Was kann ein Projektablaufplan?

Der Projektablaufplan – Durchblick bis zum Projektende 

Wie kommt man vom Projektstruktur- zum Projektablaufplan? Um dies so einfach wie möglich zu gestalten, arbeitet man in Ebenen: Wir nutzen nur die erste Ebene und nur die Arbeitspakete, die wirklich durch sich selbst definiert sind. Arbeitspakete, die durch Unteraufgaben definiert und quasi ein Sammelarbeitspaket sind, bleiben erst einmal außen vor. Die Modellierung des Projektablaufs erfolgt also ohne diese Unteraufgaben.

Netzplan mit Abhängigkeiten

Die Arbeitspakete der ersten Ebene übertragen wir in eine Art Zeitstrahl. Er baut sich von links nach rechts auf. Innerhalb der Zeitverläufe werden nun Aktivitäten angeordnet. Dabei ist das erste Arbeitspaket das einfachste, denn andere Arbeitspakete müssen noch nicht berücksichtigt werden.

Es geht also direkt beim zweiten Arbeitspaket weiter – und schon wird es ein bisschen komplizierter, denn nun stellt sich die Frage der fachlichen Abhängigkeit zwischen den Paketen 1 und 2. Gibt es diese nicht, wird das Arbeitspaket auf der gleichen Achse angesetzt, beginnt also zeitlich gesehen ebenfalls am Anfang des Projektes.

So verfahren wir nun auch mit dem dritten Arbeitspaket. Hat dies Abhängigkeiten, zum Beispiel zu Paket 2, wird es auf dem Projektablaufplan durch eine Linie gekennzeichnet. Für den Projektablauf heißt das: Aktivität 1 und 2 müssen für Aktivität 3 abgeschlossen sein, denn die Ergebnisse dieser beiden Aktivitäten sind Voraussetzung für die Aktivität 3.

Auf diese Weise entsteht ein sogenannter Netzplan. Er ist dadurch gekennzeichnet, dass jedes Arbeitspaket die gleiche Größe hat und sehr schön die fachlichen Abhängigkeiten zeigt – nur der Umfang der Arbeitspakete bleibt weiterhin unklar. Um diesen zu klären, müssten Sie zum Gantt-Diagramm oder zu einem Balkendiagramm greifen.

Vereinfachtes Projektmanagement durch entkoppelte Ebenen

Jetzt, wo alle Aktivitäten im Netzplan bzw. Projektablaufplan aufgenommen sind, bleiben außerdem noch die Todos und Issues außen vor, die wir bereits beim Aufbau des Projektstrukturplans separiert hatten. Hier zeigt sich der Sinn dieses Separierens: Der Projektablaufplan ist nicht überfrachtet mit Informationen, die später auch gesteuert werden müssen. Jedes Arbeitspaket hat nun einen Anfang und ein Endtermin, der nachgehalten und gesteuert werden muss.  

Bei der klassischen Planung wird also nicht gefragt „Hast du es geschafft?“, sondern „Wirst Du es schaffen?“. Es wird auf Kleinteiligkeit verzichtet und geht wirklich nur um die Elemente, die mit Ressourcen, Kosten etc. versehen werden und zeitlich gesteuert werden können.

Die inhaltlichen Informationen bleiben natürlich trotzdem erhalten. So erfolgt die Aufwands- und die Zeitsteuerung auf diesem rudimentären Planen, während die inhaltliche, agile Steuerung inklusive der täglich veränderten Aufgaben auf der Mikroebene des Projektmanagements abläuft. 

Von Paketen zu Ressourcen

Der Projektablauf steht? Dann ist es nun möglich, im Rahmen der Aufwandsschätzung zu jedem Arbeitspaket die Aufwände zu dokumentieren und entsprechend die Ressourcen und Kosten zuzuteilen. Auf dieser Grundlage lässt sich auch das Projektende berechnen.

Dabei greifen wir auf den sogenannten „kritischen Pfad“ zurück, der sich durch die Berechnung des Projektverlaufs vom Anfang bis zum Ende des Projektes ergibt. Denn: Jedes Arbeitspaket hat einen Umfang bzw. eine Dauer. Diese Dauer ist dann die Informationen, die an die Folgeaktivität weitergegeben wird.

Wir veranschaulichen dies an der obenstehenden Grafik:

• Dauert Aufgabe 1 fünf Tage, beginnen wir mit Aufgabe 3 erst am sechsten Tag.
• Stellen wir uns nun vor, dass Aufgabe 3 von Aufgabe 2 abhängig ist, müssen wir genau prüfen, ob Aufgabe 2 früher oder später fertig ist als die Aufgabe 1.
  • Ist sie früher fertig, läuft der sogenannte kritische Pfad von Aufgabe 1 über die Aufgabe 3. Denn nur, wenn die Aufgabe 1 sich verlängert, hat das Auswirkungen auf Aufgabe 3 – Aufgabe 2 ist ja ohnehin früher fertig.

Und wie geht es nun weiter? An der Stelle machen wir hier zumindest eine Pause – setzen aber schon bald mit mehr Infos rund um Gantt wieder an.

Nachgefragt: Was sind fachliche Abhängigkeiten?

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Bild an die Wand hängen. Hierfür benötigen Sie mindestens einen Nagel und das Bild im Rahmen. Sie können nicht auf eines der beiden Dinge verzichten und sind damit mit einer fachlichen Abhängigkeit konfrontiert.

Noch deutlicher wird es beim Mixen eines Cocktails: Sie brauchen zunächst die Zutaten (Einkauf – Aktivität 1). Außerdem bedarf es der passenden Gläser und Utensilien (Vorbereitung – Aktivität 2). Nun gilt es, den Cocktail zu mixen und anzurichten. (Zubereitung – Aktivität 3). Letzteres gelingt aber nur, wenn Sie den Einkauf erledigt und die Gläser bereitgestellt haben. Sie sehen: Es lohnt sich, auf fachliche Abhängigkeiten zu achten!