Projektstatusbericht: So vermeiden Sie den Wassermelonen-Effekt

Der Statusbericht als „Patientenakte“ des Projekts

Ein Statusbericht ist jedoch mehr als eine Momentaufnahme. Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg dokumentiert er die Entwicklung eines Projekts.

Man kann ihn deshalb mit einer Patientenakte vergleichen: Wer regelmäßig hineinschaut, erkennt nicht nur den aktuellen Zustand, sondern auch Veränderungen und Trends. Eine plötzliche Verschlechterung sollte dadurch nicht völlig überraschend kommen.

Voraussetzung ist allerdings, dass der Statusbericht den tatsächlichen Projektverlauf widerspiegelt. Werden Werte lediglich geschätzt oder einmal festgelegte Planzahlen immer wieder übernommen, verliert der Bericht seine Steuerungswirkung.

Deshalb lohnt sich eine Plausibilitätsprüfung. Passen gemeldeter Status, erreichte Meilensteine, Termine, Ergebnisse und angefallene Kosten tatsächlich zusammen?

Auch der erläuternde Text sollte berücksichtigt werden. Eine grüne Ampel allein sagt wenig aus, wenn die dazugehörigen Informationen bereits auf Probleme hindeuten.

Auch Auftraggeber tragen Verantwortung

Ein aussagekräftiger Statusbericht ist nicht allein Aufgabe der Projektleitung. Auftraggeber sollten ihn regelmäßig einfordern, lesen und auf Plausibilität prüfen.

Das hat gleich mehrere Vorteile. Zum einen erkennen Projektverantwortliche, dass der Statusbericht tatsächlich genutzt wird. Das erhöht auch die Verbindlichkeit, Projektpläne und Projektdaten aktuell zu halten.

Zum anderen kann ein Statusbericht seine Wirkung nur entfalten, wenn auf die darin enthaltenen Informationen reagiert wird. Wechselt ein Status beispielsweise auf Gelb oder Rot, sollten Auftraggeber nachfragen und gegebenenfalls Entscheidungen treffen oder Maßnahmen unterstützen.

Ein Statusbericht, der regelmäßig erstellt, aber anschließend ungelesen abgelegt wird, erfüllt seinen Zweck nur eingeschränkt.

Vertrauen schaffen statt „Blackbox Projekt“

Regelmäßige Statusberichte haben außerdem eine kommunikative und psychologische Funktion.

Wer ein Projekt beauftragt und anschließend über Wochen oder Monate nichts hört, weiß nicht, was hinter den Kulissen passiert. Das Projekt wird zur Blackbox.

Ein regelmäßiges „Wir liegen im Plan, diese Ergebnisse haben wir erreicht und das steht als Nächstes an“ schafft dagegen Sicherheit und Vertrauen.

Deshalb sollten Statusberichte nicht ausschließlich Probleme dokumentieren. Auch ein planmäßig laufendes Projekt ist eine relevante Information.

Wer regelmäßig transparent berichtet, schafft außerdem eine bessere Grundlage für den Umgang mit späteren Schwierigkeiten. Auftraggeber werden nicht erst dann mit dem Projekt konfrontiert, wenn bereits ein ernstes Problem entstanden ist.

Welche Informationen gehören in einen Projektstatusbericht?

Damit Statusberichte schnell erfassbar und projektübergreifend vergleichbar sind, sollten sie immer nach derselben Struktur aufgebaut sein.

Zu den grundlegenden Informationen gehören:

·       Projektname

·       Projekt- oder Auftragsnummer

·       Projektleitung

·       Berichtsdatum

·       Projektumfang bzw. Scope

Im Mittelpunkt stehen anschließend typischerweise Zeit, Kosten und Qualität bzw. Ergebnisse.

Zeit

Vergleichen Sie den geplanten Fortschritt der Aktivitäten zum Berichtszeitpunkt mit dem tatsächlich gemeldeten Fertigstellungsgrad.

So wird sichtbar, ob das Projekt zeitlich im Plan liegt oder bereits Verzögerungen entstanden sind.

Kosten

Den geplanten Kosten bis zum Berichtszeitpunkt werden die tatsächlich angefallenen Kosten gegenübergestellt.

Dadurch lassen sich Budgetabweichungen frühzeitig erkennen.

Qualität und Ergebnisse

Hier sollte betrachtet werden, welche Ergebnisse oder Meilensteine bis zum aktuellen Zeitpunkt erreicht werden sollten – und welche tatsächlich erreicht wurden.

Ergänzt werden können diese Informationen um aktuelle Risiken, offene Entscheidungen und einen kurzen Ausblick auf die nächsten Schritte.

Die Projektstatus-Ampel: Grün, Gelb oder Rot?

Für die schnelle Orientierung hat sich die klassische Ampellogik bewährt:

·       Grün: Das Projekt befindet sich im Plan.

·       Gelb: Es bestehen relevante Abweichungen, die noch beherrschbar sind.

·       Rot: Die Abweichungen gefährden Zeit, Kosten oder Ergebnisse und erfordern ein Eingreifen.

Eine Ampel ist allerdings nur dann hilfreich, wenn für alle Projekte dieselben Kriterien gelten.

