Supertool Projektportfoliomanagement – objektiv, strategisch, transparent
Kurzgefasst: Strategisch durchdacht statt auf gut Glück: Projektportfoliomanagement hilft euch dabei, die gesamte Projektlandschaft in eurem Unternehmen darzustellen und objektiv bewerten zu können. Was bei der Einführung eines Projektportfoliomanagements zu beachten ist, lest ihr im Beitrag.
Was ist Projektportfoliomanagement? Bei dem etwas sperrigen Begriff handelt es sich vereinfacht formuliert um eine Methode, mit der ihr eine Vielzahl an Projekten objektiv bewerten, priorisieren und visualisieren könnt. Heißt im Klartext: Mit einem unternehmensweit einheitlichen System zur Beurteilung der Bedeutung von Projekten wird für jeden Mitarbeiter klar ersichtlich, warum wie viel Zeit, Geld und Manpower in welches Projekt fließt.
Somit hilft das Projektportfoliomanagement einerseits dabei, einen Überblick zu erhalten, in welche Richtung ein Unternehmen mit seinem Projektportfolio steuert. Die einheitliche und vor allem objektive Beurteilung und Priorisierung von Projekten erübrigt aber auch Diskussionen darüber, ob und in welchem Maße Projekten Ressourcen zugeteilt werden.
Klare Priorisierungen ergeben die Ressourcenverteilungen
Wir bei Blue Ant gehen von 4 Handlungsfeldern aus, die im Idealfall bearbeitet werden sollten, um die Grundlage für ein funktionierendes Projektportfoliomanagement zu schaffen. Sie hängen nicht zwangsweise voneinander ab und können auch anders als von uns dargestellt angegangen werden. Unsere Vorgehensweise hat sich über die Jahre für uns jedoch als geeignetste erwiesen:
Das sind die 4 Handlungsfelder des Projektportfoliomanagements:
1. Transparente Darstellung der Ressourcennutzung
2. Verantwortliche benennen
3. Projekte anhand objektiver Kriterien gewichten
4. Projektsteuerung auf grober- sowie Detailebene
1. Transparente Darstellung der Ressourcennutzung
Im Projektportfoliomanagement betrachtet und steuert ihr die gesamte Projektlandschaft eures Unternehmens. Dabei handelt es sich entsprechend oft um eine Vielzahl an Projekten. Deshalb braucht es als erstes eine einheitliche und vereinfachte Darstellung, um einen aufschlussreichen Überblick zu gewinnen: Eine Art Projektportfoliolandkarte. Wenn ihr diese Karte lebendig haltet, also abgeschlossene Projekte entfernt und neue hinzufügt, bleibt diese Übersicht immer aktuell:
2. Benennt einen Projektportfoliomanager
Nach welchen Kriterien ihr Projekte gewichtet, muss transparent und für jeden einzelnen Mitarbeiter nachvollziehbar sein. Dafür braucht es eine zuständige Person, die den Überblick über euer Projektportfolio hält, neue Projekte bewertet, einordnet und als Ansprechpartner agiert. Nach Möglichkeit sollte es sich dabei nicht um Projekt- oder Programmmanager handeln, um von vornherein Interessenskonflikte zu vermeiden.
3. Führt einen objektiven Bewertungskatalog ein
Völlig verständlich, dass jeder Mitarbeiter seinem Projekt die höchste Bedeutung beimisst. Objektiv und über alle Projekte im Unternehmen hinweg betrachtet, kann das aber schnell anders aussehen. Manche Projekte zahlen stärker aufs Unternehmensziel ein, manche weniger. Um ganz sachlich eine Rangordnung darstellen zu können, braucht ihr deshalb objektive Bewertungskriterien.
Mithilfe eines geeigneten Scoring-Modells bewertet und gewichtet ihr jedes Projekt nach unternehmensweit einheitlichen Kriterien. Welche das sind, hängt von eurer Branche und unternehmerischen Zielsetzung ab.
Erhält ein Projekt bzw. Ein Vorhaben weniger Punkte als nötig, um dafür Ressourcen einzusetzen, kann es in dieser Form nicht realisiert werden.
4. Steuert nicht nur eure Projekte, sondern auch euer Projektportfolio
Durch die neue übergeordnete Steuerungsebene, die durch das Projektportfoliomanagement entsteht, können sich neue Aufgabenaufteilungen ergeben: Grobe Kennzahlen und Ziele überwacht der Projektportfoliomanager. Er behält die wichtigsten Eckdaten im Auge, anhand derer entschieden wurde, dass ein Projekt eure Kriterien ausreichend erfüllt um realisiert zu werden. Auf der Projektebene bleiben dem Projektmanager die gewohnten Aufgaben und Methoden, um die operative Arbeit in seinem Projekt zu steuern. Er muss lediglich darauf achten, sich in der mit dem Projektportfoliomanager vereinbarten Grobplanung zu bewegen. Regelmäßige Abstimmungen der beiden Ebenen müssen dann nur noch darstellen, ob die getroffenen Annahmen eingehalten werden können.
Um allen Beteiligten aussagekräftige und Zahlen und Reports zu liefern, könnt ihr mit Blue Ant für euer Projektportfoliomanagement Multiprojektmanagement-Tools und -daten nutzen, die einen schnellen und individuellen Auszug der wichtigsten ermöglichen.
