Wie Blue Ant euer PMO unterstützt

Bausteine des Projektmanagements

Zur Erinnerung: 

• Das Portfoliomanagement bereitet die Menge an Projekten optisch auf, seien es Plandaten oder Steuerungsdaten, damit ihr auf dieser Basis Entscheidungen für euer Unternehmen treffen könnt. Viele dafür benötigte Daten werden erst aus den Projekten selbst generiert.
• Ihr habt also z. B. Daten aus der Programm- oder Projektplanung, die ins Portfolio eingestellt werden müssen: die Plandaten, um das Vorhaben zu zeigen, die Steuerungsdaten, um den wirklichen Fortschritt darzustellen. Diese Daten werden im Portfolio verdichtet und stehen zur weiteren Verwendung bereit. ´
• Das Portfolio wiederum gibt mittels Reifegradmodell die Steuerungsmöglichkeit an die Projektleiter zurück. Sie haben es hier in der Hand, nur wirklich reife Projekte mit Budget und Ressourcen in die Umsetzung zu bringen.
• Diese Ressourcen müssen irgendwo herkommen und entsprechend abgestimmt sein. Das Ressourcenmanagement arbeitet also dem Projektmanagement Ob die Ressource genutzt werden kann, wird über Genehmigungsprozesse gesteuert.
• Diese Infos fließen ins Projekt und von dort zurück ins Portfolio, wo ihr die Ressourcennutzung beobachtet.
• Das Ressourcenmanagement hat zudem einen direkten Draht zur Linie und muss deren Anforderungen erfüllen. Auch aus dieser Zusammenarbeit kommen Daten zu z. B. Kapazitäten zurück, die wiederum ins Ressourcenmanagement einfließen.
• Dasselbe macht das Projekt: Es teilt dem Ressourcenmanagement Bedarfe und Kapazitäten in Form von Daten mit.

Heute planen und morgen simulieren mit Blue Ant

Es bestehen also eine Menge Verbindlichkeiten und Abhängigkeiten bei einem Projekt. Dabei müssen folgende Fragen geklärt werden:

1. Schaffen wir es, die Projekte wirklich umzusetzen?
2. Welche Projekte können wir uns außerdem vornehmen?

Mit Hilfe aktueller Parameter lassen sich künftige Projekte schon heute teilweise simulieren. Man nennt das „Szenario“: Dabei nutzt ihr Portfolio- und Ressourcen-Informationen und modelliert die Zukunft, überlegt also bspw., welche Projekte ihr mit welchen Kapazitäten und Verfügbarkeiten theoretisch noch aufsetzen könntet. Wenn ihr die Möglichkeiten durchgespielt und ein gutes Szenario entwickelt habt, gebt ihr das wieder an das Portfoliomanagement zurück. Hier wird dafür gesorgt, dass die richtigen Projekte im richtigen Reifegrad angelegt werden und dass die richtigen Ressourcen beim Ressourcenmanagement angefragt werden.

Diese Vernetzung macht das Multi-Projektmanagement von Blue Ant so wertvoll! 

Multi-Projektmanagement mit Blue Ant

Bis hierhin gingen wir immer davon aus, dass ihr ein einzelnes Portfolio habt. In Wirklichkeit könnt ihr aber Projekte und Programme in unterschiedlichste Konstellationen schneiden und aus einem strategischen oder einem thematischen Gesichtspunkt betrachten. Statt fehleranfällig mit Excel und Co. zu arbeiten, nutzt ihr dazu am besten eine Projektmanagement-Software wie Blue Ant. Sie greift immer auf die gleichen Daten zu und bereitet sie dann je nach Bedarf ein wenig anders auf.

Das gilt auch für das Szenario: Mit Blue Ant seid ihr in der Lage, unterschiedlichste Simulationen durchzuspielen und Szenarien zu definieren. Mit Blue Ant beschäftigt ihr euch stets mit Projekten, nicht mit der Recherche und Evaluierung der projektrelevanten Daten! Ihr steigert also die Komplexität, ohne dass der Aufwand mitwächst. Stattdessen behaltet ihr auch bei komplexesten Projektlandschaften den Überblick! 

Flexibel mit Schnittstellen

Auch eure Flexibilität solltet ihr beibehalten, denn nicht alle Daten, die ihr im Portfolio- und Ressourcenmanagement oder Projektmanagement benötigt, sollen und wollen manuell erfasst werden. Viele Daten sind schon digital vorhanden, bspw. Mitarbeiterdaten oder Verfügbarkeitsdaten. Um Redundanz zu vermeiden, sollte eure Software über Schnittstellen verfügen. Blue Ant bietet dafür u. a. Konnektoren. Ihr sagt ihnen, an welcher Stelle die benötigte Excel-Datei oder Datenbank liegt und in welchen Intervallen sie die Daten abholen sollen. Umgekehrt könnt ihr auch Daten aus Blue Ant heraus exportieren.   

Alternativ nutzt ihr die Blue Ant REST-Services. Dabei handelt es sich um APIs, mit denen ihr z. B. Arbeitszeiten von außen in Blue Ant erfassen könnt und eure Projektmanagement-Landschaft somit sinnvoll in die IT-Infrastruktur eures Unternehmens eingebunden wird. 

Welches Projektmanagement-Tool? Euer Unternehmen im Fokus!

Bei der Portfolio- und Projekt-Definition solltet ihr übrigens immer an eure Branche und eure Technologie denken. Das bedeutet für euer Tool im Projektmanagement, dass ihr eigene Felder und Masken definieren können solltet, damit ihr spezifische Kennzahlen und Informationen an die Projekte oder an Portfolios übergeben könnt.   

Auch die Rechtedefinition ist sehr wichtig! Blue Ant bietet die Konfiguration der Nutzerrechte bis auf Feldebene, damit heikle Daten im Sinne des Datenschutzes nicht jedermann zum Lesen, zur Bearbeitung oder gar Löschung zur Verfügung gestellt werden. Ein weiteres Argument für den Einsatz von Blue Ant sind die unterschiedlichen Projektvorlagen, die vom Aufsetzen des Projekts bis zum optisch ansprechenden Statusbericht Aufwand reduzieren. 

Probiert es selbst aus und sichert euch eure Online-Demo von Blue Ant oder besucht eines unserer Webinare! 

Für alle, die noch nicht wissen, welche Projektmanagementsoftware die richtige für ihr Unternehmen ist, schaut euch diese gemeinsame Websession mit dem Projektmagazin zum Thema: „Die richtige Projektmanagementsoftware finden – So geht's!“ an.