Projektmanagement

Projektmanagement ist nicht gleich Projektmanagement. Besonders groß sind die Unterschiede beim Projektmanagement einzelner Projekte gegenüber dem Multi-Projektmanagement, dem Management vieler unterschiedlicher Projekte zur gleichen Zeit.

Haben Sie als Unternehmen nur eins oder wenige Projekte parallel zu planen und zu steuern, die ohnehin unabhängig voneinander ablaufen, lässt sich das noch händisch, per Excel oder mit Einzel- Projektmanagement Tools wie Trello und Co. bewerkstelligen. Wenn Sie hingegen eine große Anzahl unterschiedlicher Projekte gleichzeitig stemmen müssen, die auch noch auf dieselben Ressourcen zugreifen, ist es schnell erfolgsentscheidend, dass Sie jederzeit den Überblick über alle Projekte und Ressourcen haben.

So unterstützt Blue Ant Sie in der Projektplanung

Hier kommt Blue Ant ins Spiel: Unsere Projektmanagement Software unterstützt Sie als strukturierendes Werkzeug dabei, das Multi-Projektmanagement von der Planung über die Durchführung bis zur Auswertung Ihrer Projekte übersichtlich, transparent und effizient zu gestalten.

Auch bei der Durchführung und Administration Ihrer Projekte ist Blue Ant ein verlässlicher Begleiter. Das gilt insbesondere bei der Prüfung, ob Ihre Planung der Wirklichkeit standhält. Dafür gibt Ihnen unserer Projektmanagement-Software verschiedene Tools und Features an die Hand.

Mit der Blue Ant-Aufgabenorganisation geben Sie Ihren Team-Mitgliedern Arbeitspakete inklusive Abgabetermine und Todos vor. Ihre Team-Mitglieder wiederum melden regelmäßig zurück, ob an diesen Arbeitspaketen gearbeitet wurde.

In der Zeitplanung halten Sie außerdem den Aufwand der Arbeit fest, um den Projektfortschritt zu überblicken. Hier ist Regelmäßigkeit das A und O, damit Sie eine Chance haben, eine eventuelle Schieflage frühzeitig zu erkennen und einzugreifen.

Ad-hoc-Aufgaben müssen schnell erledigt werden, damit sie die Umsetzung anderer Aktivitäten nicht behindern. Blue Ant löst diese Anforderung über Todos, damit Ihre Team-Mitglieder sie zügig abwickeln – inklusive Reminder-Funktion.

Tagesaktuelle Informationen zu den Verfügbarkeiten

Um Verzögerungen zu verhindern, benötigen Sie tagesaktuelle Informationen über die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter. Das wird am Beispiel eines Krankheitsfalls besonders deutlich: Bei der Projektplanung sind Sie von Annahmen und dem Optimalfall „alle gesund“ ausgegangen. Werden Krankheitsfälle nicht schnell genug kommuniziert und berücksichtigt, können sie in der Durchführung Ihrer Projekte schnell zu einer Herausforderung werden, die Ihre Zeitplanung durcheinanderwirbeln.

Als erprobtes Multi-Projektmanagement-Tool sorgt Blue Ant dafür, dass Informationen über eine Abwesenheit die Projektleitung auch wirklich erreichen – und Sie diese im Falle einer Genehmigungspflicht, wie einem Urlaub, freigeben oder ablehnen können. So behalten Sie die Zügel in der Zeit- und Ressourcenplanung jederzeit und proaktiv in der Hand.

Projekte administrieren, Kosten abgleichen

Auch bei der Planung der Projektkosten werden Sie von Blue Ant unterstützt. So kann Ihre Projektleitung jederzeit die geplanten Ausgaben (Sachkosten) mit den tatsächlich bereits entstandenen Kosten abgleichen – bis hinunter auf die Ebene einzelner Arbeitspakete. Dabei haben Sie die Wahl: Werden die Sachkosten über Blue Ant organisiert oder in einem externen ERP-System? Blue Ant bietet Ihnen dazu eine Vielzahl an passenden Schnittstellen und Connectoren. Mit unserer Projektmanagement-Software setzen Sie diese Informationen mit wenigen Klicks in einen zeitlichen Kontext und überprüfen so im Handumdrehen, welche Kosten und Budgets über Wochen, Monate oder auch über mehrere Jahre angefallen sind.

