Was ist der Unterschied zwischen Projektphase und Projektstatus?
Verwirrung in und um Projekte beginnt oft schon bei Begrifflichkeiten. In unserem heutigen Beispiel geht es um Status und Phase. Was ist was und was ist vor allem der Unterschied?
Werfen wir einen Blick auf einen Projektplan, dann sehen wir die Durchführung eines Projektes in seinen Einzelteilen inklusive der Kosten-, Zeit- und Ressourcenplanung. In der Regel werden die einzelnen Abschnitte der Umsetzung in einzelne Phasen unterteilt. Diese helfen, den groben Ablauf fachlich und zeitlich grob zu unterteilen.
Diese Phasen werden in der Regel heruntergebrochen in Arbeitspakete – und erst hier werden die Aufgaben umgesetzt. Wir sprechen hier vom Projektablaufplan. Im Rahmen dieses Planes wird das Projektergebnis entwickelt.
Projekt-Status = Zustand eines Projektes im Allgemeinen, Umsetzungsphasen = Positionen innerhalb der Umsetzung
Das Projekt als solches ist allerding auch ein Objekt, welches selbst so etwas wie „Phasen“ durchläuft. Allerdings gehören hier Phasen dazu, die weit vor der eigentlichen Projektumsetzung und damit vor dem Projektplan beginnen. Dazu gehören beispielsweise die Projekt-Initiierung, die Projekt-Konzeption, die Projekt-Priorisierung und die Projektplanung.
Wir starten also zum Beispiel mit der Scope-Phase, die aber außerhalb des eigentlichen Projektplans liegt. Hier wollen wir erst einmal verstehen, was der Auftraggeber möchte. Der Status des Projektes ist also z.B. „Scope“ oder „Auftragsklärung“. Das Projekt wurde zu diesem Zeitpunkt noch nicht beauftragt oder hat auch noch nicht mit der Umsetzung begonnen.
Danach beginnt die Planungsphase und das Projekt befindet sich nun im Status “Planung”. Hier wird jetzt der Projektablaufplan mit seinen spezifischen Umsetzungsphasen erstellt.
Mit dem Beginn der Umsetzung befindet sich das Projekt im Status “Umsetzung” und werden nun die Aktivitäten und Meilensteine unter den unterschiedlichen Umsetzungsphasen angewendet. Erst in diesem Projekt-Status werden die Arbeitspakete unterhalb der Phasen tatsächlich umgesetzt.
Alles, was davor oder danach geschieht, ist in einem Projektplan also gar nicht abgebildet und gehört somit nicht zu den Umsetzungsphasen. Zum Beispiel folgt nach Abschluss des Projekts oft noch eine Übergabe und ein Lessons Learned. Hier werden nochmal alle Checklisten überprüft und das Ergebnis nochmals betrachtet. Das Projekt befindet sich dann im Status “Review” oder „lessons learned“.
Status- und Phasenwechsel absichern
Status und Phase haben dennoch etwas gemeinsam: Sie sollten hinsichtlich des Voranschreitens von Phase zu Phase oder von Status zu Status überprüft werden. Bei eine Wechsle sollten sogenannte Quality Gates durchlaufen werden.
Beim Wechsel vom Status „Scope“ hin zum Status „Planung“ wird beispielsweise eine Genehmigung benötigt. Ähnliches sollte bei einem Phasenwechsel angewendet werden. Im Rahmen eines Phasenwechsels werden in der Regel mit Meilensteine Termine gesetzt, an denen Freigaben für den Phasenwechsel erwartet werden.
Das schafft innerhalb der Projektumsetzung aber eben auch für den gesamten Projektlebenszyklus Sicherheit. Denn nur so wird sichergestellt, dass die Qualität ausreichend ist, um den nächsten Schritt zu gehen.
Projekt-Phasen bilden die Umsetzungsschritte eines Projektes ab
Dieser Workflow, der durch die einzelnen Projekt-Status abgebildet wird, gilt für alle Projekte und wird nicht im Projektplan definiert, sondern außerhalb. Anders verhält es sich mit den Phasen innerhalb der Ablaufplanung. Diese sind immer projektspezifisch und definieren, was im Einzelnen im Projekt umgesetzt wird. Diese werden mit Aktivitäten und Meilensteine konkretisiert.
Ergo: Es gibt deutliche Unterschiede zwischen Projekt- und Phasenplanung, aber auch Gemeinsamkeiten! Der Projektplan mit seinen Phasen thematisiert immer die Umsetzung eines Projektes. Der Projekt-Lebenszyklus mit seinen Status thematisiert den Reifegrad des Projektes von der Idee bis zur Review.