Punktlandung – So holt ihr das meiste aus eurer Projektdokumentation

Kurz gefasst: Mit jedem Projektabschluss lernt ihr dazu. Egal, ob alles so verlief, wie ihr es euch vorgestellt habt, oder ob ihr unerwartete Situationen meistern musstet. In jedem Fall lohnt es sich, auch nach Projektabschluss noch in die Projektdokumentation zu investieren. Wie ihr mit möglichst wenig Aufwand das meiste aus der Dokumentation herausholt, lest ihr in diesem Beitrag.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Auch wenn ihr nach der erfolgreichen Bewältigung der stressigen Abschlussphase eures Projekts am liebsten dieses Kapitel zufrieden abschließen wollt – es gilt noch einen Punkt abzuhaken: Die Projektdokumentation. Sie ermöglicht es euch und euren Kollegen, bei zukünftigen Projekten schneller Lösungen für Herausforderungen zu finden, die in eurem Unternehmen schon einmal aufgetreten sind und  gemeistert wurden.

Die Projektdokumentation spart euch eine Menge Aufwand, wenn ihr

• Informationen zu bereits abgeschlossenen Aufträgen für vergleichbare neue Projekte benötigt,
• Entscheidungen begründen wollt, die in vorherigen Projekten bereits zum Erfolg geführt haben,
• vermeiden wollt, gemachte Fehler zu wiederholen,
• rechtliche Rahmendaten benötigt, die zu einem früheren Zeitpunkt bereits geklärt wurden,
• komplexe Zusammenhänge, ggf. auch Verantwortlichkeiten und Randnotizen zu Auftraggebern und Stakeholdern darstellen wollt.

Die Projektdokumentation – was muss rein?

Als grundlegende Übersicht über das Projekt empfiehlt es sich, einmalig eine Vorlage anzulegen, die ihr nur noch ausfüllen müsst. Mit diesem „Deckblatt“ der Projektdokumentation sammelt ihr die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Es enthält:

• den Namen der/des Projektverantwortlichen mit Kontaktmöglichkeit
• Namen des Kunden, den/die dortigen Ansprechpartner mit Kontaktmöglichkeiten
• den Projektzeitraum
• die Aufgabenstellung
• die ursprünglichen Projektziele bzw. die festgelegten Meilensteine, um einen Soll-Ist-Vergleich aufstellen zu können
• eine Skizze des Projektablaufs / einen Projektbericht
• eine kurze Evaluation zum Projektabschluss, in dem ihr die wichtigsten Learnings aus der Arbeit zusammenfasst.

Praxis-Tipp: Ihr entzerrt die Arbeit an eurer Projektdokumentation, wenn ihr einzelne Punkte wie z.B. die Aufgabenstellung direkt eintragt, während ihr daran arbeitet. Zugegeben, in den einzelnen Projektphasen fallen auch andere Aufgaben an, die eure Aufmerksamkeit erfordern. Aber: In Momenten, in denen ihr euch zwischen den komplexen Problemlösungen eine Leerlaufphase wünscht, könnt ihr diese To-Dos ganz entspannt abhaken. Zum Beispiel in der Zeit nach dem Mittagessen, in der sich bei jedem von uns mal ein kleiner Durchhänger einstellen kann. Klingt banal, kann aber einen spürbaren Unterschied machen

Die manuelle Dokumentation ist ein Zeitfresser

Über das Deckblatt hinaus wird in den meisten Fällen der Bedarf nach einer Sammlung aller wichtigen Unterlagen, die sich auf das Projekt beziehen, aufkommen. Hand auf’s Herz: Um einen Ordner, der all diese Unterlagen enthält, übersichtlich zu pflegen, braucht es viel Pflichtbewusstsein und Muße. Aber nur so kann im Anschluss auch jemand etwas mit den darin enthaltenen Unterlagen anfangen.

Die guten Nachrichten: Mit einer geeigneten Projektmanagementsoftware passiert die zentrale Ablage aller relevanten Unterlagen – mit denen ihr im Verlaufe des Projekts ja ohnehin arbeitet – ganz automatisch.

Zu den häufig benötigten Dokumenten gehören:

• Angebot und Preiskalkulation
• das Pflichtenheft
• Protokolle
• Zwischen- und Abschlussrechnungen

Mehr Zeit und Sicherheit durch Automatisierung

Eine digitale Ablage, die automatisch alle Änderungen an Projektdokumenten festhält, spart euch alleine schon eine Menge Archivierungsaufwand. Habt ihr zudem die Möglichkeit, unterschiedliche Zugriffsrechte zu vergeben, braucht es nur einen einzigen Ordner, in dem alle Dokumente liegen.

Einmal eingeführt und daran gewöhnt, erfordert eine gute Projektdokumentation also nicht viel mehr als Routine und die richtige Datenpflege. Mit einer Projektmanagementsoftware wie Blue Ant verwaltet ihr alle Dokumente zentral, übersichtlich und unter der Vergabe unterschiedliche Zugriffsrechte. So erhalten alle Projektbeteiligten genau die Informationen, die sie benötigen.