Warum der Projektstatusbericht nie fehlen sollte
Kurz gefasst: Während ein Projekt läuft, seid ihr in eure Arbeit vertieft, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Währenddessen hört der Auftraggeber nichts von euch – fragt sich aber vielleicht, wie der Stand der Dinge ist. Deshalb lohnt es sich, mit einem Projektstatusbericht zu signalisieren, wie sich das Projekt entwickelt. Was der Statusbericht enthalten sollte, lest ihr in diesem Beitrag.
Kennt ihr das? Während ihr an euren Projekten arbeitet, seid ihr darauf fokussiert, ein hervorragendes Ergebnis zu erzielen. Kontakt zum Auftraggeber nehmt ihr nur dann auf wenn es Fragen gibt – oder wenn sich Komplikationen ergeben. Schließlich wollt ihr nicht unnötig Zeit in Gespräche investieren, in denen lediglich gesagt wird, dass alles nach Plan verläuft.
Wenn sich jemand meldet, gibt es Probleme
Perspektivenwechsel: Versetzt euch in die Rolle eures Auftraggebers. Vom Projektmanagement erfahrt ihr, dass das Team mit der Arbeit gemäß Projektplan beginnt. Danach passiert erst einmal lange nichts. Wenn sich jemand meldet, wisst ihr, dass Fragen oder Probleme aufgekommen sind. Dabei würde es euch freuen, zwischendurch auch positive Nachrichten zu bekommen. Oder zumindest einsehen zu können, ob alles nach Plan verläuft.
Klingt nachvollziehbar? Die Lösung für diese Situation bietet der Projektstatusbericht. Damit macht ihr den Projektfortschritt für eure Auftraggeber erlebbar. Ihm wird das gute Gefühl vermittelt, dass gerade mit Hochdruck an seinem Projekt gearbeitet wird.
Diese Infos gehören in den Projektstatusbericht
Was beinhaltet der Projektstatusbericht, der nicht zu ausufernd aber dennoch ausreichend informativ sein sollte?
Um die schnelle Orientierung zu erleichtern, sollte das Dokument immer gleich aufgebaut sein. Deshalb empfehlen wir, euch eine Projektstatusbericht-Vorlage anzulegen, die ihr immer nutzen könnt, um eure Auftraggeber auf dem Laufenden zu halten.
Darin enthalten sein sollen:
- Projektname
- Projektnummer bzw. Auftragsnummer
- Name des Projektleiters
- Berichtsdatum
- Scope
Die Kategorien, für die ihr einen Status angebt, könnt ihr in der Regel an den größten Interessen eures Auftraggebers ableiten: Zeit, Kosten und Qualität. Hier vergleicht ihr jeweils den geplanten Stand mit dem Ist-Zustand. Folgende Werte könnt ihr dafür nutzen, um eure Projektstatusberichte einheitlich zu halten:
Zeit: Hier vergleicht ihr einfach den geplanten Fertigstellungsgrad aller Aktivitäten bis zum Berichtszeitraum mit dem tatsächlich durch die Projektmitarbeiter gemeldeten Fortschritt. Welche Skala ihr dafür nutzen könnt, lest ihr in unserem Beitrag „Projektsteuerung mit dem Projektfertigstellungsgrad“ beschrieben.
Kosten: Um eine knappe Info zum Budget weitergeben zu können, stellt ihr einfach die geplanten Kosten aller Aktivitäten bis zum Berichtszeitraum den tatsächlich angefallenen Kosten gegenüber.
Qualität: Um den qualitativen Zustand eines Projektes kurz und knapp zu beschreiben, könnt ihr die bislang geplanten Zwischenergebnisse auflisten und mit dem tatsächlichen Ergebnisfortschritt erreichen. Klartext: Welche Meilensteine sollten bisher erreicht werden und was wurde tatsächlich umgesetzt?
Bsp.: Projektstatusbericht in Blue Ant
Überblick dank der Projektstatus Ampel
Nun habt ihr eine Vorstellung davon, wie ihr im tatsächlichen Projektverlauf im Vergleich zum Projektplanung dasteht. Diesen Vergleich gilt es jetzt mittels einer klaren und eingängigen Symbolik zu vermitteln. Dafür hat sich die Projektstatus Ampel als sinnvoll erwiesen. Die Bedeutung dürfte auf den ersten Blick klar sein:
- Grün: Alles im Plan.
- Gelb: Es gibt signifikante Abweichungen vom Projektplan, die jedoch handlebar sind.
- Rot: Siginifikante Abweichungen vom Projektplan sorgen dafür, dass der Scope (Kosten, Zeit und/oder Qualität) nicht eingehalten werden kann und Eingriffe ins Projekt nötig werden.
Die Werte Zeit, Qualität und Kosten stellen die wichtigsten Basiswerte dar, über die der Projektstatusbericht in jedem Fall Aufschluss geben sollte. Ihr könnt eure Berichte natürlich um individuelle Kennzahlen erweitern – achtet dabei nur darauf, dass der Projektstatusbericht übersichtlich bleibt. Denn das ist die Stärke dieses Dokuments: Es stiehlt niemandem unnötig Zeit, sondern liefert so einfach und übersichtlich wie möglich die wichtigsten Informationen.
Zum Ende des Projektabschlussberichts könnt ihr noch einen knappen Ausblick auf die nächsten Schritte im Projektverlauf geben:
- Welche Punkte des Projektplans werden als nächstes Umgesetzt?
- Welche Risiken gilt es dabei zu beobachten und wie werden ihre Auswirkungen auf den Projekterfolg eingeschätzt?
- Wann kommt der nächste Projektstatusbericht?
Mit diesem knappen Dokument, dessen Inhalte sehr einfach zu generieren sind, haltet ihr euren Auftraggeber regelmäßig auf dem neuesten Stand. Das gute Gefühl, über den Projektfortschritt informiert zu sein, gibt ihm und euch Sicherheit. Großer Zusatznutzen: Die unaufdringliche aber aufmerksame Betreuung ist ein sehr wirksames Instrument zur Kundenbindung.
