Projektstatus oder Projektphase: Was ist der Unterschied?

Kurz gefasst: Projektphase und Projektstatus beschreiben zwei unterschiedliche Ebenen eines Projekts. Projektphasen strukturieren die konkrete Durchführung innerhalb des Projektplans. Der Projektstatus beschreibt dagegen, wo sich das gesamte Projekt in seinem übergeordneten Lebenszyklus befindet – beispielsweise in der Auftragsklärung, Planung, Umsetzung oder Abnahme.

Die Begriffe Projektstatus und Projektphase klingen ähnlich und werden deshalb häufig verwechselt. Gerade bei der Arbeit mit Projektmanagementsoftware kann das schnell zu Missverständnissen führen.

Dabei lässt sich die Unterscheidung relativ einfach treffen: Wir müssen lediglich zwischen dem Projektablauf selbst und dem übergeordneten Prozess rund um das Projekt unterscheiden.

Was ist eine Projektphase?

Schauen wir zunächst auf den eigentlichen Projektplan.

Hier wird geplant, wie das Projekt durchgeführt werden soll. Dazu gehören beispielsweise:

• Termine und Zeiträume

• Kosten

• Ressourcen

• Arbeitspakete

• Meilensteine

Der zeitliche Ablauf lässt sich beispielsweise in einem Gantt-Diagramm darstellen.

Innerhalb dieses Projektablaufs wird das Projekt häufig in verschiedene Phasen gegliedert. Die Phasen wiederum enthalten die Arbeitspakete, in denen die konkrete Arbeit stattfindet.

Die Projektphasen sind damit Bestandteil des individuellen Projektplans.

Meilensteine trennen Projektphasen

Zwischen den einzelnen Projektphasen befinden sich häufig Meilensteine.

Sie markieren nicht nur einen bestimmten Punkt im Projektverlauf, sondern können gleichzeitig als Quality Gates dienen.

Bevor die nächste Phase beginnt, wird beispielsweise geprüft:

• Wurden alle notwendigen Arbeiten abgeschlossen?

• Sind die vereinbarten Ergebnisse vorhanden?

• Sind die Akzeptanzkriterien erfüllt?

• Kann die nächste Phase freigegeben werden?

Eine Checkliste kann dabei helfen, diese Voraussetzungen systematisch zu überprüfen.

Erst wenn die notwendigen Kriterien erfüllt sind, wird die aktuelle Phase abgeschlossen und die nächste begonnen.

Was ist der Projektstatus?

Der Projektstatus betrachtet dagegen das gesamte Projekt aus einer übergeordneten Perspektive.

Denn bevor ein Projekt durchgeführt werden kann, muss zunächst geklärt werden, was überhaupt umgesetzt werden soll. Anschließend muss das Projekt geplant werden. Und auch nach Abschluss der eigentlichen Umsetzung sind häufig noch Aufgaben wie Übergabe oder Lessons Learned notwendig.

Diese Schritte liegen teilweise außerhalb des eigentlichen Projektablaufplans.

Der Projektstatus zeigt, an welcher Stelle dieses übergeordneten Projektprozesses sich das Vorhaben gerade befindet.

Vom Scope bis zum Projektergebnis

Ein solcher Projektprozess kann beispielsweise aus vier übergeordneten Status bestehen:

1. Scope

Am Anfang steht die Auftragsklärung.

In dieser Phase beziehungsweise diesem Status wird zunächst verstanden, was der Auftraggeber eigentlich möchte und welchen Umfang das mögliche Projekt haben soll.

Das Projekt wurde zu diesem Zeitpunkt noch nicht umgesetzt und möglicherweise noch nicht einmal endgültig beauftragt.

Der konkrete Projektablaufplan existiert noch nicht.

2. Plan

Ist der Scope geklärt und freigegeben, gelangt das Projekt in den Planungsstatus.

Jetzt wird der konkrete Projektablauf entwickelt.

Arbeitspakete, Phasen, Meilensteine sowie beispielsweise Termine und Ressourcen werden geplant.

Der eigentliche Projektplan entsteht also erst innerhalb dieses übergeordneten Status.

3. Umsetzung

Nach Abschluss und Freigabe der Planung beginnt die eigentliche Durchführung.

Jetzt werden die zuvor geplanten Arbeitspakete umgesetzt und die im Projektplan definierten Phasen und Meilensteine durchlaufen.

Erst hier wird der eigentliche Projektablaufplan operativ abgearbeitet.

4. Result

Ist das letzte Arbeitspaket erledigt, muss das Projekt noch nicht vollständig abgeschlossen sein.

Es kann beispielsweise noch eine Übergabe erfolgen. Ergebnisse werden überprüft, Checklisten abgeschlossen oder Lessons Learned durchgeführt.

Erst danach kann das gesamte Projekt endgültig beendet werden.

Quality Gates gibt es auf beiden Ebenen

Interessant ist, dass sowohl Projektphasen als auch Projektstatus durch Quality Gates voneinander getrennt werden können.

Innerhalb des Projektplans kann beispielsweise ein Meilenstein darüber entscheiden, ob von Phase 1 zu Phase 2 gewechselt werden darf.

Auf der übergeordneten Ebene kann ein Quality Gate darüber entscheiden, ob ein Projekt vom Status Scope in Plan oder von Plan in die Umsetzung wechseln darf.

Das Prinzip ist ähnlich: Bevor der nächste Schritt beginnt, wird überprüft, ob die notwendigen Voraussetzungen und Qualitätsanforderungen erfüllt sind.

Projektplan und Projektprozess sind nicht dasselbe

Damit wird der entscheidende Unterschied deutlich.

Der Projektplan beschreibt, was innerhalb eines konkreten Projekts durchgeführt wird. Seine Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine sind projektspezifisch.

Der Projektprozess beschreibt dagegen den übergeordneten Workflow, den Projekte von der ersten Auftragsklärung bis zum endgültigen Abschluss durchlaufen.

Dieser Workflow kann für viele oder sogar alle Projekte eines Unternehmens gleich sein.

Warum diese Unterscheidung für Projektmanagementsoftware wichtig ist

Gerade in Projektmanagementsoftware sollte klar unterschieden werden, welche Ebene gerade abgebildet wird.

Ein Projektablaufplan ist individuell. Abhängig vom Projekt kann er unterschiedlich viele Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine enthalten.

Der übergeordnete Projektprozess ist dagegen eher ein Workflow.

Er beschreibt beispielsweise:

Scope → Plan → Umsetzung → Result

Dieser Ablauf muss nicht als Bestandteil des eigentlichen Projektplans dargestellt werden. Er bildet vielmehr die „Hülle“, innerhalb derer das Projekt entsteht, geplant, umgesetzt und schließlich abgeschlossen wird.