Projektmanagement-Office (PMO)

Das PMO (Project Management Office) ist die zentrale Instanz im Multi-Projektmanagement, in der alle Fäden sämtlicher Projekte zusammenlaufen. Eine der wichtigsten Aufgaben des PMO ist es daher, eine effiziente Infrastruktur bereitzustellen, etwa in Form einer geeigneten PMO Software-Lösung wie Blue Ant.

Das PMO nimmt häufig in erster Linie eine überwachende Rolle ein, um sicherzustellen, dass Mindestanforderungen eingehalten werden und die Qualität eines Projekts gewahrt bleibt. Das PMO kann dazu beim Setup von Projekten unterstützen, etwa indem es die Projektleitung brieft, ihr hilft, das Projekt anzulegen, ein Projekt realistisch zu planen oder die benötigten Reportings aufzusetzen. Das PMO greift allerdings nicht operativ in laufende Projekte ein.

Entwickelt als Softwarelösung für das Management großer Projektportfolios steigert Blue Ant die Effizienz Ihres PMO. Unser Tool hilft Ihnen dabei, die zur Verfügung stehenden Ressourcen Ihres PMO effizienter zu nutzen und Kosten zu reduzieren. Blue Ant stellt Ihrem Programm-Management ein klar strukturiertes Programm Dashboard zur Verfügung, mit dem Sie auf einen Blick eine transparente Übersicht über die gesamte Projektlandschaft erhalten.

Strukturiert Ihr PMO Projekte in ein oder mehrere Portfolios, unterstützt Blue Ant Sie mit einem übersichtlichen und intuitiv verständlichen Portfolio Dashboard. Neben einer klaren Strukturierung hilft dieses Dashboard Ihrem PMO auch bei der Überwachung Ihrer Projektportfolios: Werden Meilensteine und die vereinbarten Mindestanforderungen an die Dokumentation eingehalten? Werden Statusberichte ordnungsgemäß abgegeben? U.v.m.

Was wäre, wenn...?

Wenn Ihr PMO auch für die Aufstellung der Portfolios verantwortlich ist, ist das Durchspielen von „Was wäre, wenn...“-Szenarios eine notwendige Maßnahme, um Engpässe frühzeitig erkennen und Termine einhalten zu können. Blue Ant bietet Ihrem PMO die nötigen Tools, um verschiedene Simulationen zu erstellen, anzupassen und auszuwerten. Sie können schon zu Beginn der strategischen Planung sämtliche Eventualitäten abwägen und Begebenheiten anhand aller gegenwärtig verfügbaren Daten planen.

So bewerten Sie Kapazitäten und Budgets vollumfänglich, bevor Sie Entscheidungen treffen, die sich auf Ihre gesamte Projektlandschaft auswirken. Im Anschluss helfen Ihnen die Features zu Controlling und Berichterstellung von Blue Ant bei der Aus- und Bewertung Ihres Projekts bzw. Projektportfolios.

Project Life-Cycle: Das Erwachsenwerden eines Projekts

Eines der wichtigsten und mächtigsten Features von Blue Ant als PMO Tool ist die lückenlose Abbildung des Project Life-Cycles aller anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Projekte. Haben sie den Reifegrad aller Projekte jederzeit im Blick. Entscheiden Sie, ob einzelne Projekte grundsätzlich umsetzungswürdig sind. Überwachen Sie die verschiedenen Stufen des „Erwachsenwerdens“ Ihrer Projekte: Von der Auftragsklärung über die strategische Bewertung, die Projektplanung, den Meilensteinen in der Umsetzung Ihrer Projekte bis zum Projektabschluss.

So kann Ihr PMO in Blue Ant für unterschiedliche Projektkategorien passende Prozesse und Workflows definieren und standardisieren. Damit stellt es sicher, dass jedes Projekt verbindliche Quality Gates durchläuft und wichtige Entscheidungen und Bewertungen im Vier-Augen-Prinzip getroffen werden anstatt aus dem Bauch.

Mit Blue Ant können Sie die Project Life-Cycle einer Vielzahl von Projekten gleichzeitig optimal abbilden. Woher aber kommen die Daten dazu? Ihr PMO kann diese entweder selbst in Blue Ant sammeln oder mittels Schnittstellen einfach und unkompliziert aus weiteren Systemen beziehen.

Auch beim Ressourcenmanagement in Ihren Projekten bietet Blue Ant Ihrem PMO sinnvolle Tools zur Unterstützung. Sowohl das Management als auch die Linie benötigt adäquate Aussagen bezüglich der Verfügbarkeit bzw. Auslastung aller vorhandenen Ressourcen, seien es Mitarbeiter oder Materialen.

Als PMO Tool unterstützt Blue Ant Sie dabei, alle relevanten Informationen aus den Linienprojekten – Personaldaten, Abwesenheiten, Arbeitszeiten etc. – komprimiert aufzubereiten, auszuwerten und zur Planung der Ressourcen den passenden Stellen im Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Wissensmanagement für die Team-Planung

Zur Planung Ihrer Ressourcen, etwas zur Zusammenstellung wirkmächtiger Projektteams, ist auch das Wissensmanagement von Blue Ant ein wertvolles Tool. Damit kann Ihr PMO mit wenigen Klicks nach den aktuell benötigten Skillprofilen unter Ihren Mitarbeitern suchen und schnell das passende Personal in Projektteams zusammenstellen. Natürlich werden dabei die vorhandenen Kapazitäten und die Auslastung der jeweiligen Personen von Blue Ant angezeigt und berücksichtigt.

Schon liegen dem PMO alle wichtigen Informationen vor, damit Ihre Projektleitung die benötigten Ressourcen bei den jeweiligen Vorgesetzten beantragen kann. Das geht natürlich ebenfalls direkt in Blue Ant und ist mit wenigen Mausklicks erledigt. Für eine sichere Planung lassen sich wichtige Ressourcen auch im Voraus reservieren.

Hier kommt Ihrem PMO erneut eine Wächter-Funktion zu: Steht beispielsweise ein Projekt an, das droht, anderen Projekten in ihren Ressourcen zu beschneiden, bietet Blue Ant dem PMO die notwendigen Tools, um frühzeitig schützend einzugreifen. Dazu besitzt Blue Ant verschiedene Funktionen, wie etwa Auslastungsgrafiken, die Ihnen dabei helfen, solche Engpässe frühzeitig zu erkennen und angemessen zu reagieren.