Erfolgreiches Projektmanagement bei Forschung Burgenland mit Blue Ant – Transparente Forschung und effiziente Digitalisierung

Wie Forschung Burgenland mit Blue Ant ihre Projektlandschaft strukturiert, Ressourcen optimiert und Forschungsprojekte effizient steuert

Als Leiter des Departments für Informationstechnologie verantwortet Christian Büll sieben Studiengänge rund um digitale Medien, Cloud Computing und Business Process Engineering. Gleichzeitig leitet er die Stabsstelle Digitalisierung – hier war auch die Einführung der Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant angesiedelt.

Bereits vor der Einführung von Blue Ant standen die Verantwortlichen der FH Burgenland vor der Herausforderung, Transparenz und Steuerbarkeit über zahlreiche parallel laufende Projekte herzustellen. „Wir hatten zwar Budgetrahmen und Ressourcenpläne, aber sie waren nur Momentaufnahmen“, erklärt Büll. „Es fehlte ein aktueller Überblick – welche Projekte sind kritisch, wo haben wir Engpässe und wo können wir Ressourcen umschichten?“

Heute nutzt die Forschung Burgenland Blue Ant unter anderem für:

• Projekt- und Ressourcenplanung – präzise Steuerung von Mitarbeitenden und Budgets über alle Projektphasen hinweg

• Transparente Statusberichte – jederzeit aktuelle Informationen für Management und Teams

• Forschungsprojekt-Controlling – exakte Abbildung von geförderten Projekten mit definierten Kostenstrukturen und Stundensätzen

• Kommunikation & Zusammenarbeit – Einbindung aller Fachbereiche und transparente Informationsflüsse

• Portfoliomanagement – zukünftige strategische Bewertung und Priorisierung von Projekten

Während jährlich rund 140 bis 150 Projekte gleichzeitig bearbeitet werden – von Kurzläufern über wenige Monate bis hin zu mehrjährigen Forschungsprojekten – sorgt Blue Ant für klare Struktur, Nachvollziehbarkeit und Übersicht. Besonders im Bereich der geförderten Forschung, wo Budgets und Laufzeiten streng kontrolliert werden, bietet das System eine zuverlässige Grundlage für Planung und Controlling.

Die Einführung von Blue Ant erfolgte vollständig online während der Pandemie – ein Novum für die Hochschule. „Wir haben die gesamte Implementierung digital durchgeführt“, berichtet Büll. „Dank der professionellen Unterstützung durch den Consultant von Proventis und klar strukturierter Online-Workshops hat das hervorragend funktioniert.“

Wichtige Erfolgsfaktoren waren dabei ein interdisziplinäres Projektteam, das alle Unternehmensbereiche einbezog, sowie eine offene Kommunikation mit allen Mitarbeitenden. „Wir haben regelmäßig Updates gegeben, um die ganze Organisation mitzunehmen – auch jene, die nicht direkt im Projekt involviert waren.“

Nach einer Einführungsphase von nur vier bis fünf Wochen konnte das Projektteam produktiv arbeiten. Durch Schulungen im Key-User-Konzept wurde das Wissen nachhaltig in die Organisation getragen.

Ein nächster Schritt ist die Einführung eines umfassenden Portfoliomanagements, um Forschungs- und Digitalisierungsprojekte künftig auch strategisch zu bewerten und zu priorisieren. „Damit wollen wir sicherstellen, dass unsere Projekte nicht nur operativ gut laufen, sondern auch optimal zu unseren langfristigen Zielen passen“, so Büll.

„Wir haben gesehen, dass Blue Ant all unsere Anforderungen im Standard abdeckt“, resümiert Büll. „Der entscheidende Erfolgsfaktor war unsere Flexibilität – wir haben uns nicht von starren Prozessen leiten lassen, sondern waren bereit, uns auf das System einzulassen. So konnten wir das volle Potenzial von Blue Ant ausschöpfen.“

Hinweis: Dieser Kundenbericht basiert auf dem Interview mit Christian Büll (Fachhochschule Burgenland) am 15.09.2022.