Mit welchen Zeitmanagement Methoden ihr wirklich voran kommt

Kurz gefasst: Der strukturierteste Projektplan ist nutzlos, wenn er nicht wie vorgesehen umgesetzt wird. Zeitmanagement Methoden versprechen, die To-Dos mit ihnen in den Griff zu bekommen. Aber welche dieser Methoden sind zeitgemäß und wirklich praxistauglich? Im Beitrag erfahrt ihr, welche Vorgehensweisen uns bei Blue Ant dabei helfen, unsere Aufgaben planmäßig zu erledigen.

Es gibt unzählige Anleitungen für „das perfekte“ Zeitmanagement. Einige dieser Zeitmanagement Methoden stammen noch aus der Zeit der Analogtelefone, andere geben konkrete Regeln für den Umgang mit digitalen Zeitfressern vor. Bei all diesen Regeln scheitert es im Alltag häufig an der konsequenten Umsetzung. Zumal persönliche Ansprüche Methoden wie dem Pareto Prinzip im Wege stehen können: Manchmal wollen wir Aufgaben auch einfach 100-prozentig und nicht nur grob überschlagen in den wichtigsten Grundzügen erledigen.

 Stellt sich die Frage, warum Zeitmanagement Methoden häufig gut klingen, aber in der praktischen Anwendung so selten von Dauer sind. Welches Prinzip braucht es, um Ablenkungen und Unterbrechungen so gering wie möglich zu halten?

Die beste Zeitmanagement Methode: Innerer Antrieb

Wir glauben, die Tatsache, dass wir uns im Alltagsstress noch an zusätzliche Regeln halten sollen, macht die Sache nicht leichter. Die beste Zeitmanagement Methode ist für uns deshalb der innere Antrieb, ein Projekt erfolgreich koordinieren und abwickeln zu wollen.

Dabei ist es auch ausschlaggebend zu verinnerlichen, dass Stress die Situation nicht ändert. Wann immer ihr das Gefühl habt, unter Zeitdruck zu geraten: erinnert euch daran, dass der einzig sinnvolle Weg in der richtigen Priorisierung und Aufteilung eurer Zeit liegt. Sich zusätzlich Stress zu machen ändert nichts an der Deadline. Stress löst eure Probleme nicht –  auch dann nicht, wenn die Zeit wirklich drängt. Ein ruhiger, strukturierter Blick auf die Dinge schon. Startet jedes Vorhaben mit diesem Grundgedanken.

Erster Schritt: Überblick gewinnen

Wie auch immer ihr ihn grafisch ausgestaltet – die Grundvoraussetzung für ein gutes Zeitmanagement ist der Blick aufs Big Picture. Visualisiert euer Vorhaben. Die Darstellung hängt von der Art des Vorhabens ab: Wenn ihr eure Arbeitswoche meistern möchtet, eignet sich eine Art Stundenplan. Bei größeren Projekten braucht ihr mindestens einen Zeitstrahl, besser noch einen Überblick aus eurer Projektmanagement Software oder Excel.

Zweiter Schritt: Priorisieren und durchziehen

Habt ihr einen durchdachten Plan aufgestellt, geht es an die Umsetzung. Hierfür halten wir uns an zwei Grundregeln: Aufgaben werden 1. priorisiert und 2. durchgezogen. Hilfestellungen wie die Pomodoro-Technik und andere Methoden sprechen durchweg von zwei Zielen: Erkenne die Wichtigkeit deiner Aufgaben – und zieh’ sie durch.

Wie ihr eure wichtigen Aufgaben auch kennzeichnen mögt – ob mit ABC-Einteilung, Sternchen oder einer anderen Methode: Wenn ihr an einer Aufgabe arbeitet, lasst euch nicht von vermeintlich dringenden Themen abbringen. Fasst eine Aufgabe an und zieht sie durch, wie ihr es euch vorgenommen habt.

Dritter Schritt: Ständig evaluieren

Wichtiger als jede vorgegebene Zeitmanagement Methode ist die Fähigkeit, aus Prozessen zu lernen und möglichst zeitnah zu optimieren, was optimiert werden kann.

Wartet nicht darauf, dass die Dinge „endlich passieren“. Sprecht stattdessen mit allen Beteiligten über die Auswirkungen, die Änderungen im Zeitplan mit sich bringen. Und zieht Konsequenzen aus diesen Abläufen: Ob es eine Änderung der Teamgröße oder andere Teammitglieder braucht, mehr Zeit oder schlicht weniger Arbeitsbelastung für die einzelnen Projektmitarbeiter. Jede Erkenntnis und jede Veränderung sind hilfreicher, als sich selbst oder Mitarbeitern eine Schuld für Verzögerungen zu geben. 

Wichtiger als jede Zeitmanagement Methode: Realistisch schätzen

An die Schuldzuweisung knüpft auch unser nächster Gedanke an. Ihr kennt die Situation vermutlich: Für das Schreiben einer wichtigen E-Mail plant ihr „Noch schnell 20 Minuten“ ein. Nach einer Stunde klickt ihr auf „Senden“ und ärgert euch darüber, viel zu viel Zeit mit dem Schreiben verbracht zu haben. Genug Menschen ärgern sich so jedes Mal aufs Neue und halten dauerhaft an dieser Vorgehensweise fest. Ihr nicht – wenn ihr clever seid. Geht bei eurer Planung nicht davon aus, wie viel Zeit eine Aufgabe eurer Meinung nach in Anspruch nehmen sollte, sondern plant realistisch. Wenn es euch eine Stunde kostet, ein Angebot zu versenden, dann ist das so. Fragt euch lieber, ob ihr beim Erstellen des Angebots mithilfe von Automatisierungen Zeit sparen oder Aufgaben delegieren könnt.

Zwängt euch keine unrealistischen Zeiten auf

Um Aufgaben also realistisch zu planen, fragt nicht nur euch selbst, sondern auch eure Projektmitarbeiter, wie viel Zeitaufwand für die Bearbeitung wirklich nötig ist. Sollte der geschätzte zu stark vom gewünschten Aufwand abweichen, sprecht darüber. Vielleicht gibt es Hilfsmittel und Wege, den Prozess zu beschleunigen. Aber frustriert euch nicht, indem ihr euch Zeitvorgaben auferlegt, von denen ihr wisst, dass ihr sie nicht einhalten könnt. Das belastet unterbewusst im Hinterkopf, solange die Aufgabe bevorsteht. Und frustriert ganz deutlich, wenn ihr die Aufgabe sehr viel später als geplant erledigt.

Dasselbe gilt für die Projektmitarbeiter: Wer zu wenig Zeit für die Erarbeitung seiner Aufgaben hat, liefert entweder mit geringer Qualität oder zu spät. Dementsprechend gilt auch hier: Lieber noch einmal nachhaken und gemeinsam erarbeiten, was passieren müsste, damit Aufgaben und Ziele schneller erreicht werden können. Ehrlichkeit zu sich selbst und zum Team sowie der Wille, gemeinsam ein Ziel erreichen zu wollen, sind der beste Nährboden für ein stabiles Zeitmanagement.