Agiles Projektmanagement, Scrum & Co.: Was ist das?

Dieser Beitrag liefert dir Antworten und praktische Tipps für die Einführung. Er basiert auf jahrelanger Projektmanagement-Praxis und vielfältigen Kundenprojekten. Agilität ist besonders in diesen drei Situationen sinnvoll:

1. Ihr wollt einfach schneller fertig werden, z.B. ein neues Produkt einführen.
2. Ihr wollt laufend schnell und flexibel auf Anforderungen reagieren.
3. Ihr habt nur eine grobe Idee vom Endergebnis

Kommt dir das bekannt vor? Dann hält dieser Beitrag wertvolle Infos für eure Zusammenarbeit bereit – versprochen!

Inhaltsverzeichnis

1. Agiles Projektmanagement schnell & einfach erklärt
   1. Was ist agiles Projektmanagement?
   2. Wer nutzt agiles Projektmanagement?
   3. Welche konkreten Vorteile bietet agiles Projektmanagement?
   4. Was sind Erfolgsfaktoren im agilen Projektmanagement?
2. Checkliste „Agile Prinzipien“: 12 Erfolgsfaktoren agilen Projektmanagements
3. Agile Methoden: Welcher Ansatz eignet sich für dein Team?
   1. Definition & Best Practice-Tipps für Unternehmen
   2. Seid ihr Team SCRUM oder Team KANBAN?
   3. 3 Vorteile, die für den Ansatz SCRUM sprechen
   4. 3 Vorteile, die für den Ansatz KANBAN sprechen
4. Agiles Arbeiten für die speziellen Anforderungen im Multiprojektmanagement
   1. Vorteil für die Aufgaben im Portfoliomanagement

Agiles Projektmanagement schnell & einfach erklärt

Agil bedeutet, sehr beweglich zu sein - bezogen aufs Projektmanagement: Die Fähigkeit, flexibel auf Anforderungen und Veränderungen zu reagieren, aus Fehlern zu lernen und sich anzupassen.
Im klassischen Projektmanagement ist der Plan König. Er wird auch dann verfolgt, wenn es länger dauert oder mehr kostet. Im agilen Projektmanagement ist Flexibilität König. Du hast ein festes Budget. Doch wie die ursprüngliche Vorstellung am Ende tatsächlich aussieht, kann sich ändern. Die Lösung entwickelt sich mit dem Feedback deiner Auftraggebenden.

Wer nutzt agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement wird typischerweise mit agiler Softwareentwicklung verbunden. Hier hat es seine Wurzeln. Inzwischen hat es sich in vielen weiteren Fachbereichen bewährt. Bauprojekte profitieren ebenso von agilen Prozessen wie Produktentwicklung oder Marketing. Kurz gesagt: Für alle, die flexibel auf Kundenwünsche reagieren wollen, macht agiles Arbeiten Sinn.

Welche konkreten Vorteile bietet agiles Projektmanagement?

Lösungen werden schneller und effizienter entwickelt. Starre Pläne und lange Entwicklungszyklen bremsen sie nicht mehr aus. Klassische Pläne geben uns oft das Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben, nicht wahr? Doch Hand aufs Herz: Viele Ereignisse sind nicht vorhersehbar. Agile Methoden wie Scrum und Kanban führen hier zu besseren Ergebnissen.

Besonders im Multiprojektmanagement setzen PMO, Ressourcenmanagement und Portfoliomanagement auf agiles Arbeiten, um die erfolgreiche Zusammenarbeit und Umsetzung vieler paralleler Projekte zu gewährleisten.

Was sind Erfolgsfaktoren im agilen Projektmanagement?

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist Offenheit. Alle Beteiligten müssen offen dafür sein, Wünsche anzupassen – dann könnt Ihr viel erreichen. Ein Beispiel, das Du sicher auch kennst:
Schön, schnell und sparsam soll’s oft sein. Viele von uns sind überzeugt davon, dass diese Rechnung nicht aufgehen kann. Dabei kann agiles Projektmanagement genau das, also den Wunsch nach einer hochwertigen Lösung innerhalb eines festen Budgets zügig erfüllen.

Der Schlüssel liegt in der Konzentration aufs Wesentliche: Sinnvolle Funktionen und Elemente, die zügig innerhalb gesteckter Budgets entwickelt werden. Das Ergebnis ist im besten Fall so geschliffen wie ein Diamant. Eine hochwertige Lösung, die nützlich ist und funktioniert.

Darüber hinaus gibt es typische Erfolgsfaktoren, die als „Agile Prinzipien“ und „Agiles Manifest“ populär wurden. Diese Werte und Überzeugungen leiten agile Projektteams und deren Prozesse seit mehr als 20 Jahren.  

