Wie Ihr mit Automatisierungen eure Projektkoordination verbessert

Kurz gefasst: Als Projektleiter seid ihr diejenigen, denen nachgesagt wird, immer alles im Blick zu haben und nie die Ruhe zu verlieren. Aber natürlich kann auch ein Projektleiter seine eigene Arbeit auf den Prüfstand stellen, Prozesse optimieren und die eigene Projektkoordination verbessern. An welchen Stellen im Projektlebenszyklus ihr damit anfangen könnt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Projektmanager sind das Schweizer Taschenmesser im Unternehmen. Sie kommunizieren mit dem Auftraggeber, den Mitarbeitern auf unterschiedlichen Hierarchiestufen, mit absoluten Fachspezialisten und externen Stakeholdern. Ihre erfolgreiche Projektkoordination sorgt in erster Linie dafür, dass Zeit- und Kostenrahmen eingehalten und das Projektziel in der gewünschten Qualität erreicht werden. Mit diesem übergeordneten Ziel im Hinterkopf müssen die Projektmanager täglich neue kleinere Etappenziele erreichen und Aufgaben bewältigen. Dafür sind vor allem Erfahrung auf den firmenspezifischen Themengebieten, mit Kunden und Mitarbeitern sowie ein Überblick über den Gesamtverlauf und Fingerspitzengefühl gefragt.

Projektkoordinatoren – die Schweizer Taschenmesser im Unternehmen

Bei dieser Vielfalt an Themen, Meetings und Stakeholder-Bedürfnissen, die eine erfolgreiche Projektkoordination mit sich bringt, bleibt häufig einer der wichtigsten Faktoren auf der Strecke: Die Verbesserung der Arbeit des Projektkoordinators selbst.

Dabei können vor allem Automatisierungen und die Erleichterung von Abstimmungsprozessen im Team dem Projektmanager viel Arbeit abnehmen und Abläufe beschleunigen.

Genehmigungs- und Freigabeprozesse automatisieren

Viele Abläufe der Projektkoordination können automatisiert und elektronisch abgewickelt werden, anstatt für solche Zwecke ein persönliches Meeting oder Abfragen durchführen zu müssen. Beispielsweise spart die automatisierte Erstellung von Statusberichten pro Monat und Projekt im Schnitt zwei Stunden. Zwei Stunden, die ihr mit der richtigen Herangehensweise dafür verwenden könnt, eure eigenen Prozesse zu optimieren – oder aber einfach nur zeitig Feierabend zu machen.

Zeitfresser abgeben

Hand aufs Herz: Wie viel Zeit verbringt ihr damit, Arbeitszeiten freizugeben, Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnungen zu prüfen oder Forecast-Daten für die Kosten- und Umsatzplanung zu ziehen? Natürlich, diese Aufgaben sind essentiell wichtig, ABER: Müsst ihr sie erledigen oder kann dieser Block abgegeben werden? Mit einer Projektmanagement-Software lassen sich diese Informationen zentral verwalten und abrufen. Auch durch die Automatisierung dieser Aufgaben spart ihr wertvolle Zeit, die ihr sinnvoller in die Optimierung eurer Projektkoordination investieren könnt. Von Urlaubs- über Ticket- und Reisekostenmanagement bis hin zur Belegerfassung und der Reporterstellung: Die Investition in die Automatisierung eurer Prozesse lohnt sich finanziell schon nach kurzer Zeit, wenn ihr hochrechnet, wie viele Personalstunden dadurch eingespart werden. Ganz zu schweigen von der Erleichterung, die sich durch eure Entlastung bemerkbar macht.

Vorlagen einrichten

Neues Projekt bedeutet neue Projektprozesse, Projektaufgabenstrukturen und Projektdokumentationen? Das muss nicht sein. Unser Tipp: Erleichtert euch die Arbeit, indem ihr Projektvorlagen anlegt. Damit reduziert ihr euren administrativen Aufwand erheblich, denn statt das Rad immer neu erfinden zu müssen, geben euch die Vorlagen einen ersten Rahmen, den ihr mit konkreten Daten aktivieren könnt.

Verlässliche Planung dank Datenzentrale

Zusätzlich zur täglichen Projektkoordination wird vom Projektmanager häufig noch der Forecast und eine Aussage über die strategische Entwicklung des Verantwortungsbereichs erwartet. Wenn es euch auch in Stress versetzt, diese Daten valide und verständlich aufbereiten zu müssen, lasst euch gesagt sein: Ihr seid nicht alleine. Statt dabei auf den letzten Drücker mit den wenigen Daten zu jonglieren, die euch zur Verfügung stehen, könnt ihr mit den richtigen Tools fürs Projekt- und Ressourcenmanagement verlässliche Statusberichte und aussagekräfte Kennzahlen liefern.

Hebt eure Projektkoordination aufs nächste Level

Die genannten Punkte sind nur erste einzelne Beispiele dafür, wie ihr mit der richtigen Automatisierung und zentralen Datenpflege eure Prozesse erleichtern, Zeit sparen und zuverlässige Aussagen über eure Projekte treffen könnt. Welche Projektmanagement-Software sich für euer Unternehmen am besten eignet, ist von vielen Faktoren abhängig. Unserer Berater bei Blue-Ant geben euch gerne einen Überblick darüber, welche Kriterien ihr bei der Einführung einer Projektmanagement-Software in eurem Unternehmen beachten solltet.