An dieser Stelle werden auch die umfangreichen Tools zur Projektadministration von Blue Ant wichtig: Ihre Projektleitung hat in Blue Ant die Möglichkeit, detaillierte Zugriffsrechte zu vergeben. So kann Sie u.a. festlegen, welche Mitarbeiter oder externe Personen Zugriff auf welche Unterlagen oder Dokumenten haben, wer Werte, Daten und Inhalte verändern darf, oder wem nur reine Betrachtungsrechte gewährt werden.

Ticketmanagement statt Stau

Jedes ernstzunehmende Projektmanagement-Tool muss in der Lage sein, die Projektdurchführung mit einem sinnvollen Ticketmanagement zu unterstützen. Ein Ticket kann dabei als ein Objekt verstanden werden, das zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt sein muss, um den Fortschritt eines oder mehrerer laufender Projekte zu gewährleisten.

In Blue Ant werden Tickets dazu nicht direkt in das darüberstehende Projekt einbezogen. Stattdessen klärt die Projektleitung zunächst die Wichtigkeit eines Tickets, bevor sie darüber entscheidet, wie und wann ein Ticket weiterbearbeitet wird. So werden Staus und Blockaden durch zu viele kleinteilige, aber in der Gesamtbetrachtung nebensächliche Einzelaufgaben in Ihren Projekten vermieden.

Reichen nicht auch Insellösungen?

Wenn Sie sich nun fragen, ob es nicht reicht, ein Ticketsystem an Ihre reine Projektmanagement- Software anzubinden, überprüfen Sie zunächst Ihre Ausgangssituation: Einzelne, für sich stehende Software-Lösungen für Projektmanagement, Ressourcen- und Aufgabenorganisation sind sehr flexibel.

Sind Sie jedoch aufgrund der Komplexität ihrer Projekte und Aufgaben darauf angewiesen, die Daten aus den verschiedenen Tools effizient in einen gemeinsamen, kohärenten Kontext zu setzen, ohne sie separat (ein-)pflegen zu müssen? Dann werden Insellösungen schnell zum Fluch, die unnötig hohe Zeit- und damit Kostenaufwände produziert.

Blue Ant schafft als integrierte Lösung für Multi-Projektmanagement eine einheitliche Datenbasis für jedes Produkt und schafft so Übersicht über Ressourcen, Kapazitäten, Verfügbarkeiten, anstehende Aufgaben und mehr. Da alle Informationen in einer einheitlich strukturierten Form vorliegen, sind sie für unterschiedlichste Aspekte mehrfach nutzbar – ohne, dass Sie Daten drei- oder vierfach erfassen, manuell bereinigen, verdichten und analysieren müssen.

Ist Ihnen bewusst, das MS PowerPoint eines der beliebtesten Werkzeuge für das Controlling ist? Der Grund ist einfach: Projektverantwortliche müssen Zahlen, Daten und Fakten an Stakeholder, Auftraggeber und Team-Leiter kommunizieren, die nicht im Alltagsgeschäft involviert sind, aber dennoch informiert bleiben müssen.

Blue Ant liefert Ihnen die wesentlichen Zahlen für Ihre eigene Übersicht, Absicherung, die Abstimmung mit anderen Projektleitern und die zuvor erwähnten nahezu unumgänglichen Reports besonders schnell, einfach und manipulationssicher. Dafür setzt das Reporting am sogenannten „Single Point of Truth“ an - den verlässlichen und zentral hinterlegten Daten innerhalb von Blue Ant selbst. Natürlich können Sie diese Daten manuell verdichten, wenn Ihnen die bereitgestellte „Flughöhe" nicht reicht – aber auf einer gesicherten Datengrundlage.

Welche Art der Auswertung Sie wählen, entscheiden Sie selbst: Wollen Sie eine kaufmännische Auswertung in Form einer Abrechnung, die Ihnen auch als Leistungsnachweis dient? Möchten Sie einen Ad-hoc-Bericht oder eine ausführliche Dokumentation? Benötigen Sie einen Bericht über die Auslastung der Ressourcen, Kennzahlen in tabellarischer Form oder GANTT-Diagramme, die schnell zu erfassen sind? Blue Ant bietet Ihnen eine große Auswahl an Darstellungsmöglichkeiten und Detailgraden bei der Aufbereitung Ihrer Reports.

