Ressourcenmanagement: Chance oder Risiko für Unternehmen?

Kurz gefasst: Ressourcenmanagement ist kein Instrument, um Mitarbeiter stärker zu kontrollieren. Es schafft Transparenz darüber, wo Kapazitäten eingesetzt werden, wo Überlastungen entstehen und ob ausreichend Ressourcen für strategisch wichtige Projekte vorhanden sind. Gerade wenn alle viel zu tun haben, wird Ressourcenmanagement wichtig.

„Bei uns ist niemandem langweilig – wir brauchen kein Ressourcenmanagement.“

Dieses Argument hört man in Unternehmen immer wieder. Tatsächlich müsste der Satz genau andersherum lauten:

„Bei uns ist niemandem langweilig – deshalb brauchen wir Ressourcenmanagement.“

Denn Ressourcenmanagement wird nicht benötigt, um Beschäftigung für Mitarbeiter zu finden. Es wird benötigt, wenn Linienaufgaben, Projekte und strategische Vorhaben um begrenzte Kapazitäten konkurrieren.

Was Ressourcenmanagement wirklich leisten soll

Die zentrale Aufgabe des Ressourcenmanagements besteht darin, die verfügbaren Kapazitäten sinnvoll auf unterschiedliche Aufgaben und Projekte zu verteilen.

Dabei konkurrieren typischerweise zwei Bereiche miteinander:

Linienarbeit und Tagesgeschäft müssen erledigt werden. Gleichzeitig benötigen Projekte und strategische Initiativen Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten und Kapazitäten.

Ohne eine übergreifende Ressourcenplanung bleibt häufig unklar, wie viel Arbeitszeit tatsächlich für die einzelnen Bereiche zur Verfügung steht.

Ressourcenmanagement schafft hier Transparenz und hilft zu beantworten:

• Welche Kapazitäten benötigt das Tagesgeschäft?

• Welche Ressourcen stehen für Projekte zur Verfügung?

• In welche strategischen Projekte fließen wie viele Kapazitäten?

• Wo entstehen Engpässe?

• Welche Fähigkeiten werden besonders stark benötigt?

• Wo droht eine Überlastung?

Damit wird Ressourcenmanagement zu einem wichtigen Bestandteil eines funktionierenden Multiprojektmanagements.

Wenn alle ausgelastet sind, beginnt das eigentliche Problem

Eine hohe Auslastung allein sagt noch nichts darüber aus, ob die verfügbaren Ressourcen an den richtigen Stellen eingesetzt werden.

Ein Unternehmen kann vollständig ausgelastet sein und trotzdem Schwierigkeiten haben, seine wichtigsten Projekte umzusetzen.

Das passiert beispielsweise, wenn das Tagesgeschäft mehr Kapazitäten beansprucht als vorgesehen oder weniger wichtige Projekte Ressourcen binden, die eigentlich für strategisch wichtigere Vorhaben benötigt werden.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:

„Haben unsere Mitarbeiter genug zu tun?“

Sondern:

„Setzen wir unsere begrenzten Kapazitäten für die richtigen Themen ein?“

Ressourcenmanagement verbindet Strategie und Umsetzung

Diese Frage wird besonders auf Portfolioebene wichtig.

Ein Unternehmen kann entscheiden, dass bestimmte Projekte für seine Strategie besonders relevant sind. Diese Priorisierung allein reicht jedoch nicht aus.

Strategische Prioritäten müssen sich auch in der Verteilung von Budgets und Kapazitäten widerspiegeln.

Wenn ein wichtiges Projekt zwar offiziell höchste Priorität besitzt, die benötigten Mitarbeiter aber permanent mit anderen Aufgaben beschäftigt sind, bleibt die Strategie letztlich auf dem Papier.

Ressourcenmanagement hilft deshalb zu überprüfen, ob die tatsächliche Kapazitätsverteilung zu den vereinbarten Prioritäten passt.

Ist Ressourcenmanagement mit der DSGVO vereinbar?

Ein weiterer häufiger Einwand betrifft Datenschutz und DSGVO.