Checkliste „Agile Prinzipien“: 12 Erfolgsfaktoren agilen Projektmanagements

Der Originaltext ist Dir zu sperrig? Wir haben da mal was vorbereitet… und die 12 Prinzipien hinter dem agilen Manifest zeitgemäß formuliert:

1. Kundenzufriedenheit: Rechtzeitige und wertvolle Leistung zu liefern, hat oberste Priorität.
2. Flexibilität: Änderungswünsche sind jederzeit willkommen. Sie können einen wichtigen Wettbewerbsvorteil bedeuten.
3. Zuverlässigkeit: Auftraggeber erhalten zeitnah und proaktiv nützliche Ergebnisse.
4. Vielfalt: Unterschiedliche Fachexperten bilden das Team . Jede Perspektive zählt.
5. Vertrauen: Menschen arbeiten am besten, wenn sie selbst entscheiden können, wie und wo sie das tun. Teams dabei zu unterstützen, macht Sinn.
6. Persönliche Kommunikation: Gespräche von Mensch zu Mensch sind am besten geeignet, um Informationen auszutauschen.
7. Wertschöpfung: Funktionierende Lösungen sind die Messlatte für Projektfortschritt.
8. Resilienz: Arbeitsprozesse sind so gestaltet, dass sie Teamressourcen nicht verschwenden. Ziel ist, dass alle Beteiligten nachhaltig gute Ergebnisse beitragen.
9. Innovation: Technische Exzellenz und anwenderfreundliches Design treiben agile Projektteams an.
10. Fokus aus Wesentliche: Prioritäten setzen, Komplexität und unnötige Schritte vermeiden.
11. Eigenverantwortung: Selbstorganisierte Teams liefern die besten Ergebnisse.
12. Reflexion: Arbeitsweisen, Tools und Prozesse regelmäßig hinterfragen, offen für Feedback sein und Spaß am Lernen haben.

Passt das zu euch? Seid ihr startklar für agiles Arbeiten? Dann geben wir Dir jetzt Entscheidungshilfe im Dschungel der agilen Methoden:

Agile Methoden: Welcher Ansatz eignet sich für dein Team?

Keine Projektlandschaft gleicht der anderen. Täglich erleben wir in unseren vielfältigen Kundenprojekten, wie und warum sich Projektverantwortliche für oder gegen eine agile Methode entscheiden. Die beliebtesten sind SCRUM und KANBAN. Kennst du die wesentlichen Unterschiede?

Mit SCRUM kommst du in sogenannten "Sprints" zum Ziel, weist Rollen klar zu und hältst regelmäßige Meetings ab.

KANBAN steht stattdessen für einen stetigen Arbeitsfluss, bei dem du dich auf die Visualisierung deiner Aufgaben konzentrierst. Grenzen setzt du auch, jedoch ohne feste Sprints und Rollen.

Seid ihr Team SCRUM oder Team KANBAN?

3 Gründe, die für SCRUM sprechen:

• Dein Team schätzt klare Strukturen, also Rollen und Sprints.
• Kurze Fristen und schnelle Ergebnisse spornen euch an.
• Umfangreiche Aufgabenlisten warten darauf, diszipliniert abgearbeitet zu werden.

SCRUM wird favorisiert, wenn Projekte umfangreich sind und längere Zeiträume umfassen. Typisch für IT, Produktentwicklung, Bauvorhaben.

3 Gründe, die für KANBAN sprechen:

• Ihr seht auf einen Blick Stati, Engpässe und Projektfortschritte.
• Alle Teammitglieder habe den gleichen Stand über die Auslastung, was Kommunikation, Zusammenarbeit und Akzeptanz vereinfacht.
• Ihr könnt schnell reagieren, Prioritäten flexibel anpassen und eure Produktivität laufend verbessern.

KANBAN ist ideal für Teams, die fortlaufend an weniger vorhersehbaren Projekten arbeiten, typisch für Marketingsupport, Kundenservice, Eventmanagement.

Überlegt, welche Methode am besten zu eurer Kultur und euren Zielen passt. Während SCRUM eine strukturiertere Herangehensweise bietet, punktet KANBAN mit seiner Flexibilität und Einfachheit.

Wie kann agiles Projektmanagement in der Praxis aussehen? – Ein Beispiel

Nehmen wir an, ihr entscheidet euch für Scrum. Von der ersten Idee bis zu einer fertigen Lösung arbeiten die Teams dann in sogenannten Sprints. Das sind sehr effektive und effiziente Arbeitsphasen. Ein Sprint dauert meist eine bis vier Wochen.

