It ain’t over ’til it’s over – warum der Projektabschluss wichtiger Teil eures Projektmanagements sein sollte

Kurz gefasst: Wenn der Projektabschluss in greifbarer Nähe scheint, haben die wenigsten Mitwirkenden Lust, diese finale Projektphase unnötig in die Länge zu ziehen. Aber: Ist eine durchdachte Projektauswertung wirklich unnötig? In diesem Beitrag lest ihr, wie ihr von einem strukturierten und vollständigen Projektabschluss profitieren könnt.

Sobald das Projektergebnis in Sicht ist, scheint der Prozess für viele Projektmitarbeiter häufig schon abgeschlossen. Mit den Gedanken ist man bereits im nächsten Projekt und sobald die geforderte Arbeitsleistung geliefert wurde, scheint die Pflicht erfüllt. Aber ist das tatsächlich so? Schließlich bringt doch jede Projektarbeit Erkenntnisse mit sich, die hart erarbeitet wurden. Erkenntnisse, die euch die nächste Projektarbeit spürbar erleichtern könnten.

Jedes Projekt bringt wertvolle Erkenntnisse mit sich

Abgesehen von den Learnings, die ihr für eure weitere Projektarbeit mitnehmen könnt, ist ein geregelter Projektabschluss auch für euren Kunden von Bedeutung. Es wäre schade und gleichzeitig fahrlässig, wenn nach einer anstrengenden Umsetzungsphase von mehreren Wochen oder gar Monaten das Projektergebnis einfach „nur“ irgendwie übergeben wird. Die Projektabschlussphase sollte trotz Stress und bereits parallel laufender Folgeprojekte nicht an Bedeutung verlieren.

Was passiert beim Projektabschluss? Zunächst solltet ihr für euren Projektabschluss eine saubere Übergabe an den Kunden vorsehen. In einer Abschlusspräsentation könnt ihr belegen, dass alle im Scope vereinbarten Anforderungen an das Projekt in der vorab definierten Qualität umgesetzt wurden. Deshalb bietet es sich an, das Projektergebnis exakt entlang dieser Kriterien zu präsentieren.

Die saubere Produktabnahme

Praxistipp: Damit sich im Rahmen der Prüfung der Ergebnisse durch den Kunden das Abschlussgespräch nicht im Sande verläuft, vereinbart direkt beim Versenden der Abschlusspräsentation einen Termin zur Besprechung der Ergebnisse. Sollte sich der Termin, an dem der Auftraggeber bestätigt, dass wie beauftragt geliefert wurde, dennoch verzögern, könnt ihr mit einer stillschweigenden Freigabe arbeiten. Dafür gebt ihr einen Abnahmezeitrahmen vor und knüpft diesen an eine automatische Freigabe bei Verstreichen der Frist.

Je frischer die Informationen, desto besser

Warum es wichtig ist, den Projektabschluss zeitnah durchzuführen, liegt auf der Hand: Je frischer die Informationen, desto besser können sie ausgewertet werden.

Nach der Abnahme folgt das Aufräumen – wortwörtlich: Wenn ihr jetzt für eine nachvollziehbare Ordnerstruktur sorgt und alle angefallenen Dateien übersichtlich archiviert, wird es im Nachgang bei Bedarf umso leichter, sich wieder in den Prozess einzudenken.

Ablegen geht schneller als nachträgliches Suchen

Vervollständigt wird das Archiv – und damit der Projektabschluss – durch den Projektabschlussbericht. In dieser Evaluierung des Projektes beantwortet Ihr im Wesentlichen folgende Fragen:

• Welches Ziel wurde mit dem Projekt verfolgt?
• Wie lauteten die Projektanforderungen?
• Welche konkreten Projektergebnisse wurden erzielt?
• Konnten Zeit- und Budgetvorgaben eingehalten werden? Wenn nicht, wann und warum?
• Wie konnten Planabweichungen und Probleme gelöst werden?

Damit das Dokument auswertbare und realistische Ergebnisse liefert, sollte das gesamte Projektteam Input für den Projektabschlussbericht liefern – zumindest jeder Projektmitarbeiter, der einer nennenswerte Erfahrung im Rahmen der Projektarbeit gemacht hat.

Dafür eignet sich ein abschließendes Meeting, das sich übrigens auch einfach als Routine eines jeden Projektabschlusses einrichten lässt. Das Projektmanagement bzw. Der Projektleiter ist dafür zuständig, die Informationen zusammenzutragen und für alle Teammitglieder zugänglich zu machen.

Der Projektabschluss klärt zukünftige Fragen schneller

Ein sauberer Projektabschluss liefert euch also nicht nur Erkenntnisse darüber, was ihr aus dem abgeschlossenen Projekt lernen könnt. Er ermöglicht auch einen leichten Einstieg in die Thematik, wenn der Kunde im Nachgang eine Frage hat – oder: Wenn neue Projekte anstehen, die in Teilen mit dem abgeschlossenen Projekt vergleichbar sind.