So bewahrt euch die Stakeholderanalyse vor Pattsituationen

Kurz gefasst: Communication is Key – auch im Projektmangement. Um alle am Projekt Beteiligten ins Boot zu holen, empfiehlt sich eine Stakeholderanalyse zu Beginn des Projekts. In welchen Schritten ihr vorgehen solltet und damit Querschüssen entgegenwirken könnt, lest ihr in diesem Beitrag.

Wir alle kennen Situationen, die ein Projekt unnötig in die Länge ziehen, weil einer der Projektbeteiligten querschießt. Solche Situationen kann man ausdiskutieren und viel Energie darauf verwenden. Oder: Man hat von Projektbeginn an eine Vorstellung davon, wer sich  dem Projektverlauf an welchen Stellen in die Quere stellen könnte.

Vorab mit den richtigen Stakeholdern gut stellen

Mit dieser Info ist es dem Projektmanagement möglich, sich vorab mit den strategisch richtigen Stakeholdern gut zu stellen, um solche Konflikte zu mildern und gegebenenfalls bei einer Eskalation zu beschleunigen. Wie das möglich ist? Der Schlüssel heißt „Stakeholderanalyse“.

Zu den Stakeholdern zählen neben dem Auftraggeber auch alle anderen beteiligten externen Dienstleister, zuständige Ämter und weitere externe Projektbeteiligte, die in den verschiedenen Projektphasen in irgendeiner Form Einfluss auf den Projektverlauf haben können.

Die Stakeholderanalyse kann darüber entscheiden, ob eure Stakeholder das Projekt bremsen oder beschleunigen

Wer führt die Stakeholderanalyse durch? Im Idealfall setzen sich alle Beteiligten eures Teams, die das Projektumfeld einschätzen können und Kontakt zu einem der Stakeholder haben, zusammen. Auch Kollegen, die in ähnlichen Projekten Erfahrungen gemacht haben, können hier wertvollen Input geben. Um einen umfassenden Eindruck des Projektumfelds zu bekommen und die strategisch richtigen Schlüsse aus der Projektanalyse zu ziehen, solltet ihr die folgenden Schritte befolgen.

Schritt 1: Zu Beginn des Projektes sammelt ihr im Team Antworten auf die Fragen:

• Wer ist von den Ergebnissen des Projekts direkt betroffen? Wer indirekt?
• Wer ist an der Finanzierung beteiligt?
• Gibt es Instanzen (unternehmerische oder staatliche / öffentliche), die Teilergebnisse des Projektes absegnen müssen?
• Zweifelt jemand an der Notwendigkeit des Projekts?

Wenn ihr die beteiligten Personen oder Instanzen zusammengetragen habt, sehen die nächsten Schritte der Stakeholderanalyse vor, den Einfluss der jeweiligen Personen zu erkennen.

Schritt 2: Als nächstes visualisiert ihr deshalb den Einflussgrad der Akteure auf das Projekt. Dank dieser Info könnt ihr konkreter definieren, worauf der Fokus eurer Kommunikationsstrategie liegen sollte.

Praxistipp: Klingt simpel, vereinfacht die Darstellung aber ungemein: Um zu verdeutlichen, wer welchen Einfluss auf die Projekte / Projektphasen hat, zieht ihr eine dünne, stärkere oder dicke Linie von der Person zum Projekttitel. Diese Linien stehen jeweils dafür, wie groß der Einfluss der Personen auf das Projekt ist.

Schritt 3: Zuletzt erstellt ihr Profile der unterschiedlich gewichteten Stakeholder. Fragt euch dafür: Stehen sie dem Projekt neutral, pro oder contra gegenüber? Diese Haltung könnt ihr jeweils mit einem Plus-, Minus- oder Gleichheitszeichen darstellen.

Die Stakeholderanalyse verdeutlicht die Machtverhältnisse der Anspruchsgruppen

In diesem Stadium verdeutlicht die Stakeholderanalyse klar ersichtlich, wie die Machtverhältnisse der Anspruchsgruppen ausbalanciert sind. Darauf basierend könnt ihr eure Kommunikationsstrategie ausrichten: Gilt es vor allem zweifelnde Stakeholder zu überzeugen, dann solltet ihr eine authentische, überzeugende Argumentation für jede Projektphase und jede Entscheidung parat haben, die den Zweiflern als Angriffsfläche dienen könnte.

Erleichtert euch die Vorbereitung auf Konflikte

Geht es hingegen darum, neutrale oder dem Projekt gegenüber positiv eingestellte Stakeholder auf ihrem Zufriedenheitslevel zu halten, ist eine proaktive, aufmerksame Kommunikationsstrategie ratsam.

Tatsächlich kann die richtige kommunikative Herangehensweise darüber entscheiden, wie im Projektverlauf mit möglichen Komplikationen umgegangen werden kann. Aus diesem Grund ist es immer lohnenswert, sich zumindest einmal im Rahmen der Stakeholderanalyse mit allen Anspruchsgruppen eines Projektes zu beschäftigen und diese in die Kommunikationsstrategie einzubinden. So vermeidet ihr weitestgehend, dass diese später dem Projekt in die Quere kommen – und wenn doch, seid ihr darauf vorbereitet.