2.    Ressourcenplanung: Ziele & Vorteile

Mit einer durchdachten Ressourcenplanung bringst Du Struktur in Deine Projekte und schaffst in Deinem Unternehmen die Grundlage für die angemessene Auslastung. Mit ihr stellst Du sicher, dass Kapazitäten effizient genutzt werden, Deine Teammitglieder fokussiert arbeiten und Konflikte vermieden werden.

Wesentliche Vorteile auf einen Blick:

• Kapazitäten optimal zu nutzen:
  Du setzt Ressourcen gezielt ein, vermeidest Überlastungen und reduzierst Leerlaufzeiten. Das steigert die Produktivität im gesamten Team.

• Konflikte zu reduzieren:
  Klare Zuweisungen und transparente Planung verhindern Überschneidungen und erleichtern die Zusammenarbeit.

• Kosten im Griff zu behalten:
  Mit einer präzisen Planung vermeidest Du unnötige Kosten durch Fehlallokationen oder Verzögerungen.

• Dein Team zu motivieren:
  Realistische Auslastungen und klare Zuständigkeiten erhöhen die Zufriedenheit und langfristige Bindung Deiner Mitarbeiter.

• Strategisch zu arbeiten:
  Du kannst Prioritäten setzen und sicherstellen, dass Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Beitrag im Unternehmen leisten.

Mit einer guten Ressourcenplanung erleichterst Du also Deinem Team die Arbeit, erreichst Deine Projektziele und stärkst gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens.

Sie gibt Dir die Übersicht, die Du brauchst, um kurzfristige Aufgaben und langfristige Prioritäten sicher zu steuern. Dabei bringt sie nicht nur Struktur in Deine Projekte, sondern auch Freude in die Umsetzung. Ressourcenplanung ist also ein wichtiger Hebel für Deinen Projekterfolg. Im folgenden Kapitel erfährst Du, wie Du dabei vorgehst.

3.    Die 7 Schritte der Ressourcenplanung – so geht‘s

Jetzt, da Du die Bedeutung einer durchdachten Ressourcenplanung kennst, geht es an die konkrete Umsetzung:

• Wie stellst Du sicher, dass Deinem Projekt die richtigen Mitarbeiter, Materialien und Budgets genau dann zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden?

• Wie schaffst Du es, Engpässe zu vermeiden, ohne Dein Team zu überlasten?

In diesem Kapitel erfährst Du, welche Aufgaben und Schritte eine gute Ressourcenplanung ausmachen und wie Du sie in Deinem Projektalltag anwendest.

Übersicht der 7 Schritte:

Jetzt erfährst Du, worum es in den einzelnen Schritten genau geht und welche Fragen Du beantworten solltest:

Schritt 1: Projektziele und Anforderungen klären

Der erste Schritt zur erfolgreichen Ressourcenplanung ist die klare Definition der Projektziele und Anforderungen. Ohne eine solide Basis riskierst Du Missverständnisse oder Planungsfehler.

Praktische Fragen:

• Welche Ergebnisse sollen mit dem Projekt erzielt werden?

• Welche Aufgaben sind erforderlich, um die Ziele zu erreichen?

• Gibt es spezifische Anforderungen, z. B. Deadlines oder Qualitätsvorgaben?

Schritt 2: Ressourcen identifizieren

In diesem Schritt analysierst Du, welche Ressourcen für Dein Projekt zur Verfügung stehen. Das können Teammitglieder mit spezifischen Fähigkeiten, Geräte, Materialien sowie das Budget sein. Ziel des Schritts ist, eine vollständige Übersicht über alle verfügbaren Ressourcen zu erhalten.

Praktische Fragen:

• Welche Ressourcen (Personen, Materialien, Budget) stehen zur Verfügung?

• Welche spezifischen Fähigkeiten oder Kenntnisse bringen die Teammitglieder mit?

• Sind externe Dienstleistungen oder zusätzliche Ressourcen erforderlich? Falls ja: Welche?

Schritt 3: Kapazitäten prüfen

Nachdem Du die verfügbaren Ressourcen identifiziert hast, überprüfst Du, wie lange oder in welchem Umfang diese Ressourcen tatsächlich eingesetzt werden können. Ziel ist die angemessene Auslastung, also mögliche Engpässe oder Überlastungen frühzeitig zu erkennen.

Praktische Fragen:

• Gibt es Einschränkungen wie Urlaubszeiten, Krankheitsfälle oder parallele Projekte?

• Sind die Ressourcen zu den benötigten Zeitpunkten verfügbar?

• Gibt es potenzielle Konflikte durch Überbuchungen?

