Ressourcenmanagement: Warum Transparenz vor Überlastung schützt

Kurz gefasst: Ressourcenmanagement wird nicht gebraucht, wenn zu wenig Arbeit vorhanden ist – sondern gerade dann, wenn mehr Aufgaben und Projekte anstehen, als mit den verfügbaren Kapazitäten bewältigt werden können. Es macht Engpässe frühzeitig sichtbar und schafft die Grundlage, um Projekte zu priorisieren, Kapazitäten anzupassen und realistische Entscheidungen für die gesamte Projektlandschaft zu treffen.

Ressourcenmanagement wird in Unternehmen manchmal kritisch betrachtet. Brauchen wir das überhaupt? Haben unsere Mitarbeiter nicht ohnehin genug zu tun? Führt es zu einer stärkeren Kontrolle einzelner Personen? Und was ist mit dem Datenschutz?

Viele dieser Einwände beruhen auf einem falschen Verständnis davon, was Ressourcenmanagement eigentlich leisten soll.

Es geht nicht darum, herauszufinden, wer zu wenig arbeitet. Im Gegenteil: Ressourcenmanagement wird vor allem dort relevant, wo zu viel Arbeit auf zu wenig verfügbare Kapazität trifft.

Wann braucht ein Unternehmen Ressourcenmanagement?

Wenn ausreichend Mitarbeiter für sämtliche Aufgaben und Projekte zur Verfügung stehen, ist die Ressourcenplanung vergleichsweise einfach.

Schwierig wird es, wenn mehrere Projekte gleichzeitig dieselben Personen oder Fachbereiche benötigen.

Dann entstehen entscheidende Fragen:

• Welche Projekte haben Vorrang?

• Welche Aufgaben können später erledigt werden?

• Welche Projekte müssen verschoben oder gestoppt werden?

• Können zusätzliche Kapazitäten geschaffen werden?

• Welche Auswirkungen hat eine Entscheidung auf andere Projekte?

Ohne Transparenz über die tatsächliche Ressourcenauslastung werden solche Fragen häufig nach Bauchgefühl beantwortet.

Ressourcenmanagement schafft dagegen eine Datengrundlage für strategische Entscheidungen über die Projektlandschaft.

Ressourcenmanagement bedeutet nicht Mitarbeiterkontrolle

Ein häufiges Missverständnis besteht darin, Ressourcenmanagement als Kontrollinstrument für einzelne Mitarbeiter zu verstehen.

Doch die zentrale Frage lautet nicht:

„Wer hat noch nichts zu tun?“

Sondern:

„Können wir mit unseren vorhandenen Kapazitäten überhaupt alles umsetzen, was wir geplant haben?“

Gerade in einer überlasteten Organisation kann diese Transparenz auch die Mitarbeiter schützen.

Wenn sich Aufgaben und Prioritäten ständig ändern und gleichzeitig erwartet wird, dass trotzdem sämtliche Termine eingehalten werden, entsteht schnell Frust. Ohne belastbare Kapazitätsdaten lässt sich eine Überlastung zudem nur schwer nachweisen.

Ressourcenmanagement macht sichtbar, wenn die geplante Arbeitslast die vorhandenen Kapazitäten übersteigt. Damit kann die Ursache auf einer übergeordneten Ebene gelöst werden, statt den Druck einfach an die einzelnen Mitarbeiter weiterzugeben.

Ist Ressourcenmanagement mit dem Datenschutz vereinbar?

Auch Datenschutz wird mitunter als Argument gegen Ressourcenmanagement genannt.

Grundsätzlich verhindert die DSGVO jedoch nicht, dass Unternehmen Daten verarbeiten, die für eine legitime Ressourcenplanung erforderlich sind. Entscheidend sind ein angemessener Zweck, die notwendigen Daten und entsprechende Zugriffsrechte.

Für die Ressourcenplanung können beispielsweise Informationen benötigt werden über:

• Arbeitszeitmodelle

• Verfügbarkeiten

• Abwesenheiten

• geplante Kapazitäten

• Projektzuordnungen

• Ist-Aufwände

Gleichzeitig sollten solche Informationen selbstverständlich nicht uneingeschränkt allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Projektleitung, Ressourcenmanagement oder Portfoliomanagement benötigen jeweils die Informationen, die sie für ihre Aufgaben brauchen.

Projekte sind nur ein Teil der Ressourcenauslastung

Bei der Ressourcenplanung reicht es nicht, ausschließlich auf Projekte zu schauen.

Viele Mitarbeiter arbeiten zusätzlich in der Linienorganisation. Neben Projektaufgaben gibt es beispielsweise reguläre Tätigkeiten innerhalb einer Abteilung.

Diese Linienarbeit bildet gewissermaßen ein Grundrauschen der Ressourcenauslastung.

Die tatsächliche Belastung einer Ressource ergibt sich deshalb beispielsweise aus:

Projekt A + Projekt B + Projekt C + Linienarbeit

Erst wenn alle relevanten Tätigkeiten berücksichtigt werden, entsteht ein realistisches Bild der verfügbaren Kapazität.

Engpässe erkennen, bevor sie zum Problem werden

Der eigentliche Nutzen des Ressourcenmanagements zeigt sich bereits in der Planung.

Betrachten Sie beispielsweise die geplante Auslastung eines Mitarbeiters oder eines Fachbereichs für einen bestimmten Monat.

