In 6 Schritten zum PMO – Teil I
Wozu braucht man eigentlich ein Projektmanagement-Office, kurz PMO? Und welche Aufgaben sollte es übernehmen? In der Bildsprache der Seefahrt ist ein PMO im Grunde der Leuchtturm. Er gibt den Schiffen, also den Projekten, Orientierung durch die richtigen Signale. Indem das PMO außerhalb der Projekte angesiedelt ist, hat es die Chance, Regeln für die Projekte festzulegen und diese zu überwachen – und damit bei Seenot wie Ressourcen-, Zeit- oder Budgetengpässen einzugreifen.
Wären das nicht Aufgaben eines Projektleiters, einer Projektleiterin? Ja. Doch nicht immer nehmen sie diese konsequent wahr. Deswegen ist eine zweite Instanz sinnvoll, die alle Projekte überblickt und mit scharfem Auge überwacht, ob eines in Schieflage gerät. Das PMO kann auch verantwortlich dafür sein, die Projekt-Mitarbeiterinnen oder -Mitarbeiter, aber auch die Projektleiter zu schulen – und zwar initial und regelmäßig, um das Projektmanagement-Know-how aktiv zu halten. Schlimmstenfalls könnte ein PMO auch Personal bereitstellen, um Projekte in der Schieflage zu unterstützen; auch das Erstellen von Reports für das Management im Sinne der Transparenz (welche Projekte laufen, welche stehen an, wie steht es um Ressourcen und Budgets etc.) sind Aufgaben des PMO.
Das PMO ist also ein wichtiges Instrument, ohne das man ein Multi-Projektmanagement eigentlich gar nicht professionell betreiben kann. Wenn Sie nicht allzu viele Projekte haben, genügt es oft schon, die Aufgaben einer Halbtagskraft anzuvertrauen. Wichtig ist aber, dass sich eine Person nur für dieses Thema verantwortlich fühlt.
Doch wie kommt ein PMO nun ins Unternehmen? Mache ich von einem auf den nächsten Tag einfach die Vorgabe, wird das sicherlich nicht zum Erfolg führen, sondern auf Widerstände stoßen. Deswegen sollte die Einführung in 2 von insgesamt 6 Schritten erfolgen.
1. Schritt: Evaluation
Betrachtet nochmals Euer Projektmanagement: Wie gut seid Ihr aufgestellt, wo habt Ihr eventuell Schwächen? Evaluiert das zum Beispiel mithilfe einer Fieberkurve. Sobald Ihr erklären und verargumentieren könnt, wie ein PMO Euer Unternehmen voranbringt, steigen die Chancen für eine Einführung. Wie sieht es zum Beispiel im Scope-Prozess aus? Wie wird die Auftragsklärung geplant, wie schaut die Projektsteuerung aus, wie ist das Reporting ausgeprägt, wird in allen Projekten mit denselben Rollen gearbeitet und haben alle dasselbe Verständnis von dieser Rolle?
Mehr dazu auch in unserem Whitepaper „In 6 Schritten zum erfolgreichen PMO“.
2. Schritt: Unterstützer gewinnen
Nachdem alle Rahmendaten erfasst sind, müssen nun alle Beteiligte an Bord geholt werden. Natürlich müssen wir nun die Vorteile kommunizieren, von denen wir glauben, dass wir sie mit einem PMO heben können. Hier reichen aber keine Floskeln wie „teurer, schneller und besser“, es sind die Bedürfnisse der Beteiligten, die gedeckt werden müssen. Jeder Personenkreis hat hier unterschiedliche Mehrwerte von einem PMO. Diese müsst Ihr herausarbeiten und klar aufzeigen, denn nur dann erkennen die Personen die positiven Folgen für sich und werden zu Unterstützern der Methodik. Je mehr Unterstützer Ihr gewinnt, desto einfacher wird der Einführungsprozess des Projektmanagement-Office. Denn als Alleinkämpfer werdet Ihr dabei nicht weit kommen.
Seht Euch dazu doch auch unseren Video-Blog „Akzeptanz im Unternehmen von Projektmanagement steigern“ an.