Trotz seines gewaltigen Funktionsumfangs: Blue Ant ist als offenes Projektmanagement-Tool gestaltet, dass für die Zusammenarbeit mit Drittanbieter-Software entwickelt wurde. Durch unser Angebot an Add-Ons, Schnittstellen und Connectoren haben Sie die Möglichkeit, Blue Ant ganz nach Ihren Anforderungen zu erweitern.

Add-ons

Blue Ant liefert Ihnen eine Vielzahl an Add-ons fertig programmiert und direkt zur Nutzung frei Haus. Ein Beispiel dafür ist unser Jira Add-On. Damit lässt sich Blue Ant mit dem Ticket- Tool verbinden und das hybride Projektmanagement mit diesen zwei mächtigen Software- Werkzeugen abbilden. Während Blue Ant dabei die klassische Ablaufplanung übernimmt, erledigt Jira die konkrete Umsetzen der Aufgaben. Beide Tools tauschen konstant alle relevanten Daten, insbesondere Issue-Daten, aus. Auch Arbeitszeiten lassen sich so erfassen, um Kapazitäten und Aufwände sicher abzuschätzen.
Unser Add-on für MS Project ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten aus Blue Ant in MS Project zu exportieren und dort direkt weiterzubearbeiten – und anschließend auch wieder problemlos in Blue Ant zurückzuspielen.

Schnittstellen

Blue Ant bietet Ihnen die sogenannten REST- und SOAP-Services, mit denen Sie ihre eigenen Add-Ons bzw. Funktionalitäten selbst in Blue Ant integrieren können. So können Sie beispielsweise Ihr CRM-System an Blue Ant anbinden. Kommt dort der Auftrag und das Projekt zuerst an, legen Sie es dort an und übergeben die Daten über die Schnittstelle an Blue Ant. Dank vielseits erprobter REST-API gestaltet sich der Datenaustausch, etwa von Arbeitszeiten, Aktivitäten o.ä. schnell, einfach und unkompliziert.

Connectoren

Connectoren sind mächtige Werkzeuge für Unternehmen, die nicht jeden Datenaustausch durchgängig vollautomatisieren möchten, aber dennoch manuelle Arbeit weitgehend umgehen wollen. Mit ihrer Hilfe können Sie eine Vielzahl von Datenobjekten aus Blue Ant heraus und nach zuvor festgelegten Mechanismen lesen oder schreiben. Dateien werden so zwischen eng verzahnten Systemen ausgetauscht, Sie behalten aber dennoch eine große Flexibilität bei. Zudem umgehen Sie mit Connectoren die Gefahr von zu starren Schnittstellen, bei denen sich Probleme, zum Beispiel bei einem Release-Wechsel einer Applikation, ergeben können.

Projektsoftware ist inzwischen ein nahezu unabdingbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe. Sie ermöglichen es Abläufe und einzelne Projektschritte ebenso wie personelle und finanzielle Ressourcen vor, während und auch nach einem Projekt besser zu planen und zu steuern. Aber nicht jedes Projektmanagement-Tool ist auch gleich gut für jedes Unternehmen geeignet. Laufen bei Ihnen mehrere interne und externe Projekte parallel? Dann kommt eine kostenfreie App schnell an ihre (und Ihre) Grenzen – selbst, wenn sie in einem anderen Umfeld mit anderer Aufgabenstellung tadellose Dienste geleistet hätte. Wie finden Sie also die beste Projektmanagement-Software für die Aufgaben in Ihrem Unternehmen?

Da sich Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement gegenseitig bedingen und beeinflussen, entsteht bereits bei einer kleinen Anzahl von Projekten und Ressourcen eine hohe Komplexität. Verändert sich beispielsweise die Ressourcenauslastung, wirkt sich das auf die strategische Planung der Portfolios aus. Das Einzel-Projektmanagement ist beim Blick auf die Zeitplanung ebenfalls betroffen. Verschiebt sich also zum Beispiel der Fertigstellungstermin eines Projektes, verändert das den Ressourcenbedarf in der Zukunft – er wurde aber bereits anderweitig zugesichert. Eine Art Kettenreaktion, die jetzt eines braucht: die Priorisierung und Neuordnung der Projekte auf Portfolio- Ebene.

Hier wird klar, warum Software für Steuerung vieler Projekt gleichzeitig so sinnvoll ist: Die Daten aus allen Bereichen müssen in einer Planungssoftware zusammenspielen und synchronisiert werden. Andernfalls entkoppeln sie sich und repräsentieren dann unterschiedliche Sichten auf ein- und dieselbe Projektlandschaft. Noch dazu sind diese Daten dann nicht mehr verlässlich, denn nur im Zusammenspiel ergibt sich das gewünschte und für die Planungssicherheit erforderliche Gesamtbild.