Schritt 4: Prioritäten setzen

Nicht alle Aufgaben eines Projekts sind gleich wichtig. Prioritäten zu setzen, stellt sicher, dass die verfügbaren Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Einfluss auf Unternehmen bzw. Projektergebnis haben.

Praktische Fragen:

• Welche Aufgaben haben die höchste Priorität für den Projekterfolg?

• Welche Tätigkeiten können verschoben oder delegiert werden?

• Welche Ressourcen sind für die wichtigsten Aufgaben unerlässlich?

Schritt 5: Ressourcen zuweisen

In dieser Phase erfolgt die eigentliche Allokation der Ressourcen: Du teilst die verfügbaren Ressourcen den Aufgaben zu. Eine klare Dokumentation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten verstehen.

Praktische Fragen:

• Ist die Auslastung für alle Teammitglieder realistisch?

• Gibt es potenzielle Konflikte bei der Ressourcenzuweisung (z. B. Doppelbuchungen)?

• Wie wird die Ressourcenzuweisung dokumentiert und kommuniziert?

Schritt 6: Ressourcenplan erstellen

Sobald die Allokationen abgeschlossen sind, bringst Du alle Informationen in einem zentralen Ressourcenplan zusammen.

Dieser Plan sollte nicht nur Aufgaben, Zeitrahmen, zugewiesene Ressourcen und Verantwortlichkeiten enthalten, sondern auch Meilensteine und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben aufzeigen. So behältst Du auch bei komplexen Projekten den Überblick und erkennst frühzeitig potenzielle Konflikte oder Verzögerungen. Ein digitaler Ressourcenplan erleichtert die Kommunikation mit Deinem Team und den Stakeholdern, da er Transparenz schafft und bei Bedarf flexibel angepasst werden kann.

Schritt 7: Monitoring und Anpassung

Ein Ressourcenplan ist kein statisches Dokument. Während des Projekts können sich Anforderungen ändern, Deadlines verschieben oder neue Ressourcen verfügbar werden. Kontinuierliches Monitoring hilft Dir, den Plan aktuell zu halten und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Praktische Fragen:

• Gibt es Abweichungen vom ursprünglichen Plan?

• Sind zusätzliche Ressourcen notwendig, um neue Anforderungen zu erfüllen?

• Müssen Zuweisungen angepasst werden, um Engpässe zu vermeiden?

Praxisbeispiel: Ressourcenplanung in einem IT-Unternehmen

Ein mittelständisches IT-Unternehmen hat den Auftrag, innerhalb von vier Monaten eine cloudbasierte Softwarelösung für einen Kunden zu entwickeln. Der Projektmanager steht vor der Herausforderung, die Ressourcen im Team effizient zu planen, um Deadlines einzuhalten und gleichzeitig andere laufende Projekte nicht zu beeinträchtigen.

Schritt 1: Projektziele und Anforderungen klären

Im Kick-off-Meeting definiert das Team die Ziele des Projekts: Die Software soll Funktionen für Datenanalyse, Benutzerverwaltung und Datensicherheit enthalten. Zudem werden spezifische Anforderungen des Kunden festgelegt, wie eine mobile App und eine Integration in bestehende Systeme. Diese Anforderungen werden in einer Liste von Aufgaben übersetzt, darunter:

• Architekturdesign

• Backend- und Frontend-Entwicklung

• Test- und Qualitätssicherung

• Deployment und Schulung der Nutzer

Schritt 2: Ressourcen identifizieren

Der Projektmanager analysiert die verfügbaren Ressourcen:

• Zwei Backend-Entwickler, ein Frontend-Entwickler und ein Tester stehen zur Verfügung.

• Eine externe UX-Design-Agentur wurde bereits eingeplant.

• Ein Budget ist definiert, jedoch begrenzt, da parallel ein anderes Projekt läuft.

Schritt 3: Kapazitäten prüfen

Bei der Kapazitätsprüfung zeigt sich, dass ein Backend-Entwickler bereits an einem anderen Projekt arbeitet und nur 50 % seiner Zeit verfügbar ist. Der Tester ist für die nächsten zwei Wochen krankheitsbedingt nicht einsetzbar, was den Testzeitraum beeinflussen könnte.

Schritt 4: Prioritäten setzen

Der Projektmanager priorisiert die Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Architektur und das Backend-Design zuerst abgeschlossen werden. Die mobile App wird als weniger kritisch eingestuft und nach hinten verschoben. So konzentrieren sich die Ressourcen auf die Kernfunktionen, die für den Kunden am wichtigsten sind.

