Warum Du bei der Einführung von Ressourcenmanagement die Linie unbedingt mit an Board brauchst!

Ressourcen als Hauptakteure eurer Projekte

Ressourcen sind die Hauptakteure in euren Projekten. Wenn diese nicht verfügbar sind, werden die Pläne und die Steuerung nicht funktionieren, werden die Statusberichte schlecht sein und am Ende werden die Projekte nicht umgesetzt. Also scheint das Ressourcenmanagement ein Allheilmittel zu sein für diese Probleme. Leider führt jedoch die Einführung von Ressourcenmanagement häufig zu Irritationen und Widerständen im Unternehmen. Das führt letztendlich dazu, dass das Ressourcenmanagement nicht funktioniert. Und ich möchte ganz gerne meine Erfahrungen und Erkenntnisse mit Euch hierüber teilen.

Die Ausrichtung der Line im Ressourcenmanagement

Das Hauptproblem liegt in der Ausrichtung der Linie. Die Linie, sprich die Abteilung. Die Teams sind da, um Regelaufgaben bzw. Standardaufgaben umzusetzen. Sie sind nicht da, um Projektmanagementressourcen bereitzustellen. Das führt uns zu einem Dilemma: Auf der einen Seite fordern wir also aus der Linie Ressourcen ab, um sie dann in Projekten zu verwenden und auf der anderen Seite soll die Linie möglichst effizient arbeiten, nicht zu viele Mitarbeitern beschäftigen, nur so viel wie sie braucht, um Ihre eigenen Themen umzusetzen. Das ist ein Widerspruch und diesen Widerspruch gilt es aufzulösen. Das andere Problem ist, dass die Linie sich natürlich als Hutträger der Mitarbeiter versteht und wenn wir Ressourcenmanagement einführen, entstehen gegebenenfalls Ängste, dass diese Hoheit verloren geht. Auch mit diesem Thema müssen wir uns beschäftigen.

Ressourcenbereitstellung durch die Linie

Wie können wir mit diesen beiden Themen so arbeiten, dass die Linie bereit ist, dieses Thema zu unterstützen? Zum einen wäre die Thematik damit aufzulösen, dass die Linie nur Linienaufgaben umsetzen muss. Im Grunde kann man ihren Auftrag erweitern um das Thema "Ressourcenbereitstellung". Was heißt es, wenn ich der Linie als Auftrag mit auf den Weg gebe, du musst für unsere Projekte einen gewissen Anteil von Expertise für unsere Projekte bereitstellen? Dann entlaste ich die Linie und sie hat nicht den Druck alle Ressourcen zu 100 Prozent für Linientätigkeiten auszulasten. Das wäre ein Beispiel, wie ich die Linie mit ihren entsprechenden Ressourcen bzw. die Linie mit ihren Ressourcen ins Projektmanagement besser integrieren kann.

Die Linie von Ängsten befreien

Der zweite Problemfall ist schwieriger. Da ist nämlich die Frage, wie ich jetzt die Ängste der Linie behandeln kann. Und Ängste sind bekanntlich nicht immer nur rational, sondern häufig auch irrational. Immer wieder ins Feld geführt wird das Thema Daten- und Mitarbeiterschutz. Dies wird als Argument genutzt, warum bestimmte Daten im Ressourcenmanagement nicht erfasst werden können oder dürfen. Das ist natürlich nicht korrekt, weil der Datenschutz schützt natürlich personenbezogene Daten, aber er verhindert natürlich nicht die Verarbeitung im regulären Sinne und insofern kann Ressourcenmanagement natürlich durchgeführt werden, wenn die Daten vernünftig verarbeitet werden. Das heißt, diese Gründe sind meistens vorgeschoben, um sich zu schützen. Woher kommt diese Angst vor dem Ressourcenmanagement? Die meisten verwechseln Ressourcenmanagement mit einer Art Überwachung. Das heißt, wir wollen herausfinden, wer noch freie Kapazitäten hat, wem ist langweilig, wer ist nicht ausgelastet, wer performt nicht gut? Aber genau das möchte Ressourcenmanagement im Grunde gar nicht erreichen!

Das Ressourcenmanagement möchte sicherstellen, dass die Kapazitäten in die Themen geleitet werden, die wir ursprünglich einmal verabredet haben. Beispielsweise haben wir vereinbart, dass ein wichtiges Projekt, welches bis zum Ende des Jahres abgeschlossen sein muss, 50% der Ressourcen aus dem IT-Bereich nutzen darf. Das ist das Ziel, die Vereinbarung, und wir müssen nun prüfen, ob diese Vereinbarung auch eingehalten wurde. Das heißt, es geht gar nicht darum zu prüfen, ob jemanden langweilig ist, sondern darum zu prüfen, ob die Kapazitäten in dieses Thema fließen. Ressourcenmanagement überprüft also nicht die Performance von Mitarbeitern, sondern lediglich in welche Töpfe/Themen diese Mitarbeiter ihre Arbeitsleistung erbringen und ob das im Einklang steht mit dem, was wir ursprünglich miteinander verabredet haben.

