Ressourcenmanagement einführen: Warum Sie die Linie unbedingt einbinden müssen

Kurz gefasst: Ressourcenmanagement kann nur funktionieren, wenn die Linienorganisation einbezogen wird. Denn Mitarbeiter arbeiten in der Regel nicht ausschließlich in Projekten, sondern übernehmen gleichzeitig Aufgaben in ihren Abteilungen und Teams. Entscheidend ist deshalb, Projekt- und Linienarbeit gemeinsam zu betrachten, Verantwortlichkeiten klar zu regeln und Ressourcenmanagement nicht als Mitarbeiterkontrolle zu verstehen.

Bei der Einführung von Ressourcenmanagement oder Multiprojektmanagement stellt sich früher oder später eine entscheidende Frage: Wie werden die Fachbereiche und die Linienorganisation eingebunden?

Denn Projekte funktionieren nur, wenn die dafür eingeplanten Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Genau hier entsteht in vielen Unternehmen ein Konflikt.

Warum Ressourcenmanagement und Linie schnell aneinandergeraten

Die klassische Linienorganisation ist zunächst für ihre eigenen Aufgaben verantwortlich.

Eine IT-Abteilung, das Marketing oder die Produktentwicklung müssen ihre regulären Aufgaben erledigen und sollen dabei möglichst effizient arbeiten.

Gleichzeitig benötigt das Projektmanagement Mitarbeiter aus genau diesen Bereichen.

Damit entstehen zwei konkurrierende Anforderungen:

Die Linie benötigt Kapazitäten für ihre eigenen Aufgaben – und die Projekte benötigen dieselben Ressourcen für ihre Vorhaben.

Wird dieser grundsätzliche Konflikt bei der Einführung des Ressourcenmanagements ignoriert, sind Widerstände beinahe vorprogrammiert.

Ressourcenbereitstellung muss Teil des Auftrags werden

Eine Möglichkeit besteht darin, den Auftrag der Linienorganisation entsprechend zu erweitern.

Eine Abteilung ist dann nicht mehr ausschließlich dafür verantwortlich, ihre eigenen Aufgaben möglichst effizient zu erledigen. Sie erhält zusätzlich den Auftrag, einen vereinbarten Anteil ihrer Kapazität für Projekte bereitzustellen.

Die Sorge vor Kontrollverlust ernst nehmen

Neben dem Kapazitätskonflikt gibt es häufig einen zweiten Widerstand.

Die Linie trägt die Verantwortung für ihre Mitarbeiter. Mit der Einführung eines zentralen Ressourcenmanagements kann deshalb die Sorge entstehen, einen Teil dieser Verantwortung oder Entscheidungshoheit zu verlieren.

Zusätzlich wird Ressourcenmanagement schnell mit Mitarbeiterüberwachung verbunden.

Dabei verfolgt professionelles Ressourcenmanagement ein anderes Ziel.

Es soll nicht beantworten:

Wer hat noch freie Zeit? Wer arbeitet zu wenig? Wer ist nicht ausgelastet?

Sondern:

Fließen die vereinbarten Kapazitäten tatsächlich in die Projekte, für die sie vorgesehen waren?

Ressourcenmanagement misst Kapazitäten, nicht Leistung

Nehmen wir an, für ein strategisch wichtiges Projekt wurde vereinbart, dass es bis zum Jahresende 50 Prozent einer bestimmten IT-Kapazität erhält.

Dann sollte das Ressourcenmanagement überprüfen können, ob diese Kapazität tatsächlich bereitgestellt wurde.

Die entscheidende Frage lautet also nicht, wie gut ein einzelner Mitarbeiter arbeitet.

Es geht darum, wohin die vorhandene Arbeitskapazität fließt und ob dies mit der ursprünglichen Planung übereinstimmt.

Damit bleibt die Linie weiterhin für ihre Mitarbeiter und ihre eigenen Aufgaben verantwortlich.

Für das übergreifende Ressourcenmanagement ist vor allem relevant, welcher Anteil der verfügbaren Kapazität für Projekte eingesetzt wird.

Warum die Linie trotzdem transparent werden muss

Die Linienarbeit vollständig auszublenden, funktioniert allerdings ebenfalls nicht.

Angenommen, ein Projekt plant für die kommenden drei Monate mit 50 Prozent der Kapazität eines Mitarbeiters.

Auf dem Papier sieht der Projektplan realistisch aus.