Schritt 5: Ressourcen zuweisen

Die Backend-Entwicklung wird den beiden Backend-Entwicklern zugewiesen, wobei der weniger verfügbare Entwickler unterstützende Aufgaben übernimmt. Der Frontend-Entwickler beginnt mit der Benutzeroberfläche, sobald das UX-Design von der Agentur geliefert wurde. Der Projektmanager dokumentiert alle Zuweisungen im Ressourcenplan, um Transparenz zu schaffen.

Schritt 6: Ressourcenplan erstellen

Mit Hilfe der entsprechenden Software erstellt der Projektmanager den Ressourcenplan, der alle Aufgaben, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten darstellt. Der Plan zeigt, wann der Tester wieder verfügbar ist. Und er berücksichtigt die reduzierte Verfügbarkeit des Backend-Entwicklers.

Schritt 7: Monitoring und Anpassung

Während des Projekts führt der Projektmanager wöchentliche Statusmeetings durch. Dabei stellt sich heraus, dass die UX-Agentur später als geplant liefert. Um Verzögerungen zu vermeiden, legt der Frontend-Entwickler mit Standardkomponenten der Benutzeroberfläche los und passt diese später an das UX-Design an.

4.    Praxistipps für Deine Ressourcenplanung

Ressourcenplanung ist eine anspruchsvolle Disziplin in Unternehmen, die selbst erfahrene Projektmanager immer wieder vor Herausforderungen stellt. Engpässe, ungenutzte Kapazitäten oder fehlende Transparenz können Projekte erheblich beeinträchtigen, selbst wenn die Prozesse „auf dem Reißbrett“ gut durchdacht sind.

In diesem Kapitel erfährst Du, welche typischen Probleme bei der Ressourcenplanung auftreten und wie Du sie lösen kannst. So bleibst Du auch bei komplexen Anforderungen handlungsfähig und behältst die Kontrolle über Deine Projekte.

Indem Du typische Herausforderungen erkennst und gezielt angehst, legst Du die Basis für eine funktionierende Ressourcenplanung. Im nächsten Kapitel erfährst Du, wie Du mit einem gezielten Skill-Management nicht nur die Verfügbarkeit, sondern auch die Fähigkeiten Deines Teams optimal planst und berücksichtigst.

5.    Skill-Management: Fähigkeiten in der Ressourcenplanung berücksichtigen

Effektive Ressourcenplanung geht weit über die bloße Verfügbarkeit von Mitarbeitern hinaus. Ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist der gezielte Einsatz der richtigen Fähigkeiten, die sogenannten Skills. Skill-Management sorgt dafür, dass nicht nur genügend Ressourcen vorhanden sind, sondern dass diese auch optimal auf die spezifischen Anforderungen eines Projekts abgestimmt sind. Zunächst eine Definition:

Was ist Skill-Management?

Skill-Management ist der Prozess, bei dem die Kompetenzen Deiner Mitarbeiterinnen und  Mitarbeitern systematisch erfasst, analysiert und für Projekte gezielt genutzt werden. Es umfasst sowohl die Bewertung der vorhandenen Fähigkeiten als auch deren Weiterentwicklung, um langfristig die Leistungsfähigkeit Deines Teams zu steigern.

In der Ressourcenplanung ist Skill-Management unverzichtbar, da Projekte zunehmend spezialisierter werden. Es reicht nicht aus, freie Kapazitäten zuzuweisen – die zugewiesenen Personen müssen auch die passenden Kompetenzen für die jeweiligen Aufgaben mitbringen. Wenn beispielsweise ein IT-Projekt Experten für Cloud-Architektur erfordert, jedoch ein Teammitglied ohne die notwendigen Kenntnisse zugeteilt wird, leidet das Ergebnis erheblich.

Gezieltes Skill-Management hilft, solche Probleme zu vermeiden, indem es Transparenz über die vorhandenen Kompetenzen schafft. Du kannst die passenden Personen für die richtigen Aufgaben auswählen, wodurch Arbeitsprozesse effizienter gestaltet und Ergebnisse schneller sowie qualitativ hochwertiger erzielt werden.

Welche Fähigkeiten brauchen Deine Teammitglieder?

