die OKR-Methode, um ihre Programme mit übergeordneten Bildungszielen abzustimmen.

Non-Profit-Organisationen
Knappe Ressourcen sind Alltag in gemeinwohlorientierten Organisationen. Bist Du in diesem Umfeld aktiv, helfen Dir OKR, klare Prioritäten zu setzen. Zusätzlich fördern OKR die so wichtige Transparenzkultur von NGOs.

Was sind die Voraussetzungen, um mit OKR erfolgreich zu sein?

Diese vier Punkte gelten als Schlüsselfaktoren:

• Bekenntnis vom Top-Management:
  Unterstützt Eure Unternehmensführung OKR uneingeschränkt?
• Bereitschaft zur Anpassung:
  Können alle – Management und Teams – alte Pläne loslassen, wenn neue Erkenntnisse das erfordern?
• Kultur der Transparenz:
  Seid Ihr bereit dafür, Ziele und Ergebnisse offenzulegen?
• Freude am Lernen:
  Wollt Ihr laufend besser werden und aus Fehlern lernen, statt Schuldige zu suchen?

Viermal „Ja!“? Super, dann lies weiter und vermeide noch diese typischen Denkfehler, die immer wieder vorkommen:

Typische Missverständnisse und falsche Erwartungen

• OKR ist kein schneller Fix für alle Probleme:
  Ein weit verbreitetes Missverständnis ist die Annahme, OKR könnte über Nacht tiefgreifende Veränderungen herbeiführen. In Wirklichkeit erfordert OKR Geduld und Durchhaltevermögen.
• Mehr Key Results bedeuten nicht mehr Erfolg:
  Viele denken, je mehr Key Results sie definieren, desto besser. Tatsächlich führt eine Überladung mit Key Results oft zu Verwirrung und einem Verlust von Fokus. Qualität und Relevanz sind hier entscheidend, nicht die Anzahl.
• OKR ist ein Maßanzug, keine Lösung von der Stange:
  Auch wenn ein Freund oder Verwandter OKR erfolgreich in seinem Unternehmen eingeführt hat: Dessen Praktiken 1:1 zu übernehmen, ist in aller Regel sinnlos. OKR funktioniert, wenn es zur eigenen Unternehmenskultur und -struktur passt.

• OKR ersetzt nicht andere Management-Tools:
  OKR und gut? Weit gefehlt. OKR spielen ihre Stärken am besten aus, wenn sie vorhandene Prozesse und Systeme ergänzen.
• OKR ist nicht nur fürs Top-Management da:
  Ein häufiger Irrtum ist, dass OKR ausschließlich auf höheren Führungsebenen genutzt werden. In Wahrheit profitiert das gesamte Unternehmen von der Klarheit und Ausrichtung, die OKR bietet – wenn es auf allen Ebenen eingeführt wird.

Deine Checkliste für die Einführung von OKR

Hat Dich die OKR-Methode überzeugt? Reizt es Dich, OKR in Deinem Unternehmen einzuführen? Dann wird Dir diese Checkliste helfen – viel Erfolg!

1. Verständnis und Engagement fördern

• Stelle sicher, dass das Führungsteam vollständig hinter OKR steht.
• Organisieren zunächst Workshops oder Schulungen, um allen Mitarbeitenden die Grundlagen und den Nutzen von OKR zu vermitteln.

2. Ein klares Zielbild vermitteln

• Definiere klare und motivierende Unternehmensziele, die mit OKR erreicht werden sollen. Achte darauf, dass diese Ziele Eure langfristige Strategie und Vision stützen.

3. OKR-Framework definieren

• Entscheide, wie oft OKR-Zyklen stattfinden sollen (z.B. quartalsweise).
• Lege fest, wer verantwortlich dafür ist, dass OKR für Abteilungen und Mitarbeitende gesetzt und überprüft werden.

4. Tools und Ressourcen bereitstellen

• Finde ein Tool, dass Euch Planung, Tracking und offene Kommunikation erleichtert.
• Stellen Ressourcen zur Verfügung, die allen helfen, OKR effektiv anzuwenden.

5. Pilotprojekt starten

• Pilotprojekte wecken das Interesse.
  Wähle eine Abteilung aus, um die OKR-Methode zu testen.

6. Regelmäßiges Feedback und Anpassungen:

• Stelle sicher, dass Weeklys, Reviews und Retrospektiven regelmäßig stattfinden, um Fortschritte zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
• Ermutige zu offenen Diskussionen über Herausforderungen und Erfolge.

7. Erfolge feiern und lernen:

• Erkennt Erfolge an und feiert sie!
• Sammelt Feedback, lernt aus den Erfahrungen.

8. OKR skalieren:

• Planen die schrittweise Ausweitung von OKR auf weitere Teams bzw. das gesamte Unternehmen. Nimm die gesammelten Erfahrungen und Erfolge als Basis.

Wer hat OKR erfunden?

OKR wurde in den 1970er Jahren bei Intel unter der Leitung von Andy Grove entwickelt, einem Pionier des Silicon Valley. Die Einfachheit und Flexibilität von OKRs erwiesen sich als Gamechanger und wurden schnell von anderen Technologieunternehmen übernommen.

Als Meilenstein für die Verbreitung der OKR-Methode gilt die Einführung bei Google.

John Doerr, ein ehemaliger Intel-Mitarbeiter und späterer Risikokapitalgeber, präsentierte OKR Ende der 1990er Jahre den Gründern Larry Page und Sergey Brin. Begeistert griffen sie die Methode auf. Googles Erfolg und das bemerkenswerte Wachstum bescherten OKR jetzt weltweit Aufmerksamkeit.

Heute hat sich die OKR-Methode weit über das Silicon Valley hinaus etabliert. Konsequente Transparenz, klare Ziele über alle Ebenen und messbare Fortschritte sind die Schlüssel ihres Erfolgs. Zahlreiche Unternehmen haben mit Hilfe von OKR bewiesen, wie sich Visionen verwirklichen lassen.

Wann startest Du?

OKR ist mehr als nur ein Werkzeug – OKR ist eine Haltung. OKR ist in der Lage, Teamgeist und Motivation so zu fördern, dass alle an einem Strang ziehen und ihre Energien bündeln. Unternehmen, die OKR leben, treiben Innovationen gezielter voran und meistern Transformationsprozesse.

Die Einführung erfordert Geduld, klar. Doch diese Zeit zahlt sich aus. Starte in kleinen Schritten und mit einem Pilotprojekt – OKR steckt an. Wetten?