In der Praxis benötigt die Abteilung denselben Mitarbeiter aber gleichzeitig für zahlreiche reguläre Aufgaben. Stehen deshalb tatsächlich nur 20 Prozent für das Projekt zur Verfügung, kann der geplante Termin kaum gehalten werden.

Genau diese Situation ist eine häufige Ursache für Verzögerungen:

Kapazitäten sind im Projektplan vorhanden, stehen in der Realität aber nicht zur Verfügung.

Ohne Einbindung der Linie entstehen deshalb möglicherweise perfekte Projektpläne, die praktisch nicht umsetzbar sind.

Zeiterfassung muss nicht zur Detailkontrolle werden

Auch die Erfassung tatsächlich eingesetzter Kapazitäten sorgt häufig für Widerstand.

Dabei muss Ressourcenmanagement nicht bedeuten, jede einzelne Tätigkeit minutiös zu dokumentieren.

Für eine übergreifende Ressourcensteuerung reicht häufig eine wesentlich gröbere Granularität.

Zeiten können beispielsweise erfasst werden auf Ebene von:

• Projekten

• größeren Arbeitspaketen

• Projektphasen

• Anforderungen

• Epics

Für das Einzelprojektmanagement kann eine detailliertere Zuordnung sinnvoll sein. Für die übergreifende Ressourcensteuerung genügt häufig bereits die Projektebene.

Entscheidend ist nicht, wann eine Person welche einzelne Aufgabe erledigt hat, sondern wie viel Kapazität tatsächlich in ein bestimmtes Projekt oder Thema geflossen ist.

Was ist mit Datenschutz und DSGVO?

Datenschutz wird bei der Einführung von Ressourcenmanagement ebenfalls häufig als Einwand genannt.

Ressourcenmanagement benötigt personenbezogene Daten und muss deshalb selbstverständlich datenschutzkonform umgesetzt werden. Das bedeutet insbesondere, nur erforderliche Informationen zu erheben, diese zweckgebunden zu verwenden und Zugriffe entsprechend zu beschränken.

Die notwendige Verarbeitung von Ressourcen- und Kapazitätsdaten ist damit nicht grundsätzlich ausgeschlossen.

Wichtig ist vielmehr, transparent zu machen:

Welche Daten werden erhoben? Warum werden sie benötigt? Wer kann sie sehen? Und wofür werden sie verwendet?

Gerade diese Klarheit kann helfen, Vorbehalte innerhalb der Linienorganisation abzubauen.

Wie Sie die Linie beim Ressourcenmanagement an Bord holen

Für eine erfolgreiche Einführung sind vor allem drei Punkte wichtig.

1. Ressourcenbereitstellung klar vereinbaren

Definieren Sie, welche Kapazitäten die Fachbereiche grundsätzlich für Projekte bereitstellen sollen.

Damit konkurriert Projektarbeit nicht permanent ungeplant mit der Linienarbeit.

2. Transparenz auf das Notwendige beschränken

Machen Sie deutlich, dass Ressourcenmanagement keine Leistungsüberwachung einzelner Mitarbeiter ist.

Benötigt wird vor allem Transparenz darüber, welche Kapazitäten für Projekte geplant wurden und welche tatsächlich dort eingesetzt werden.

3. Der Linie ihre Verantwortung lassen

Die restlichen Kapazitäten und Linienaufgaben bleiben grundsätzlich im Verantwortungsbereich der jeweiligen Fachbereiche.

Ressourcenmanagement sollte nicht versuchen, jede einzelne Tätigkeit innerhalb der Linie zentral zu steuern.

Warum das im Multiprojektmanagement besonders wichtig ist

In einem einzelnen Projekt kann ein Ressourcenproblem möglicherweise noch kurzfristig gelöst werden.

Im Multiprojektmanagement greifen jedoch viele Projekte gleichzeitig auf dieselben Fachbereiche und Kompetenzen zu.

Wenn die Linie dabei nicht berücksichtigt wird, entsteht ein grundsätzlich falsches Bild der verfügbaren Kapazität.

Ein Projekt erhält Ressourcen, die bereits für ein anderes Projekt oder für Linienaufgaben benötigt werden. Termine werden geplant, obwohl die notwendigen Mitarbeiter nicht verfügbar sind. Verzögerungen werden erst sichtbar, wenn sie bereits eingetreten sind.

Deshalb gehört die Linienorganisation von Anfang an in die Ressourcenplanung.