Da haben wir den Salat… oder: Wie Sie Ihr Projektportfolio „sauber“ halten
Schon gewusst, dass Projektportfolios und Obstsalate vieles gemeinsam haben? Ist alles mundgerecht und ausgewogen, schmeckt’s richtig lecker – aber wehe, eine faule Ananas gesellt sich noch dazu… dann haben wir sprichwörtlich den Salat. Im übelsten Fall wissen wir noch nicht einmal mehr, welche Zutat die Mischung verdorben hat.
Ähnlich geht es uns Portfoliomanagerinnen und -managern: Viele Wünsche, neue Projekte und Prioritäten werden an uns herangetragen – bei den üblichen knappen Ressourcen und Budgets. Das gesamte System gerät so schnell aus der Balance.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Möchten Sie wissen
• Welche Projekte wirklich reif fürs Portfolio sind?
• Und welche gegebenenfalls gestoppt werden können?
Dann lesen Sie weiter und erfahren Sie von Managing Director Norman Frischmuth, wie einfach Sie objektive, verlässliche Entscheidungen treffen können.
Man nehme… Quality Gates!
Quality Gates sind ein gängiger Begriff im Projektmanagement und nichts anders als messbare Qualitätskriterien. Sie entscheiden darüber, ob ein Projekt reif für den Start ist oder (noch) nicht. Ziel ist es, das Projektportfolio ausgewogen zu gestalten – wie einen leckeren, genießbaren Obstsalat.
Führen wir diesen wichtigen Schritt nicht durch, sind Verzögerungen und Stress, Fehlerquellen und Ärger vorprogrammiert. In der Folge verwenden wir wertvolle Energie darauf, Konflikte zu klären und uns zu rechtfertigen.
Mit Hilfe ihrer Quality Gates werden Sie das vermeiden und Ihr Portfolio professionell managen. Stellen Sie sich diesen Prozess einfach wie eine Checkliste vor. Typische Fragen sind zum Beispiel:
• Ist dieses Projekt strategisch wichtig?
• Ist es bedeutender als laufende Projekte?
• Sind die notwendigen Ressourcen frei?
• Steht ausreichend Budget zur Verfügung?
Lauten die Antworten „ja“, passt das Projekt ins Portfolio. Lauten die Antworten „nein“, wird das neue Projekt zurückgestellt – oder ein anderes, laufendes Projekt wird zu seinen Gunsten pausiert bzw. gestoppt.
Per Scoring-Verfahren objektiv entscheiden
Für uns Portfolio-Manager ist dieser Prozess eine Herausforderung, solange wir subjektiv darüber urteilen und diskutieren. Wichtig ist also, dass einzelne Projekte vergleichbar sind. Hier kommt das Scoring-Verfahren ins Spiel – unser Rezept für den optimalen Obstsalat.
Jedes Projekt wird bewertet und erhält eine Punktzahl, die seine Bedeutung und Reife angibt. Projekte mit höheren Punktzahlen bekommen den Vorzug, denn sie versprechen den größten Nutzen. Doch Vorsicht: Ein hoher Score allein garantiert noch keinen Platz im Portfolio. Es gilt, das Gleichgewicht zu wahren und sicherzustellen, dass auch die Ressourcen und das Budget entsprechend verteilt sind.
Erreicht ein Projekt nicht die erforderliche Punktzahl ist es noch nicht reif – wie bei einer Frucht: Manchmal muss sie noch etwas wachsen, bevor sie geerntet werden kann.
Es geht also nicht nur darum, „faules Obst“ zu identifizieren. Es geht auch darum, Bedingungen zu schaffen, unter denen jede Frucht – jedes Projekt – sein volles Potenzial entfalten kann.
So wie unser Obstsalat eine sorgfältige Auswahl und Abstimmung der Zutaten erfordert, benötigt auch das Projektportfolio eine durchdachte Planung und Pflege. Investieren Sie die Zeit für diese sorgfältigen Prüfungen und seien Sie bereit, Entscheidungen zu treffen. Denn am Ende ist es die Qualität und nicht die Quantität, die zählt.
Video-Tipp: So geht Scoring!
In wenigen Minuten erfahren Sie, wie dieses wertvolle Instrument funktioniert. Viel Spaß beim Anschauen!