Wenn Projekte und Linienaufgaben zusammen bereits die verfügbare Kapazität überschreiten, ist klar:

Es besteht ein Ressourcenengpass.

Das klingt zunächst banal. Genau diese Information fehlt in vielen Unternehmen jedoch.

Ohne transparente Ressourcenplanung bleibt lediglich das Gefühl: „Das könnte eng werden.“

Mit konkreten Daten wird daraus eine belastbare Erkenntnis – und damit die Grundlage für eine Entscheidung.

Was passiert ohne Ressourcenmanagement?

Besonders problematisch wird es, wenn zu einer bereits ausgelasteten Projektlandschaft kurzfristig ein weiteres wichtiges Projekt hinzukommt.

Ohne übergreifende Ressourcensteuerung wird der Konflikt häufig im Arbeitsalltag gelöst.

Ein Projekt besitzt vielleicht einen besonders einflussreichen Sponsor und erhält deshalb mehr Kapazität. Die betreffende Ressource arbeitet stärker an diesem Projekt als ursprünglich vorgesehen.

Der Engpass ist damit allerdings nicht verschwunden.

Er wurde lediglich in andere Projekte verschoben.

Diese Projekte verzögern sich, benötigen ihre Ressourcen länger und kollidieren möglicherweise bereits mit den nächsten geplanten Vorhaben.

Irgendwann wird nicht mehr vorausschauend gesteuert. Die Organisation reagiert nur noch auf den jeweils nächsten Engpass.

Ressourcenmanagement macht Konflikte sichtbar

Ressourcenmanagement verhindert einen Engpass nicht automatisch.

Es zeigt zunächst, wo und wann ein Engpass entstehen wird.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Wenn beispielsweise ein neues Ad-hoc-Projekt in einen bereits ausgelasteten Zeitraum aufgenommen werden soll, kann frühzeitig gefragt werden:

Müssen wir dieses Projekt wirklich jetzt starten?

Wenn ja, folgt unmittelbar die nächste Frage:

Welches andere Projekt muss dafür zurückgestellt werden?

Dadurch wird aus einem unkontrollierten zusätzlichen Projekt eine bewusste Portfolioentscheidung.

Welche Möglichkeiten gibt es bei einem Ressourcenengpass?

Ist eine Überlastung erkannt, stehen verschiedene Stellschrauben zur Verfügung.

1. Projekte stoppen oder verschieben

Nicht jedes geplante Projekt muss sofort umgesetzt werden.

Ein weniger wichtiges Vorhaben kann zurückgestellt oder gegebenenfalls vollständig gestoppt werden.

2. Projekte zeitlich strecken

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein Projekt über einen längeren Zeitraum zu verteilen.

Dadurch sinkt der Kapazitätsbedarf innerhalb des kritischen Zeitfensters.

3. Linienaufgaben reduzieren

Unter Umständen können reguläre Tätigkeiten innerhalb eines Fachbereichs vorübergehend reduziert oder verschoben werden.

Dadurch entstehen zusätzliche Kapazitäten für wichtige Projekte.

4. Kapazität erhöhen

Auch die verfügbare Kapazität selbst kann verändert werden.

Denkbar sind beispielsweise zusätzliche interne oder externe Ressourcen. In bestimmten Situationen können auch zeitlich begrenzte Mehrkapazitäten eine Möglichkeit sein, sofern diese anschließend wieder ausgeglichen werden.

Entscheidend ist: Es gibt nicht nur eine Lösung.

Szenarien statt Bauchgefühl

Der eigentliche Wert einer transparenten Ressourcenlandschaft besteht deshalb darin, unterschiedliche Möglichkeiten durchspielen zu können.

Was passiert, wenn Projekt A verschoben wird?

Wie verändert sich die Auslastung, wenn Projekt B gestreckt wird?

Reicht die Kapazität, wenn zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden?

Was passiert mit den anderen Projekten?

Mit einer entsprechenden Datenbasis können verschiedene Szenarien simuliert und miteinander verglichen werden.

Damit wird Ressourcenmanagement zu einem wichtigen Bindeglied zwischen Projektplanung, Ressourcensteuerung und Portfoliomanagement.

Ressourcenengpässe nach Fachbereichen betrachten

In der Praxis reicht es zudem nicht, nur auf die Gesamtkapazität des Unternehmens zu schauen.

Engpässe entstehen häufig in bestimmten Fachbereichen.

Während beispielsweise ausreichend Kapazität im Business Development vorhanden ist, kann die IT bereits vollständig ausgelastet sein.

Eine aussagekräftige Ressourcenplanung muss deshalb zeigen können, wo genau Kapazitätsprobleme entstehen.

Erst dann lassen sich für einzelne Abteilungen und Ressourcenbereiche passende Lösungen entwickeln.

Ressourcenmanagement löst das Problem nicht – aber macht es lösbar

Ressourcenmanagement ist weder das Problem noch automatisch dessen Lösung.

Es schafft zunächst Transparenz.

Es zeigt, wann geplante Projekte und Linienaufgaben die verfügbaren Kapazitäten überschreiten und welche Vorhaben davon betroffen sind.

Auf dieser Grundlage können Verantwortliche anschließend entscheiden:

Priorisieren wir anders? Verschieben wir ein Projekt? Strecken wir es? Reduzieren wir andere Tätigkeiten? Oder erhöhen wir unsere Kapazitäten?

Ohne diese Transparenz bleiben Vermutungen. Mit ihr werden Szenarien und ihre Auswirkungen vergleichbar.