Das Problem mit dem „Wassermelonen-Status“

In vielen Unternehmen stehen Projekte über lange Zeit auf Grün. Erst kurz vor einem wichtigen Termin, einer Abnahme oder einem Meilenstein wird plötzlich sichtbar, dass Termine nicht gehalten werden können, Budgets überschritten wurden oder wichtige Ergebnisse fehlen.

Von außen grün, innen längst rot – daher spricht man auch vom Wassermelonen-Effekt.

Die Ursache liegt nicht zwangsläufig darin, dass Projektverantwortliche Probleme bewusst verschweigen. Häufig fehlen aktuelle Ist-Daten, einheitliche Bewertungskriterien oder verbindliche Standards.

Ein professioneller Projektstatusbericht sollte deshalb nicht nur die Einschätzung der Projektleitung wiedergeben, sondern auf nachvollziehbaren Daten basieren.

Wie lässt sich das erreichen? Vier Schritte schaffen die Grundlage für einen Projektstatus, auf den Sie sich tatsächlich verlassen können.

Schritt 1: Einheitliche Leitplanken definieren

Professionelles Multiprojektmanagement benötigt gemeinsame Rahmenbedingungen.

Wenn jedes Projekt unterschiedlich geplant und bewertet wird, lassen sich Statusinformationen später kaum sinnvoll miteinander vergleichen.

Deshalb sollten grundlegende Standards definiert werden. Dazu können beispielsweise gehören:

·       Mindestanforderungen an die Projektplanung

·       eine einheitliche Struktur von Statusberichten

·       verbindliche Projektstatus

·       gemeinsame Bewertungsmaßstäbe

·       Regeln für Planungszeiträume und Planungsebenen

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, jedes Detail aller Projekte zu vereinheitlichen. Ziel ist eine gemeinsame Basis, auf der relevante Informationen verglichen und verdichtet werden können.

Schritt 2: Budgets und Ressourcen projektübergreifend planen

Projektstatus lässt sich nicht isoliert vom übrigen Projektportfolio betrachten.

Wenn Projektleitungen Ressourcen und Budgets unabhängig voneinander planen, können mehrere Projekte beispielsweise gleichzeitig mit derselben knappen Ressource rechnen. Auf dem Papier sehen die einzelnen Projekte trotzdem realistisch geplant aus.

Deshalb sollten verfügbare Kapazitäten und Budgets zentral betrachtet werden.

So wird sichtbar, welche Ressourcen tatsächlich verfügbar sind, wo Konflikte entstehen und welche Projekte gegebenenfalls priorisiert werden müssen.

Gerade im Multiprojektmanagement ist dies entscheidend: Ein realistischer Projektstatus entsteht nicht allein aus der Betrachtung des Einzelprojekts, sondern auch aus dessen Position innerhalb der gesamten Projektlandschaft.

Schritt 3: Status auf Ist-Daten stützen

Ein häufiger Grund für den Wassermelonen-Effekt sind Statusberichte, die hauptsächlich auf Einschätzungen beruhen.

Statt am Monatsende Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzutragen oder den Projektfortschritt aus dem Gedächtnis zu bewerten, sollten möglichst aktuelle Ist-Daten genutzt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

·       erfasste Arbeitszeiten

·       Abwesenheiten

·       erledigte und offene Aufgaben

·       verfügbare Kapazitäten

·       angefallene Kosten

·       tatsächliche Fertigstellungsgrade

·       eingetretene oder veränderte Risiken

Der Vergleich von Plan- und Ist-Daten macht Abweichungen sichtbar, bevor sie zu gravierenden Problemen werden.

Damit bekommt auch die Statusampel eine belastbare Grundlage: Grün ist dann nicht mehr nur eine Einschätzung, sondern das Ergebnis nachvollziehbarer Kriterien.

Schritt 4: Den PDCA-Kreislauf etablieren

Ein guter Projektstatusbericht dokumentiert nicht nur den aktuellen Zustand. Er sollte eine Grundlage für konkrete Steuerungsentscheidungen liefern.

Dabei hilft der bekannte PDCA-Kreislauf: Plan – Do – Check – Act.

Zunächst wird geplant. Anschließend wird die Planung umgesetzt. Danach werden Plan und tatsächliche Entwicklung miteinander verglichen. Bei Abweichungen werden entsprechende Maßnahmen eingeleitet – und die Planung wird angepasst.

Ein Basisplan kann dabei als Referenz dienen. Er hält den ursprünglichen Planungsstand fest und ermöglicht es, spätere Entwicklungen damit zu vergleichen.

Dadurch lassen sich wichtige Fragen beantworten:

·       Wo weichen wir regelmäßig vom Plan ab?

·       Werden Termine zunehmend kritischer?

·       Entwickeln sich Kosten anders als erwartet?

·       Welche Risiken haben sich verändert?

·       Müssen wir unsere weitere Planung anpassen?

Damit wird aus dem Statusbericht ein echtes Instrument zur Projektsteuerung.

Was gehört zusätzlich in den Ausblick?

Am Ende des Statusberichts sollte kurz dargestellt werden, was als Nächstes passiert.

Dazu gehören beispielsweise:

·       die nächsten wichtigen Aktivitäten und Meilensteine

·       aktuelle Risiken und deren mögliche Auswirkungen

·       notwendige Entscheidungen oder Maßnahmen

·       der Termin des nächsten Statusberichts

So wissen Auftraggeber und Management nicht nur, wo das Projekt heute steht, sondern auch, was als Nächstes zu erwarten ist.