Mit Hilfe einer Multi-Projektmanagement-Software, auch als Projekt-Portfolio-Management- Software bezeichnet, gelingt das – sofern die Lösung die drei Teilbereiche Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement vereint und vernetzt. Das führt zunächst oft zu einer höheren Komplexität bei der Software-Einführung, entlohnt aber sehr bald mit einer ineinander kohärenten Projektlandschaft. So blicken nun alle auf die gleiche Datenbasis, wenngleich aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Das betrifft das Projektportfolio-Management ebenso wie das Ressourcen- und das Projektmanagement.

Eine optimale Software-Lösung für das Multiprojekt-Management muss diese drei Teilbereiche integrativ abgebilden:

• Projektmanagement (inkl. Programmmanagement)
• Portfoliomanagement
• Ressourcenmanagement

Außerdem sollte das Projektmanagement-Tool die Möglichkeit bieten, Informations- und Genehmigungsprozesse modulübergreifend abzubilden. Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn eine Projektmitarbeiterin Urlaub beantragen will, ist das relevant für das Ressourcenmanagement und das Einzel-Projektmanagement. Es kann daher sinnvoll sein, dass sowohl die disziplinarische Führungskraft als auch der Projektleiter über den Urlaubsantrag informiert werden und diesen genehmigen müssen.

Außerdem wichtig für das passende Projektmanagement-Tool: ein leistungsstarkes und gleichermaßen flexibles Rechtemanagement, dass die Situation in Ihrem Unternehmen abbildet. Die Datenverwaltung in einer komplexen Projektlandschaft verlangt ein spezifische Zugriffsrecht- Management, das einfach und robust zu handhaben sein muss.

Ebenfalls wichtig sind die Inhalte der einzelnen Datenobjekte, egal ob Daten zum Portfolio, Projekte, Aktivitäten, To-Do-Listen, Infos aus Gantt-Charts oder Arbeitszeiten aus einer Zeiterfassung. Sie sollten flexibel durch den Anwender erweitert werden können, um so den spezifischen Informationsanforderungen der einzelnen Akteure gerecht zu werden. Es kann beispielsweise hilfreich sein, ein Einzelprojekt mit Kenndaten für die Anlagenbuchhaltung zu versehen, um bei der späteren Bilanzierung die Ist-Kosten des Projektes schnell und einfach aktivieren zu können. Auch die Ergänzung von Aktivitäten um eine Datumseigenschaft kann helfen, wenn neben der Terminplanung weitere Fristen gelten.

Nicht zuletzt zählt die gute Integrierbarkeit mit anderen Anwendungen. Es ist davon auszugehen, dass nicht alle Daten direkt erfasst werden können, sondern in anderen Anwendungen liegen oder zu einem anderen Zeitpunkt von anderen Anwendungen benötigt werden. Beispiele sind eine Controlling- und Abrechnungssoftware, das Dokumentenmanagement, die Zeiterfassung oder eine Aufgabenmanagement-Software.

Ein robuster Datenaustausch über Schnittstellen (APIs) und Connectoren ist daher das A und O im Multiprojektmanagement – ebenso wie natürlich die hohe Qualität und Aktualität der Daten aus Projektmanagement, Portfoliomanagement und Ressourcenmanagement. Dafür sollte der Berichtsgenerator zum Aufbereiten von Daten in Form von Analysen, Präsentationen oder Berichten obligatorisch sein. Und Projektmanager sollten genauso wie Projektmitarbeiter für eben diese Bedeutung der Daten sensibilisiert werden.

Das Projekt- und Aufgabenmanagement ist für das Multi-Projektmanagement also komplexer als dass es einfach mit Stift und Papier niedergeschrieben und die Projektsteuerung so einfach abgewickelt werden kann. Bevor Sie sich an eine Auswahl es für Sie besten Projektmanagement- Tools machen, sollten Sie nochmals die funktionalen Anforderungen konkret formulieren: Welche fachlichen und methodischen Muss- und Kann-Anforderungen gibt es? Das einfache Kopieren von Feature-Übersichten der Hersteller von Enterprise Resource Planning-Systems (ERP) bzw. Projektsoftware-Tools reicht nicht. Das weist Ihnen zwar den Weg zu einer Lösung, die viel kann. Es hilft aber keineswegs dabei, die beste Projektmanagement-Software genau für Ihren Bedarf zu finden!

