Der mit dem Wolf tanzt - Akzeptanz für Projektmanagement-Prozesse schaffen

Irgendwas mit Empathie

John Dunbar entscheidet sich, einen abgelegenen Armeeposten im amerikanischen Bürgerkrieg nahe der Sioux zu besetzen. Sein tiefes Verständnis anderer Kulturen prägt die spannende Story. Dunbar lernt die Sprache der Sioux und ist offen für ihre Werte und Lebensweisen. All das führt zu Vertrauen und Akzeptanz.

Diese Geschichte spielt im 19. Jahrhundert, doch das Thema ist zeitlos: Akzeptanz entsteht durch Verständnis und Wertschätzung dessen, was anderen Menschen wichtig ist – Faktoren, die auch im Projektmanagement unerlässlich sind. Neben dem Können und Dürfen ist diese Akzeptanz, also das Wollen der Beteiligten aus eigenem Antrieb, der wohl meistunterschätzte Erfolgsfaktor.

Nun mag es relativ einfach sein, Fähigkeiten zu stärken und Entscheidungsspielräume zu erweitern. Doch Hand aus Herz: Menschen zu motivieren, etwas aus eigenem Antrieb zu wollen, ist deutlich anspruchsvoller. Nicht wahr?

• Das Portfoliomanagement bereitet die Menge an Projekten optisch auf, seien es Plandaten oder Steuerungsdaten, damit ihr auf dieser Basis Entscheidungen für euer Unternehmen treffen könnt. Viele dafür benötigte Daten werden erst aus den Projekten selbst generiert.
• Ihr habt also z. B. Daten aus der Programm- oder Projektplanung, die ins Portfolio eingestellt werden müssen: die Plandaten, um das Vorhaben zu zeigen, die Steuerungsdaten, um den wirklichen Fortschritt darzustellen. Diese Daten werden im Portfolio verdichtet und stehen zur weiteren Verwendung bereit. ´
• Das Portfolio wiederum gibt mittels Reifegradmodell die Steuerungsmöglichkeit an die Projektleiter zurück. Sie haben es hier in der Hand, nur wirklich reife Projekte mit Budget und Ressourcen in die Umsetzung zu bringen.
• Diese Ressourcen müssen irgendwo herkommen und entsprechend abgestimmt sein. Das Ressourcenmanagement arbeitet also dem Projektmanagement Ob die Ressource genutzt werden kann, wird über Genehmigungsprozesse gesteuert.
• Diese Infos fließen ins Projekt und von dort zurück ins Portfolio, wo ihr die Ressourcennutzung beobachtet.
• Das Ressourcenmanagement hat zudem einen direkten Draht zur Linie und muss deren Anforderungen erfüllen. Auch aus dieser Zusammenarbeit kommen Daten zu z. B. Kapazitäten zurück, die wiederum ins Ressourcenmanagement einfließen.
• Dasselbe macht das Projekt: Es teilt dem Ressourcenmanagement Bedarfe und Kapazitäten in Form von Daten mit.

Dieser Leitfaden macht Lust darauf, diese Akzeptanz zu fördern

Im Beitrag fassen wir die Kernaussagen des Videos von Norman Frischmuth für dich zusammen. Dort teilt Norman seine Erfahrungen und gibt wertvolle Tipps für deine Projektkultur und Kommunikation, insbesondere:

Toleranz vs. Akzeptanz

Die meisten Beteiligten tragen dein Projekt irgendwie mit, allerdings oberflächlich? Die gute Nachricht ist: Du bist in guter Gesellschaft. In den meisten Unternehmen sind Projekte geduldeter Alltag. Die schlechte Nachricht ist allerdings, dass du dich darauf nicht ausruhen kannst. Damit Projekte dennoch gelingen, benötigst du Akzeptanz statt bloßer Toleranz – überzeugte und engagierte Mitstreitende.

Bedeutung vermitteln

Akzeptanz entsteht durch Zustimmung zu den Zielen, Methoden und Entscheidungen im Projektmanagement. Vermittele sie so, dass sie für die Beteiligten persönlich bedeutsam sind. Versetze dich in ihre Situation und betone konkrete Vorteile und Nutzen aus Sicht der unterschiedlichen Personen.

Gleichgesinnte finden

Neben konkreten Vorteilen und Nutzen sind gemeinsame Überzeugungen ein wichtiger Schlüssel für Akzeptanz. Für welche Werte stehen dein Projekt und dein Unternehmen? Welche individuellen Werte bewegen die Beteiligten? Je besser diese übereinstimmen, desto mehr Akzeptanz wirst du erzielen.

Fünf praktische Tipps für effektives Projektmanagement

1. Formuliere konkrete und messbare Ziele – ohne Phrasen.
2. Ermutige zu offener Kommunikation und Feedback.
3. Baue Hürden ab: Schaffe Spielraum für Entscheidungen und biete Schulungen an, wo Fähigkeiten und Kenntnisse fehlen.
4. Stelle die Menschen in den Mittelpunkt deiner Werkzeuge und Prozesse,
nicht die Technik.
5. Nutze Feedback und objektive Leistungskennzahlen, um zu sehen, ob ihr Kurs haltet.

Fazit: Leistung ist KÖNNEN + DÜRFEN + WOLLEN

Oder wie der Neurodidaktiker Prof. Dr. Heinz Schirp es formulierte:

„Wenn ich nur darf, wenn ich soll, aber nie kann, wenn ich will,
dann mag ich auch nicht, wenn ich muss.
Wenn ich aber darf, wenn ich will, dann mag ich auch,
wenn ich soll, und dann kann ich auch, wenn ich muss.
Denn schließlich ist es doch so: Die können sollen, müssen auch wollen dürfen.“

Siehst du das auch so? Dann schau dir jetzt hier das komplette Video an, um dein Projekt- und Portfoliomanagement spürbar zu verbessern. Viel Spaß und Inspiration!