Für Ressourcenmanagement werden schließlich personenbezogene Informationen benötigt – beispielsweise zu:

• Verfügbarkeit

• Abwesenheiten

• Auslastung

• geplanten Kapazitäten

• tatsächlich eingesetzten Kapazitäten

Die DSGVO verbietet die Verarbeitung solcher Daten jedoch nicht grundsätzlich. Entscheidend ist, dass Unternehmen die erforderlichen Daten zweckgebunden und angemessen verarbeiten und den Zugriff auf diejenigen Personen beschränken, die diese Informationen für ihre Aufgaben benötigen.

Ressourcenmanagement muss also datenschutzkonform gestaltet werden. Datenschutz ist aber kein grundsätzliches Argument gegen Ressourcenmanagement.

Bedeutet Ressourcenmanagement Mitarbeiterüberwachung?

Auch diese Sorge entsteht häufig.

Dabei geht es beim Ressourcenmanagement nicht darum, aus Kapazitätsdaten abzuleiten, ob ein einzelner Mitarbeiter „gut“ oder „schlecht“ arbeitet.

Die entscheidenden Informationen liegen auf einer anderen Ebene.

Es soll beispielsweise sichtbar werden, welche Kapazitäten in welches Projekt fließen und wo eine Ressource bereits so stark ausgelastet ist, dass sie nicht sinnvoll für weitere Projekte eingeplant werden kann.

Damit unterstützt Ressourcenmanagement nicht nur die Projekte.

Es kann auch die Mitarbeiter schützen.

Transparenz kann vor Überlastung schützen

Ohne transparente Ressourcenplanung lässt sich eine Überlastung leicht ignorieren.

Dann entstehen Aussagen wie:

„Das muss noch irgendwie gehen.“

Zusätzliche Aufgaben werden übernommen, Projekte parallel bearbeitet und Engpässe durch persönlichen Einsatz ausgeglichen.

Kurzfristig kann das funktionieren. Professionelles Projektmanagement sollte jedoch nicht dauerhaft darauf angewiesen sein, dass Mitarbeiter Überlastungen durch zusätzliche Arbeit kompensieren.

Wenn bereits in der Planung sichtbar wird, dass eine Person oder ein Fachbereich vollständig ausgelastet ist, kann frühzeitig reagiert werden.

Ein weiteres Projekt mit denselben Ressourcen zu planen, obwohl keine ausreichende Kapazität vorhanden ist, wird damit zu einer bewussten Managemententscheidung – und nicht zu einem Problem, das erst während der Umsetzung sichtbar wird.

Engpässe bei Fähigkeiten frühzeitig erkennen

Ressourcenmanagement zeigt außerdem nicht nur, wie viel Kapazität vorhanden ist.

Es kann sichtbar machen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen fehlen.

Wenn beispielsweise mehrere strategische Projekte regelmäßig dieselben Spezialisten benötigen, entsteht möglicherweise ein struktureller Engpass.

Das Unternehmen kann dann frühzeitig überlegen, ob es:

• zusätzliche Kompetenzen aufbaut,

• weitere Mitarbeiter qualifiziert,

• externe Unterstützung einsetzt oder

• Projekte anders priorisiert.

Damit wird Ressourcenmanagement auch zu einem Instrument für die längerfristige Kapazitäts- und Kompetenzplanung.

Ressourcenmanagement als Teil des PM-Rahmens

Projekte benötigen Rahmenbedingungen, innerhalb derer sie realistisch geplant und gesteuert werden können.

Dazu gehört auch die Frage, welche Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Ein Projektplan kann methodisch perfekt aufgebaut sein. Wenn jedoch Mitarbeiter eingeplant werden, die aufgrund von Linienaufgaben oder anderen Projekten keine ausreichenden Kapazitäten besitzen, ist dieser Plan in der Praxis kaum belastbar.

Ressourcenmanagement schafft deshalb eine wichtige Verbindung zwischen:

Linienorganisation → Ressourcen → Projekte → Projektportfolio → Unternehmensstrategie

Es sorgt dafür, dass Projektplanung nicht losgelöst von der tatsächlichen Kapazität des Unternehmens stattfindet.