Über diese wesentlichen Merkmale muss jedes gute Projektmanagement-Tool verfügen

• Die benötigten Kernanforderungen aus den drei Teilbereichen Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement sind vorhanden
• Die administrativen Kernanforderungen werden erfülltDie Projektsoftware wird in Deutschland oder Europa betrieben (bei Cloud-Anwendungen)
• Die Software verfügt über ein modernes User-Interface und ermöglicht ein einfaches Arbeiten
• Die Planungssoftware lässt sich durch den Anwender ohne Hilfe des Herstellers auf die eigenen Anforderungen anpassen
• Das Projekttool verfügt über ein leistungsstarkes Rechtemanagement (kombinierbar mit LDAP und SSO)
• Die Datenobjekte sind durch den Anwender ohne Hilfe des Herstellers erweiterbar (eigene Masken und Datenfelder definieren)
• Freigabe- und Genehmigungs-Workflows können durch den Anwender definiert werden
• Es existieren Schnittstellen (APIs – REST-Services) zum Lesen und Schreiben von Daten
• Es gibt Connectoren für einen, bestenfalls zeitgesteuerten, Datenimport und -export etwa zur Budgetverwaltung oder zur Zeiterfassung
• Schnittstellen zu Authentifizierungssystemen (SSO, LDAP) sind vorhanden
• Es gibt einen Berichtsgenerator zum Aufbereiten von Daten in Form von Analysen, Präsentationen oder Berichten
• Personenbezogene Daten werden gemäß den Vorgaben der DSGVO gespeichert und anonymisiert

Eine reale Gefahr bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung für das Projektmanagement besteht häufig in der Ausformulierung der fachlichen Anforderungen. Entweder werden Anforderungen formuliert, die nicht zum Reifegrad des Unternehmens passen und somit die späteren Anwender überfordern. Oder es werden Anforderungen formuliert, die die eigentlichen Probleme im Projektmanagement überdecken sollen.

Der Klassiker sind beispielsweise gewünschte Automatisierungsfunktionen. Dass dafür eine sehr hohe Datenqualität und -menge erforderlich sind, wird oft unterschätzt. Sie sollten sich nicht täuschen lassen: Wirklich jeder Schritt der Projektplanung und auch die Projektmitarbeiter brauchen diese Daten!

Viele Funktionalitäten des gewählten Projekttools bedingen zudem einander. Wer eine komplexe Funktionalität wünscht, ist auch gefordert, sie konsequent zu nutzen. Tut man das nicht, wirkt sich das auf verbundene Funktionalitäten aus – und zwar negativ. Eine tagesgenaue Ressourcenplanung macht eben nur dann Sinn, wenn es auch eine untertägige Zeiterfassung gibt. Erfasst jedoch der Großteil des Projektteams am Ende der Woche die Projektzeiten, ist die tagesgenaue Steuerung der Ressourcenauslastung unmöglich.

Achten Sie daher auf ein ausgewogenes Anforderungsprofil im Hinblick auf fachliche Funktionalitäten. Tatsächlich ist an dieser Stelle „weniger mehr“! Und bedenken Sie immer eines: Auch die beste Projektmanagement-Software ersetzt nicht den Projektmanager. Diese „Kluft“ ist nur organisatorisch und nicht technisch zu lösen.

Die genutzte Planungssoftware für das Projektmanagement muss zu Ihrer Unternehmensgröße passen. Komplexe Priorisierungs-Workflows und Portfoliobetrachtungen sind für ein Unternehmen mit zehn Personen in der Regel mehr Last als Nutzen. Fragen Sie den Hersteller nach der spezifischen Zielgruppe; eventuell hat er auch eine bestimmte Branchenausrichtung. Insbesondere in kleinen Unternehmen gibt es oft keine strikte Rollentrennungen im Projektteam und häufig nimmt ein Projektmitarbeiter zwei oder mehr Rollen gleichzeitig ein. Die Anforderungen an eine Projektsoftware sind also andere, als wenn Sie tatsächlich klar getrennte Rollen im Unternehmen haben, wie es bei Unternehmen mit 50 Anwendern und mehr der Fall ist. Ein Ressourcengenehmigung per Workflow mag schick sein, ist aber ineffizient, wenn der Projektbeteiligte mir am Schreibtisch gegenübersitzt.