Für verschiedene Projektrollen sind unterschiedliche Fähigkeiten entscheidend. Die folgende Übersicht zeigt, welche Kompetenzen typischerweise wichtig sind und warum sie für den Projekterfolg eine Rolle spielen. Du wirst sicher weitere Skills identifizieren, die speziell für Deine Branche, Dein Unternehmen bzw. Deine Projekte unerlässlich sind:

Skill-Management hilft Dir also, die Fähigkeiten Deiner Teammitgliede (Deiner personellen Ressourcen) einzuschätzen, weiterzuentwickeln und optimal einzusetzen. Im Multiprojektmanagement, wo mehrere Projekte parallel laufen, wird es nun noch komplexer. Im nächsten Kapitel erfährst Du mehr darüber:

6.    Besonderheiten der Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement

Im Multiprojektmanagement konkurrieren mehrere Projekte gleichzeitig um dieselben Ressourcen: Mitarbeiter, Budgets, Materialien. Das macht die Ressourcenplanung deutlich anspruchsvoller als bei Einzelprojekten. Welche Herausforderungen warten auf Dich und wie kannst Du sie meistern?

Besonderheit 1: Ressourcen-Konflikte

Im Multiprojektmanagement besteht die größte Schwierigkeit darin, Ressourcen zwischen mehreren parallelen Projekten zu verteilen. Projekte haben oft unterschiedliche Dringlichkeiten und Ziele, doch die Ressourcen sind begrenzt.

Lösungsansätze:

• Priorisierungsmatrix nutzen: Entscheide, welche Projekte Vorrang haben, basierend auf Faktoren wie strategischer Bedeutung, finanziellen Auswirkungen oder Kundenanforderungen.

• Projektphasen synchronisieren: Wenn mehrere Projekte auf dieselben Ressourcen zugreifen, können Zeitpläne angepasst werden, um Konflikte zu minimieren.

Besonderheit 2: Ressourcen-Transparenz

Ein zentraler Überblick über alle verfügbaren Ressourcen ist essenziell. Ohne eine zentrale Datenbasis besteht das Risiko, dass Ressourcen überlastet oder ineffizient verteilt werden.

Lösungsansätze:

• Ressourcenpools einführen: Bündele alle verfügbaren Ressourcen in einer zentralen Übersicht, einschließlich ihrer aktuellen Verfügbarkeit und Fähigkeiten.

• Echtzeit-Überwachung: Nutze Monitoring-Tools, um Kapazitäten jederzeit einzusehen und auf Änderungen schnell reagieren zu können.

Besonderheit 3: Noch mehr Dynamik und Flexibilität

Multiprojektmanagement ist geprägt von ständigen Veränderungen. Neue Projekte kommen hinzu, bestehende Projekte ändern ihre Prioritäten, und Ressourcenverfügbarkeiten verschieben sich.

Lösungsansätze:

• Rolling-Wave-Planung: Plane zunächst nur für die nächsten Wochen detailliert und lasse Raum für Anpassungen in späteren Phasen.

• Szenarien-Analysen: Simuliere potenzielle Änderungen, um Auswirkungen auf andere Projekte frühzeitig zu erkennen und zu steuern.

Besonderheit 4: Abhängigkeiten zwischen Projekten

Oft sind Projekte nicht unabhängig voneinander. Ergebnisse aus einem Projekt werden in einem anderen benötigt, oder mehrere Teams arbeiten an einem gemeinsamen Ziel.

Lösungsansätze:

• Abhängigkeiten frühzeitig identifizieren: Stelle sicher, dass Abhängigkeiten bereits in der Planungsphase erfasst werden.

• Kommunikation fördern: Plane regelmäßige Meetings zwischen Projektleitern, um Änderungen und Verzögerungen frühzeitig zu besprechen.

7.    Der Schlüssel zu effizienter Ressourcenplanung

Eine durchdachte Ressourcenplanung hilft Dir, Projekte effizient umzusetzen und sowohl Engpässe als auch Überlastungen zu vermeiden. In diesem Artikel hast Du erfahren, wie Du die Planungsschritte von der Bedarfsanalyse bis zum Monitoring strukturiert und professionell umsetzt. Dabei geht es nicht nur darum, Aufgaben zuzuweisen. Vielmehr geht es darum, die Verfügbarkeit, Kapazität und Fähigkeiten Deiner Teams im Blick zu behalten – also um die optimale Auslastung.

Besonders im Multiprojektmanagement sind Konflikte zwischen Projekten und wechselnde Prioritäten Herausforderungen, die Du am besten mit einer flexiblen Planung bewältigen kannst. Transparenz über alle laufenden Projekte und eine dynamische Anpassung sind hier entscheidend, um Deadlines einzuhalten und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Skill-Management ergänzt dies, indem es sicherstellt, dass die richtigen Kompetenzen für die jeweilige Aufgabe verfügbar sind.

Mit den erlernten Methoden und Ansätzen hast Du jetzt alles an der Hand, um Deine Ressourcenplanung erfolgreich umzusetzen. Dein Team und Deine Ergebnisse werden sehr davon profitieren. Viel Erfolg!