Das bedeutet im Umkehrschluss, wir können die Linie beruhigen, indem wir ja letztendlich die Linientätigkeit gar nicht transparent machen wollen oder diese im Detail ergründen wollen. Wir wollen lediglich die Kapazitäten, die für Projekte bereitgestellt werden, erfassen, messen und prüfen, ob diese Kapazitäten mit denen der Planung übereinstimmt. Damit behält die Linie ihre Hoheit über diese Ressourcen und auch die Hoheit über ihre eigenen Aufgaben und Themenbereiche.

Die Bedeutung der Zeiterfassung

Es gilt lediglich darzustellen, welche der Kapazitäten fließen nun in unsere Projekte hinein und das macht man typischerweise mit der Zeiterfassung. Auch hier gibt es einen Trick. Die Zeiterfassung muss nicht minutiös sein und wir müssen nicht kleinste Arbeitspakete haben, um unbedingt herauszufinden, ob das Projekt mit Kapazitäten vernünftig unterfüttert wird. Es genügt völlig auf einer Granularitätsebene wie z. B. Anforderung oder Phasen oder E-Pics zu arbeiten. Auch das ist doch mal eine Entlastung der Linie! Es geht also nicht darum zu prüfen, um wie viel Uhr hat wer was gemacht. Sondern es geht darum, in wieviel Stunden wurde das Thema X von welchen Mitarbeitern vorangetrieben.

Die Linie an Board

Warum ist das also wichtig, die Linie über diese Optionen an Bord zu holen? Ganz einfach: Wenn ich eine Planung im Einzelprojektmanagement aufsetze und mir ein gewisses Volumen an Kapazitäten auf dem Papier bereitgestellt wird, dann muss ich auch davon ausgehen, dass mir diese Kapazitäten dann auch bei der Umsetzung des Projektes bereitstehen. Die häufigste Ursache von Projekten, die in Zeitverzug geraten, liegt darin, dass die Kapazitäten eben nicht bereitgestellt werden, weil die Ressourcen mit anderen Themen oder anderen Projekten beschäftigt sind. Blenden wir jetzt mal die Linie aus und sagen, die Linie existiert gar nicht und wir tun mal so, als wenn es nur die Projekte gäbe, dann werden wir auf dem Papier immer tolle Projektpläne haben, aber im wirklichen Leben wird keines der Projekte termingerecht beendet werden können, weil einfach das Störfeuer - die Aufgaben der Linie - im unentdeckten Bereich immer wieder die Projekte torpediert. Deswegen ist es wichtig, die Linie im Ressourcenmanagement zu integrieren und sie quasi als Beteiligte hier zu verstehen und sie in das Thema hineinzuziehen.

Bedeutung für die Praxis

Erstens: Ihr braucht die Linie für euer Ressourcenmanagement! Ihr könnt kein Ressourcenmanagement einführen ohne die Linie zu beteiligen! Zweitens: Damit das gelingt, müsst ihr die Linie an Bord holen. Ihr müsst sie überzeugen, dass das Zuliefern von wichtigen Informationen zum Ressourcenmanagement hilfreich ist und nicht zu Problemen führt. Das gelingt, indem ihr klarmacht, dass ihr lediglich die Informationen benötigt, wie viele Kapazitäten die Ressourcen in den einzelnen Projekten verbringen - bestenfalls natürlich auch auf den Arbeitspaketen. Das ist für das Einzelprojektmanagement dann hilfreich. Aber für das Ressourcenmanagement ist es unerheblich. Da reicht die Steuerung auf der Projektebene. Und die restliche Kapazität kann die Linie dann verplanen oder managen wie sie möchte. Das ist für das Ressourcenmanagement unerheblich und weist noch mal darauf hin, dass diese Daten natürlich nur im Rahmen des Projektmanagements erhoben und genutzt werden. Damit fallen Sie nicht unter das Thema DSGVO, da wir mit den Daten vernünftig umgehen, weil wir sie für das Projektmanagement dann eben auch benötigen und verwenden. Ja, wenn ihr diese Tipps nutzt, dann habt ihr es vielleicht ein bisschen leichter bei der Argumentation mit der Linie gemeinsam den Weg in Richtung Ressourcenmanagement zu finden. Ich hoffe es hat euch gefallen, und es hat Euch Spaß gemacht. Schaut beim nächsten Mal wieder rein. Machts gut!