Stell dir vor, ihr plant einen neuen Garten. Im Kick-off visualisiert ihr gemeinsam Eure Lieblingslösung: Welche Elemente soll er enthalten? Dann zeichnet ihr einen Plan. Jeder Bereich des Gartens entspricht einem Sprint, in dem zum Beispiel bestimmte Pflanzen oder Teilbereiche wie Teich und Terrasse realisiert werden. Los geht’s!

Je Sprint ist nun der Prozess der gleiche:

• Ihr trefft euch an jedem Arbeitstag zur schnellen Runde. Dort teilt ihr kurz und fokussiert Fortschritte und besprecht Herausforderungen. Das sind sogenannte Stand-ups, die nur etwa eine Viertelstunde dauern.
• Zum Ende eines jeden Sprints gibt es ein Review: Ihr schaut euch zum Beispiel an, wie weit die Anpflanzung oder der Teichbau fortgeschritten ist und was noch gemacht werden muss.
• Falls nötig, werden diese Aufgaben in die Planung des nächsten Sprints aufgenommen. Zusätzlich schärft ihr eure Werkzeuge und optimiert gegebenenfalls eure Arbeitsweise.
• Auf der aktuellen Basis wird der nächste Sprint geplant – Zeit und Kosten immer im Blick, damit unser Garten im Rahmen unserer Möglichkeiten wächst.

Das Ergebnis dieses Beispiels aus dem agilen Projektmanagements ist also eine Lösung, die auf die Wünsche deiner Auftraggebenden zugeschnitten ist.

Agiles Arbeiten für die speziellen Anforderungen im Multiprojektmanagement

Jongliert ihr mit zahlreichen Projekten gleichzeitig? Jedes mit eigenen Zielen, Teams und Deadlines? Wahrscheinlich ja. Multiprojektmanagement ist Alltag in vielen Unternehmen.
Laufend werden neue Wünsche, Projekte und Prioritäten laut, die miteinander konkurrieren. Ressourcen sind wie immer knapp und Abhängigkeiten komplex. Die Anforderungen ans Ressourcenmanagement und Portfoliomanagement steigen.

In größeren Unternehmen sind diese Schlüsselrollen sogar unterschiedlich besetzt, oft unterstützt durchs Projekt Management Office (PMO). Um Balance zu halten, müsst ihr euch bestmöglich koordinieren.
Agiles Arbeiten hilft euch dabei. Jede Schlüsselrolle profitiert auf ihre Weise:

Vorteil für die Aufgaben im Portfoliomanagement

Kurs halten lautet ihr Auftrag. Portfoliomanagerinnen und -manager müssen bei aller Dynamik und Projektflut eure strategischen Unternehmensziele im Blick behalten. Hier kommt ihnen zugute, dass agiles Projektmanagement nicht an starren Plänen festhält. Ändern sich beispielsweise Marktbedingungen, sind sie flexibel wie eine Flotte von Rennyachten – keine schweren Tanker.

Regelmäßige Portfolio-Reviews oder auch Kanban-Boards helfen, den Status aller Projekte im Blick zu behalten und sie übergreifend zu steuern, um den größtmöglichen Wert für euer Unternehmen zu erzielen.

Vorteil für die Aufgaben im Ressourcenmanagement

Wer, wie, wo… Agiles Arbeiten erleichtert es, Ressourcen übergreifend im Blick zu behalten und angemessen zu steuern. Auslastungen, Überlastungen und Engpässe sind transparent. Entscheidungen trefft ihr objektiv und nachvollziehbar.

Zusätzlich sorgen agile Methoden für die notwendige Sicherheit, um Selbstorganisation und Teamautonomie zu fördern – und damit die Motivation und Produktivität.

Vorteil für die Aufgaben im Projekt Management Office (PMO)

Agiles Arbeiten ist das Upgrade für diese Rolle. Es sorgt dafür, dass sich das traditionelle PMO vom reinen Überwachen der Spielregeln zum wertvollen strategischen Partner entwickelt. Es unterstützt sämtliche Beteiligte dabei, laufend besser werden.

So liefern regelmäßige Sprint-Reviews zum Beispiel Einblicke in die Effektivität von Prozessen und agilen Methoden. Das PMO kann Best Practices identifizieren und projektübergreifend mit allen teilen. So verankert ihr eine moderne Lernkultur im Unternehmen.

Alles in allem verbessert agiles Arbeiten eure Fähigkeit, gemeinsam und projektübergreifend, schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren – unerlässlich im Multiprojektmanagement.