Erst der Rahmen, dann der Erfolg – oder: Was ist eine Projektorganisation?

Kurz gefasst: Um im Projekt allen Beteiligten die optimale Arbeitsumgebung zu bieten, braucht es die richtige Projektorganisation. Diese kann deutlich von der Unternehmensorganisation abweichen. Wann welche Organisationsform am besten geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab. In diesem Beitrag erhaltet ihr einen Überblick über die gängigen Arten der Projektorganisation mit ihren Vor- und Nachteilen.

Um die speziellen Anforderungen einer Zusammenarbeit in Projekten erfüllen zu können, braucht es eine Projektorganisation. Was bedeutet das? Die Projektorganisation unterscheidet sich insofern von der Unternehmensorganisation, als dass Rollen neu verteilt und Zuständigkeiten angepasst werden. Außerdem können neue Hierarchien entstehen.

Die Projektorganisation erfüllt somit vor allem den Zweck, ein Projekt möglichst effizient durchführen zu können. Darüber hinaus erleichtert es dem Projektteam einen schnellen Einstieg in die Arbeit in der neuen Konstellation.

Während im tatsächlichen Arbeitsalltag oft individuelle Organisationsformen entstehen, gibt es drei bekannte Formen der Projektorganisation, die in der Regel automatisch so oder so ähnlich umgesetzt werden. Sie können euch dabei helfen, den richtigen Rahmen für euer Projekt zu finden – auch wenn ihr einzelne Punkte noch an eure Bedarfe anpasst.

Diese drei Organisationsformen heißen

• Reine Projektorganisation,
• Matrix-Projektorganisation und
• Einfluss- oder Stabs-Projektorganisation

Die Reine Projektorganisation

Bei der reinen Projektorganisation werden alle Ressourcen des Projektes aus der Linie, also aus den bestehenden Abteilungen eines Unternehmens zusammengesetzt. Somit verlagern die Mitarbeiter des Projektes für dessen Laufzeit ihre gesamten Kapazitäten in das Projekt.

Volle Kapazität – volles Commitment

Größter Vorteil dieser Art der Organisation ist die Klarheit, die sich durch alle Bereiche zieht. Dadurch, dass sich alle Mitarbeiter ausschließlich einem Projekt widmen, sind die Prioritäten eindeutig geklärt. Zusätzlich entsteht bei der reinen Projektorganisation schneller ein Teamgeist und ein gemeinsamer Anspruch der Gruppe, das gemeinsame Projekt erfolgreich zu bearbeiten.

Allerdings lässt nicht jede Unternehmensorganisation ein vollständiges Abziehen ganzer Teams von ihren eigentlichen Arbeitsplätzen zu. Deshalb eignet sich die reine Projektorganisation in der Regel nur für Betriebe, die projektorientiert aufgestellt sind. Dazu zählen zum Beispiel Unternehmen aus der Baubranche, der IT oder generell Agenturen, die hauptsächlich Projektarbeit umsetzen.

Die Matrix-Projektorganisation

Die in vielen Fällen praktikabelste Organisationsform für Projekte ist die Matrix-Projektorganisation. Hierbei werden Projektmitarbeiter für einen bestimmten Anteil ihrer Zeit abgezogen, um ein internes Projekt zu bearbeiten. Damit ist das Projektorganigramm etwas komplexer: Projektmitarbeiter sind entsprechend sowohl der Projektleitung als auch der Abteilungsleitung untergestellt.

Erhöhter Kommunikationsaufwand

Der Konflikt liegt auf der Hand: Damit sowohl Projektleitung als auch Abteilungsleitung und Mitarbeiter ihrer Arbeit nachgehen können, braucht es eine gute Abstimmung. Projekt- und Abteilungsleitung dürfen unter keinen Umständen Koordinationsmängel an den Mitarbeitern ablassen. Sie tragen die Verantwortung dafür, dass alle intern Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt über Zuständigkeiten und Ressourcenaufteilungen informiert sind.

Wird diese Aufgabe von den Verantwortlichen gut gemeistert, dann stellt die Matrix-Projektorganisation eine gute Möglichkeit dar, die Mitarbeiterkapazitäten effizient und flexibel einzusetzen. Auch in dieser Konstellation kann ein starker Teamgeist entstehen. Dieser steht und fällt allerdings mit den Rahmenbedingungen, die die Vorgesetzten bieten.

Die Einfluss- oder Stabs-Projektorganisation

Die Stabs-Projektorganisation trägt ihren Kerngedanken schon im Namen: Hierbei nimmt die Projektleitung eine beratende Stabstelle ein. Verantwortung und Weisungsbefugnis liegen also weiterhin bei der Abteilungsleitung – diese wird aber von der Projektleitung beraten. Damit entsteht ein zweischneidiges Schwert:

Die Stabsorganisation kann dann funktionieren, wenn die Abteilungsleitung offen für die Arbeit mit der beratenden Instanz ist. Dann können unter der gewohnten Führung Projektteams entstehen und aus einer Hand koordiniert werden. Damit entfällt das Konfliktpotenzial, das bei der Ressourcenaufteilung zwischen zwei verschiedenen Projekt- und Abteilungsleitungen besteht.

Offene Zusammenarbeit ist Grundvoraussetzung

Schwierig wird es jedoch, wenn die Abteilungsleitung die Arbeit der Stabstelle übergeht oder sich ihr gegenüber verschließt. Deshalb bietet sich diese Form der Projektorganisation insbesondere dann an, wenn die Abteilungsleitung offen für eine Beratung ist und ein Projekt mithilfe der Stabsstelle umsetzen will.

Wann welche Projektorganisation?

Für welche der drei vorgestellten Projektorganisationen ihr euch entscheidet, hängt von den vorhandenen Strukturen, dem Projektrahmen und der Priorisierung des Projektes ab. Fest steht natürlich: Je klarer der Rahmen und je höher das Commitment gegenüber einem Projekt sind, desto intensiver wird daran gearbeitet. Somit eignet sich

• die reine Projektorganisation für Projekte mit hoher Priorität,
• die Matrixprojektorganisation für die meisten internen Projekte mit mittlerer Priorität flexiblerem Zeitrahmen und
• die Stablinien-Projektorganisation für Projekte, bei denen ausreichend Zeit und Spielraum vorhanden ist um herauszufinden, ob und wie die Projektarbeit in dieser Konstellation umsetzbar ist.

Unabhängig davon, welche Organisationsform angewandt wird, ist es immer entscheidend, alle Projektbeteiligten transparent mit den nötigen Informationen auszustatten. Blue Ant Projektmanagement-Software richtet sich nach eurem Bedarf: Beispielsweise könnt ihr mit einer einfachen gemeinsamen Projektverwaltung ohne Zeiterfassung beginnen und nach und nach eure Zeiterfassung und/oder das Ressourcenmanagement und weitere Anbindungen integrieren. Wie das genau funktionieren kann, zeigen wir euch gerne in einer kostenlosen Projektvorführung.